把Excel文档中的数据导入科怡档案管理系统
把Excel文档中的数据导入科怡档案管理系统
1. 软件环境要求
1.1 Microsoft Office 2003以及以上版本，必须安装Excel和Access组件；
1.2 档案管理系统v3.0以及以上版本。
（我将使用Office 2010和科怡档案管理系统v5.0 SQL Server版做为环境讲解操作流程。）
2. 准备excel文档，及格式要求
这里需要特别注意的地方是列名，列名中一定不能包含空格、$、#、-等这些字符，如果列名不遵循这个规则，导入档案系统时将会报错，无法导入数据！
除此之外还需要了解，在导入档案软件时提示导入失败的原因还有可能是数据包含了一些档案系统无法识别的字符，这里必须注意，在出现这种情况时，请仔细查找这些报错的行，修正这些行，或记录后删除这些行。
以下是我制作的一个Excel文档样本，包含5行数据（1行列名，4行目录数据，如下图所示），文件所在绝对路径为“D:\测试用文件\目录1.xls”。
接下来我将讲解如何导入以下格式的Excel文档，并做为例子说明。
3. 导入Access数据库中
这里你可能会有个疑问，为什么要先导入到Access数据库中，而不是直接导入到科怡档案管理系统中，这是因为直接导入Excel文档，科怡档案管理系统会报错，所以需要先转化以下格式。所以Excel文档的数据导入到档案管理系统必须经过2步转化才能导入，总结转化流程如下：
Excel文档-> Access数据库(仅mdb格式) -> 科怡档案管理系统
3.1 创建一个mdb格式的Access数据库
3.1.1 在开始菜单中找到Microsoft Access 2010，并打开；
3.1.2 创建一个空数据库，选择右边的文件夹图标设置新建数据库存放的路径，并且选择创建为mdb格式的数据库文件；
注意：这里保存类型必须选择“Microsoft Access 数据库（2002-2003 格式）（*.mdb）
3.1.3 这里我保存到“d:\测试用文件\”路径下，使用默认命名Database1，请注意，但选择保存类型为2003格式后，其文件后缀名将自动变成mdb，无需手动更改！点击“创建”按钮就会完成mdb数据库创建。
3.2 导入Excel文档的数据
3.2.1 选择“外部数据”菜单后，其下边就会出现“Excel”图标的按钮，点击它
3.2.2 在弹出的向导中选择Excel文档的路径，然后选择“将源数据导入当前数据库的新表中”，并确定；
3.2.3 勾选“第一行包含列标题”，然后下一步；
3.2.4 这里修改字段数据类型，如遇到格式转换出错时，才需调整，没问题则跳过，下一步；
3.2.5 选择“不要主键”，下一步；
3.2.6 这里是给新表命名的，可以自行修改，我保持默认，并点击“完成”按钮；
3.2.7 如果没有提示导入数据出错，则为成功导入Excel文档中的所有数据；
3.2.8 完成xls格式转换为mdb格式的所有操作，这步你可以查看数据是否正确导入，如果没有问题就可以继续下节操作。
4. 导入科怡档案管理系统中
4.1 在导入前必须弄清楚以下2个问题：
1> 我要把数据导入哪个门类？
2> 这个门类所对应的表名是什么？
这里我将演示把数据导入到简化文书档案门类中，那么它对应的表叫什么名称呢？
我们可以在系统管理模块的门类定制功能中找到其对应的表名。
4.1.1 展开左边树状结构图，选择“简化方法整理”，然后点击窗口底下的“修改”按钮；
4.1.2 在弹出的这个底层门类修改窗口中，点击第一层右边的“…”按钮
4.1.3 在这个窗口就可以查看到简化文书档案对应的表名，表名为“archive_description_jh”
通过上面4.1节的操作后就能正确的找到各门类对应的表名，这是非常重要的，如果你在导入数据时选择了错误的表，则会把数据误导入其它门类，为了避免不必要的麻烦，请你确认门类对应的表名后，再做导入操作。接下来开始讲解科怡档案管理系统的数据导入功能操作步骤。
4.2 进入数据管理模块，使用数据导入功能；
4.2.1 选择目标表，这里就要选择简化文书档案对应的表名，选择名称为“archive_description_jh”的表。
