关于规范公文管理的通知

第一章总则

第一条为适应学校党的机关工作的需要，实现党的机关公文处理工作的科学化、制度化、规范化，根据《中国共产党机关公文处理条例》和学校实际，特制定本办法。

第二条学校党的机关的公文，是学校党委实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达党的路线、方针、政策，指导、布臵和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。

第三条公文处理是包括公文拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作。

第四条公文处理应当坚持实事求是、按照行文机关要求和公文处理规定进行的原则，做到准确、及时、安全、保密。

第五条学校党委办公室主管全校党的机关公文的处理工作，并对下级党组织的公文处理工作进行业务指导。

第六条各党总支、直属党支部、党委各部门应当指定专人负责公文处理工作。并逐步改善办公手段，努力提高工作效率和质量，秘书人员应当具有较高的政治和业务素质，工作积极，作风严谨，遵守纪律，恪尽职守。

第二章公文种类

第七条：学校党的公文种类主要有：

(一)决议用于经会议讨论通过的重要决策事项。

(二)决定用于对重要事项作出决策和安排。

(三)指示用于对下级组织布臵工作，提出开展工作的原则和要求。

(四)意见用于对重要问题提出见解和处理办法。

(五)通知用于发布党内法规，任免干部，传达上级机关的指示，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批准下级组织的公文，发布要求下级组织办理和有关单位共同执行或者周知的事项。

(六)通报用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

(七)公报用于公开发布重要决定或者重大事件。

(八)报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关的询问。

(九)请示用于向上级机关请示、批准。

(十)批复用于答复下级机关的请示。

(十一)规定用于特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

(十二)函用于机关之间商洽工作，询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。

(十三)会议纪要用于记载会议主要精神和议定事项。

第三章公文格式

第八条党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机

关、印制版记组成。

(一)版头由发文机关学校党委或党委各部门全称或者规范化简称加“文件”二字或者加括号文种组成，用套红大字居中印在公文首页上部。联合行文，版头可以用主办机关名称，也可以并用联署机关名称。

(二)份号公文印制份数的顺序号，标注于公文首页左上角。秘密公文应当标明份号。

(三)密级公文的秘密等级，标注于份号下方。

(四)紧急程度对公文送达和办理的时间要求，紧急文件分别标明“特急”、“加急”。

(五)发文字号由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成，标注于版头下方居中或者左下方。联合行文，一般只标注主办机关的发文字号。

(六)签发人上报公文应当在发文字号右侧标注“签发人”及签发人姓名。

(七)标题由发文机关名称、公文主题和文种组成，位于发文字号下方。

(八)主送机关主要受理公文的机关。应当用全称或者规范化简称或者同类型机关的统称，位于正文上方，顶格排印。学校党的机关行文，主送机关统一使用，“各党总支，直属党支部，党委各部门”。

(九)正文公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或者主送机关下方。

(十)附件公文附件，应当臵于主件之后，与文件装订

在一起，并在正文之后，发文机关署名之前注明附件的名称(十一)发文机关署名应当用全称或者规范化简称，位于正文的右下方。

(十二)成文日期一般署会议通过或者领导人签发日期；联合行文署最后签发机关领导人的签发日期；特殊情况署印发日期，应当写明年、月、日，位于发文机关署名右下方。决议、决定、规定等不标明主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位臵。

(十三)印章除会议纪要和印制的有特定版头的普发性公文外，公文应当加盖发文机关印章。

(十四)印发传达范围加括号标注于成文日期左下方。

(十五)主题词按上级机关的要求和《公文主题词表》标注，位于抄、送机关上方。

(十六)抄送机关指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。抄送机关标注于印制版记上方。

(十七)印制版记由公文印发机关名称、印发日期和印发份数组成，位于公文末页下端。

第九条公文从左至右横排；用纸幅面可采用16开型(长260毫米、宽184毫米)，也可采用国际标准A4型(长297毫米、宽210毫米)。左侧装订。

第十条学校党的机关公文版头的主要形式及适用范围：

(一)《中国共产党吉首大学委员会文件》(校党发)。主

要发布校党委的重大决策和重要工作部署，批准各党总支、直属党支部重要事项的报告、请示。

(二)《中国共产党吉首大学委员会》(校党委)主要用于发布党务方面的重要事项，向上级党委请示工作，批复各总支、直属党支部有关党内重要事项的请示。

(三)《中国共产党吉首大学委员会》(校党委干)主要用于发布干部任免、干部待遇的通知以及向上级党委请示此类问题，批复党总支、党支部的设臵、换届事项等。

(四)《中共吉首大学委员会办公室文件》(校党办发)主要用于传达校党委指示，根据校党委授权，转发各党总支、直属党支部的请示报告等，代校党委发布某些事项，发布党委办公室职权范围内的重要事项。

(五)《中共吉首大学委员会办公室》(校党办)主要用于向上级党委办公厅(室)报告、请示工作，根据授权、代校党委批复请示事项，发函与有关部门商谈工作或者询问和答复问题，发布党委办公室职权范围内的一般性事项。

(六)《中共吉首大学委员会办公室》(业务通报)，主要用于通报党办系统业务工作的情况、刊登有关本系统业务工作的领导讲话、经验材料等。

(七)《中国共产党吉首大学委员会(办公)会议纪要》，用于记载和传达贯彻党委(办公)会议议定的事项。

(八)《中国共产党吉首大学纪律检查委员会文件》，用于校纪委发布职权范围内的事项，向学校党委、上级纪委报告、请示工作。

(九)《中共吉首大学委员会××部》用于除党委办公室以外的党委各部门发布本部门职权范围内的事项，向学校党委报告、请示工作。

第四章行文规则

第十一条行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精。可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。

第十二条行文的基本原则

(一)坚持党政职责分开。凡属行政职权范围的由校行政行文，一般情况下，行政系列的部门或单位呈报的事项，由行政单独批复、批转。

(二)尽量减少联合行文。必须党政联合行文，应是学校的重要决策、重大事件、重大行动的安排，且需党政部门周知或共同执行的。除此之外，原则上不联合行文。

(三)严格办文程序。凡以学校党委或党委办公室名义发出的文稿，一律要先经党委办公室具体负责校核，按程序送审报批；各党总支、直属党支部、党委各部门凡需以校党委或党委办名义行文的文稿，一律先经本单位校核，并经单位负责人签署或加盖公章后，再送党委办按程序送审报批，不要先直接送党委领导同志审查。

(四)严格控制发文。贯彻上级文件精神，没有提出实质性意见，只是为了表态的，不行文。每年都抓的日常工作，对下级没有新的规定和要求的，原则上不行文。除中央领导同志、省州委领导和省高校工委领导来校考察的重要谈话印

发党委文件外，校党委领导同志的讲话一般不以文件形式发文。不论以何种形式已传达或部署的事项，一般不再行文第十三条学校党的机关的行文关系，根据各自的隶属关系和职权范围确定。

(一)向上级机关行文，应当主送一个上级机关；如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送，不得一文写多个主送机关。不得越级向上级机关行文，尤其不得越级请示问题，因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关。

