行政管理制度通用版

办公设备管理制度

《xxxx公司办公设备管理制度》

第一章总则

第一条本制度制定的目的是加强对公司内部办公设备的管理，有效控制行政经费的支出，以确保办公设备在工作中的正常使用。

第二条本制度所指的“办公设备”包括：公司内部电话、电脑、打印机、传真机、照相机、投影仪等所有办公设备。

第三条公司的办公设备属于公司的工作资源，只可用于公司内部以工作为目的的各项业务，禁止将公司的办公设备用于处理私人事务。

第二章办公设备的采购

第四条办公设备采购管理职责

（1）公司行政部负责统一采购计划的制订和实施。

（2）公司财务部负责审核采购费用。

（3）公司总经理负责审批采购计划，采购合同以及采购费用。

第五条办公设备采购审批程序。

（1）根据本部门实际情况，设备需求部门填写《办公设备请购单》提交行政部。

（2）行政部每季度对申购申请进行一次统计汇总，根据汇总结果和公司现有设备的使用情况制订采购计划，填写《办公设备采购审批表》，经行政部经理审核后提交财务部审核，最后报请总经理批准。

（3）根据审批意见，行政部实施办公设备采购程序。

第六条办公设备采购程序。

（1）行政部必须选择超过三家的供应商进行询价。

（2）采购经办人应对报价资料进行认真的分析，并参考以往的采购记录及当时的市场行情与供应商进行议价。

（3）经办人填写《办公设备询议价情况报告表》，经行政部经理审核后，提交总经理审批。

（4）根据审批意见，经办人实施采购，必要时应与供应商签订《采购合同》。

第七条办公设备的验收入库工作程序。

（1）设备到货后，行政部应对设备进行仔细地检验，必要时设备需求部门应给与协助支持。

（2）检验人员在《办公设备验收单》上确认签字后，设备方可登记入库。

第八条设备采购费用付款程序。

（1）采取预付款方式时，经办人员需凭《办公设备询议价情况报告表》或《采购合同》，填写《借款单》，经财务部经理审核，总经理审批通过后办理预付款手续。

（2）采取货到付款方式时，在设备到货后，经办人员凭办公设备询议价情况报告表》或《采购合同》、《办公设备验收单》及购货发票，办理财务报销手续。

第九条设备采购管理办法。

（1）行政部必须严格遵守公平、公开的原则，在保证质量的前提下综合考虑价格、交货期、售后服务等因素，选择信誉度高的供应商。

（2）公司主要设备的采购应有3-5家资质完备、质量可靠、诚信度高的备选供应商。

（3）所采购设备单价超过3万元时，必须采取公开招标的方式进行采购。

（4）设备采购人员必须严格遵守公司规章制度，秉公办事，任何人不得在采购设备过程中收受回扣。如有违反，一经发现，公司将严肃处理。

（5）行政部与供货商签订购买合同时，须对售后做出明确约定。设备验收不合格时，应按照合同的约定，进行退、换货或索赔。

（6）供货商提供报价的设备规格与《办公设备采购审批表》中所列的设备规格不同或属于代用品的，应及时与设备部门沟通，由需求部门经理签字确认后，方可购买。

（7）设备在投入使用前需要厂家现场指导的，由行政部负责相关事宜。

（8）设备采购人员应树立服务意识，若因缺货等原因无法按时完成采购时，应及时通知需求部门，并积极与其协商处理。

（9）各生产部门对办公设备有紧急需求时，可直接将部门经理审核的购买申请提交公司总经理审批。审批通过后，由行政部安排单独采购。

第三章办公设备的使用及维修

第十条办公设备的使用与保养。

（1）公司全部的办公设备都要指派专人管理，严禁其他人员擅自使用。

（2）使用设备前应认真阅读说明书，操作必须严格按照操作规范进行。

（3）如因人为原因导致的设备丢失或损坏，应追究相关人员的责任。

（4）行政部应指派专人根据产品的保养手册定期对办公设备进行检查养护，排除隐患，以免因设备故障影响公司的业务。