4.2.2 接下来是选择源表，点击“源库连接”按钮，进入数据库连接窗口。这里的数据库类型必须选择Access，然后下一步；
4.2.3 选择数据库路径即可，其他保持默认，点击完成后返回到数据导入界面；
4.2.4 现在我们需要让源表（mdb数据库的sheet1表）的字段跟目标表（档案门类）中的字段一一对应就可以了，如果源表中没有目标表中的字段，则可忽略掉。操作方法是把右边字段拖拉到源表中对应的字段；或
使用“对应关系”中的“选择源列”，并设置“对应目标列”即可。这里的操作相对比较麻烦，但是这些都是必要的操作。
4.2.5 最后点击“导入”按钮，如果程序出现任何提示，则表示数据导入完成，请勿再次点击导入按钮，以免重复导入相同的目录，造成不必要的麻烦。现在你可以回到档案录入中查看数据是否已被导入。
5. 其他注意事项
5.1 关于Access创建新数据库的相关问题
在本教程中已说明使用的是Access 2010新建mdb格式数据库，其方法也可用于Access 2007以及以上版本，再次强调，必须创建的是mdb格式的数据库文件；对于Access 2003版就直接新建数据库即可，它默认创建的是mdb格式的数据库！
5.2 关于mdb数据库表导入科怡档案软件时，字段无法对应，并提示“元数据库和目标数据库的数据类型不一致，请确认！”的问题的解决方法。
究其原因，请看下图：
原因是源表中归档年度的数据类型跟目标表中的数据类型不一样造成。
解决方法是修改源表（请勿修改目标表中字段的数据类型）中归档年度的数据类型为整型即可，如何设置呢？
5.2.1 退出数据导入功能，双击打开“Database1.mdb”这个文件，右键“Sheet1”表，在弹出的菜单中选择“设计视图”；
5.2.2 修改“归档年度”字段的数据类型为“数字”类型，并在常规中选择“字段大小”为“长整型”或“整型”，然后保存即可。
5.2.3 回到科怡档案管理系统中的数据导入功能界面，就可以看到源表中的归档年度变成了整型，再次对应目标列，不再出现提示！
其他数据类型的设置方法也是类似的，例如归档日期，为时间日期，可以自行尝试，这里不再赘述！
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加强学校档案建设，提高我校档案工作的管理水平，坚持“以人为本、以我为主、涵盖职能、突出重点、优化结构、丰富门类、价值主导、方便利用”的原则制定学校档案“三合一”制度，即立卷归档制度要求机关单位都要制订分类方案、归档范围、保管期限表。只有首先明确这三大类的内容界线，我们才能进行档案管理的后续工作。 3、各类资料的归档管理规范。 我们主要学习了文书文件材料、科技文件材料、会计文件材料、声像材料、电子文件材料的收集、分类、组卷、排列、目录封面的填写、归档以及需注意的问题等一系列程序。 4、纸质档案数字化的管理。 邓老师给我们介绍了世纪科怡档案管理软件。该软件主要是将纸质档案通过扫描枝术实现数字化，通过电脑进行储存保管。我们大略的学习了该软件的较常用的几个功能。 我们参加档案培训的目的，就是要把理论知识服务于实践。如何把学习到的知识应用到实际工作中去，是当前应该面对和解决的首要问题，也是日后档案管理工作的重中之重。虽然在培训中学了这么多东西，但是要真正的掌握，熟练地运用于实践中还是有一定的困难的，也需要一段时间去探索、去实践。 我仔细地想了一下，归纳了我们这次学习的最主要内容就是新的档案管理方法和世纪科怡档案管理软件的运用。
高校科研档案管理
科技信息2013年第5期 ＳＣＩＥＮＣＥ＆ＴＥＣＨＮＯＬＯＧＹＩＮＦＯＲＭＡＴＩＯＮ科学研究是高校重要职能之一，直接关系到高校的未来发展[1]。高校科研档案是教师和学生在教学和科研工作中所形成的原始记录，是对教学和科研工作的真实反映，是科学研究从立项、研究到批准、报奖等一系列过程所产生的文字、图表、声像等各种形式载体的技术文件材料[2]。它具有专业系统性、原始唯一性、保密性等特点。随着科学技术的发展，高校科研档案数量有逐年上升的趋势，目前科研档案存在诸如收集困难、制度不健全、鉴定困难、利用不充分等问题，一定程度上影响了高校科学研究的发展。科研档案有不同于其它门类档案的特点,其收集、整理、鉴别、立卷的过程伴随任务完成往往需要几年、甚至十几年时间[3]。