(完整word版)时间管理理论和方法

时间管理理论与方法

1、第四代时间管理，StephenR.Covey，《要事第一》

第一代：着重便条与备忘录（to-do-list），在忙碌中调配时间与精力。

（没有优先观念，所做的事不符合人生目标，完成的只是必要而非重要的事。）

第二代：着重行事历与日程表，强调计划与准备，注意规划未来。

（自制力增强，能未雨绸缪，但做事仍没有轻重缓急之分。）

第三代：以GTD为代表，讲求优先顺序，依据轻重缓急设短、中、长期目标，再逐日定实现目标的计划，将有限的时间、精力加以分配，争取最高的效率。

（过分强调效率，时间崩得很死，使人失去增进感情、满足个人需要的机会，于是许多人放弃这种过于死板拘束的时间管理法，回复到前两代的做法，以维护生活的品质。）

第四代：根本否定“时间管理”，主张关键不在于时间管理，而在于个人管理。与其着重于时间与事务的安排，不如把重心放在维持产出与产能的平衡上。

（以原则为中心，着重重要而不紧急事务的完成，强调人比事重要。）

2、GTD：Getting Things Done，David Allen，《尽管去做：无压的工作艺术》

GTD的核心理念概括就是必须记录下来要做的事，然后整理安排并自己一一去执行。GTD的五个核心原则是：收集、整理、组织、回顾、执行。

总述：

通过记录的方式把头脑中的各种任务移出来，这样，头脑可以不用塞满各种需要完成的事情，而集中精力在正在完成的事情，是一种消灭压力的高效工作方法。

收集：

把任何需要跟踪或者记住或者做的事情stuff记在Allen称之为“水桶”inbox的地方：一个收件箱，电子邮箱，磁带，笔记本，PDA，或者它们的组合。每星期所有的水桶都应该被至少清空一次。

处理：

处理收件箱，从最上面开始，一次处理一项，不把任何东西放回收件箱，如果任何一项需要做：做（如果花的时间少于两分钟），委托别人完成，或者把它延期，否则，把它存档以便查询，把它扔掉，或者使它成熟以便下一步的处理。

两分钟原则：任何事情如果花的时间少于两分钟，那么马上就去做。两分钟是一个分水岭，这样的时间和正式地推迟一个动作所花的时间差不多。

（所有事项按是否可以付诸行动进行区分整理，对于不能付诸行动的内容，可以进一步分为参考资料、日后可能需要处理以及垃圾类，而对可行动的内容再考虑是否可在两分钟内完成，如果可以则立即行动完成它，如果不行对下一步行动进行组织。）

组织：

下一步行动(Next actions)：对于每个需要关注的事项，定好可以实际采取的下一步行动。如：“写项目报告”，下一步行动可能是“给Jim打电话问报告的要求”。完成某个事项，可能会有很多步骤和行动，但其中一定会有需要首先去做的事情，这样的事情就应该被记录在“下一步行动”列表上。较好的做法是把这些事项根据能够被完成的“环境”整理分类，例如“在办公室”，“在商场”。

项目(Projects)：每个需要多于一个实际的行动才能达到的生活或者工作中的“开放式回路”就是一个“项目”，使用跟踪以及周期性的回顾来确保每个项目都有一个下一步的行动进行下去。

等待(Waiting for)：当你已经指派了一个事项给其他人或者在项目进行下去之前需要等待外部的事件，就应当在你的系统当中跟踪以及定期检查是否已经可以采取行动或者需要发出一个提醒。

将来/可能(Someday/Maybe)：这些事情你需要在某个点去做，但是不是马上。例如：“学习中文”。

跟踪预约和委托，用日历。

GTD的最后一个关键组织模块是归档系统，可以维护一个按照字母顺序组织的归档系统，快速存储和提取信息。

（组织主要分成对参考资料的组织与对下一步行动的组织。对参考资料的组织主要就是一个文档管理系统，而对下一步行动的组织则一般可分为：下一步行动清单，等待清单和未来/某天清单。等待清单主要是记录那些委派他人去做的工作，未来/某天清单则是记录延迟处理且没有具体的完成日期的未来计划等。而下一步清单则是具体的下一步工作，而且如果一个项目涉及到多步骤的工作，那么需要将其细化成具体的工作。GTD对下一步清单的处理与一般的to-do list最大的不同在于，它作了进一步的细化，比如按照地点(context)（电脑旁、办公室、电话旁、家里、超市）分别记录只有在这些地方才可以执行的行动，而当你到这些地点后也就能够一目了然地知道应该做那些工作。）

回顾：

如果你不至少每天或者只要你有时间就回顾检查，那么你的行动和提醒的列表将会变的毫无用处。为克服拖延，可以一个接一个地做列表上的事情，按照列表顺序。

至少以星期为周期，GTD要求你回顾所有你比较主要的“行动”,“项目”和“等待”的事项，确保所有的新任务或者即将到来的事件都进入你的系统，而且所有的事情都更新到符合最新的情况。Allen建议制作一个难题档案来帮助你更新你关于主要行动的记忆。