（5）需要由厂家进行专业保养的，由行政部负责相关事宜。

第十一条办公设备的维修。

（1）当设备发生故障时，应报请行政部安排维修。因私自处理导致设备损毁的，由责任人承担相应的损失。

（2）行政部应对设备的维修情况作详细的记录，包括设备编号、维修日期、故障现象及原因、维修费用、维修单位等。，并建立维修档案。

（3）行政部应根据各类故障产生的原因提出预防措施，并及时通知各部门在使用设备过程中加以防范。

第十二条办公设备使用监督。

（1）各部门经理负责本部门所用办公设备的日常使用监督。

（2）行政部负责不定期地对办公设备的使用情况进行检查。

（3）行政部有权提请处罚违规使用办公设备的人员。

第十三条办公设备的报废认定及处理。

（1）办公设备因故障无法维修或无维修价值需要报废时，行政部应提交《办公用品报废清单》，由公司总经理签字审批。

（2）行政部负责处理报废的办公设备，所得现金应立即交财务部入账，同时，财务部负责对已报废的办公用品进行销账。

第四章办公设备的分类管理

第十四条电脑的使用管理

（1）本制度中所称“电脑”包括：主机、显示器、键盘、鼠标等全部设备以及各类应用软件。

（2）公司内部网络管理员负责计算机的管理，其有权对公司任何一台电脑实时操作、设置等管理。

（3）公司电脑使用实施“专人专管”的原则，即由每台电脑的使用者负责电脑日常操作及保养，使电脑及其附属设施始终处于整洁、良好的状态。

（4）未经允许，公司网络管理员之外的任何人不得擅自使用他人的电脑。

（5）电脑的使用者应设置开机密码，且未经公司批准，不得将密码泄露给他人，以免信息外泄导致公司遭受损失。

（6）电脑上必须安装杀毒软件并及时进行更新。不得使用未经杀毒软件检查的U盘、移动硬盘、软件等，以防止病毒侵入。

（7）电脑上不得存放会影响、破坏公司计算机网络正常运行的软件，如黑客程序、网络代理服务器等。一经发现，网络管理员有权立即删除。

（8）严禁使用公司电脑玩游戏、看电影以及进行其他娱乐活动。

（9）行政部指派专人对公司电脑的硬件进行维护，其他人不得随意拆卸电脑设备或更换配置。

（10）电脑使用者应定期对电脑内的资料进行整理和备份，删除无用的文件，确保电脑有足够的运行空间。备份的资料可由部门统一保管。

（11）电脑使用者离开时应退出系统并关闭电源。

第十五条电话的使用管理

（1）电话由行政部统一进行分配和管理，未经允许，其他人不得擅自调换电话号码或私自拉线串号。

（2）各部门经理负责对电话的日常使用情况进行监督和控制。

（3）通话时要简洁扼要，避免长时间占线，浪费时间和资源。

（4）因工作原因需要拨打长途电话时，应事先征得部门主管的允许。

第十六条打印机、复印机的使用管理。

（1）打印机、复印机由行政部指派专人负责使用，其他人不得擅自使用。

（2）在不适用打印机、复印机时，应关闭电源，降低损耗。

第十七条传真机的使用管理。

（1）传真机由行政部指派专人负责使用，其他人不得擅自使用。

（2）涉及公司机密的文件必须经公司领导签字批准后方可传送。

（3）每天下班后，应将传真机设置为自动接收状态，以防遗漏重要文件。

第十八条其他办公设备使用管理

（1）公司全部办公设备均指派专人保管和使用，未经允许其他人不得擅自使用。

（2）设备负责人应定期养护设备，以确保设备的正常运转和使用。

（3）由于设备使用人员操作不当造成设备损坏时的，应按照设备的购置价格赔偿。

（4）员工进行岗位变动或离职时，应将制定的办公设备交与行政部审核。行政部经理确认后，员工方可办理异动或离职手续。

第五章附则

第十九条公司行政部有权提请处罚违反本制度的人员。

第二十条本制度的最终解释权归行政部所有。

