办公软件教程——基础教程

第一讲 Windows入门

一、桌面的认识

1、桌面：开机键开机——打开显视器，Wiondows启动后出现的屏幕就是用户与计算机交互工作的场所，我们通常称之为桌面。

2、图标：用图形符号来表示当前未打开的和程序、文档、文件夹。像“我的电脑”。根据图标左下角有无箭头，可分为系统图标和快捷图标。

3、任务栏：位于屏幕最底行。通过切换来执行不同任务。快速启动栏，输入法，系统时间。

二、鼠标和键盘的操作

1、鼠标的使用：左键是主键，右键是副键。大部分操作通过左键来完成。

1)指向：移动鼠标直至鼠标指针停留在屏幕上的特定位置。

2)单击：将鼠标指针指向某一目标，快速按一下鼠标左键。

3)双击：将鼠标指针指向某一目标，快速连续按两下鼠标左键。

4)右击：将鼠标指针指向某一目标，快速按一下鼠标右键。

5)拖拽：将鼠标指针指向某一目标，按住鼠标左键不放，移动指针至指定位置后

松手。

2、键盘认识

键盘通常是由：主键盘区、功能键区、光标控制键区、小键盘区组成。

1)Enter：确定，或下一行。

2)Esc：强行退出键。

3)换档键：shift输入双字符键面上的字符。

4)空格键：向后空出一个字符。

5)Tab键：制表位键，向后移动光标，在表格中，下一格。

6)Caps lock：大小写字母切换。

7)退格键：向前删除字符。

8)控制键：ctrl辅助键，必须和其他键合用。

三、窗口的认识（每一个应用程序的基本操作画面都是窗口）

1、标题栏：窗口第一行。主要包括菜单控制图标，当前应用程序名称、和一组控制按钮，（最大，最小，关闭）

2、菜单栏：标题栏下方。由可供使用的命令组成。随着应用程序窗口的不同，菜单栏的内容也不同。

3、工具栏：由工具按钮组成。每一按钮代表一个常用的命令，鼠标单击某按钮也就执行了该按钮所代表的操作。

4、窗口工作区：进行文本编辑，处理等工作。

5、水平，垂直滚动条：

6、状态栏：窗口底部，显示当前工作信息，和重要状态信息。

四、菜单：

1、打开与关闭：单击菜单栏上的菜单名打开，单击菜单栏以外的任何地方关闭。

2、菜单中常用符号的含义：

1)命令名称显视为浅灰色，当前状态下该命令无效（剪切）；

2)命令名称右侧带省略号，说明执行该命令后，会出现设置对话框（查找）；

3)命令名称右侧带有三角符号，说明光标指向该命令或单击，将打开相应子菜单

（清除）；

五、汉字输入法：

1.按键盘右边的CTRL+SPACE组合键，启动或关闭汉字输入状态。

2.按键盘右边的CTRL+SHIFT组合键，在汉字输入法间切换。

、文件和文件夹：文件夹用来存放相关的文件。

1、创建：“文件→新建”、右击鼠标时创建。产生新文件可在不同应用程序中创建。

2、操作：

1)选择：SHIFT+单击：连续选择、CTRL+单击：不连续选择。

2)重命名：选择对象，右击选择重命名，或在名称上双击进行修改或F2。

3)删除：“文件→删除”或DELETE逻辑删除，临时放入回收站中。SHIFT+DELETE，

彻底删除。

4)移动和复制：使用工具栏按钮。鼠标左键拖放是移动，CTRL+拖放是复制。

第一讲初识WORD

Word文字处理软件。是指利用计算机来编制各种文档，如简历、通知、报告等。它的强大功能主要体现在：文字录入、排版，图形图片处理，强大的表格制作功能。

一、WORD的启动与退出

1、WORD的启动

1)桌面“开始”菜单→程序→Microsoft Word

2)双击桌面图标，快速启动WORD

3)右击桌面Microsoft Word图标→打开

2、WORD的退出

1)单击文件→退出

2)单击右上角关闭按钮

3)单击左上角WORD图标，选择关闭

4)双击左上角WORD图标

5)ALT+F4

二、WORD的操作界面

1、标题栏：

2、菜单栏：标题栏下方，9个菜单。（主菜单，下拉菜单，下一级子菜单）

1)命令名称左侧带有图标，说明该命令已被设为工具按钮，出现在工具栏中，单

击工具按钮与执行该命令都能完成操作（粘贴）；

2)命令名称右侧带有字母，打开命令所在的菜单后，输入该字线，就可执行此命

令。

3、工具栏：显示基本工具和所选定工具的快捷按钮，可以方便使用一些常用功能。默认情况下，只显示常用工具栏和格式工具栏。

1)显示或关闭方法

●“视图”菜单→工具栏

●右击工具栏或菜单

●“工具”→“自定义”