(二)党委各部门在各自职权范围内可以向各党总支、直属党支部行文发布一般性事项。部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。

(三)党委各部门之间，党委部门与其他同级部门之间必要时可以联合行文。

(四)不相隶属机关之间一般用函行文。

第十四条向上级机关请示问题，应当一文一事，不应当在非请示公文中夹带请示事项。请示事项涉及其他部门业务范围时，应当经过协商并取得一致意见后上报；经过协商未能取得一致意见时，应当在请示中写明。除特殊情况外，各党总支、直属党支部、党委各部门请示应当送办公室按规定程序处理，不应直接送领导者个人。党委各部门应当向本级党委请示问题。未经本级党委同意或授权，不得越过本级党委向上级党委主管部门请示重大问题。

第十五条对各党总支、直属党支部、党委各部门不符

合行文规则的上报公文，办公室应退回呈报单位。

第五章公文起草

第十六条起草公文应当做到：

(一)符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示，完整、准确地体现发文机关的意图，并同现行的有关公文相衔接。

(二)全面、准确地反映客观实际情况，提出的政策、措施切实可行。

(三)观点明确，条理清晰，内容充实，结构严谨，表述准确。

(四)开门见山，文字精炼，用语准确，篇幅简短，文风端正。

(五)人名、地名、时间、数字、引文准确。文字、标点符号的用法符合国家的标准，计量单位和数字用法符合国家主管部门的规定。

(六)文种、格式使用正确。

(七)杜绝形式主义和繁琐哲学。

第十七条起草党委重要公文，应由党委领导同志亲自动手或亲自主持、指导，进行调查研究和充分论证，征求各方意见。

第六章公文校核

第十八条公文文稿送领导人审批之前，应当由办公室进行校核，公文校核的基本任务是协助领导人保证公文的质量。

(一)凡以“校党发”、“校党委”、“校党办发”为代字发文的文稿，一律由党委办公室校核，由秘书按办文程序送审报批。

(二)校党委(办公)会议纪要和党委领导同志主持召开的其他工作的专题性会议纪要，由党委办公室秘书或领导同志临时指定的同志校核、送审报批。

(三)以“校党干”为代字发文的文稿，一律由党委组织部按办文程序校核，送审报批。

(四)以“党委办”、“业务通报”为代字发文的文稿，由秘书按办文程序校核，送审报批。

第十九条公文校核的主要内容是：

(一)报批程序是否符合规定；

(二)是否确需行文；

(三)内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示精神，是否符合学校实际，体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接；

(四)涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见；

(五)所提措施和办法是否切实可行；

(六)人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发传达范围、主题词是否准确、恰当，汉字、标点符号、计量单位、数字的用法及文种使用、公文格式是否符合本办法的规定。

第二十条文稿如需作较大修改，应当与原起草部门协

商或请其修改。已经领导人审批过的文稿，在印发之前，应再次校核。校核时如需作涉及内容的实质性修改，须报原审批领导人复审。

第七章公文签发

第二十一条公文需经本机关领导人签发。重要公文应当由主要领导签发。联合发文，需经所有联署机关的领导人会签。党委办公室根据党委授权发布的公文，由被授权者签发或者按照有关规定签发。领导人签发公文应当明确签署意见，并写上姓名和时间。若圈阅，则视为同意。

第二十二条学校党委文件的审批权限：

(一)以党委名义制发的涉及学校全局工作的方针、政策性文件，需经党委会议讨论通过，由党委书记或受委托的党委领导签发。

(二)以党委名义制发的涉及某一方面工作的文件，一般由分管这方面工作的党委副书记签发，涉及重要事项的由党委书记签发，常规性文件可由主管的党委委员签发。

(三)以党委办公室名义制发的涉及面较广、内容重要的文件，一般由分管的副书记或受委托的党委委员签发，内容特别重要的，由党委书记签发。

(四)以党委办公室名义制发的涉及面较广的常规性文件，一般由党委委员、办公室主任或受委托的办公室副主任签发。发布办公室职权范围内事项的文件和办公室业务工作事项的文件，由办公室主任或受委托的办公室副主任签发。

(五)党委(办公)会议纪要，由主持会议的党委领导签

发。

第八章公文办理和传递

第二十三条公文办理分为收文办理和发文办理。收文办理包括公文的签收、登记、拟办，请办、分办、传阅、承办和催办等程序。公文经起草、校核和领导审批签发转入发文办理，发文办理包括公文核发、登记、印制和分发等程序。

(一)签收收到有关公文，秘书以签字和盖章的方式给发文方以凭据。签收时应当逐件清点，发现问题及时查询，并采取相应的处理措施。急件应注明签收的具体时间。

(二)登记公文办理过程中就公文的特征和办理情况进行记载，应将公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、呈送机关、份数、收文日期及办理情况等逐项填写清楚。

(三)拟办秘书对登记好的公文提出办理意见，并提供必要的背景材料送办公室主任批示。

(四)请办办公室主任根据授权或按规定将需要办理的公文注请主管领导人批示或者主管部门研办。对需要两个以上部门办理的，应当指明主办部门。

(五)分办秘书根据有关规定或者办公室主任批示将公文分送有关领导人和部门。

(六)传阅秘书根据领导人指示或授权，按照一定的程序将公文送有关领导人阅知或批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，避免漏传、误传和延误。

(七)承办主管部门对需要办理的公文进行办理。属承办部门职权范围内可以答复的事项，承办部门应当直接答复呈文机关；凡涉及到其他部门业务范围的事项，承办部门应主动与有关部门协商办理；凡须报请学校党委决定的事项，承办部门应提出处理意见并代拟文稿，一并送办公室办理。

(八)催办办公室对公文的承办情况进行督促检查。催办贯穿于公文处理的各个环节，对紧急或重要公文应当及时催办，对一般公文应当定期催办，并随时或者定期向党委领导反馈办理情况。

(九)核发办公室在公文正式印发前，对公文的审批手续、文种、格式等进行复核，确定发文字号、分送单位和印制份数。

(十)印制应当做到准确及时、规范、保密。

第二十四条公文办理过程中，应当使用符合存档要求的书写材料，需要送请领导人阅批的传真件，应当复制后办理。

第二十五条秘密公文应当通过机要交通(或机要通信)传递、密电传输或者计算机网络加密传输，不得密电明传、明电密电混用。

第九章公文管理

第二十六条党的机关公文应当发给组织，由专人统一管理，一般不发给个人。公文专管人员应高度负责，切实做好公文管理，既发挥公文效用，又有利于公文保密。

第二十七条党的机关秘密公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行，下级机关，不相隶属机关如需变更，须经发文机关批准。

第二十八条公开发布党的机关公文，须经发文机关批准。复制上级党的机关的秘密公文，须经发文机关批准或者授权，翻印件应当注明翻印机关名称、翻印日期和份数；复印件应当加盖复印机关的戳记。