第二十一条本制度自公布之日起实施。

办公设备管理流程及流程图：

在进行办公设备管理时，可参照如下流程：

（1）各部门向行政部提出购买办公设备申请。

（2）行政部对请购申请进行审核、汇总后，提交公司总经理审批。

（3）经领导审批通过后，行政部负责询价并初步选定供货商。

（4）行政部将初步选定的供货商情况提交总经理审批。根据总经理的审批意见实施购买。

（5）行政部负责将更新设备登记入库，并将相关资料存档保管。

（6）各职能部门按需领用设备，行政部负责监督使用及日常维护。

（7）设备发生故障时，职能部门报请行政部安排维修。对于无法修复或无修复价值的设备，行政部提交报废申请，由公司总经理审批。

（8）审批报废的办公用品按照报废程序予以处理，相关资料归档保存。流程图：

办公设备管理表格：

（1）办公设备请购单：

（2）办公设备采购审批表：

（3）办公设备询议价情况报告表：

（4）办公设备验收单：

（5）办公设备入库登记表：

（6）办公设备明细表：

（7）办公设备领用表：

（8）办公设备保修单:

（9）办公设备报修记录表：

（10）办公设备报废清单：

例表一：

办公设备请购单

例表二：

办公设备采购审批表

办公设备询议价情况报告表

例表四：

办公设备验收单

办公设备入库登记表

例表六：

办公设备明细表

例表七：

办公设备领用表

例表八：

办公设备保修单

例表九：

办公设备报修就记录表

例表十：

办公设备报废清单

《XXXX公用品管理制度》

第一章总则

第一条本制度制定的目的是规范办公用品的采购、发放等日常管理，方便公司员工领用办公用品，合理控制办公用品的费用支出，以节约公司资源。

第二条本制度适用于公司所有办公用品的采购、发放和使用管理。

第三条行政部统一负责办公用品的采购、发放、保管、使用和监督等日常事务。

第二章办公用品的采购管理

第四条办公用品的采购程序。

（1）行政工作人员须及时掌握办公用品的库存情况，并根据平时的消耗水平制作采购计划，明确订购数量，填写《办公用品申购单》。

（2）将经行政部经理审核的《办公用品申购单》，提交公司总经理审批。

（3）审批通过后，根据审批意见，行政部负责采用订购或直接购买的方式实施购买。

（4）所订购办公用品到货后，行政部应严格根据送货单验收，核对型号规格、品种、数量和质量，以确保不存在任何问题。

（5）验收人员在《办公用品验收单》上填写验收结果并签字确认。

（6）针对直接购买的办公用品，经办人员可凭《办公用品申购单》以及有效发票，到财务部办理报销手续；针对采用订货方式采购的办公用品，经办人须凭《办公用品申购单》及《办公用品验收单》，到财务部办理领款手续。

第五条办公用品采购规定。

（1）经办人员本着“合理节约”的原则实施采购，避免重复购买造成库存积压；选择供货商时应货比三家，尽量选择质优价廉的办公用品。

（2）各部门如因工作原因而对某种办公用品的需求量或规格发生更改时，需向行政部提出书面申请，以便行政部及时对订购计划进行调整。

（3）行政部填写《办公用品订购进度控制表》，表中应详细地记录订购日期、数量、单价、供应商信息以及到货数量和日期。

（4）如遇特殊情况，办公用品需求部门可在采用电话或传真的方式通知行政部后，自行选择购买所需物品，但事后需时间补办相关手续。否则，所产生的费用公司将不予报销。

（5）验收结果为不合格时，由行政部负责与供货商沟通协商，进行退换货等相关事宜的处理。

（6）对于验收结果为不合格的用品，财务部有权拒绝支领相关费用。

（7）经办人员应秉公办事，采购过成中严禁收受回扣及其他礼品。确实无法拒绝时，应上交公司。如有违反，一经发现，公司将根据情节轻重对违反者处以警告、罚款、降薪甚至辞退处理。