2)在工具栏添加或删除按钮方法

●单击任意一个工具栏最后一个按钮，鼠标指针指向“添加或删除按钮”，在

常用和自定义中设置（直接拖至或拖离工具栏添加或删除）

●“工具”→“自定义”中进行设置。

3）工具栏三种状态：展开、折叠、悬浮状态。

4、标尺：用来显示当前页面的尺寸，也用于段落设置、页面设置、制表、分栏等操作，水平和垂直两种。“视图→标尺”，“工具→选项→视图”

5、工作区：工作界面的空白区域，用于输入和编辑文字、插入图表、图形及图片等。在文档编辑区左上角有不停闪烁的竖线，称为插入点，来指示下一个字符输入的位置。每输入一个字符，插入点向右移。有光标（插入点）、段落标记

6、滚动条：位于文档窗口右边和下边，分别称为垂直和水平滚动条。文档不能完全显示时，就会出现。“工具→选项→视图”

7、视图模式按钮，前一页后一页按钮，选择浏览对象按钮

8、状态栏：显示当前WORD文档的一些信息，如页码、总页数以及当前光标位置等信息，

通过它可以非常方便的了解文档的相关信息。

“工具”→“选项”，单击状态栏复选框，可以对状态栏进行显视或隐藏。

三、获取帮助

1、使用帮助：WORD窗口右上角文本框输入问题或按F1或单击帮助菜单

2、使用OFFICE助手：通常启动WORD后，会自动显视。也可通过“帮助→显视OFFICE 助手，在图标是右击，选择关闭

第二讲编辑WORD文档（一）

一、文档的基本操作

1.、创建新文档：

1)按Ctrl+N快捷键

2)单击“常用”工具栏的“新建空白文档”按钮

3)执行“文件”→“新建…”，启动并使用“新建文档”任务窗格

2. 打开文档：

1)选择文件-打开命令，或者单击常用工具栏中打开按钮，弹出打开对话框

2)Ctrl+O

3. 保存文档：

1)选择“文件－>保存”命令

2)Ctrl+S、F12

3)选择“文件－>另存为”命令

4)工具-保存按钮

“保存”是直接保存，“另存为”是换名保存。要设置好3个参数：保存位置/文件名/保存类型：指文件类型。WORD文档文件完整格式:主文件名.扩展名

●主文件名: 任意取名可以是英文\数字\中文\符号

●扩展名:表示文件类型 .DOC 如:机密文件.DOC

新文档：保存与另存为的功能是一样的。

已保存过的文档：保存是指将更改的结果，保存到现有的文档上。另存为指，将当前文档的内容，另存到其它的位置。

自动保存:选菜单工具-----选项----保存----设置自动保存时间

4、文档保护：

1)“工具→选项→安全性”设置打开权限密码，设置修改权限密码

2)另存为为话框上，“工具→安全措施选项”

5、关闭文档：

1)“文件”菜单→关闭

2)“关闭窗口”按钮

二、设置文档属性：“文件→属性”

