时间管理

走在时间的前面

时间的有效利用是一个永恒的话题。对于时间，个人和企业有不同的理解和取向。对企业来说，时间就是机会和效益；对企业员工来说，时间就意味着效率。如何合理利用时间，对时间进行科学的计划，并最终为企业带来效益，使员工提高效率，是时间管理研究的范畴。

在企业的生产经营中，经常会出现因不会管理时间、时间管理混乱造成办事效率低下而影响企业整体生产运营效率的现象。在我们的周围，经常会看到这样的现象：一份报告或文件的审批久拖不决，造成下属单位无所适从,过渡时期的的指标控制标准混乱；一些检修项目或工作在限定的期限内完不成，影响后序生产和工作的进行；许多人常常是加班加点，忙得焦头烂额，筋疲力尽，真是日理万机，却还是不能如期完成任务；常常出现临时抱佛脚或突击重要任务的情况；中高层管理者被各种日常事务缠身，脱不开身，文山会海，应接不暇；或者是有这样的感觉，总是事情太多，计划赶不上变化，快下班了，还有重要的事情没有做；马拉松式的会议已经开了很长时间了，还没有什么结果。整天就象消防车、哪里有火情就马上赶到哪里。

是什么让大家如此忙碌？原因就是人们不会合理安排自己的工作和时间，无法掌控好自己的时间，没有计划和养成良好的习惯，眉毛胡子一把抓，因此形成了时间管理差—效率低—拼命加班—更加劳累、效率更低、时间管理更差的恶性循环。

一、时间管理的引入

现代管理大师彼德·德鲁克有这样一句名言：“时间是最高贵而有限的资源，不能管理时间，便什么都不能管理。”英国博物学家赫胥黎说得更形象：“时间是最不偏私的，给任何人都是24小时，同时时间是最偏私的，给任何人都不是24小时。”时间表面上是没有成本的，无处不在的，但实际上却是投入最多、规模最大、成本最高的资源，因而我们要加强时间管理，提高效率，以便更快更

好地达到目标。我们无法使时间停留、倒流，但可以控制时间的“流向”，通过有效的时间管理，运用时间管理技巧统筹时间，让时光流向有意义的地方。

什么是时间管理？时间管理实际上是一种个人的作业计划，是指在时间消耗相等的情况下，通过事先的规划和计划，提醒与指引企业和个人合理准确地分配各项工作和任务，以提高时间的利用率和有效性，保证重要工作的顺利完成，并能及时处理突发事件或紧急变化。时间管理所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。在进行时间管理时，必须抛弃陋习，引进新的工作方式和生活习惯，自我约束、持之以恒，减少对目标毫无贡献的时间消耗，才可达到提高效率，事半功倍的目的。

时间管理的目的除了要决定该做些什么事情之外，还决定什么事情不应该做。时间管理可以帮助你把每一天、每一周甚至每个月的时间进行有效的合理安排，以令自己更富绩效，更富效能。进行时间管理的关键问题是要学会统筹安排，要合理调配现有资源，在最短时间内做的更多。

作为企业的每一位员工，包括各级管理人员，要提高工作效率，时间管理是必由之途。从个人角度说，时间管理不善会影响个人职业生涯和事业成功，从企业角度看，则会导致工作积压、互相扯皮、作风散漫，要么成天无所事事，要么成天忙忙碌碌却无成效。

二、时间管理的工具和原则

有些人在时间管理上存在一种误区：认为抓住每一分钟，每一秒钟就是做好时间管理了，就是合理利用时间了。实际上，关键不在于你是不是每分钟都在工作，而在于你是如何安排你的时间，你的时间是零散的还是整块的。时间管理上一个重要的观念是要做对的事，而不是把事情做对！使用时间管理工具，遵循时间管理原则，对工作进行分类和安排，排出优先次序，分清轻重缓急，才能更加有效合理地管理好时间,提高工作效率。

（一）时间管理工具

工具一：计划管理。将你每日、每周、每月要做的一些工作事先列出一份清单，排出优先次序，确认完成时间，以突出工作重点。会不会利用时间，关键在于会不会制定完善的、合理的工作计划。因此，真正会利用时间的管理者，不是把大量时间花于忙乱的工作中，而是用在拟订计划中，用很多时间去周密地考虑工作计划——确定工作目标的手段和方法，预定出目标的进程及步骤。一旦有了完整的计划，执行起来就很顺利。表面看来，作计划和考虑问题的时间占用得多了，但却有利于工作按期保质地完成，同时会降低总时间耗用量。

工具二：第二象限工作法。在实际工作中，所有的工作都有紧急和重要程度的不同，根据这两个维度，我们可以把工作分成如图所示的四个象限。

使用第二象限工作法要注意：(1)合理地将自己的工作按紧急和重要程度划分到不同的象限中去。原则上，我们必须做第一类事情，第四类的事情我们可以不用理睬。难点在于第二类和第三类事情的排序。很多时候，我们会认为紧急的事情必须先做，殊不知如果不重要的事情，再怎么紧急也可以不管的。我们可以通过俗语“轻重缓急”来帮助我们更好地理解时间管理。“轻重缓急”告诉我们，做事情首先要分清“轻”和“重”，然后才是分清“缓”和“急”。 (2)先做或者将大部分时间和精力用于做属于第二象限的工作。(3)许多第一象限的工作，实际上也是由于没有按照第二象限工作法去做而产生的，要注意纠正。很多时候紧急的事情恰恰是由于以前重要的事情没有按时完成演变而来，在工作中

