公司员工差旅规定、客情费用管理、私车公用管理

内部通知

由：公司行政人事部公司总经理审批:

至：公司各部门部门经理审批：李蕊

文件主题：关于公司员工费用、补助管理规定文件发起人: 李蕊

文件编号：HR【201709】

文件执行日期：2017年7月03日

关于公司员工费用、补助管理规定

为了规范公司内部管理，提高各部门工作协调性，调动员工工作积极性，特制订公司员工差旅补助规定，具体如下：

一、本规定试用范围

本规定适用于公司所有对应岗位员工因公出差（业务办理、会务、培训、驻外等），不包含公司统一安排带薪培训；

二、差旅申请流程及规定

2-01 职能部门人员差旅申请

适用部门：总经办、财务部、行政人事部、电商部、生产中心

出差范围：出差时间为2天以上（含）或当日不能返回的差旅

工作流程：1、部门负责人提前填写《出差申请表》及出差所需费用《公司借款单》，经公司总经理审批，报至行政人事部、财务部（省内提前3天，省外提前7天）；

2、行政人事部做好员工出差登记、汇总，如需行政人事部协助办理（火车票、机票、酒店等），需提前在《出差申请表》标明出差地址、个人身份信息等基础工作，行政人事部提前1天将预订信息反馈至个人；

3、出差完成一周内，部门负责人按照公司规定发起费用报销流程，公司总经办及外聘人员费用由行政人事专员统一整理报销；

4、每周五财务部统一审核报销单据，周六完成费用报销；

备注：

1、如公司统一安排出差活动，由行政人事部统一办理出差流程及费用报销工作；

2、职能部门人员临时出差且当日返回者，由部门负责人做好临时出差登记，每月5日前，将上月临时出差汇总表统一报至行政人事部，用于行政人事部核对员工考勤登记。

3、以上申请流程须由部门经理级及以上人员发起。

2-02 业务部门人员差旅申请

适用人员：营销中心所有人员

出差范围：总监级及以上人员不受出差范围限制，省区经理、区域经理、城市经理差旅申请只限在自己分管区域因公出差；

工作流程：1、总监级及以上人员每周六填写下周《出差申请表》至公司总经理审批，报至行政人事部存档；省区经理及以下人员，由员工本人提出出差申请（微信、邮箱），部门负责人审批并抄送至销售内勤，销售内勤做好每日差旅统计；

2、每月8日前，发生差旅费用相关人员按照公司规定整理票据并粘贴，统一报至销售内勤，销售内勤负责审核票据及核对差旅标准，做好部门人员《差旅费用汇总表》，如有异常，制作《费用异常统计表》，部门负责人审批、公司总经理审批后，报至行政人事部（用于核对员工考勤登记）、财务部（用于发放员工差旅补助）；

3、财务部每月25日发放上月差旅补助；

备注：

1、因营销中心统一组织活动涉及差旅，由部门负责人统一发起《出差申请表》及出差所需费用《公司借款单》，经公司总经理审批，报至行政人事部、财务部，方可执行；

2、业务部门人员产生临时费用由部门负责人临时发起申请，公司总经理审批；

三、具体补助内容及标准

3-01 业务部门人员出差补助

1、适用人员：营销中心所有人员

2、补助内容：因工作性质特殊，营销人员根据岗位级别，公司采用出差补助大包制方式发放，具体补助内容包括住宿补助、市区交通补助、其他补助等，其中出差交通费用实报实销（参考公司标准），总监级以下人员只享受此项补助，不享受公司其他补助。

3、补助标准：

业务人员大包制补助标准：

4、费用报销：

A、持有相应标注时间和公司名称（山西晋胶健康产业有限公司）的正规发票按标准进行报销；若报销费用超公司标准费用，按照公司标准费用报销，剩余金额由本人自费；若报销费用低于公司标准费用，员工可自行收集正规发票（停车票、油票）进行差额报销；未取得相应正规发票的不予报销。

B、为节约公司费用，同性出差时，如无特殊原因，须入住标准间，入住标准可按照岗位级别标准较高者入住，因特殊原因无法入住标准间时，可通过电子形式，上报行政部门负责人审批，可分开居住；如无批准擅自分开入住，则不予报销。

C、报销发票要求：住宿发票、餐饮发票、汽油票、停车票、交通票、印刷票等正规发票。

3-02 职能人员出差补助

1、适用人员：总经办、财务部、行政人事部、电商部、生产中心

2、补助内容：根据工作岗位情况，职能人员出差可按照公司标准享受住宿补助、市区交通补助、外勤补助，各部门负责人可参考公司标准申请出差费用。

3、补助标准：

1、外勤补助标准

2、住宿补助标准

3、市区交通补助

5、费用报销：

A、住宿费用报销：持有相应标注时间和公司名称（山西晋胶健康产业有限公司）的正规发票按标准进行报销；若报销费用超公司标准费用，按照公司标准费用报销，剩余金额由本人自费；若报销费用低于