三、中文输入法的切换

1、点击任务栏上按钮按钮，选择输入法。

2、中文状态下，ctrl+空格键切换中英文。

四、输入文本

1、输入文字：文字会出现在插入点(也称当前位置，即那个一直闪动的小竖条，其状态显示在Word状态栏中)前。如果要在文字中间插入新的内容，可将鼠标指针移动到相应

位置单击，插入点即移到该位置，也可以按方向键移动插入点。

1)按Enter键，将结束本段落并在插入点的下一行重新创建一个新的段落

2)按空格键，将在插入点的左侧插入一个空格符号

3)按下Back Space键，将删除插入点左侧的一个字符

4)按Delete键，将删除插入点右侧的一个字符

自动换行

段落标记/换行标记（按 Shift + Enter）

即点即输

文本输入两种模式：

●改写模式（输入的文本依次替代光标右侧文字），插入模式（光标右侧文字

依次往后延伸）

●双击状态栏改写按钮或按insert键进行模式的切换。

2、文本中插入标点和常见符号：

1)将插入点置于要插入符号的位置。

2)执行，视图/工具栏/符号栏，选择要插入的标点符号。或右击。

3、插入特殊符号：

1)选择菜单“插入->符号”，打开“插入符号”的对话框。在字体下拉列表中提

供了汉字的’各种字体以及其他符号字体

2)单击选择要插入的符号，单击“插入”按钮，在文档中插入该符号。

3)在“符号”选项卡中，存在一个“近期使用过的符号”栏，如果要使用最近用

过的符号，可以直接在里面选择。

4、插入日期和时间

在文档中插入日期和时间，可按以下步骤进行：

1)将光标置于要插入日期或时间的位置。

2)执行“插入”→“日期和时间”，打开“日期和时间”对话框。

3)在“语言”框中选择应用的语言。

4)在“可用格式”框中选择日期或时间格式。

若要使日期和时间能够自动更新，需选中“自动更新”复选框，日期或时间将作为域插入；如果要将插入的原始日期和时间保持为静态文本，可清除“自动更新”复选框。

第三讲编辑WORD文档（二）

五、选定文本：如果要对文档的某部分进行复制、移动、删除、更改格式等操作，首先要先选中这些内容。

基本的选择方法是：在要选定的文字开始处按住鼠标左键不放，拖动鼠标到结束处再放开。被选定的文本将以反白显示，以示和非选择区域的区别。若要撤消选定，可在文档编辑区单击左键。

1)选定一个词，文字上双击

2)选定一个句子，ctrl+左击

3)选定一行，最左边单击

4)选定一个段落，最左边双击或段落中间三击

5)选定连续的若干行，最左边左击，拖动鼠标

6)选定不连续文本

7)选定全文，Ctrl+A 键

8)选任意连续区域，按左键拖

注：选相邻：Shift+单击选不相邻：Ctrl+单击

六、删除、移动和复制文本

1、删除文本：选定→Delete键注意：Delete键与退格键的区别

1)撤消与恢复：

2)工具栏撤消、恢复

3)Ctrl+z、Ctrl+y

4)编辑菜单下命令选项

2、移动文本：选定→按左键拖

3、剪切文本：选定→工具栏“剪切”→光标定位→工具栏“粘贴”（或Ctrl+X剪切、Ctrl+V粘贴）

4、复制文本：方法

1)选定→工具栏“复制”→光标定位→工具栏“粘贴”（或Ctrl+C复制、Ctrl+V

粘贴）

2)选定→Ctrl + 左键拖

七、查找与替换文本：

1、编辑菜单→查找、替换

2、Ctrl+F、Ctrl+H

八、自动更正：

1、设置自动更正选项：“工具→自动更正选项”

2、添加自动更正词条：“替换→替换为”，可快速输入。

九、拼写和语法检查：“工具→选项→拼写和语法”

九、WORD的四种操作方式

1 菜单操作方式

（关于操作范围的选定：移动鼠标到目标的起始或结束位置按下鼠标左键不放，拖动，此时所选内容呈逆显示即表示操作范围已选定）

2 工具栏按钮操作方式

（关于工具栏按钮的显示/隐藏：选菜单视图——工具栏——选择要显示/隐藏的工具栏——空白隐藏打勾显示）

3 鼠标右键快捷菜单方式

先选定操作范围——移动鼠标指向被选范围按鼠标右键——选择操作项

4 键盘组合键操作方式

CTRL+C 复制

CTRL+V 粘贴

CTRL+X 剪切

CTRL+Z 撤消

CTRL+]快速放大字号

CTRL+[缩小字号

ALT+F 显示文件菜单

第四讲格式化文档（一）

一、设置字符格式

1、设置字体、字号、字形、字符颜色:

●中文字体有宋体、仿宋、黑体、楷体、隶书等二十多种.

●字形包括常规、倾斜、加粗、加粗倾斜四种

●字号用来确定字符的高度和宽度，一般以“磅”或“号”为单位，1磅为1/72英寸。

字号从大到小分为若干级，最大字号是“初号”，它与42磅字大小相当，而小五号字与9磅字大小相当.