要特别注意这一点，减少紧急状况的发生。(4)不要被第三象限中一些工作的假象所迷惑，它没有你想象的那么严重，特别是对于中高层管理人员来说，要学会授权，这类事情最好交给下属去做。(5)根据第二象限的工作制订计划，根据80/20原理，80％的时间做第二象限的工作，20％的时间做其他象限的工作。

（二）时间管理的六项基本原则

（1）明确目标。有目标才有结果，目标能够激发我们的潜能。而且任何一个目标的设定都应该考虑时间的限定。（2）有计划、有组织地进行工作。就是把目标正确地分解成工作计划，通过采取适当的步骤和方法，最终达成有效的结果。（3）采用的“第二象限组织法”分清工作的轻重缓急。（4）根据80/20原理合理地分配时间，避免将时间花在琐碎的多数问题上。（5）与别人的时间取得协作。作为企业中的一员，毫无疑问要与相关部门或人发生业务联系，要提前做好计划与安排，与他人的时间取得协作，避免突如其来的打扰对方。（6）制定规则，遵守纪律，牢记任务应完成的时间，加强自我管理。

三、实际工作中赢取时间的方法

在实际工作中，因为每个人所处的位置、面对的工作不同，在具体进行时间管理时又会遇到不同的问题和困难。我们如何克服一些困难，在工作中为自己赢得更多的时间，轻松快乐地工作。

（一）中高层管理人员

时间管理特别对中高层管理人员尤其重要，因为他们的时间管理观念、工作作风等对下属起着示范作用，同时对企业决策推行的进程和效率起着决定性的作用。中高层管理者因为职位较高，权限较大，遇到的事情就会较多，特别是高层管理者，许多事情等着你签字和拍板。如果遇到不在公司时，所有这些事情就会积压下来。等一回到公司，门口就会排满了人，各部门主管都等着请示汇报。作为高层管理者，我们思考的更多的应该是企业战略规划，应该有一段自己独立的时间去思考该想而始终没时间想的问题，如果始终都被陷入到各种琐事之中，就无法摆脱出来，去处理更加重要的事情。

1、做事情要有轻重缓急和主次之分，不要本末倒置，终日埋头于无关重要的事务上。中高层管理人员主要是例外管理。不要把大量紧急而不重要的工作都揽到自己身边；紧急任务要求立即执行，管理人员就没有时间去考虑重要任务。这样就会不知不觉地被紧急任务所左右，承受着时间的无休无止的重压，使中高层管理人员忽视了搁置重要任务所带来的更为严重的长期的后果。

2、要立即行动，不可拖延。很多中高层管理人员的工作效率之所以上不去，往往是不良的工作习惯造成的，在很多事情重要但不紧急的时候，往往容易拖，拖到最后就变成了重要而紧急的工作。如果自己总拖拖拉拉，犹豫不决，一件事情到了你哪里久拖不决，最后演化成紧急任务，导致仓促决策，浪费时间与精力，同时给下属造成负面影响，影响下属的工作心情和效率。要雷厉风行，要求下属限时干完的事情，领导在审批和决策时也要快速，否则让下级无所适从，不知道该怎么干。

3、作为管理者要注意授权，适当定位自己的角色，新上任的管理者还要学会转换角色。管理人员授权时应该把完成一项“完整任务”所要求的责任和权力同时授出, 让部属去分担你的部分工作，要教导和帮助您的部属，如何做您所交办的工作，要相信和锻炼下属，使自己有时间和精力做最重要的事，有助于提高工作效率和整个组织的效能。有些管理人员往往喜欢下属依赖他们解决问题，喜欢下属事事请示和汇报的官僚作风，对下属工作不放心，替下属做工作，使自己成为下属任务的执行者，结果整天被埋在事务性的工作里，大大浪费了时间。

4、遇到工作或问题时要冷静，理清思路，对问题和事情充分考虑和评估后再确定解决思路和方法，布置任务时要清晰、简单、明了，因为清晰的语言是正确理解和节省时间的保证。不能反反复复变来变去，造成下属无所适从，自己也似乎总在为下属修正工作，无法专心干别的事情。

5、合并类似的工作，消除重复的活动，并尽力减少被打扰。所有对目标没有多少价值的例行公事都应该给予合并取消，尽量减少参加会议，有些会议未必要参加，只要在会议后批阅一下会议记录即可了解全盘大要。

6、无关紧要的或一些不重要的事务、邮件交给秘书处理。自己不在公司时，充分发挥网络平台的作用异地办公，既不耽误公司内各部门的工作，也不会造成自己一回来就被各种人员和工作纠缠的现象。