高校科研档案的归档、整理、利用应适应高校科研发展需求。因此，结合目前高校存在的问题对科研档案管理进行深入研究具有重要意义。 1 高校科研档案的收集归档 1.1 归档原则 高校科研档案归档有其自身特点，归档原则是对整个归档工作起指导作用。高校科研档案归档原则主要有以下几个： （1）必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值； （2）必须反映部门职能活动的全过程，必须保证完整、真实、准确、系统； （3）必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，体现部门工作的职能特点。1.2归档范围 高校科研归档范围应该结合高校的实际情况确定。结合本校实际情况，将归档范围划分为科研文件材料、博士后流动站材料、科研课题材料、个人科研成果材料及其它五大类，每一类根据其特点分成不同小点，具体见表1。1.3归档流程 归档流程大致可分为形成积累、预立卷、移交验收组成。实行“四同步”管理，即：下达科研计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步；检查科研计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；科研成果上报登记和评审奖励以及科研人员晋级考核与档案部门出具归档情况证明材料同步。博士后材料以博士后为单位，科研课题以课题组为单位，个人科研成果以研究个人为单位，分别做好预立卷工作，向科研管理部门归档，再由科研管理部门向档案馆移交，同时提交移交清单。 2 科研档案整理 2.1 科研档案分类 本馆科研档案主要分为科研文件材料、科研课题、博士后材料、个人科研成果及其它五大类。其中科研课题又可细分为：校级科研课题、四川省哲学社会科学研究项目、四川省农业部项目、国家自然科学基金项目、四川省民政部项目及横向课题等。个人科研成果可细分为：科研专著及发表的论文等。2.2材料排序 总体上按时间先后顺序排列，时间相同时，按事情重要程度排列。（1）针对科研文件材料，采用如下方式，一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度规划、计划，归入开始年度；跨年度的总结、报告，归入最后一个年度；跨年度的会议文件，归 入会议闭幕的年度；按学年处理的文件归入专门年度。批复在前、请示在后；正件在前，定稿在后；转发件在前；被转发件在后；结论性文件在前；依据性文件在后。按时间先后顺序排列。 （2）博士后资料以博士后为单位组件，以个人材料、申请表、推荐信、进站通知书、期满登记表、专家鉴定意见、科研成果的顺序排列。 （3）科研课题以课题为单位组件，材料按科研准备、总结鉴定、申报评奖的顺序排列。2.3整理流程 对收集的科研档案以件为单位，大致按照分类，排列，装订，编号，录入，装盒组成。首先按照科研档案的分类将收集的档案分为科研文件材料、科研课题、博士后材料、个人科研成果及其它五大类，每一类又按年份细分。将每件文件中德材料按照排列顺序进行排列。然后拆除载书钉，采用棉线装订。再对组卷文件盖建号章，注明件号及保管期限。在将文件基本信息录入计算机系统。最后打印卷内目录、封面和背脊，装盒。 表1高校科研档案归档范围 高校科研档案管理探析 张倩倩 （西南财经大学档案馆，四川成都610031） 【摘要】随着科学技术的发展，高校科研档案数量有逐年上升的趋势，从而给科研档案的管理造成了诸如收集困难、制度不健全、鉴定困难等问题，本文结合实际工作分析了目前科研档案工作所存在的主要问题，从高校科研档案的收集归档、档案整理、以及科研档案的利用三个方面分析了高校科研档案管理，并提出了相关管理措施建议，为实现科研档案的管理规范化、系统化，更好的服务于高校科技事业的发展提供一定借鉴。 【关键词】高校；科研档案；管理作者简介：张倩倩（1987—），女，汉族，四川自贡人，研究生，主要从事档案管理与研究。 