第三章办公用品的领用和发放

第六条办公用品的领用和发放办法。

（1）领取办公用品时，需以部门为单位，在规定的时间内向行政部提交《办公用品申领表》，写明所需领取的用品名称与数量，并由部门主管签字核准。

（2）公司规定每月X--X日为统一的提交申领表时间，遇节假日顺延，其他时间均不予受理。

（3）行政部根据申领表的内容备齐所需物品时，于每月XX日前向各部门分发。同时进行办公用品发放的登记工作。写明分发物品的名称、数量、型号规格及发放日期，最后由申领人签字确认。

（4）员工离职时，其已领取或保管的订书器、计算器、文件架、文件盒等耐用品必须交还行政部。如有丢失或损坏，行政部负责折价后向其索取赔偿。

（5）经公司总经理批准的特殊办公用品可随时申领。

第七条新员工入职时，可按照核定的岗位标准领取一套办公用品。具体内容如下表所示：

办公用品岗位领用标准一览表

第四章办公用品的保管和使用

第八条办公用品的保管及使用管理。

（1）行政部应建立库存办公用品台账，明确掌握办公用品的库存情况。

（2）办公用品仓库须经常清扫整理，并定期进行盘点。盘点时如有帐物不符的情况，应及时查明原因，做到帐物相符。

（3）行政部应根据办公用品的采购价格核算出物品单价，并根据各部门的领用情况计算出相应的费用，将其作为年度考核的依据，并定期进行整理、汇总及存档。

（4）水性笔、圆珠笔等首次领用三个月内，只能领用笔芯，不得重复领用。

（5）离职人员交回的耐用办公用品由行政部安排重新发放，申请人不得以其新旧为由拒绝使用。

（6）行政部对已无使用价值，决定报废的办公用品应做好登记，降低易耗资源的消耗。

（7）树立节约意识，提倡无纸化办公，尽量使用网络资源，降低易耗资源的消耗。

第五章办公用品的使用监督

第九条各部门经理负责监督本部门办公用品的日常使用情况。

第十条行政部应定期对各部门办公用品的领用申请以及实际使用情况进行核对。

第十一条行政部每月填写《办公用品使用情况汇总表》，一式两份。一份存档用于年终各部门的绩效考核，另一份提交各部门经理，使其了解本部门办公用品的消耗情况。

第十二条实行“走动管理”，发现问题及时提醒解决，杜绝浪费。

第五章附则

第十三条本制度的最终解释权归行政部所有。

第十四条本制度自公布之日起执行。

办公用品管理流程：

行政部在对办公用品进行管理时可以按照下面的流程进行:

（1）行政部根据办公用品的库存量以及平时的消耗量确定购买数量，提交购买申请。

（2）行政部经理审核购买申请后，提交总经理审批。

（3）行政部根据审批意见实施购买。

（4）供应商保质保量如期发货。

（5）行政部负责验收货物，验收不合格时，与供应商联系协商安排退货事宜。

（6）验收合格后，将所购物品登记造册入库保管，以备领用。

（7）各部门按需领用办公用品。

流程图：

办公用品管理表格：

（1）办公用品申购单

（2）办公用品验收单

（3）办公用品申领单

（4）办公用品订购调度控制表

（5）办公用品领用记录表

（6）办公用品使用情况汇总表

（7）办公用品库存盘点表

（8）办公用品报废清单

例表一：

办公用品申购单

例表二：

办公用品验收单

例表三：

办公用品申领单

例表四：

办公用品订购调度控制表

例表五：

办公用品领用记录表

例表六：

办公用品使用情况汇总表

例表七：

办公用品库存盘点表

例表八：

办公用品报废清单

《XX公司档案管理制度》