（二）一般管理人员

1、加强资料的管理。一是平时要注意收集一些资料，特别是一些数字资料，要学会汇总和总结，累积资源，并分类归档放在固定的位置，确保“所想即所得”，关键时刻不忙乱。用完的资料，要及时放回去，便于自己和其它员工的查找。二是要养成记录所做事情的习惯，特别是一些大事记，为日后的总结或查阅带来方便。

2、对于各项工作和任务，要充分理解后再行动。对于不明白的要多问，多沟通，先花几分钟的间衡量和考虑一下，有什么方法可以更有效率的完成事情。有些人一接到任务，在未获得充分的资讯之前就匆忙行动，到最后干完了却发现不对，以致往往需要推倒重来，投入更多的精力和花费更多的时间。

3、工作中要量力而为，慎重承诺，只在确保有时间、精力和能力时承诺。估计自己究竟要用多久时间才能完成一份工作，以及是否需要其它人的帮忙。知道事情做不完，却不分担给他人做，把事情转化为紧急事件，是一种失职。

4、养成良好的习惯，以节约时间、提高效率。（1）立即动手、决不拖延，能马上着手的马上行动，能一气呵成的决不中断。给自己规定最后时限并实行自我约束，凡事赶前不赶后，拖到最后会增加时限的压力和产生各种危机，持之以恒就能帮助自己克服优柔寡断、犹豫不决和拖延的弊病。（2）善于利用边角余料的时间。（3）敢于对别人说不，对自己的惰性、欲望说不。（4）养成环境及桌面整洁的习惯。（5）工作时要专注，不要时断时续，因为重新工作时，需要花时间调整大脑活动及注意力，才能在停顿的地方接下去干。（6）购买各种书籍，平时有空的时候多学习，尽可能吸收及准备知识，充实自己，提高自己的理论和业务水平，遇到新事物，新问题，能够快速进入状态，不会一筹莫展，减少时间的浪费。

5、控制电话、拜访和干扰；归纳相似的事情，把它们放在一起处理；遵循你的生物钟，把最困难的事搁在工作效率最高的时候做，例行公事，应在精神较差的时候处理。

6、在计划和安排自己的时间时，要与相关业务的部门和人员进行充分的沟通，了解别人的要求和反馈自己的需要，并融入到自己的时间管理中，这样就不会因为相互的突然干扰增加工作负担，产生计划跟不上变化的感觉。

四、企业要加强时间管理

进行时间管理除了自身因素外，如果企业的绩效管理等制度不健全，企业文化消极，领导作风拖沓，沟通不畅，文山会海、同事时间观念不强等，也会影响员工有效地进行时间管理。因此企业要重视时间管理，不要认为时间管理仅是个人的事情。良好的时间管理是企业正确的管理的基础，贯穿在企业的一切管理之中，是重中之重。

1、对员工进行时间管理培训。通过对有效时间管理的重要性，日常工作中在时间管理上存在的误区的分析、时间管理的基本方法、技巧等的讲解，帮助员工进行有效的时间管理，提高工作绩效。

2、完善组织绩效体系，宣传积极的企业文化。在实际中有些员工确实是事情很多，而有些员工则是假装忙碌以迎合领导。因为有些管理者认为，忙忙碌碌应该是员工的一种工作状态，并把忙与表现好、闲和表现差联系到一起。企业要克服这种偏见，不要过分肯定加班加点，在日常管理中要多强调高效快速才是一种正确地工作状态，管理者也要率先垂范，给员工一个正确地引导，久而久之就会形成一种浓厚的文化氛围。

3、简化业务流程。工作愈简化，愈不会出问题。简洁明确的流程可以帮助员工理解本环节的地位和作用，有利于部门从整体上把握工作进度，增强各环节间的衔接和配合，提高效率。崔西定律指出，任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比，所以必须要简化工作流程；

4、实行扁平化组织，减少管理层次，避免多头领导。这样可以加快上情下

达的速度，减少信息的失真，增强员工与管理者的沟通与交流，避免因多头领导造成事事有人管、又事事无人拍板的局面。

5、加强对会议制度的管理，提高会议效率。企业中最浪费时间的便是会议，规模越大者，开会的次数越频繁，少则20分钟，多则三、四个小时，有的人甚至从早到讲都在参加各种会议，讲者滔滔不绝，听者昏昏欲睡，到最后却是“会而不议、议而不行”，陷入“以会议落实会议”的怪圈。企业要强化会议管理，去除一些不必要的会议，合并相似的会议，缩短会议时间，规定员工养成开会必须准备，发言必须简短，内容必须充实，会议必做“结论”的习惯。

时间管理最初阶段可能会很难，一段时间和习惯后，就会发现工作起来得心应手，从容不迫，事实上找出浪费时间的毛病与改进之道只是治标，唯有锲而不舍、持之以恒的实践才是治本。因此，我们必须加强自我管理，自我约束，使时间管理的习惯成自然，走在时间的前面，让我们轻松快乐地工作，减少时间成本，实现个人和组织绩效的提升。