华仪系统操作手册(精简版)

华仪软件接待操作员培训大纲

一、房态图概念

1.房态图掌握要点

房态符号意义：V表示是空房

VC表示空净房，在客房清洁后，通知操作员修改房态为VC。

VD表示空脏房，在客人退房时，房态自动变更为VD。

一般情况是VC房可以入住客人，VD房能否入住客人，要由系统参数控制。

脏房有表示

空净房空脏房

房态符号意义：O表示是住客房

OD表示住脏房，在夜审后住客房自动变更为脏房，当客房清洁后，通知操

作员修改房态为OC。

OC表示住净房。

房态符号意义：P表示未查过房，I表示已查过房。组合起来就是VCP、VCI等。

等级符号意义：各酒店有自己的房间等级代码，以英文字母表示，如标准间用BZ或ST等。这样可以通过房态图上看清个房间是什么等级的。

房态颜色意义：不同房态可以使用不同颜色来表示，便于操作员观看。

在房态图下有各种颜色房态数量的动态统计。

维修房符号：对一些需要修理，而无法出租的房间，要设置成维修房，其符号为OO。

锁房符号：对一些临时预留或临时占用的房间，要设置成锁房，其符号为A。

非出租房符号：对一些将长期不再接待客人的房间，如留作内部使用，要设置成非出租房，其符号为OS。注意：非出租房数，在统计出租率时，会从总房数中减掉。

客人情况符号：对该房间，是否有客人本日将到用表示

对该房间，是否客人本日将退房用表示

客房超限额符号：对客人余额大于0情况下，叫超限额，用表示

预订情况符号：对某空房有预订，将显示最近一次的预订日期。

2.房态图上的操作

在房态图上主要有鼠标左键操作和鼠标右键操作。

根据房态图不同状态，左右键显示的功能是不同的。根据提示的功能进行操作。

房态图上右键的功能，在其他页面里也有。比如右键换房，就可以在客人列表界面操作、比如右键帐务处理，就可以在帐务处理界面操作。这些可由操作员的操作习惯来选择。

3.房态图上的组合查询

平常房态图上显示所有房间，如何想选择显示一下某类型的房间，可采用组合查询功能，

通过按钮，会弹出组合条件界面：

在此中，选择你要的条件。

4.房态图状态的刷新

一般房态图自动5分钟刷新一次。如果操作员修改了某房间状态后，想马上看到结果，

可以手工刷新房态图，点按钮即可。

二、客人入住

1.几种客人入住方法：

系统中客人入住的操作方法有好几种，根据前台实际情况，操作员要选择效率最高的一种方法来操作，这也是前台接待员最需要熟练的地方。

（方法1）最适用于单个散客的入住：

在房态图上直接对空净房右键‘快速开房’。

在该界面需要输入住店客人的一些简单信息，如客人姓名。如果酒店有二代身份证读卡

器，就可以点直接将客人姓名信息导入到了界面中。

如果客人是办理了会员卡的，可以点直接将客人信息和客人卡号自动导入

到界面中。

‘快速开房’界面里要点介绍：

离店日期：可以输入客人住店天数如2，系统能自动换算为日期；系统默认住店1天；协议客户：如果客人属于协议客户的，在此输入协议客户名称（可模糊名称），回车后系统自动弹出该协议客户列表，确定该协议客户；

如果协议客户输入了协议合同房价，系统自动显示该房价。

会员卡号：如果是建立了会员档案的会员，这里手工输入卡号，可以

房价代码：选择适用客人的房价代码，自动显示房价金额。房价金额是可以手工修改的；注意：如果是给客人开免费房，要手工将房价金额修改为0，这样夜审不对该房记房费。客人姓名：客人姓名允许为空，也可以用二代身份证读卡器导入，也可以手工输入姓名；收费标志：无特殊情况，这里可以默认。若客人开的是钟点房时，这里一定要选择‘钟

点房’。这样房态图上才能显示钟点房图标。

市场、客源：界面有默认的市场、客源类型，操作员要严格按酒店要求选择市场、客源类型，这样报表统计才有数据。

VIP类型：选择VIP后，房态图会出现图标。一般如果是会员卡客人，最好选择VIP类型，这样操作员可以在房态图上直观看到那些客人是持会员卡的。Packages：可选择早餐类型。