第二十九条汇编上级党的机关秘密公文，须经发文机关批准或授权。公文汇编本的密级按编入公文的最高密级标注并进行管理。

第三十条绝密公文应当由专人管理，并采取严格的保密措施。秘密公文应当按照规定进行清理、清退和销毁，并向主管机关报告公文管理情况。销毁秘密公文，必须严格履行登记手续，经主管领导人批准后，由二人监销，保证不丢失，不漏销。个人不得擅自销毁公文。

第三十一条公文办理完毕后，办文部门应当按照有关规定将公文定稿、正本和有关材料收集齐全，进行立卷归档。个人不得保存应当归档的公文。两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关立卷归档。相关机关复制保存。

第三十二条公文处理必须严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及有关保密法规，遵守党的保密纪律，确保党和国家秘密的安全。凡泄露或出卖党和国家秘密公文的，依照有关法律、法规的规定进行处理。

第三十三条党内秘密公文密级按其内容及如泄露可能

对党和国家利益造成危害的程度划分为“绝密”、“机密”、“秘密”，不公开发表又未标注秘密的公文，按内部公文管理。学校党委在拟制公文时，应当根据公文的内容和工作需要，严格划分密与非密的界限；对于需要保密的公文，要准确标注其密级。公文密级的变更和解除，由发文机关或上级机关决定。

第三十四条本办法自发布之日起实行。

某公司公文管理规范

**公司公文管理规范一、目的为保障公司各项政策、规章、政令、业务指导性文件等及时、有效地贯彻和执行，特制定本规定。二、适用范围本办法适用于**有限责任公司（以下简称公司）及下属机构、子公司。三、定义公文是公司贯彻各项政策、规章、政令、业务指导性文件的有效载体。包括：1.以公司名义及以公司各单位（体系）名义下发的通报、通知、指导书、会议通知、会议纪要等等。 2.公司正式签发的高管例会及办公例会会议纪要。 3.以公司名义对政府机构或外单位发出的汇报、请示、情况说明、对外公函等。 4.各子公司正式签发的红头文件。四、职责 1.签发权 1.1公司整体红头文件由总经理签发。 1.2以各单位（体系）名义下发的红头文件由分管副总经理签发。 1.3子公司红头文件由子公司总经理或由其授权的子公司副总经理签发。 2.发文权：总经办/子公司综合办公室。五、管理制度 1.公文的常用种类 1.1请示

请上级部门请求指示和批准，用“请示”。 1.2报告向上级部门汇报工作，反映情况，答复上级的询问用“报告”。 1.3意见用于对重要问题提出见解和处理办法, 用“意见”。 1.4通知批转下级的公文或转发上级和不相隶属单位的公文，传达上级的指示，要求下级部门办理或者需要周知和执行的事项，用“通知”。 1.5通报表扬好人好事，批评错误，传达重要情况的事项，用“通报”。 1.6规定/办法/制度对下级部门布置工作，阐明工作活动的指导原则，用“规定”、“办法” 或“制度”。 1.7决定、决议对某些问题或者重大行动作出安排，适用于重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级部门不适当的决定事项。用“决定”。经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。 1.8会议纪要传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的文件用“会议纪要”。 2.公文的格式

公文规范管理制度

陕铁集团汉中钢铁有限责任公司公文规范管理制度办公室二0一一年十月

陕钢集团汉中钢铁有限责任公司公文规范管理制度一、为了进一步加强文秘管理，提高工作效率，推进公司管理水平的提高，根据《国家行政机关公文处理办法》、《陕西省国家行政机关公文处理实施办法》、《国家行政机关公文格式》和结合公司实际，制定本制度。二、本制度包括： 1、陕钢集团汉中钢铁有限责任公司公文处理办法 2、国家行政机关公文处理办法 3、国务院办公厅关于实施《国家行政机关公文处理办法》涉及的几个具体问题的处理意见 4、国家行政机关公文格式 5、陕西省国家行政机关公文处理实施办法 6、国务院公文主题词表 7、出版物数字用法的规定 8、中华人民共和国标准标点符号用法 9、中华人民共和国法定计量单位 10、中华人民共和国国家标准校对符号及其用法三、本制度发放范围：陕钢集团汉中钢铁有限责任公司下属各单位、部门。四、制度下发后，各单位应认真遵照制度规定，规范公文程序及格式。五、本制度自发布之日起执行。六、本制度由办公室负责解释。 - 1 -

陕钢集团汉中钢铁有限责任公司公文处理办法一、基本要求 1、严格控制行文数量。按照“精简、效能、规范”的原则，凡可以通过其它方式处理的事项，坚决不发文；行文应当确有必要，注重效用，从严控制发文数量。 2、发文要求双面印制。拟文单位不得自行印制，一律由办公室审核、统一印制（拟文单位提供已核对过的电子版本）。二、公文种类 1、命令（令）适用于公司有关企业法规规章的公布以及实施法规、规章的行政措施；宣布施行重大强制性行政措施。嘉奖有关单位及部门不使用此文种。 2、决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 3、公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 4、通告适用于公布企业各单位及企业周边应当遵守或者周知的事项。 5、通知适用于批转下级单位的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，印- 2 -

公文管理规定

公文管理规定为加强公司公文管理工作，使之规范化、制度化、科学化，不断提高公文处理工作的质量和效率，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号），结合公司工作实际，出台本规定。一、党政机关公文种类根据“条例”规定，公文种类分15种： 1、决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。 2、决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 3、命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。 4、公报。适用于公布重要决定或者重大事项。 5、公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 6、通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 7、意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。 8、通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。 9、通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

10、报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。 11、请示。适用于向上级机关请求指示、批准。 12、批复。适用于答复下级机关请示事项。 13、议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。 14、函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 15、纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。二、行文规则行文规则是制发公文必须遵循的基本准则。公司行文应遵循以下基本规则： 1、行文原则：实事求是、精干高效、集中统一、确有必要、注重效用。 2、行文权限：（1）上行文。根据工作需要，行文单位可以直接向其股东单位、上级行政或业务主管部门行文。一般情况，不越级行文。（2）平行文。公司根据业务关系和工作需要，可以向系统内其他同级单位和不同系统各单位间行文。（3）下行文。根据隶属关系，公司可以对直属公司、控股公司、参股公司直接行文。（4）联合行文。公司同级单位或公司同其它相应单位可以联合行文。

公司文件管理规范

王88

目录一、制定目的 (2) 二、适用范围 (2) 三、各部门职责 (2) 四、文件类型定义 (3) 五、文件格式及标准 (4) 5.1公文（包括公告和通知等） (4) 5.2红头文件 (5) 5.3质量体系文件 (6) 5.4管理性文件 (7) 5.5通用文件、表格文件 (8) 5.6合同性文件 (9) 六、文件管理 (11) 6.1文件记录编号、发放 (11) 6.2文件的归档 (11) 6.3外来文件接收与归档 (11) 七、其他规定 (11) 八、附文件模板 (11)