序号 归档范围科研文件材料 1上级有关科研工作的文件材料 2上报材料及上级批复 3科研处工作规章制度、管理办法、岗位职责 4科研处召开的重要科研工作会议的相关材料（如纪要、会议文件、简 报、声像材料等） 5专项、阶段性科研工作计划、总结、报告、成果奖励办法6科研处负责上报的各种统计报表（如科研成果信息报送） 7科研成果奖励申报、审批材料8申报社科基金的报告、批复及年度统计表 9科研简报 10科研成果目录、年鉴、成果汇编 11 大型学术会议及科研论坛材料，如会议文件、纪要、录音资料及产生的 论文集等 博士后流动站材料 1申请博士后个人材料 2博士后申请表 3推荐信4博士后进站通知书5博士后工作期满登记表6博士后工作期满专家鉴定意见 7博士后科研成果 8 其他资料科研课题科研准备阶段 ○图书与档案○ 217
档案管理系统使用说明
档案管理系统使用 说明
档案管理系统使用说明 系统运行环境： 显示器分分辨率在1024x768以上； windows 9x；windows xp；windows ；建议使用windows xp 效果最好。 excel.97及以上版本；word.97以上版本；建议使用word 及excel 系统使用： 只需将档案管理系统直接复制到硬盘上D盘根目录下（不能在其它位置，若在其它位置将出错）即可使用 特别注意：不能更改档案管理系统内任何文件夹内的文件结构，任何表格只能增减、修改记录。 一、系统登录： 打开D:\文书档案管理系统，将快捷图标复制到桌面上，双击打开。 初始用户名：123；密码：123
首次使用，将提示软件尚未注册，点击“是”打开注册界面，出现下图界面时请电话联系索取注册码。 二、系统使用方法： 注册成功后，再次登录出现如图主界面：
本系统可录入文书档案、教学档案、科技档案、声像档案、会计档案几类档案，请参照相关说明操作。 其中文书档案、教学档案、科技档案、声像档案操作方法完全相同，现以文书档案为例进行操作方法介绍。 点击“文书档案”按钮，出现以下界面： 文书档案分为文书档案收文簿、文书档案整理、文书档案归
档案、文书档案管理四个模块。完整规范的收集档案应按这四个模块的顺序进行，但也可直接在“文书档案管”理块中直接录入档案目录。 （一）文书档案收文簿 1.新增 点击“新增”按钮后在左边的输入框内输入相应内容 自动增加一条新记录并自动保存。 注意： （1）收文号与年度自动生成，一般不需改动。但年度发生变化时，请改动。 （2）收文月与收文日自动与上次输入的内容一致（避免同一天收文时重复输入收文月与收文日），若收文月与收文日与当前日期不一致，请修改。
世纪科怡档案管理软件报表设计克隆表
世纪科怡档案管理软件报表设计克隆表世纪科怡软件内置的报表有时不能完全满足档案管理需要，而自己设计的报表又很难跟内置报表的格式（行高、列宽等）完全一致，导致打印出来的报表格式不统一。怎样让设计的报表既显示自己需要的数据又与内置报表格式完全一致呢？笔者发现如下方法。 以专业档案报表的设计为例。 图1 图2 第一步：在档案录入窗口（如图1）中打开报表设计窗体（如图2），在“目
录维护”窗口左边依次展开“专业档案→简化组卷”然后选中“归档文件”。 第二步：在“目录维护”窗口右边小窗口中选中需要格式克隆的报表（如图3），本文以“归档文件目录”报表为例。然后，“导出→导出成一个新的报表”，在“报表数据导出”对话框中点“…”按钮设置导出位置和新报表的名称，新报表名称不得与现有报表名称重复，否则，后面导入时会覆盖现有报表。 图3 第三步：在“目录维护”窗口左边依次展开“专业档案→简化组卷”然后选中“归档文件”，点“导入”按钮（如图4）将上一步导出的新报表导入进来，这样就克隆了一个新报表，克隆的新报表格式与“归档文件目录”完全一致。 图4
第四步：修改克隆的新报表数据源为自己需要的数据。在档案录入窗口（如图1）中打开报表设计窗体（如图2），在“目录维护”窗口左边依次展开“专业档案→简化组卷”然后选中“归档文件”，在“目录维护”窗口右边小窗口中选中克隆出的新报表就可以修改新报表的表名、表头文字、数据源和页码格式了。 第五步：修改新报表的件号。除了常规修改外，还可以在新报表中修改“件号”而不改动最初录入系统的数据。选中单元格“@B ｜件号”然后点“数据源”按钮，在“数据源设置”对话框中选中“系统参数”（如图5），再点“插入系统参数（I ）”按钮，在“报表系统参数设置”对话框中将“件号”设置为“序号”参数（如图6）。 这样就成功将新报表的“件号”修改为从“1”开始的自然数而不用改动最初录入系统的数据，当新报表的“件号”不是从“1”开始时此法是不改动最初录入系统的数据而使打印出的报表符合要求的唯一方法。 图5
