文件控制程序(模板)

****-2018

************质量管理文件

程序文件

文件控制程序

拟制：

批准：

受控状态：□受控□非受控

发放编号：

2020年02月01日发布2020年02月05日实施

********有限公司

文件控制程序

文件编号：****-2020 1 目的

本程序规定了文件的批准、发放、更改和保管的控制要求及办法，以确保现场使用的文件都是现行有效的，防止误用失效或作废的文件。

2 范围

本程序适用于本公司与质量管理体系有关的所有文件（包括与体系有关的外来文件）。

3 职责

3.1综合部是本程序的归口管理部门；

3.2相关的质量管理体系文件，由质量负责人批准发布。

3.3质量部负责《质量手册》、《程序文件》及质量管理体系文件的编制、管理和控制，并定期评审。

3.4研发部负责产品设计文件、工艺文件、图样的编制、管理和控制和使用中的管理。负责将本部门的设计文件、工艺文件、图样等产品定型后交公司保密领导小组组长刻盘存档。对工作需要留存的技术文件复印件要注意保存，防止失密。使用后应上缴综合管理部，统一销毁。

3.5综合部负责对质量管理文件、技术文件、外来文件的定期归档、保管、发放、回收、销毁等项工作。对各部门因工作需要留存的技术文件（复印件）在使用完后也要按规定及时清缴和销毁（保存销毁文件清单及销毁记录）。

3.6各部门负责本部门文件的编制、使用和使用中保管。

4文件管理

---密级文件：严格按照保密规定执行，由公司保密办公室统一管理；

---内控文件：本单位因工作需要而确定，重要程度仅次于秘密级的文件，仅供内部指定人员使用，未经审批不得外泄，由公司保密办公室统一管理；

---受控文件：其他类重要文件，严格按照本控制程序执行，由综合部统一管理。

5 工作程序

5.1文件的批准

---新拟制和换版的文件都要经过有关领导的批准。

---质量手册(含质量方针和质量目标)、程序文件须经总经理批准。

---其他的质量管理体系文件由管理者代表批准。

---技术文件由总工程师批准。

---批准人要确保文件的充分性与适宜性。

5.2文件的发放和使用

---建立受控文件清单，见附表QR06-01。

---发放文件要进行登记，使用者签名领取，文件不用时要收回销帐(见附表QR06-02)。

---使用文件人注意保管，以防丢失损坏。

---使用人不得在文件上随意涂改或乱划，保持文件清晰、易于识别。

---外来文件：

a)对于影响公司运营的法律法规、市场经营、技术质量信息、合同协议等外来文件，公司要进

行有关人员的传阅和保存，其中技术文件保存期限同产品寿命周期相同；

b)对外来文件登记(见附表QR06-05)，编号（如原文件有编号，按原文件编号记录，如原文件

无编号，按此程序给予编号）；

c)根据文件的时效性，对文件发放与回收建立文件发放回收登记表(见附表QR06-06)；

d)外来文件的保存同内部同类文件

---设计、生产、采购、检验及其他管理使用的图纸、技术文件要协调一致，现行有效。

5.3文件的更改

对于要更改的文件，首先填写文件更改单(见附表QR06-04)，经主管领导批准后实施更改(技术文件的更改另行规定)，更改时可采取以换页或换版两种方式，保证各有关部门使用的同样文件都得到正确的更改，更改时，被更改的文件上要做好更改记录，以便识别现行修订状态。5.4文件作废的处理

---更改采取换页或换版时，对于作废的页和作废的版本要及时收回，盖上作“作废”章。

---对于作废保留的文件，要在此文件上盖“作废保留”字样。

---对于要销毁的文件（包括作废页）要一一登记，作为销毁留下证据(见附表QR06-03)。

5.5技术文件的审批、会签

---与产品有关的图纸、技术文件，要有拟制、审签、标审、工艺会签。

5.6文件的归档

---图纸、技术文件以产品为单元整理齐套。

---每项产品设计开发确认后，项目负责人将该产品的图纸、技术文件整理齐套，及时归档。---归档文件按《公司档案管理制度》（见附录QW06-03）的规定执行。

5.7文件的编号

5.7.1 质量体系文件的编号

5.7.1.1质量手册的编号

---编号开头字母为“QM”表示为“公司质量手册”；

---编号最后面的数字是年号，如2018表示是2018年的版本；

---如在数字（年号）的后面有大写英文字母，表示更改版本。

5.7.1.2程序文件的编号

---编号开头字母为“QP”，表示为“公司质量管理程序文件”。

---“QP”后面的数字为程序文件顺序号，如QP02-2018表示第2份程序文件。

---编号最后面的数字是年号，如2018表示是2018年的版本；在年号后面如有字母，表示修改的文件版本号。

5.7.1.3 作业指导类文件编号

---编号开头字母为“QW”，表示为“公司质量管理作业指导类文件”（技术文件除外）。

---“QW”后面的数字为附属于哪个程序文件的程序文件顺序号，如QW06-01，QW06为对应06号程序文件的作业指导性文件(两位阿拉伯数字)，-后面的数字表示此文件的流水号(两位阿拉伯数字)

5.7.1.4 程序文件使用的记录表格编号

---编号开头字母为“QR”，表示为“公司质量管理程序文件使用的记录表格”。

---“QR”后面的数字为附属于哪个程序文件使用的记录表格的程序文件编号，如QR06-01 ，QR06为程序文件编号，01为表格的流水号，在流水号后面如有字母，表示修改的文件版本号,如第二次修改，即QR06-01 B; 变更版本号用A、B、C…表示。

在记录表格的右上角的№后面的数字（如2018001），表示此表格在这2018年度的第几个记录。

5.7.2 技术研发类文件编号

技术研发类文件，按《QW06-01 技术文件编号规则》执行；

产品图纸的图号，按《QW06-02 图纸编号规则》执行；

5.7.3 其它文件的编号

文件下发年

顺序号两位阿拉伯数字

文件类别代码

文件起草部门代码

表示为公司其它类文件

6执行本程序所产生的文件

--- 受控文件清单QR06-01

--- 文件借阅、归还登记表QR06-02

--- 文件销毁登记表QR06-03

--- 文件更改单QR06-04

--- 外来文件登记表QR06-05

--- 文件发放回收登记表 QR06-06

--- 存档资料登记薄 QR06-07

--- 公司档案管理制度 QW06-01

--- 技术资料、技术档案管理制度 QW06-02 --- 技术文件编号规则 QW06-03

--- 图纸编号规则 QW06-04