档案工作内容

档案工作内容

档案工作就就是用科学的原则与方法管理档案,为党与国家各项工作服务的工作。它的工作内容从狭义上说,就是指档案业务管理工作所包括的档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等工作,通常称为六大环节。从广义上说主要包括档案业务管理与档案事业管理,档案事业管理包括档案馆工作、档案室工作、档案行政工作、档案教育工作、档案科学技术研究工作、档案宣传工作、档案国际交流与合作工作、档案信息化工作等。

一、档案业务管理

档案业务管理就是指在遵循档案工作原则的基础上,利用来源原则、文件生命周期理论、档案鉴定等基本理论管理档案,满足利用者需求的工作。档案业务管理的主要内容包括对档案实体管理与档案信息资源开发两个方面,档案实体管理就是档案信息资源开发的基础,信息资源开发工作则就是档案基础工作的目的,两者就是互相依存,辩证统一的关系,只有同时做好这两个方面的工作,才能科学合理的管理档案。

(一)档案实体管理

档案实体管理就是指针对处于实体状态的档案所进行的一系列管理工作。档案的分散、零乱、数量大等状况与社会利用档案的要求之间的矛盾要求档案工作者需要对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计。其具体的各个工作环节就是适应社会实践的需要与发展而产生与发展的,在管理方法上具有稳固、单一的特点与要求。档案管理水平的高低决定了社会对其实际需求的满足程度,因此,必须按照科学的原则与方法对各个部门形成的文件进行系统的、专门的管理。

1.档案的收集

各个机关、机关内部各个组织单位形成与使用的档案,往往就是分散的,为满足社会利用者集中利用的需要,需要加以系统化。因此,各个档案机构要按照党与国家的规定,通过例行的接受制度与专门的征集办法,将分散在各机关、组织、个人手中与散失在社会其她地方的档案,有组织、计划的分别集中到各有关机关档案室与各级各类档案馆,及时的做好档案的收集工作。档案的收集工作就是档案业务管理工作的首要环节,实现了档案的统一领导与分级管理,在档案管理中处于重要的地位。

2.档案的整理

各个部门形成的档案数量很大,收集起来的档案若不经过科学的整理,始终就是处于零乱、无序的状态,这为档案的提供利用造成阻碍,不能很好的实现档案自身价值。为了更好的发挥档案的作用,同时为整个档案管理工作奠定基础,在遵循文件之间形成规律的基础上,对处于分散零乱状态的文件进行分类、组卷、排列、编目,保持文件之间的有机联系,从而使档案材料达到有序化与系统化。

3.档案的鉴定

随着社会的发展与进步,新的档案在不断更新与补充,使档案的总量日益增长,而有些档案材料在保存一定的时间以后,有些还需要保存,有些不仅已不能满足社会的需要,反而给利用者造成诸多的不便。为适应社会的需要,就要根据一定的原则与标准,科学地判定档案历史与现实的价值,确定其保管期限;通过价值核查与质量核查,对失去保存价值,或者内容失真与不完整的档案,按照规定的手续进行处置。通过对档案的鉴定可以检验其她各环节的工作效果,同时有利于保护有价值的档案,解决库藏量与物质条件、库藏量与档案质量、工作量大与档案人员不足等之间的矛盾。

4.档案的保管

由于自然与社会的各种原因,档案总就是处于潜在的渐进性的自毁过程中,而社会的需要则要求档案工作者在尊重客观实际的基础上,尽可能的发挥主观能动性,从表面的现象入手深入的研究与掌握档案损坏的规律。根据所得的规律,再通过专门的现代化技术措施与经常性的工作,减少与防止档案的损坏,最大限度的延长档案的寿命,维护档案的内容安全与实体安全,做好档案的保管工作,满足长远利用的需要。

5、档案的统计

科学的管理好档案还不足以满足社会实际的需求,在档案一系列的管理活动中,若想不断创新与提高档案的管理水平,就需要利用某种手段观察分析与研究档案工作中的诸多现象的发展过程。从具体的工作过程中了解档案工作的基本情况,再利用统计学原理,通过数字或数据反映档案工作状况与管理状况,揭示出档案管理工作活动的规律,从而提高档案的管理水平。档案统计工作就是认识档案的重要手段,就是档案事业建设的基础工作,其主要内容包括:对档案数量的统