数字档案管理系统解决方案
北京航星公司焦作方案 软件特点优势： ●用户界面友好，人机交流方便，易操作实用、适用于不同水平 人员，B/S/C模式。 ●文档及（科档）资料一体化，能与不同的系统无缝链接（可转 入前系统的数据）系统支持多种常用格式数据文件图像的浏览。 ●能够嵌入PDF双层检索、全文检索、图像浏览等控件。 ●档案系统数据库按用户要求能自行建库，添加字段；系统有报 表生成器，用户可自定义报表。 ●日志管理和三级备份管理。 ●权限管理：浏览、下载、打印，条目文件。过滤密级等。 ●专职数字化处理队伍。图纸，文件、图书等扫描经验。 ●保密资质。 方案需求 一、档案管理软件的功能简介 档案管理由两部分组成；档案管理软件主体部分和WEB在线管理两部分。 档案管理软件主体部分主要包括对档案和文件（未归档）的数据处理、查询检索、输出报表、统计、用户权限、档案库和文件库维护、利用等功能，必须在用户的机器中安装有档案管理软件程序；而WEB在线管理部分主要是用于对档案和文件的标题及正文有权限查询检索，网上文件一体归档；该部分不需要在用户的机器中安装任何档案管理的程序，只要用户的机器安装有IE5.0以上版本的浏览器即可。 二、档案现状及系统设计 现目前的网络环境是企业Intranet网，各室之间没有实现档案的信息共享；围绕用户需求，我们建议整个系统既要考虑到系统的实用性，又要考虑到系统的
长远性；系统以建库（文书、照片、基建（底图）、设备、文书、会计、声像等库）、全文扫描浏览、查阅、检索及远程数据的报送访问为侧重点再有机结合各门类档案库、库房管理及今后办公自动化系统；使的各处室之间系统既相对独立，又与整个网络系统紧密联系。通过整个系统，各部门数据经收集整理，形成信息数据库，及时、准确地通过网络或其他介质进行传输、处理、并汇总到转用的服务器中，供用户共享档案信息资源，实现档案信息的自动检索查询及统计功能。 三、档案管理软件的功能 1、档案管理： ●兼容文书档案最新归档方法即不立卷方式； ●系统应能提供综合档案类型管理，包括产品档案、基建档案、项目档案、 科技档案、文书档案、会计档案、实物档案、声像档案、照片档案等，并且档案类型可以自定义，可以添加、删除、更改档案类型； ●具有辅助立卷功能，可以处理历史档案； ●案卷目录与卷内目录可以在同一界面分层显示，即点案卷目录，对应的卷 内目录同时显示； ●可对档案数据进行修改、添加、删除、查看、排序等操作； ●可对案卷进行调整，实现任意类型案卷间、案卷内的文件调整、合并、拆 分，可对单个调整也可以根据规则批量调整； ●提供模糊检索、分类检索、复合条件检索等查询方式； ●提供数据导出、数据导入功能。可导出和导入标准格式数据，提供良好的 数据继承性； ●可以直接在著录界面直接进行扫描工作，文件名须自动生成、电子文件须 自动上传到存储服务器、可进行附加页扫描、覆盖页扫描、插入页扫描、删除多余页、图像放大、图像缩小、图像旋转等操作，并可实现批量扫描和上传； ●提供批量修改、批量删除功能； ●提供跨年度、跨库检索功能； ●提供按项目名称、项目代号方式管理的档案管理模式； ●提供兼容多种文件格式浏览功能，可支持 CAD、TIF、BMP、GIF、JPEG、
电子档案管理系统解决方案
电子文档信息管理系统 解决方案 山东东昀电子科技有限公司
目录 1.系统功能模块的划分和各模块的设计 (1) 1.1总体功能设计 (1) 1.2信息管理 (4) 1.2.1数据录入 (5) 1.2.2文件上传、下载 (6) 1.3日常管理 (7) 1.3.1检索查询 (7) 1.3.3统计报表 (8) 1.4视频资料管理 (10) 1.4.3媒体文件资料管理 (10) 1.5系统设置 (11) 1.5.1建立符合用户要求的文档管理结构 (11) 1.5.2对现有文档管理系统的其他设置 (12) 1.6系统安全 (13) 1.6.1用户管理 (14) 1.6.2角色管理 (14) 1.6.3权限管理 (14) 1.7日志管理 (17) 1.8数据存储和备份 (18) 1.8.1数据存储 (18) 1.8.2数据备份 (20)