（回顾本周，计划下一周。）

执行：

如果你把你的时间都花在组织工作，而不是做它们，那么所有的GTD系统都是不好用的！

GTD 其实就是两点：

1.清空你大脑的内存。

2. 把任何任务和项目具体成行动。

工具：

1.苹果应用：《手写便签》，可满足GTD应用各个步骤的需求，其最大的特点是支持手写。便签列表(可用颜色区分重要程度)、分组管理、日程提醒。

GTD工作流：

3、6点优先工作制（价值2.5万美元的时间管理方法），艾维利

把每天所要做的事情按重要性排序，分别从“1”到“6”标出6件最重要的事情。每天一开始，先全力以赴做好标号为“1”的事情，直到它被完成或被完全准备好，然后再全力以赴地做标号为“2”的事，依此类推……

艾维利认为，一般情况下，如果一个人每天都能全力以赴地完成6件最重要的大事，那么，他一定是一位高效率人士。

4、帕累托原则，帕累托

生活中80%的结果几乎源于20%的活动。因此，要把注意力放在20%的关键事情上。

根据这一原则，我们应当对要做的事情分清轻重缓急，进行如下的排序：

A．重要且紧急——必须立刻做。（救火）

B．紧急但不重要——只有在优先考虑了重要的事情后，再来考虑这类事。人们常犯的毛病是把“紧急”当成优先原则。其实，许多看似很紧急的事，拖一拖，甚至不办，也无关大局。（打麻将三缺一）

C．重要但不紧急——只要是没有前一类事的压力，应该当成紧急的事去做，而不是拖延。（比如学习、体检等）

D．既不紧急也不重要——有闲工夫再说。（比如娱乐、消遣等事情）

5、麦肯锡30秒电梯理论

麦肯锡曾经为一家重要的大客户做咨询。咨询结束的时候，麦肯锡的项目负责人在电梯间里遇见了对方的董事长，该董事长问麦肯锡的项目负责人：“你能不能说一下现在的结果呢？”由于该项目负责人没有准备，而且即使有准备，也无法在电梯从30层到1层的30秒钟内把结果说清楚。最终，麦肯锡失去了这一重要客户。

因此，麦肯锡要求公司员工凡事要在最短的时间内把结果表达清楚，凡事要直奔主题、直奔结果。麦肯锡认为，一般情况下人们最多记得住一二三，记不住四五六，所以凡事要归纳在3条以内。

6、莫法特休息法

詹姆斯.莫法特的书房里有3张桌：第一张摆着他正在翻译的《圣经》译稿；第二张摆的是他的一篇论文的原稿；第三张摆的是他正在写的一篇侦探小说。

莫法特的休息方法就是从一张书桌搬到另一张书桌，继续工作。（每隔一段时间就变换不同的工作内容，人的脑力和体力就可以得到有效的调剂和放松。）

具体如下：

A．每天计划时间，目标明确。时间要有灵活性，只将50%的时间计划好，其余用来应对突发事情。

B．将事情按优先程度排序，80%的事情只需要20%的努力，而20%的事情是值得做的，享有优先权。

C．做好的事情要比把事情做好更重要。前者是有效果，后者仅仅是有效率，先考虑效果，再考虑效率。

D．区分紧急事务与重要事务，紧急事务往往是短期性的，重要事务往往是长期性的。

给所有列出来的事务定一个完成期限。

7、时间管理小结

A．和你的价值观相吻合。明白什么是重要的，如何分配时间。

B．设立明确的目标。按重要程度排序。

C．改变你的想法。

美国心理学之父威廉·詹姆士对时间行为学的研究发现这样两种对待时间的态度：“这件工作必须完成，它实在讨厌，所以我能拖便尽量拖”和“这不是件令人愉快的工作，但它必须完成，所以我得马上动手，好让自己能早些摆脱它”。当有了动机，迅速踏出第一步是很重要的。不要想立刻推翻自己的整个习惯，只需强迫自己现在就做你所拖延的事情。每天从清单中挑出最不想做的事情先做。

D．遵循20比80定律

做重要的事，而不是紧急的事。

E．安排“不被干扰”时间

每天至少半小时到一小时。

F．严格规定完成期限

帕金森在其所著的《帕金森法则》中，写下这段话:“你有多少时间完成工作，工作就会自动变成需要那么多时间。”

G．做好时间日志

每天记录时间，分析浪费了哪些时间。

H．学会列清单

I．同一类的事情最好一次把它做完

8、时间管理工具

A．手写便签

B．日事清

C．时间表

D．提醒事项

E．OUTLOOK任务