公司文件管理制度一、制定目的为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司文件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，便于文档的识别、追溯和控制，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。二、适用范围适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。三、各部门职责 3.1综合部负责公司公文、质量管理体系、管理制度、行政性文件、法律法规文件、政府相关外来文件的收录、发布、归档等的管理，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监督。 3.2采购部负责采购合同的归档、保管工作；销售部负责报价单及合作客户相关资料的归档、保管工作；销售合同及其他行政类文件资料由综合部负责归档、保管； 3.3各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责

文件的收录、发布、归档等的管理。 3.4综合部负责公司所有文件的统筹管理；四、文件类型定义 4.1红头文件：针对公司党支部下发文件及其他特别需求的红头说明文件： 4.2公文（企业通知、公告、通报、通告、决定、意见、请示、批复、函等），其明确了发布范围，是向公司内部宣布重要事项时使用的文件。公文具有庄重性、广泛性和周知性特点； 4.3质量体系文件：质量方针、质量目标、质量手册、质量体系程序文件、质量计划及质量体系运行过程中形成的文件。 4.4管理性文件：公司管理规章制度、工作流程、规范/规定等。为达到公司管理目标，明确制定的指导性文件，以达到统一思想、统一方法和统一行动的目的。 4.5技术性文件：设计方案、研发文件、设计图纸、投标文件规范等。（涉及文档类内容未清楚） 4.6通用文件、表格文件：是表达、解释工作结果和业务信息所运用的数据传递形式，能够清晰简明地传递所需要表达的信息； 4.7保密文件：凡是涉及薪资、财务、成本、营销策略以及客户信息的各类形式的公文、制度等文件，均属于保密文件； 4.8外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件。(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等）。

公文规范管理制度

公文规范管理制度一、目的：为了保证公司及各部门更加标准和规范的开展工作，使公司全员通过公文，沟通信息、了解情况、掌握实情，从而提高办事效率和管理质量，特制订本制度。二、适用范围：综管部三、职责：文件表达确凿，提高发文质量四、全公司所有文件均由综管部统一下发，其他部门一律不得自行向下发送正式文件。各部门如需向下安排严重工作，发文者应向总经理提出发文申请，并将文件底稿交综管部审核后发文。五、发文内容： 1.凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、通报、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。 2.公司下发文件主要用于： 1)公布公司规章制度； 2)传达公司管理层制订的文件； 3)公布公司体制机构变动或干部任免事项； 4)公布公司的巨大成果、经营管理、会议纪要、生活福利等工作的决定；5)发布有关奖惩决定和通报； 6)其他有关公司的巨大事项。六、文件种类及作用：决定、决议：适用于对严重事项、巨大工作安排、公司各项管理制度（规范、办法、条例等）、严重通知和公司管理者特别要求的公文等。

经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。如：关于×××的×××决议、关于×××的×××决定、关于×××的通知等。通知、通报：适用于宣布或公布严重事项或应当遵守或者周知的事项。 1)通知：传达公司管理者的指示，要求下级部门办理或者需要知道的事项，用“通知”。2)通报：公司取得的优良业绩、表扬好人好事、批评处罚、传达严重情况，用“通报”。七、文件的分类、编号及发文程序 1.公司所发文件、会议纪要、通报等均应要进行分类存档，以便查阅。公司制定统一的文件编号：华ｘ字【2012】第ｘ号。文件分类以下列格式为准：综字【2012】第0号--表示由公司综管起草下发的大凡行政公文；财字【2012】第0号--表示由财务部起草的有关财务制度的文件；生字【2012】第0号--表示由生产技术部起草有关生产技术的文件；商字【2012】第0号--表示由商务部起草的有关商务对内、对外函件及文件。 2.原则上各部门为本部门业务文件的起草人，也可由综管部代为起草，但成文后应由所涉及的业务部门进行会签。 3.各类文件下发均由综管部最后审阅、定稿后，呈总经理或董事长批准签发。 5. 9.

关于集团公司文件管理的若干规定

关于集团公司文件管理的若干规定为规范集团公司文件管理的运作程序，利用好文件资源，提高工作效率，强化基础管理，根据集团公司的实际情况，特拟定本管理办法。纳入本规定管理的文件包括：第一，集团公司内部请示、报告的管理；第二，集团公司发文管理；第三，外来公文管理；第四，内部传阅文件的管理。一、集团公司内部请示、报告的管理（一）集团公司内部的请示、报告是指集团公司内部各部门及二级公司在日常工作与生产经营活动过程中所需作出重要决定或处理重要事件时，需要获得集团公司领导明确的批示意见的书面文件。事先汇报为请示，事后汇报为报告。（二）请示、报告的形成 1）部门认为有必要形成书面请示、报告时，由经办人起草文稿，并填写《集

团公司内部请示、报告单》（见附件一），交部门负责人审核签字，如事由涉及其他部门，由所涉及部门负责人签署会办意见后，统一报送总裁办公室总裁秘书。 2）二级公司的请示、报告参照部门的运行方式执行。外地二级公司的请示、报告可以传真、快递、挂号信及E—mail等形式呈报。（三）请示、报告的报批、回复与督办 1）总裁秘书收到部门或二级公司的请示、报告后，负责做好登记编号工作。 2）请示、报告执行逐级报批制。上报的请示、报告由总裁秘书按文件的内容情况分呈主管领导审批；当认为需要时，由主管领导签署意见后，报总裁阅示；报董事会审批的文件，由总裁确定。 3）请示、报告必须注明主呈的集团公司领导。二级公司报送请示、报告时，同时还必须注明主送部门与抄送部门，由总裁秘书在呈报集团公司领导前，先送主管部门与会办部门流转签署处理意见。 4）请示、报告由总裁秘书负责反馈。若请示、报告需

公文处理管理规范

公文处理治理规定 1、目的为使本公司的公文处理工作进一步规范化、制度化、科学化，参照《国家行政机关公文处理方法》和《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999），结合公司的实际情况，特制订本规定。 2范围 a) 本规定对公文处理的程序、行文关系、公文撰写等方面的治理作出了规定； b) 适用于济南林海装饰工程有限公司本部及所属各项目经理部； c) 同样适用于公司内部网信息公布审批程序。 3定义 a) 公文是公司实施QEO治理过程中所形成的具有法定效力的规范体式的公务文书，是传达贯彻上级单位的方针、政策，公布公司的规章和措施，请示和答复问题，安排生产经营活动，布置和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具； b) 公文处理是指公文的办理、治理、整理（立卷）、归档等一系列相

互关联、衔接有序的工作。 4职责 a) 行政人事部是公司公文处理治理机构，负责公司公文的统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁，并指导各部门的公文处理工作； b) 各部门是部门公文处理治理机构，负责部门公文的统一发放、传递、立卷、归档和销毁。各部门应当设专职或兼职文秘负责公文处理工作。 5程序 5.1公文种类公司常用的公文种类要紧有： 5.1.1 决定适用于对重大事项或重大行动作出安排。 5.1.2 通知适用于公布规章制度；转发上级单位的公文；要求办理和需要各部门周知或共同执行的事项；任免和聘用干部。 5.1.3 通报适用于表彰先进，批判错误，传达重要精神或情况。

