庆典活动策划注意事项

庆典活动策划注意事项

对商界人士来讲,组织庆典与参加庆典时,往往会各有

多方面的不同要求。庆典的礼仪,即有关庆典的礼仪规范,

就是由组织庆典的礼仪与参加庆典的礼仪等两项基本内容

所组成的。

组织筹备一次庆典,如同进行生产和销售一样,先要对

它作出一个总体的计划。商务人员如果受命完成这一任务,

需要记住两大要点:其一,要体现出庆典的特色。其二,要安

排好庆典的具体内容。

毋庸多言,庆典既然是庆祝活动的一种形式,那么它就应

当以庆祝为中心,把每一项具体活动都尽可能组织得热烈、

欢快而隆重。不论是举行庆典的具体场合、庆典进行过程中的某个具体场面,还是全体出席者的情绪、表现,都要体现出

红火、热闹、欢愉、喜悦的气氛。惟独如此,庆典的宗旨——塑造本单位的形象,显示本单位的实力,扩大本单位的影响,才能够真正地得以贯彻落实。

庆典所具有的热烈、欢快、隆重的特色,应当在其具体

内容的安排上,得到全面的体现。

(1)庆典策划:确定来宾及发放请柬;来宾组成:政府官员、地方实力人物、知名人士、新闻记者、社区公众代表、客户代表或特殊人物等。总之,来宾要具有一定的代表性;

发放请柬要求:请柬提前7—10天发放。重要来宾请柬发放后,组织者当天应电话致意。庆典头晚再电话联系。

(2)设计庆典活动程序;一般程序:主持人宣布开典;介绍来宾;由组织的重要领导或来宾代表讲话;安排参观活动; 安排座谈或宴会;邀请重要来宾留言或提字。

(3)落实致辞人和剪彩:;致辞人和剪彩人分己方和客方。己方为组织最高负责人,客方为德高望重、社会地位较高的知名人士;选择致辞人和剪彩人应征得本人同意。

(4)编写宣传材料和新闻通讯材料;列出庆典主题、背景、活动内容等相关材料,将材料装在特制的包装袋内发给来宾。对记者,还应在其材料中添加较详细的资料,以方便记者写作新闻稿件。

(5)庆典活动的接待工作;设置接待室。对所有来宾,都应热情接待,耐心服务;对重要来宾,要由组织领导亲自接待;他们的签到、留言、食、宿均应由专人负责。

在庆典的筹备组织内,根据实际需要,下设若干专项小组,分别针对如公关、礼宾、财务、会务等各专项负责,使

权责清晰明确。其中礼宾组,最为重要。

庆典的礼宾接待组,通常由年轻、精干、身材与形象较好、口头表达能力和应变能力较强的男女青年组成。具体工作有以下几项:一,来宾的迎送。二,来宾的引导。即由专人负责为来宾带路,将其送到既定的地点。三,来宾的陪同。

对于某些年事已高或非常重要的来宾,应安排专人陪同始终,以便关心与照顾。四,来宾的招待。即指派专人为来宾送饮料、上点心以及提供其他方面的关照。

举行庆祝仪式的现场,是庆典活动的中心地点,应精心

布置好。对它的安排、布置是否恰如其分,往往会直接地关

系到庆典留给全体出席者的印象的好坏。依据仪式礼仪的

设计程序,在布置举行商务类型的庆典现场时,需要通盘考虑:

一,地点选择。

因秉承“量体裁衣”原则,根据庆典目的结合实际进行

选择,切勿因地点选择不慎,从而制造噪声、妨碍交通或治安、顾此而失彼。

二,环境美化。在着力烘托出热烈、隆重、喜庆气氛的

同时突出举办单位特色,避免“喧宾夺主”。

三,场地大小。根据参加人数合理选择,过大或过小都

会影响庆典效果。

四,音响准备。对于曲目严格审查,使其符合整体烘托

要求。对于设备严格把关,调试工作做细做好。

最后,庆典程序详尽清晰。仪式礼仪规定,拟定庆典的程序时,有两条原则必须坚持:一,时长适度。二,过程明晰。依照常规,一次庆典大致上应包括下述几项程序:

预备:请来宾就座,出席者安静,介绍佳宾。

第一项,宣布庆典正式开始,全体起立,奏国歌,唱本单位之歌。

第二项,本单位主要负责人致辞。其内容是,对来宾表示感谢,介绍此次庆典的缘由,等等。其重点应是报捷以及庆典的可“庆”之处。

第三项,邀请嘉宾讲话。大体上讲,出席此次的上级毛要领导、协作单位及社区关系单位,均应有代表讲话或致贺辞。

第四项,安排文艺演出。这项程序可有可无,如果准备安排,应当慎选内容,注意不要有悖于庆典的宗旨。

和众营销策划认为应当精心拟定好庆典的具体程序。一次庆典举行的成功与否,与其具体的程序不无关系。仪式礼仪规定,拟定庆典的程序时,有两条原则必须坚持:第一, 时间宜短不宜长。大体上讲,它应以一个小时为其极限。这既为了确保其效果良好,也是为了尊重全体出席者,尤其是为了尊重来宾。第二,程序宜少不宜多。