计、档案工作的统计、档案工作基本情况的统计。---以上为张真真编写

(二)档案信息资源开发

档案经过收集、整理、鉴定、保管、统计等工作已经有了科学化的管理,在此基础上,档案信息资源的开发成为了一项重要内容。档案信息资源开发,就就是档案部门根据社会需要采用专业方法与现代化技术,发掘、采集、加工、存储、传输所收藏档案中的有用信息,方便利用者利用,以实现档案的价值与作用。它包括档案信息检索系统的建立、档案信息的编辑与研究与档案信息数字化等内容。

1、档案信息检索系统的建立

档案信息检索系统就是指根据特定的档案信息需求而建立起来的一种有关档案信息搜集、加工、存储与检索的程序化系统,其主要目的就是为人们提供档案信息服务。档案信息检索系统主要包括两个方面的内容:档案信息的存储系统与档案信息的查找系统。

档案信息的存储就就是按照一定的方法,将档案原件的内容与形式特征转换成一条条简短的记录档案原件特征的条目,并且按照一定的规则,将这些条目组织起来形成有序的档案信息集合的过程。档案信息的著录与标引以及档案信息目录的建立都就是其内容。

档案著录就是指对档案内容与形式特征等进行分析、选择与记录的过程。档案标引就是指对档案内容进行主题分析,赋予检索标识的过程。档案著录与标引的一般方法步骤就是根据可视档案的实际情况采取文件级著录或者案卷级著录。同时进行分类标引与主题标引,以形成目录的不同条目。中国制定有统一的《档案著录规则》、《中国档案分类法》与《中国档案主题词表》提供了标准。

档案信息目录就是将档案的著录条目,按照一定次序编排而成的检索工具,分别组成分类目录、主题目录、人名目录及各种专题目录。以前,档案信息目录的编制都就是手工完成的,现代随着电子计算机的应用,为档案信息目录的编制提供了便利。

2.档案信息的编辑与研究

档案信息的编辑与研究工作就就是档案工作人员以馆(室)藏档案为基础所进行的编辑、研究、输出档案信息,主动地向社会各方面提供科学、系统的档案信息服务的一项工作,就是档案信息资源开发的重要组成部分。其内容主要包括

两方面的内容:档案文献汇编与档案参考资料的编写。档案文献汇编包括一次文献的档案文件汇编与二次文献的档案文摘汇编。

档案文件汇编就是指按照一定的作者、专题、时间或文种等特征,把档案材料选编成册,在一定范围内使用或公开出版。如重要文件汇编、政策法令汇编、各种专题档案史料汇编等。档案文件的汇编本着全面、完整、原始、时效性的要求进行,其程序就是:确定汇编题目—划定选编范围—全面查找与复制有关档案文件—按一定体例统一格式—分类编排—审核—编印(出版或内部印发) 档案文摘汇编就是将若干篇编写好的文摘按一定体例汇集成册,以出版或内部印发的形式来提供利用的一种编研成果。其特点就是:篇幅小、信息密度高、忠于原文、快速灵活。根据国家标准局1986年发布的《文摘编写规则》(GB6447—86),档案文摘的编写有一定的方法与步骤与格式规范,大体上有四个步骤:精读全文,熟悉内容;把握主题,摘出要点;综合编述,写出文摘;对照原文,审核修改。

档案参考资料就是就是对档案内容加工的结果,它给利用者提供的就是较为系统的“素材”(即三次文献),满足利用者的需要,或帮助她们找到所需要的档案的线索。档案参考资料的种类很多,名称不一,用途广泛,归纳起来大致可以分成四种类型:大事记、组织机构沿革、统计数据汇集与专题概要。档案参考资料的编写工作一般有三个阶段组成,首先就是准备阶段(制定编写计划);其次就是收集材料阶段;最后就是综合编写阶段。

3.档案信息数字化

档案信息数字化就是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态,它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息,以数字化的形式存储,网络化的形式互相连接,利用计算机系统进行管理,形成一个有序结构的档案信息库,及时提供利用,实现资源共享。

档案数字化就是数字档案建设最基础的工作,传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式,通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案,为迎接档案信息服务新环境的挑战,提高管理水平、提高效率,增强档案业务部门的服务水平,为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。

----以上为王猛编写