（方法2）多个客人连房入住：

在页面点

在该页面中，显示目前酒店可出租的房号，操作员可以双击房号选房，多选。

选择完房间后，在‘离店日期’输入住店天数，选择适用的房价代码或房价。

然后再填写客人信息。点即完成批量客人入住操作。

（方法3）通过预订单入住：

操作员事先进行预订操作（后面介绍预订），进入，在这里查询出订房列表。

双击预订记录（前提是预订单已经分房完毕），出现客人列表，

在客人列表界面对有房号的客人，进行单选或多选（按ctrl键可多选），再点左侧‘入住’即完成客人入住操作。

注意：在订房列表界面，左侧有‘订单入住’功能，下图：

这里的‘订单入住’是将该订单中所以房间一次全部入住。如果订单里客人是分阶段到店的，这不能用此功能操作入住。要双击订单记录，进入到客人列表中，用前面介绍的单选、多选房间入住方法。

（方法4）通过客人列表入住：

操作员可以在客人列表页面，查询出本日应到客人，按ctrl键多选房间。

这时点左侧功能里的‘其他功能—入住’，也可以完成客人入住操作。

2.取消入住操作

对应刚入住的客人，如果客人对客房不满意，要求不住了，这时可以操作取消入住。

注意：如果已经给客人传了押金，要先操作帐务处理，将押金退出或冲销掉。

然后在客人列表中，选择客人，选择左侧功能‘其他功能—取消入住’。

三、预订操作

预订情况分散客预订和团队预订。

1、散客预订

进入界面，这里显示酒店各等级房间的总数量和阶段日期的可出租数量。

可以在该列表中，选择某日某等级，右键‘新建预订’。

也可以直接点该界面上的进行预订。

上述两种操作方式的区别是：第一种是确定了客房等级和到店日期；第二种需要进一步选择客房等级和客人到店日期。

进入‘新建预订’界面，是具体的预订信息。下图

操作要点：

协议客户：可根据情况选择；

团会名称：如果是散客预订，这里为空。如果是团队预订，则这里输入具体团队名称；

客人姓名：可空，也可输入；

到店日期、离店日期：必须输入；离店日期可以输入住店天数，系统自动换算为日期；

房间等级：必须选择一种；

可租房数：系统将显示到店那天，该等级房间的可出租数量，括弧里的数量就是；

房价代码：必须选择一种，选后系统显示房价金额，该金额可以修改。但房价的修改是有权限控制或需要授权的；

房数：输入你要预订的房间数量；

人数：可以修改；

市场、客源：要按酒店要求选择；

2、团队预订

其特点就是在预订界面，输入团队名称。系统自动选择默认团队签单。

凡是团队成员，在客人列表界面，显示其团队名称。

团队有单独的进行管理。

团员的签单特点：

团员一律使用两个帐本，A帐本、B帐本。

A帐本是团员自付帐本；

B帐本是团员转团主的帐本；

一般默认房费在产生时自动转到团主帐户里。

对情况比较特殊的团队，可以自行设置签单情况。

3、预订后续操作

建立预订单后，后续的操作有：修改预订、复制预订、取消预订、预订分房、预订入住

等。这些操作都可以从里进行。

修改订单：选择一条订单记录，点左侧‘修改客房预订’，可以对整个单子的项目内容修改，也可选择里面的小记录，对单个记录进行修改。

复制订单：选择一条订单记录，点左侧‘复制订单’，则是对本条订单进行复制。

取消订单：选择一条订单记录，点左侧‘取消订单’，则是对本条订单进行取消。如果想单独取消该订单中的某几条内容，则进‘修改客房预订’里，选择下面的小记录进行取消。

预订分房：选择一条订单记录，点左侧‘分房’。也可以点左侧‘订单客人列表’，在客人列表里进行分房。

从订单列表中可以看出分房情况

房数有两部分构成，如50/0表示预订50间，0个分房；如6/6表示预订6间，已分6间。

预订入住：选择一条订单记录，点左侧‘订单客人列表’，进去后，选择客人进行入住；

也可以选择一条订单记录后，点左侧‘订单入住’，此操作是将该订单中所有房间进行入住。

四、客人查询

熟练掌握各种客人信息查询是基本技能，它影响到操作员使用系统的效率。

客人查询主要在这两个地方。

1、客人列表查询

关键要掌握‘快查’模板的使用。点‘快查’会弹出一组帮助你查找的条件：

直接点查询名称，即可显示相应记录。

不使用‘快查’时，可以使用，输入具体信息来查找。

客名、团名可以模糊查询。如果是连房客人，输入一间房号后，连房客人同时显示出来。

点‘组合’主要是查询离店客人，要选择‘离店’状态。

2、团队查询

查看团队成员点左侧‘团会客人列表’，显示该团队的成员信息。

也可在这里修改团队签单。

3、客人操作

通过查询出客人后，操作员就能对客人进行各种操作了，比如：换房、改房价、改签单、传押金、连房、集中修改、打印住宿登记单等等。

换房：选择要换到的房号，用‘换下’，确定即可。可以两住客房，相互对调。

改房价（调价）：在‘新房价’栏里输入调整后的房价，直接回车，再确定即可。

注意：如果客人住店属于多日，则调价栏里是每日一行记录，只要在第一行输入新房价后直接回车，个栏目都会自动写入价格。如果栏目中没有房价，则夜审时就不会记房费。这点一定要检查好。