5.1.4 报告适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问。 5.1.5 请示适用于公司向上级单位请求指示、批准。 5.1.6 批复适用于答复所隶属单位请求事项。 5.1.7 函适用于不相隶属单位之间、投资或合作伙伴之间相互商洽工作、询问和答复问题，向其他业务主管部门请求批准等。 5.1.8 会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项。 5.2公文格式公文格式由文头、行文、文尾三部分组成。 5.2.1 文头部分包括文头名称、发文字号等项，若系密级文件和紧急公文，则还应包

公司公文管理规范

**公司公文管理规范一、目的为保障公司各项政策、规章、政令、业务指导性文件等及时、有效地贯彻和执行，特制定本规定。二、适用范围本办法适用于**有限责任公司（以下简称公司）及下属机构、子公司。三、定义公文是公司贯彻各项政策、规章、政令、业务指导性文件的有效载体。包括： 1.以公司名义及以公司各单位（体系）名义下发的通报、通知、指导书、会议通知、会议纪要等等。 2.公司正式签发的高管例会及办公例会会议纪要。 3.以公司名义对政府机构或外单位发出的汇报、请示、情况说明、对外公函等。 4.各子公司正式签发的红头文件。四、职责 1.签发权 1.1公司整体红头文件由总经理签发。 1.2以各单位（体系）名义下发的红头文件由分管副总经理签发。 1.3子公司红头文件由子公司总经理或由其授权的子公司副总经

理签发。 2.发文权：总经办/子公司综合办公室。五、管理制度 1.公文的常见种类 1.1请示请上级部门请求指示和批准，用“请示”。 1.2报告向上级部门汇报工作，反映情况，答复上级的询问用“报告”。 1.3意见用于对重要问题提出看法和处理办法, 用“意见”。 1.4通知批转下级的公文或转发上级和不相隶属单位的公文，传达上级的指示，要求下级部门办理或者需要周知和执行的事项，用“通知”。 1.5通报表扬好人好事，批评错误，传达重要情况的事项，用“通报”。 1.6规定/办法/制度对下级部门布置工作，阐明工作活动的指导原则，用“规定”、“办法”或“制度”。 1.7决定、决议

对某些问题或者重大行动作出安排，适用于重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级部门不适当的决定事项。用“决定”。经过会议讨论经过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。 1.8会议纪要传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的文件用“会议纪要”。 2.公文的格式 2.1公文格式一般包括：标题、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送(抄报)单位、公文字号、主题词等。 2.2标题及主题词为3号黑体加粗，正文为小四宋体，段间距为 1.5倍行距。 2.3公文纸一般采用国际标准A4型（297MM×210MM），左侧装订。 3.公文的编号 3.1以公司名义下发的文件编号

公司公文管理规定

公司公文管理规定第一条目的为了使公司公文处理工作规范化、制度化，结合公司的实际情况，特制定本规定。第二条定义是指公司内部以及和其它组织之间为处理组织内外事务而形成各种来往和记录的文本。第三条使用公文的种类公司使用公文的种类有：决定、决议、公告、通知、通报、章程、制度、规定、条例、报告、请示、批复、函、会议纪要、工作志、工作简报、大事记、通告。第四条公文格式从格式上将公司目前的公文分为4类，即红头文件、内部通告、会议纪要、工作报告，各公文格式家具体见附件。 1、红头文件适用范围：主要用于印发制度、规定，重要工作计划、机构和人事异动等公司或公司一级部门的重要文件。公司一级部门（直属公司管辖）所有的红头文件须抄报公司领导及抄送公司人事行政部，公司二级（公司一级部门以下各部门）及以下部门不得印发红头文件。 2、内部通告适用范围：主要用于内部日常事务性工作或内部工作联络的公司或部门一般性文件。 3、会议纪要适用范围：主要用于记录公司或部门经营与重要工作会议主要内容与决议的文本。 4、工作报告适用范围：主要用于下级机构向上级机构定期汇报工作情况和工作计划，提出工作建议的文件。公司工作报告分工作周报、工作月报、年度工作报告3种。第五条处理公文的表格公司处理公文的表格为《公司公文审批表》（见附件），适用于处理各种公文。第六条公文密级公司公文的密级分为“普通”、“机密”、“绝密”三级，具体密级和保密期限由拟办部门根据公司有关规定提出。第七条公文处理时限除有专门规定外，公文的处理时限一般为2个工作日，公文每个分流环节的时限为0.5小时，每个审核、审批环节的时限为1个工作日，紧急公文需即时处理。

集团总裁办公文管理规定

集团总裁办公文管理规定 Document number：PBGCG-0857-BTDO-0089-PTT1998

1、目的为使公文处理工作更加规范、标准，提高行政公文质量和公文处理效率，根据国务院《国家行政机关公文处理制度》，结合集团公司实际情况，特制定本制度。 2、适用范围适用于集团公司及下属子分公司的公文管理。 3、术语和定义公文：指公司在行使管理职能过程中所形成的具有特定效力和规范体式的公务文书。是公司有效进行生产经营及管理活动的载体和工具。通知：用于发布公司的规定、办法、实施细则等规范性文件，印发公司的规划、计划、工作要点、总结等事务性文件，传达要求公司工作人员办理的事项等。通报：对公司重要情况以书面形式告知相关单位及人员，适用于表彰、批评事项、工作完成事项等。报告：适用于子分公司向集团公司、下级向上级以及向政府行政主管机关、审批机关汇报工作、反映情况等，向集团公司或下级向上级呈报。请示：适用于子分公司向集团公司、下级向上级以及向政府行政主管机关、审批机关请求指示、批准，向集团公司或下级向上级呈报。意见：适用于对公司的有关问题提出见解和处理办法。会议纪要：适用于记载、传达公司会议情况和议定事项。 4职责总裁办：公司行政公文的主管部门。负责集团公司公文处理及公文管理的监督指导。子、分公司综合部：其子分公司的公文管理归口部门。 5.管理细则

公文标题规范写法公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除规定、办法等名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题应当用小2号黑体字，可分一行或多行居中排布。回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。 5.1.2公司公文的发文字号由公司规定，包括发文单位代字、年份、序号。年份、序号用阿拉伯数码标识。年份应标全称，用弧形括号“（）”括入。发文字号用5号宋体字，在发文机关标识下空2行居中排布。 5.1.3发文单位应使用单位全称。 5.1.4主送单位指公文的主要受理单位。主送单位应使用单位全称或者规范化简称、统称。 5.1.5公文正文位于主送单位名称下一行，用小3号仿宋字体。每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。 5.1.6公文如有附件，在正文下空1行，左空2字，用小3号仿宋字体标识“附件”，后标全角冒号和名称。如有多个附件，应使用阿拉伯数码标明序号（如：“附件：1.××××”）。附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。 5.1.7公文除“会议纪要”和以部门名义发出且部门无单独印章的以外，均应加盖发文单位印章。

