合同部各类台账建立d 文档

合同部各类台账建立

1 建立合同管理部工作流程表

项目预算合同部的总体工作，看起来非常复杂繁琐，但是经过分析和分类，还是具有很强的条理性的，以工作月为循环步距，根据业主和项目部工作的安排，制订预算合同部的工作流程，使繁杂的工作系统起来，层层分解、合理安排。我们设计了计划合同部工作流程表(见表1)。

根据该工作流程表，项目预算合同部每月的工作安排一目了然。工作项目责任到人，按照工作项目需要上交的日期，提前安排。要查找资料，只需找相应的负责人即可，这样就避免了一份资料部门的几个人都要插手或者互相推诿的状况。即便是需要更换业务人员，工作交接起来也方便、快捷。

2 建立合同管理台账

公路工程施工合同是联系施工单位(即承包商)与业主和监理的唯一纽带，施工合同的组成主要有招标文件、投标书以及在招标过程中双方认可的来往信函等。合同管理的主要内容是对工程的变更、设计补充、工程延期、费用索赔、工程的分包转让、合同双方的违约、争端与仲裁、保险与保函等进行管理。一般而言，合同支付项目的灵活性要比清单支付项目大，也更难把握和控制，其内容包括动员预付款、材料设备预付款、工程变更、索赔、价格调整、延迟付款利息、拖期违约偿金，保留金和提前竣工奖金等。合同管理的目的是为了更有效地进行投资控制。因此，对于上述项目的计量与支付，必须有详细的证明材料及施工原始资料并按符合规定的程序逐级上报，这就要求我们施工单位要有详细准确的施工原始记录并妥善保存。相对于与业主签订的公路工程施工合同，施工单位与外协单位、材料供应商等签订的合同虽然小如蚁雀，但也不容忽视。这些合同的签订主要包含了双方的责任与权利、工作内容、价格、质量、安全生产、违约责任等内容，直接关系到合同双方的根本利益，合同的订立，确立了当事人双方对合同项目的管理责任和双方的经济法律关系，也是双方实施合同项目管理，享有权利和承担义务的法律依据。合法、有效的合同有利于当事人认真履行，同时还可以有效地预防纠纷的发生。即使发生纠纷，当事人也可请求仲裁机构或人民法院依据合同条款保护其合法权益。在大型的公路建设工程中，合同项目很多，如果没有一个行之有效的办法将这些合同文件管理归档，查阅起来会比较麻烦，甚至会造成合同文件的丢失，给单位造成损失。因此，建立合同管理台账就显得尤为重要。每签约一份合同，就要录人台账，以免有遗漏。合同文件管理台账格式见表2。

工程建设中，施工单位与业主、监理的各项往来性文件不可避免，建立文件收发文签认记录台账，不仅方便查阅文件及其相关内容、收发文单位、日期等，而且因有些文件涉及工程设计变更，还会为以后的工程变更、索赔提供一部分依据。因此，一定要做好文件的归档和收发文签认记录台账工作。其台账格式见表3。

3 建立工程数量明细表台账

“工程量清单”中工程数量是在制定招标文件时，在招标用图纸和规范的基础上估算出来的，而且目前工程量清单大多由设计院或工程咨询单位编制，很少有第二单位复核，与“施工图设计”工程量相比存在或多或少甚至计算归类错误。它只能作为投标报价的基础，而不能作为结算的依据。每一个新的项目上场，第一步就是要审核施工图纸，复核清单工程量和图纸工程量之间的差值，审核的依据就是严格按照《公路工程检验评定标准》附录A(单位工程、分部工程、分项工程的划分)标准，结合工程实际情况进行划分制定的单位、分部、分项工程划分办法或者业主统一要求执行的划分办法来进行。这样在图纸审核过程中不易漏项或增加项目，又便于建立工程数量明细表台账，并为计量支付工作奠定坚实的基础。预算合同部的一项工作就是审核中标清单工程量与图纸工程量是否有出入。这项工作作业量大，并且对工作人员的综合业务素质水平要求也比较高。审核图纸工程量要求准确无误，这将是施工单位进行初期成本核算的基础和依据。将核实后的清单工程量上报监理及业主，经监理、业主审核批复后作为计量工程量的控制数据，避免项目超计或漏计。表4为工程数量明细表台账。

工程数量明细表台账是依据单位、分部、分项工程划分办法逐项建立，如果只是要简明扼要地对比出合同清单工程量和图纸工程量之间的差异，我们只需按清单项将审核图纸工程量进行汇总，建立工程量清单核实台账即可(见表5)。

4 建立变更工程及计量支付合同台账

计量包括合同内计量和合同外计量。合同内计量指合同清单工程数量的计量，合同外计量指变更工程的计量。所以除工程数量明细表台账及工程计量台账外，必须建立变更工程台账(见表6)。工程变更在工程建设中属动态化管理，需及时更新。由于变更项目多，为避免遗漏，已经立项但尚未批复的变更项目也需要在变更台账中体现出来，只需在备注栏注明尚未批复即可。在建立变更台账的同时输入批准文号、批准日期等内容，方便查验。

由于工程项目大，计量项目繁多，中期计量也包含了变更工程量的计量。为了准确无误地完成各项计量，将各项计量分类、分项、分月，避免重复计量和错误计量，造成计量报表审核后返工重做，或者因错误计量给单位造成不必要的损失。同时，也可为计划与进度控制提供准确而明显的数据。以监理、业主审核批复后的工程数量明细表台账数据为基本依据，结合变更工程台账建立计量支付台账(见表7)。计量支付台账自中期计量第一期开始建立，以后逐期进行。利用EXCEL 电子表格的隐藏功能，将前几期完成工程量及完成投资隐藏，只显示本期和累计完成，需要前期计量数据时可取消隐藏，进行查找调用。如此建立的计量支付台账将会对以后的决算工作起到事半功倍的效果。在很大程度上避免了工程竣工决算时由于数据凌乱而造成的被动局面。