1)利用工具栏

●字体：中文字体西文字体 ABCDEFG （英文阿拉伯数字）

视图——工具栏——显示格式工具栏按钮

先选定好文本——再选择字体

●字体大小（字号）

中文数字：数字越小，字越大；阿拉伯数字：数字越大，字越大

CTRL+] 放大 CTRL+[ 缩小

●加粗斜体

●下划线（可以设置线形及颜色）

●加框底纹A

2)利用对话框

2、设置字符间距:

●字符间距是指相邻两个字符之间的距离。

●缩放是指缩小或扩大字符的宽、高的比值，用百分数来表示

●缩放值为100％时，字的宽高为系统默认值；缩放值大于100%时为扁形字；小于100%

时为长形字

●位置升降是指字符可以在标准位置上升降

字体－＞字符间距:

1)间距

100%以下

2)缩放 :横向 100%以上、标准 100%、纵

向

3)位置

3、文字排列：左，中，右，分散对齐。

4、设置动态文字效果：字体——文字效果

5、设置首字下沉：是在章节的开头显示大型字符。首字下沉的本质是将段落的第一个字符转化为图形。创建首字下沉后，可以像修改任何其他图形元素一样修改下沉的首字。

首先选定要下沉的字，格式——首字下沉。

6、设置文字方向：“格式”菜单→文字方向（或工具栏更改文字方向）

7、拼音指南和带圈字符：选定→“格式”菜单→中文版式→拼音指南、带圈字符

第五讲格式化文档（二）

二、格式化段落:

●每当按下回车键就形成了一个段落.

●段落格式化操作只对插入点或所选定文本所在的段落起作用.

1、选定设置的段落，选择格式-段落命令弹出对话框，进行设置。

1)设置段落对齐方式：两端对齐、左对齐、居中、右对齐和分散对齐五种方式。

●设置操作：使用“格式”工具栏上对齐方式按钮

●使用“段落”对话框

2)段落缩进：是指段落中的文本到正文区左、右边界的距离,左缩进，右缩进，首

行缩进，悬挂缩进.其缩进的距离可由水平标尺上对应的三个缩进标记来指

示.

●利用段落对话框

●利用标尺

●利用工具栏设置

3)设置行距、段前或段后间距:包括段落中的行间距，以及本段落与前段(段前)、

本段落与后段(段后)的间距的设置

三、格式刷

1、格式刷就是“刷”格式用的，也就是复制格式用的。不仅可以直接复制字符格式，

还可以复制整个段落的所有格式。

2、选定已经设置格式的文本或段落

·单击“常用”工具栏上的“格式刷”按钮，此时鼠标指针变成“刷子”形状

·在要排版的文本区域或段落上拖动(即选定文本)

3、当需要将某格式应用于多处文本时，则应双击“格式刷”按钮，对多处文本应用

过后，单击“格式刷”按钮或按ESC键关闭“格式刷”即可。

四、项目符号和编号

1、为原有本文添加项目符号和编号

1)选定要添加项目符号或编号的文本

2)单击格式/项目符号和编号命令或工具栏上按钮

3)结束，按回车两次，或按退格键删除列表中的最后项目符号或编号，即可结束。

2、更改项目符号或编号列表格式

1)自定义项目符号样式

2)自定义编号样式

3、创建多级符号列表

五、插入批注

六、插入数字

七、插入对象

八、插入书签

1、添加书签：“插入→书签”

2、显视书签：“工具→选项→视图→书签”