文件管理规范

文件管理规范总则一、为加强对各类文件的统一管理，减少文件数量，提高发文质量和组织管理工作的效率，充分发挥文件在各项工作中的先导作用，结合公司的实际情况，制订本制度。二、本制度所称“文件”是指公司的所有文本文件和电子文件，包括：（一）外来文件；（二）公司公文文件。三、文件管理包括文件的收发、保管、作废等。四、公司各类文件由行政负责部门归口管理，其他部门、项目公司负责与其业务有关的文件的管理。外来文件的管理一、外来文件包括：（一）法规性文件，包括国家、省、市颁布的相关法律、条例、通知以及行业规范、标准等。（二）行业主管部门和相关单位的来函、来文；（三）业务往来单位的商务信函等。二、公司各级人员在外出时应注意收集与公司及个人业务有关法规性文件。获得外来文件后，当事人应识别文件的内容、性质。涉及其它部门、人员业务的，应主动告知其它部门和个人，并在取回文件后日内将文件原件交公司机要室，个人可根据需要保存文件复印件。三、各部门、项目公司每月向人事行政部报送《外来文件登记表》。人事行政部汇总后，以适当方式予以公布，以便外来文件在公司的共享利用。四、公司各部门、区域公司及项目公司负责人应在本单位内指定专人下载与本单位职

责相关的法规性文件，并根据文件内容转交给集团人事行政部存档和相关集团领导审阅。五、文件接收人员在接收行业主管部门和相关单位的来函、来文时，应注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁的函件可拒绝签收。签收后的来函、来文应在当日内交人事行政部，由办公室行政文员拆封。办公室行政文员根据文件内容，送交公司有关领导、有关部门、项目公司，并在《外来文件登记表》上做好登记。六、文件接收人员在收到各类商务信函后，根据信封的内容分别采取以下处理方式：（一）注明收件人姓名或职务的，应直接交收件人；（二）注明接收部门的，应直接交部门；（三）收件人是公司的，全部交人事行政部处理。七、任何人员严禁拆看其他人员的信函。错投或误拆的，应及时转交收件人。私自拆看他人信函的，收件人可追究当事人的民事责任。公文文件一、公文文件是指公司在经营管理过程中以公司名义发出的形成具有管理效力和规范体式的文件。命令、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报等。是传达贯彻上级方针、政策，发布规章制度，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。二、字体字号 1、公司头字体：隶书，字号：小初 2、文头字体：黑体，字号：小三 3、正文标题字体：宋体，字号：三号，加粗 4、正文内容字体：宋体，字号：四号 5、文尾字体：宋体，字号：小四，主题词加粗三、公文种类 (一)命令(令) 适用于集团公司下达各项重要指令。

公司文件管理规定参考

公司文件管理规定 1.目的和作用公司的文件资料是公司的重要财富，加强对文件的管理，使文件在经营管理中充分发挥信息导向作用，保障和促进宫缩各项经营活动的顺利进行，是公司管理层的重要工作。为实现文件管理的程序化、规范化，使文件的管理既高效又安全，特制定本规定。 2.管理职责公司的文件管理统一由总经办归口负责。应加强队本部门秘书工作人员的业务培训，抓好文件的立卷归档、存放保管以及文件使用各环节的管理程序。并对各职能部门的文件管理工作进行指导和工作检查。 3.文件立卷归档管理秘书部门对公司文件的立卷归档，应按照以下程序做好工作： 3.1收集立卷文书材料。应坚持平时随时收集文件进行归档，以保证文件材料的完整，对于办理完毕的文件材料应及时收回，对于会议文件要及时整理，对于本企业的对外发文要保留好底稿和正本。 3.2做好立卷类目的分类。按照不同文件的性质分成若干类别，如党政文书类、人事管理类、生产管理类、经济财务类、对外业务类等，以便于文件的管理和保管。 3.3拟定卷内文件保存价值。按照统一的原则标准，将卷内所有文件分为永久、长期、短期三种不同的保管期限。 3.4 科学、合理地排列卷内文件。应按照一定的规律排卷内文件，使文件保持条理性，一般要求是： 3.4.1 重要文件在前，次要文件在后。 3.4.2 政策性文件在前，业务性文件在后。 3.4.3 综合性文件在前，专题性文件在后。

3.4.4 正文在前，附件在后。 3.4.5 结论性文件在前，调研性文件在后。 3.5 文件装订成案卷。定卷时，在完成对卷内文件系统排列后，应编号，填写卷内目录和卷本备考表，然后填好案卷的封皮及案卷的目录，最后按规定的方式进行装订。 3.6 文件移交归档。文件完成立卷工作，就可在规定的时间移交档案室，一般都在年终时进行。移交档案时要有移交目录，双方清点后，应签字确认。 4．文件的存放管理文件的存放指日常文件的保管，主要由文秘人员负责，应做好以下方面工作： 4.1加强文件安全性的管理。 4.1.1 文件应当有一个安全的存放之处，如专门的文件室与文件柜。 4.1.2 文件应当有专人负责保管，文件存取及文件室、文件柜的锁匙保管均只得由专管人员掌握。 4.1.3 应对专管人员提出责任要求，主要应做好防盗、防火、防潮、防虫、防尘、防损等方面的工作。 4.1.4 主管人员应经常对专管员进行文件安全督察。 4.2 做好存放文件的分类工作。 4.2.1 按文件的办理情况，可分为待办件、办结件分别存放；不需办理的，作为阅知性文件存放。也可按现行文件、存档文件、余存文件、待销文件进行分类。 4.2.2 对分好类的文件按收文顺序排列，并应在保存文件的盒或袋内放入文件目录，以利查找。 4.2.3 本单位发文的存档件和余存文件应分别存放，文件发出后，要将文件底稿同正式文件放入待存档文件盒内，余存件放入余存文件袋，并在封面标上文号、余存份数，袋内还应附有余存文件登记表，使用余存文件时需在登记表上登记，收回时在表上注销。 4.3 做好文件的清退工作。 4.3.1 对于规定应办理清退的文件，秘书部门应制发清退文件通知单，并对应清退的文件加盖清退签章。 4.3.2 清退的文件按时间要求可分为以下两种：

两办,关于进一步,加强和规范,公文处理的通知

竭诚为您提供优质文档/双击可除两办,关于进一步,加强和规范,公文处理的通知篇一：关于进一步规范公文处理程序的通知关于进一步规范公文处理程序的通知各乡镇人民政府，县府各部门：为进一步促进办文规范化、制度化、科学化，提高公文处理效率和质量，依据国家和省市政府系统公文处理有关规定，现结合我县实际，就进一步规范公文处理程序通知如下：一、收文办理收文办理的主要程序为：签收、登记、分发、审稿、拟办、批办、承办、催办、办结归档。（一）签收、登记：所有报送县政府及县政府办公室的公文统一由县政府办公室综合科负责签收、登记、传递。综合科初审后，登记填写《文件处理签》、《阅办文件处理签》、《交办文件处理签》，代拟稿送秘书科进行公文处理，再送有关领导审签。正副县长、正副主任不受理和审批未经文书处理、登记请批的公文。其中乡镇政府和县府各部门送来的请示、报告由综合科转送办公室主任处理。登记工作必须在