1.系统功能模块的划分和各模块的设计1.1总体功能设计 如图所示：
电子文档信息自动化管理系统总体设计如上面的系统逻辑架构，根据文档管理工作的分工不同分为：信息采集、日常管理、信息服务、系统安全、系统设置、软件接口六个部分。 其中信息采集、日常管理和信息服务三部分包括了用户文档信息管理的主要业务内容， 实现了文档信息的收集整理、日常管理和利用服务的网络化和电子化。 信息采集主要负责文档信息的整理、编目与电子文件的自动挂接，完成文档信息的收集、录入和数字化工作。 日常管理部分主要完成电子文档的鉴定、销毁、移交、编研、征集等工作，同时可以辅 助实体管理、形成文档的目录、进行借阅、利用、统计等管理工作。 信息服务主要通过简单方便的方式，为用户提供快捷的文档信息服务。 系统安全则充分保证了文档系统和数据的安全性，使对电子文档信息的安全管理能够控 制到每一具体功能操作和每一具体文件。 系统设置部分为用户搭建符合自身文档信息管理需要的文档管理结构提供了定制工具， 可以让用户自己量身定制本单位的文档管理结构，无论是从眼前，还是从长远考虑，都将比
科研档案管理暂行办法
科研档案管理暂行办法 第一章总则 第一条为进一步提高科研档案的归档质量和管理水平，积极开发利用，更好地为社会主义现代化建设服务，根据国家、省及档案工作标准、法规、管理办法，结合系统实际情况，制定本暂行办法。 第二条科研档案是在科研活动中直接形成的，具有保存价值的文字材料、计算材料、实验数据、图纸、图表、照片、声像等各种形式和载体的科技文件材料。 第三条科研档案是科研人员的劳动成果和智慧结晶，是反映科学研究活动的真实记录，是重要的科研信息资源储备形式。是发展现代科学技术和经济建设的必要条件和依据，是国家的宝贵财富，必须实行集中统一管理，确保科研档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。任何个人或部门不得擅自处理或自己保存。科研人员调动工作前。须将本人在科研工作中形成的材料进行整理，交本单位或档案室归档，同时还清所借的档案。否则，人事部门不予办理调动手续。 第四条科研档案工作是科研管理的重要组成部分，是科研活动的重要环节。必须将其纳入计划管理、课题管理和成果管理之中，实行建档工作和科研工作“四同步”管理，即：下达科研计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步；检查科研计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；科研成果上报登记和评审奖励以及科技人员晋级考核与档案部门出具归档情况证明材
料同步。 第五条要把科研档案工作列入本单位发展规划，在经费、库房、设备和人员配备等方面给予支持。档案科协同各单位部门加强对科研档案人员的政治思想、职业道德教育及业务培训，提高科研档案员业务素质。 第二章科研文件材料的形成、积累和归档 第六条每项科研活动必须按照科研工作程序，形成相应的科研文件，确保归档材料的原始性、完整性、准确性和系统性。 第七条科研文件材料的形成、积累和归档，是完成科研任务的一个指标，要纳入各级领导和科研人员的岗位职责，纳入工作成绩和经济责任制的考核内容作为晋升、受奖和评聘专业技术职务的条件之一。 第八条实行由课题（项目）负责人主持立卷归档责任制和“预立卷”制度。由课题（项目）负责人提出本课题（项目）文件材料形成积累的计划安排，并负责（或指定专人即兼职项目档案员）集中管理所形成的全套文件材料。科研人员负责做好本人在科研活动中的材料形成积累和归档工作。每项课题（项目）自立题之日起，必须建立科技文件材料“预立卷”，统一使用文件材料专用档案盒，记录纸采用国标A4型。 第九条研究课题（项目）进行鉴定、验收时，须经本单位档案部门根据归档要求，对应归档的科研文件材料进行全面检查、验收，并签署意见。凡是科研文件材料归档不齐全的课题（项目），不得进行鉴定，不得申报成果，不办理经费结算。 第十条科研成果上报登记和评审奖励，应同时附有“科研成果档案归档情况证明”，否则，不予受理。