3、写位书签：“编辑→定位”，定位目标选择书签。

4、删除书签：“插入→书签”选中，删除。

第六讲Word中表格的制作（一）

表格相关术语：

●边框：表示行与列，以及表格范围的线。创建表格后，可以设置表格边框样式。

●单元格：表格中交叉的行与列行成的框。可在框内输入信息。

●虚框：构成单元格边框，不能打印。可以在“表格”里显视或隐藏。

●标题行：位于表格顶部。用来描述相应的列。

●行标签：表格首列中的各个条目。用来描述每一行的内容。

一、创建表格

1、插入表格：“表格”菜单→插入→表格

2、绘制表格：“表格”菜单→绘制表格或视图→工具栏→表格与边框

1)显示表格与边框工具栏按钮：

2)选择好线型、线粗细、颜色

3)按住左键画线

3、套用表格自动套用格式

4、建立过程：

插入表格框

输入数据

移动（使用“移动控点”）

缩放（使用“缩放控点”）

删除

二、修改表格

1、表格中的选定：

1)单击：

选一单元格

●移动鼠标到单元格左边竖线内侧变成一个实心箭头时单击鼠标左键即表示

已选定单元格

●把键盘光标定位单元格——选菜单表格——选择——单元格

选一行

●移动鼠标到表格的第一条竖线外单击鼠标左键

●用鼠标单击指定行的任意单元格——选菜单表格——选择——行

选一列

●移动鼠标到表格的第一条横线上变成一个向下的实心箭头时，单击鼠标左

键即表示已选定一列

●用鼠标单击指定列的任意单元格——选择菜单表格——选择——列

2)按左键拖：选多行、多列、多单元格、表格

2、选定整个表格：

1)移动鼠标滑过表格——单击表格左上角标记即可

2)单击表格任意单元格——选菜单表格——选择——表格

3、插入行或列：选定行或列→“表格”菜单→插入

4、删除行列或表格：选定行或列或表格→“表格”菜单→删除

5、合并或拆分单元格：

1)选定要合并或拆分的单元格→“表格”菜单→合并或拆分单元格（“表格和边

框”工具栏）

2)单击工具栏合并按钮

3)拆分表格：“表格→拆分表格”或“CTRL+SHIFT+ENTER”

6、单元格中文字对齐：选定→“表格和边框”工具栏中对齐按钮

三、表格/标题行重复

四、表格文本转换：“表格→转换”

第七讲Word中表格的制作（二）

五、设置表格格式

1、表格自动套用格式

2、“表格→表格属性”进行详细(设置表格内文本排列：水平和垂直方向)。

3、表格边框，底纹的设置：工具栏右击，打开表格与边框工具栏，进行设置。

用于美化文档。可以为页面，文本，表格，表格的单元格，图形对象，图片等设置边框。

●页面边框：为文档中每页的任意一边或所有边添加边框。

●文字边框：通过添加边框，将部分文字不以为意文档中其它部分区分开来。

●表格边框：为表格或其中单元格添加边框。也可使用“表格→自动套用格式”进行

设置。

A、文字，表格，图形边框：

1)选定要加边框的文本，表格，图形。

2)单击“格式→边框和底纹”菜单命令，打开对话框，选中“边框”选项卡。

3)选择边框类型、线型、颜色，宽度，横线分别进行设置。

4)自定义只能应用于段落，不能应于文字。

B、页面边框：

1)“格式→边框和底纹”→“页面设置”选项卡

2)单击选项卡中“选项”按钮，设置页面边框线距正文的上下左右距离。

C、添加底纹：

在一段文字或表格中打印背景色，通过添加底纹可以实现。

1)选定要添加的文字或表格

2)单击“格式→边框和底纹”，选择底纹选项卡。

3)填充，图案，进行设置。

4)删除底纹单击，无填充色。

4、调整行高或列宽：

1）方法

●在竖线直接调整：

移动鼠标到竖线上变成向左向右图标时，按下左键不放左右拖动相邻列

宽会发生改变，但整个表格宽度不变

●在标尺上调整：

选视图——打开标尺

光标定位表格——移动鼠标到标尺竖线位置上，按下左键左右拖动，相邻

的列宽不会发生改变，但整个表格的宽度会发生改变

●使用ALT+拖动：精确调整

2）设置：选定行或列→“表格”菜单→表格属性→行、列卡片

3）平均分布：选定多行或多列→“表格”菜单→自动调整→平均分布各行、各列（或“表格和边框”工具栏）

5、绘制斜线表头：“表格”菜单→绘制斜线表头

指定单元格（调整好行高与列宽）--------选菜单表格-----绘制斜线表头-------选择样式-------字体大小----------输入行标题一二与列标题-----

六、使用公式简单行列运算

计算行列数据总和的操作步骤：

1.单击要放置求和结果的单元格

2.“表格→公式”

3.选定单元格位于一列数据底端，默认“＝SUM(ABOVE)”进行计算。位于一行数值右

边，默认“＝SUM(LEFT)”

4.公式正确，单击“确定”。完成计算。

5.快速对一行或一列数据求和：先单击放置结果单元格，单击“表格与边框”工具栏

中的“自动求和按钮”

Word制表的一般步骤

1．设置纸张大小/方向/页边距

2．插入表格

3．调整行高/列宽

4．合并/拆分单元格