来文的当日完成。（二）分发、拟办：根据来文性质可分为传阅件和拟办件两大类。传阅件由县府办综合科登记后分发各有关领导或科室传阅，并作好记载，传阅后及时收回。拟办件由综合科填写阅示单，由科室负责人提出拟办意见后分送有关领导批示。送领导的批示件，一般应在登记的当天送达，如领导未及时签批，由办公室主任或分管主任询问、提示。（三）审稿、批办、承办：凡领导的批示件，应由提出意见的科室按领导的批示，送达有关单位和人员承办。办理单位或人员应当及时准确，不得延误、推诿，对报告性公文原则上从交办之日起10个工作日内办理完毕，请示性公文在5个工作日内办理完毕。确因特殊情况不能按时办理完毕的，应当在回复时限内以书面形式说明理由。（四）催办：交办件一般从交出后5-7天无办理结果的即行催办。紧急件应当按照特定时限要求办理，必须指定专人跟踪督查，做好内部运转和衔接工作。（五）办结归档：办结归档的文件，由承办科室按收文顺序，在来年四月向档案室移交，个人不得保存应当归档的公文。移交时，反映文件办理过程的有关文件、资料（包括批示单、交办单、处理笺）等都应收集完整、有序。二、发文办理发文办理的主要程序为：草拟、核稿、审核、签发、缮

公司公文管理规范.doc

xxx公司公文管理规范1 公文管理规范为规范交易所公文管理，提高沟通效率，明确工作责任，特制定本管理规范。第一章目的和原则第一条目的一、建立规范的信息流动平台，通畅的工作沟通机制。二、提高工作沟通的效率。三、保证工作信息传递中的准确性、严肃性。四、明确工作责任，保证工作过程的可追溯性，提高组织执行力。第二条原则一、简化工作程序，强调工作步骤与关键节点的原则。二、明确责任，强化分工协作的原则。三、传统公文手段与现代媒体相结合原则。四、与交易所当前管理水平相结合，适当提高的原则。第二章范围第三条本规范的适用范围为大宗农产品交易所全部所属单位。

第四条本规范所指公文包括如下内容：一、由交易所总部形成的公文，包括的重大决定、重要任免、重要安排、会议纪要、规章制度及重要通报、通知；二、各部门、分市场以公文形式报送的请示、报告等；三、董事会、国家相关管理机关及其他外单位发来的公文或电子文件；四、交易所总部及各单位形成的上述公文的电子版；第三章公文形式第五条请示：向上级单位或领导请求指示、批准的事项，用“请示”。第六条报告：向上级单位或领导汇报工作，反映情况，提出意见或建议，回复上级单位询问或交办事项的处理结果，用“报告”。第七条指示：对交易所所属各部门、单位、人员布置工作,阐明工作活动的指导原则,用“指示”。第八条通知：传达指示,要求交易所所属各单位、人员办理或者需要知道的事项, 批转或转发公文,用“通知”。第九条批复：答复下级请示事项时，用批复。第十条通报：表扬,批评,传达重要情况以及需要所属各单位知悉的事项,用“通报”。第十一条决定,决议；有决策权限的领导、组织或会议对某些问题或者重大

公文字体规范-公文管理制度

公文管理制度 1.目的为提高收发文速度和质量，规范收发文秩序，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。 2.适用范围本制度适用于公司各类公文的收、发、编号、阅办、流转、归档、销毁等管理工作。3.公文的定义和分类公文是指公司在经营管理过程中形成的具有管理效力和规范体式，以纸质或电子方式为载体的文书。如政府部门函、电、来文，外联单位函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料等。常用的公文种类有：决议、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等。 4.职责 4.1.公司行政管理部是公司公文处理的归口管理部门，负责公司公文的统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作，并指导各部门的公文处理工作。 4.2.原则上行政管理部是公司公文的统一接收处。各部门、各员工因各种途径接收到的外部公文，都应及转交行政管理部编号登记处理，不得私自保留、处理。 5.收文的管理 5.1.纸质公文的签收和开启 5.1.1.以信件或快递形式寄送的公文，一律由收发室签收发放，收发室签收时应注意检查封口和邮戳。对于封口和邮票毁坏的函件应查明原因，情况不明应拒绝签收。 5.1.2.收发室工作人员应有效甄别公文或私信。 a.凡注明收件人姓名的一律交收件人本人签收（拆封后，信件内容为公函的及时交部门经理处理）； b.收件人为部门的一律交部门经理签收； c.收件人为公司的一律交行政管理部经理签收；

d.无法识别的信函一律交行政管理部签收或确认签收人。 5.1.3.凡来公司公启文件，收件人在签收和拆封时要注意检查封口和邮戳。对于封口和邮戳毁坏的函件应查明原因，并在签收时备注。对密件开口一定要查明原因、查清有无泄密并作出相关处理或应对措施。 5.2.网络公函的签收处理 5.2.1.针对无纸化、信息化办公的普及，公司根据工作需要开通行政管理部负责人（或公文管理人员）的外部网络使用权限，以方便接收外部公文。 5.2.2.对于接收到的网络公函，公文管理人员收到文件后应及时编号登记（注明发文部门（人）、收件部门（人）、收件日期、转发抄送人、处理要求及结果等），并建立电子档案。 5.2.3.公司领导、各部门员工个人如接收到网络公文，应及时转发行政管理部登记处理。5.2.4.收件人登记后的网络公函后应根据公文的处理要求及时转发、抄送各职能部门传阅、经办；无明确处理部门的公函由行政管理部经理上报公司领导批示。 5.2.5.各责任人根据网络公函的内容及重要性判别，需要打印处理的及时打印按公文管理要求处理。 5.3.公文的编号保管 5.3.1.文件管理人员对外来文件拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。 5.3.2.须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应交行政管理部办理正常编号归档、传阅处理手续。 5.3.3.本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交行政管理部进行登记编号保管，不得个人保存。 5.4.公文的阅批与分转 5.4.1.凡正式文件均需由行政管理部经理、部门经理根据文件内容和性质阅签后，由文件管理人员分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要立即办。 5.4.2.一般函、电、单据等，由文件管理人员直接分转处理。如涉及几个单位或部门会办的文件，应同主办单位或部门联系后再分转处理。 5.4.3.为加速文件运转，文件管理人员应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次分转，整个文件从接收到分转完成最迟

行政公文行文规范及管理制度

公文行文管理制度目录第一章总则..................................................................... 错误!未定义书签。第二章公文种类............................................................. 错误!未定义书签。第三章公文格式............................................................. 错误!未定义书签。第四章各类公文编制格式要求.................................... 错误!未定义书签。第四章行文规则............................................................. 错误!未定义书签。第五章发文办理............................................................. 错误!未定义书签。第六章收文办理............................................................. 错误!未定义书签。第七章公文归档............................................................. 错误!未定义书签。第八章公文管理............................................................. 错误!未定义书签。第九章附则..................................................................... 错误!未定义书签。附件文件会签表......................................................................... 错误!未定义书签。