档案管理系统使用说明样本
档案管理系统使用说明 系统运行环境: 显示器分分辨率在1024x768以上; windows 9x; windows xp; windows ; 建议使用windows xp效果最好。 excel.97及以上版本; word.97以上版本; 建议使用word 及excel 系统使用: 只需将档案管理系统直接复制到硬盘上D盘根目录下( 不能在其它位置, 若在其它位置将出错) 即可使用 特别注意: 不能更改档案管理系统内任何文件夹内的文件结构, 任何表格只能增减、修改记录。 一、系统登录: 打开D:\文书档案管理系统, 将快捷图标复制到桌面上, 双击打开。 初始用户名: 123; 密码: 123
首次使用, 将提示软件尚未注册, 点击”是”打开注册界面, 出现下图界面时请电话联系索取注册码。 二、系统使用方法: 注册成功后, 再次登录出现如图主界面:
本系统可录入文书档案、教学档案、科技档案、声像档案、会计档案几类档案, 请参照相关说明操作。 其中文书档案、教学档案、科技档案、声像档案操作方法完全相同, 现以文书档案为例进行操作方法介绍。 点击”文书档案”按钮, 出现以下界面: 文书档案分为文书档案收文簿、文书档案整理、文书档案归
档案、文书档案管理四个模块。完整规范的收集档案应按这四个模块的顺序进行, 但也可直接在”文书档案管”理块中直接录入档案目录。 （一）文书档案收文簿 1.新增 点击”新增”按钮后在左边的输入框内输入相应内容 录入相关内容后将在表格中自动增加一条新记录并自动保存。 注意: ( 1) 收文号与年度自动生成, 一般不需改动。但年度发生变化时, 请改动。 ( 2) 收文月与收文日自动与上次输入的内容一致( 避免同一天收文时重复输入收文月与收文日) , 若收文月与收文日与当前日期不一致, 请修改。
档案管理系统使用说明
档案管理系统使用说明 1.打开IE浏览器，在地址栏输入“http://121.250.164.133/”，打开档案管理系统登陆页面，输入您的用户名和密码。进入“档案信息管理”页面后，打开档案表中的“系统设置”，重新设置密码。 2. 点击“档案管理”，进入档案管理界面，点击“创建”，进 行档案表的设置。档案表创建完成后，可以添加档案信息。 （1）添加案卷。在“编辑档案信息主页面”中点击“添加案卷”按钮，在“添加案卷”对话框中输入如下内容：一级类目为归档材料的所属类别。如党群综合材料填“DQ11”，行政后勤类材料填“XZ15”、科研综合类材料填“KY11”等。具体所属类别划分见附件1。 二级目录：填入案卷所对应的年份，例如2007、2013等。 实体分类号：由年份+分类号组成，参照《枣庄学院档案实体分类办法》、《枣庄学院文件材料归档范围及保管期限表》等进行划分, 例如2013年学院行政综合类文件，其实体分类号为2013-XZ11。 卷/盒号每一年从“1”开始。 “保管期限”参照“归档范围及保管期限表”，分为永久、长期、短期、30年、10年”。根据我们的实际情况，我们选择为永久或30年。 “密级”由归档部门确定，一般文件材料为“内部”，重要的可设为“秘密”、“机密”、“绝密”等密级。“正题名”为整个案卷的文件内容的概括。比如，枣庄学院2013年行政综合类文件。 “第一责任者”为文件署名单位，多个单位从第二个开始录入“其他责任者”项，多个单位之间用“/”号隔开。 起止时间为案卷内文件所跨度的时间，比如20130102-20130630.
下图为相关著录信息，可供参考。 （2）添加文件。案卷添加完毕后，进行文件信息的著录。在“编辑档案信息主页面”中点击“添加文件”按钮，在“添加文件”对话框中所输入如下内容：一级目录、二级目录及实体分类号：输入要求参见“添加案卷”中的要求，内容相同。 文件案卷号及件号：案卷号+文件号，案卷号是指该案卷（盒）所对应的序号，文件号每卷案卷从.0001开始。第一个案卷（盒）中的第一个文件，编号应为1.0001. 第二个文件为1.0002……以此类推。系统自然增加，无须手动输入。“页数”为文件的具体页数。 “文件时间”为文件材料的形成时间，用8位数字表示，如“20090608”。可手动输入，也可按照后面的日期选项进行选择。