公司标准费用，实报实销，公司不再进行差额报销；未取得相应正规发票的不予报销。

B、住宿规定：为节约公司费用，同性出差时，如无特殊原因，须入住标准间，入住标准可按照岗位级别标准较高者入住，因特殊原因无法入住标准间时，可通过电子形式，上报行政部门负责人审批，可分开居住；如无批准擅自分开入住，则不予报销。

C、交通补助：须提供正规交通发票，实报实销。

D、外勤补助：每月8日前，由行政人事部统一汇总《外勤补助汇总表》，公司总经理审批，每月25日，财务部统一发放，未按时填写《出差申请表》，公司不予发放外勤补助。

四、公司员工出差交通费用管理规定：

4-01 适用人员：公司全体员工

4-02 相关规定：

1、公司员工出差须采用公共交通出行，车票报销，实报实销，须提供正规发票或本人车票，但须选择快捷、价格合理的交通工具；

2、交通工具规定：

A、出差路程不超于3小时，员工须选乘普通火车硬座、汽车出行；

B、出差路程不超于5小时，员工可选乘动车二等座、普通火车卧铺出行；

C、公司经理级及以下人员，如因业务需要，须乘坐飞机出行，由部门负责人统一提出申请，公司总经理审批后，报至行政人事部，方可执行；

公司经理级及以上人员，可根据实际情况乘坐飞机出行，须乘坐普通舱，如乘坐普通舱以上舱位，产生差额由员工自行承担；出差员工根据业务需要预计出差时间，应以最合理的价格预定航班，不能指定航空公司，只可报销与业务有关的行李费用。

4-03 费用报销：

职能部门人员交通费用每周五财务部统一审核报销单据，周六完成费用报销；

业务部门人员每月8日前，统一将上一月度交通报销费用交至销售内勤审核，部门负责人、总经理审批，每月25日统一报销；

五、公司员工私车公用管理规定

5-01 适用人员：公司经理级及以上人员、

公司因业务需要员工的车辆

5-02 私车公用使用报销内容：

1、公司—工厂/工厂—公司，

稍送货物、因公随车人员（至少同行1人以上）

2、榆社县城—工厂

因公对外接送领导、物流站提货、购买临时用品

3、临时车辆

公司自配货、办公用品采购、物流点提货

5-03 私车公用申请

公司经理级以上人员、常规因公司业务需要员工车辆人员填写《私车公用申请表》，报至行政人事部汇总，总经理审批后，行政人事部

组织统一签订私车公用协议（为期一年），不签订协议者，公司不予报销相关费用。

5-04 私车公用申请流程：

1、每月1号，由行政人事部/工厂行政统一登记车辆里程数，并发放车辆私车公用记录表，每月1张/车，用于员工本月私车公用登记，每月30/31日交至行政人事部/工厂行政；

2、如因公发生私车公用，上午出行车辆员工须在前日18点之前、下午出行车辆须在上午10点前，在公司微信物流协调群，进行私车公用报备（路程、出发时间、私车公用内容），行政人事部每日进行收集记录，每月8日前，核对上月私车公用记录里程，如未按照流程执行，车辆一切费用自行承担，公司不予报销。

3、私车公用以每月1日—30/31日为期统计，相关人员于次月3日前将私车公用记录表、里程数对应汽油票、过路费发票等正规发票粘贴好交至行政人事部/工厂行政进行费用审核。

4、车辆费用每月25日统一报销；

5-05 私车公用费用补贴标准：

按照行驶里程数报销，按照0.6元/km进行报销，具体费用由报销员工须提供等于或大于报销费用的正规油费发票（中国石化/石油）；

过路费，实报实销，须提供正规发票；

其他费用由员工自行承担；

六、公司员工客情费用管理规定：

6-01 适用人员：公司经理级及以上人员

6-02 公司员工客情费用申请流程：

1、因公（业务洽谈、公务外联）发生客情费用（用餐、礼品、住宿），部门负责人须提前1天在公司微信群客情费用申请群里进行申请，标明客情内容、预计金额，总经理申请当日进行审批，行政人事部进行统一登记汇总；

2、客情费用相关人员于次月8日前将客情费用产生的正规发票粘贴好交至行政人事部进行费用审核，如未在规定时间按照公司申请流程执行，发生的一切费用自行承担，公司不予报销；

以上管理规定暂行，如有调整，行政人事部另行通知，各部门负责人严格做好员工各项费用审批工作，合理控制公司各项成本，公平合理保障员工各项福利。

本制度最终解释权依照行政人事部执行。

本制度自7月10日起执行。

行政人事部

2017年7月03日