浅谈公文管理工作规范化

浅谈公文管理工作规范化公文管理工作是一个单位不可或缺的工作内容。所谓公文，是指党政机关、企事业单位、社会团体等组织在行政管理活动或处理公务活动中形成的，按照严格、法定的生效程序和规范的格式制定的，具有一定法定效力，起到一定信息传递、记录作用，并具有一定归档价值的载体文件。公文管理则是公文从形成、运转、办理、存贮到归档或销毁的一个完整周期中，以特定的方法和原则对公文进行创制、加工、保管，使其逐步趋于完善并获得功效的行为或过程。规范公文管理，对进一步加强单位管理职能，提高办事效率，强化职工职业素养都具有重要意义。对下面我就新形势下如何做好公文的制发与管理工作谈几点意见。一、充分认识新形势下公文管理工作的重要性随着信息多元化时代的到来，公文的作用已不仅仅局限于上传下达和交流沟通上，新的政治经济形势赋予了传统公文新的内涵和意义。特别是对于中心这样一个承载了农业国际贸易与合作交流行政职能的事业单位来说，除了普通公文外，目的明确、针对性较强的事务性公文与中心主要工作有着更为紧密的结合，例如在WTO谈判、自贸区谈判、农业贸易政策理论研究及相关体系建设、组织开展各类展会及论坛研讨活动、农业信息监测预警以及专业人员培训等工作方面，不仅要对其参与的公务活动及时进行阶段性总结，更要

在目标完成后促进成果的转化，所形成的报告、纪要等文书突破了狭隘的信息传递职能，通过信息汇集、现状分析和未来预测，不仅在本系统工作体系建设中起到典型引路、推动全盘的作用，更为国家农业贸易政策的制定提供了决策依据和理论支持。因此严格按照公文管理规则制定和管理公文，使之不断规范化、制度化，对充分发挥公文的现实效用，维护本单位正常工作秩序，有效推动经济政治改革和发展有着不可低估的作用。二、切实掌握基础知识，培养正确观念意识（一）公文分类有要求，内涵作用各不同不同类型的公文，作用各有侧重，为了合理使用各类公文并使其效果达到最大化，我们应当充分认识和正确把握公文的主要分类和作用。首先，依据不同的标准，公文通常有以下几种分类角度： 1.按照公文形成和使用的领域可以划分为普遍适用的通用公文和特殊使用的专用公文。 2.按照公文的来源可以划分为对外文件、收来文件及内部文件。 3.按照公文的行文关系和行文方向可以分文上行文、平行文和下行文。 4.按照公文的秘密程度和阅读范围可以划分为绝密文件、机密文件、秘密文件、内部文件、限国内公开的文件和对外公开文件。 5.按公文处理时限要求，可以划分为特急件、急件及平

公文管理办法

公文管理办法(试行) 文件编号：版本号：发布日期:二○○九年七月日实施日期：二○○九年七月日

文件会签履历页

公文管理办法（试行） 1、目的 1.1为使股份公司及所属经营单位公文制订、接收、发放及文件控制管理工作程序化、制度化、规范化，特制定本标准。 1.2使员工能够通过可靠的方式和途径获得有效的文件和记录。 2、适用范围 2.1本办法适应于股份公司所有行政公文文件的管理。 2.2 股份公司所属各子公司可等效采用本管理办法,也可在保持与本办法原则性要求一致的前提下，结合自身管理需要进行修订或补充完善。 3、定义 3.1文件归口管理部门：指负责公司层面公文、程序文件管理、编号与内容审查、文件发放与归档管理的部门，一般由各单位综合管理部门或总裁（总经理）办公室负责文件归口管理。 3.2 公文文件：指用于企业内部行政性、临时性管理事项的文件的总称，主要包括通知、通报、决定、公告、请示、报告等类型，主要侧重于事务性、临时性、任务性事务的行政管理。具体包括：（1）外来公文：指政府部门、行业协会等非本单位以外单位下（转）发给股份有限公司及其下属子公司、经营单位的公文；（2）请示、报告：指向主管领导、主管部门、上级公司和集团请示报告工作、反映问题所用的公文，包括以股份有限公司名义向股份公司以外单位的请示、报告和股份公司下属各职能部门、子公司等向股份公司领导或主管部门的请示、报告；（3）内部公文：指在股份公司及下属子公司内部使用的公文，包括股份公司下发的或下属各公司、单位下发的会议纪要、通知、通告、通报、任命、决定和阶段性规定等。 4、职责 4.1 总裁办公室为股份公司公文的归口管理部门，负责接收和处理各种外来文件以及各子公司对股份公司领导的请示、报告等文件，负责审核处理以股份公司名

公司文件管理规定

公司文件管理规定第一章总则第一条为使公司的文件管理工作实现规范化、制度化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制定本规定。第二条文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。本规定中，公文指公司内外部发文文件，是具有法定效力和规范体式的文书。第二章公文管理第三条公文管理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文管理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全，必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定。第四条公文种类与应用范围 1.公文种类：决定、公告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。 2.公司常用文种应用范围 2.1决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员；变更或者撤销不适当的决定事项。 2.2公告：适用于对外宣布重要事项或法定事项。一般基层单位不宜用公告的形式随意制发公告。 2.3通知：适用于转发上级单位和不相隶属单位的公文；传达要求公司各部门执行和需要有关单位阅知的事项。 2.4通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。 2.5报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问。 2.6请示：适用于向上级单位提出请求，并要求回复的公文。

2.7批复：适用于答复下级单位的请示事项。 2.8意见：适用于上级单位或主管部门对重要问题提出见解和处理办法。 2.9函：适用于平行单位或不相隶属单位之间，相互商洽和联系工作、询问和答复问题，请求批准和答复事项。 2.10会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。第五条职责权限 1.综合部是行政公文的管理部门，负责公文的审核、印制、发放及收文登记、督办、归档保管。涉及公司性文件由综合部负责拟稿，专业性文件原则上由相关业务部门拟稿。 2.行政公文由总经理签发，制度规定类文件由法人代表签发，公司各部门负责公文的宣传、贯彻、落实。 3.各部门不得自行向上、向下发送正式公文。第六条发文规则 1.发文应当确有必要，注重效用；发文根据隶属关系和职权范围确定，不得越级请示和报告。 2.发文统一使用公司的红头文件格式，由拟稿部门领导核稿后送综合部审核打印，经总经理签发后由综合部成文。如管理制度、公司机构设置等需董事会决定的事项，则须由董事会会签、总经理签发后成文。 3.公文的编号由综合部编写，发文字号简称为：XX公司发[XXXX]X号。 4.发文流程结束后，由综合部负责封发到主送单位、抄送单位、公司领导及相关各部门；对外行文时由相关业务部门报送。 5.“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。 6.“报告”不得夹带请示事项。第七条发文办理 1.发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、影印、用印、登记、分发等程序。 2.草拟公文时，应做到人名、地名、数字、引文准确；引用公文应当先引标题，后引发文字号；