连房：对现散客可以进行连房设置，将需要连房的客人查询出来，可按ctrl键多选客人，然后点左侧‘连房’，被选中的客人就形成新的连房关系。

取消连房：选择一个连房客人，点左侧‘连房’，可以将里面连房关系全部取消，也可以取消某个房间。

连房同时转帐：一般设置连房时，不默认转帐关系。如果要设置转帐关系，在连房界面

中要点，进去保存即可。

集中修改客人：查询出将要集中修改的客人，多选后，点左侧‘集中修改客人’。

修改客人信息：选择要修改的客人，点左侧‘住店详细信息’，在这里可以修改和补充各种项目信息。

五、收银操作

收银员的工作主要是对客人的帐务进行操作，对自己的帐目进行审计，执行每天一次的夜审操作。

收银员的操作围绕着‘帐务处理’进行。

帐务处理中显示客人帐户的全部信息，下方是各种功能按钮。

查询客人帐户方式：

A、输入客人房号

B、输入客人名称

C、输入团队名称

D、使用‘快捷查询’模板

查询客人帐户前要选择一种客人状态：

这样所输入的条件就是查询这种状态下的信息。

输入房号后，是连房的客人都能一起显示在右侧，红色字体表示为主帐房间。

查询团队后，团主帐户和团员帐户都能在右侧显示。

1、传帐

首先要了解帐务中借方、贷方的概念。

客人需要花钱消费的项目叫借方，如房费、餐费、客房酒水等。

收银员结帐的方式叫贷方，如现金、信用卡、会员卡、转帐、押金、招待等。

余额是客人借贷方差额。如上面客人消费680，押金1000，目前余额是-320.

如果余额是负数，表示收银员结帐时要找客人钱；

如果余额是正数，表示收银员结帐时要收客人钱；

我们把客人余额大于0时，叫超限额。这种情况，收银员是要向客人催交押金了。

客人入住时，要向客人收取押金，可以在客人列表中操作收押金，也可以在帐务处理中，查找到该房间客人，操作收押金。

平时客人住店跨夜间12点的，系统会在进行夜审过程中，自动给客人传入房费。

如果客人住半日房或钟点房的，在退房时，收银员要手工加收房费。

客人住店期间发生了其它一些消费项目，也需要收银员进行项目传帐。

由华仪餐厅转到客房的帐，是由餐厅帐务自动挂到房间的，不需要收银员操作。

传帐前，要查询到客人，通过房号、名称查到客人，再进行传帐。

传帐一般是对借方项目进行传帐，传帐也可以传项目负金额，这一般用于冲帐。

2、押金

对入住客人收取押金操作，同时可以打印出客人押金单。

如果客人住店登记单和押金打印在同一单据中，那就需要接待员在办理客人入住时，根据系统提示收押金，最后打印出一体单据。

押金也叫预收款，操作时可直接在帐项处输入预收款代码330，回车后输入金额。

信用卡预授权操作，当客人先刷信用卡预授权，可以点‘押金’选择信用卡预授权项目

选择‘信用卡预授权’，这时金额是灰的，操作员将授权金额填写到‘限额’栏中。

预授权在系统中不参与余额的计算，但参与是否超限额的计算，如下图：

3、挑帐结

有时会选择客人帐目的一部分内容结，就需要挑帐。

对显示的明细帐目，选择打勾，再‘结帐’即可。

4、合帐

有时会将几间房的帐目合并在一起，这个操作就叫合帐。尤其连房客人常常进行合并结帐。

首先要选中主帐户（蓝色条）：

然后按‘合帐’

左侧显示其他房间，可以对‘合’打勾，表示选择这间房；可以对‘退’打勾，表示合并后同时退房。

右侧显示被选择的房间的帐目明细，可以全选，也可以自由挑选。

最后按‘确定’即完成合帐。

5、结帐退房

选择要结帐的帐户（蓝色条），按‘结帐退房’

操作员需要选择帐结方式：

上面有四种快捷键，点快捷键便可直接完成结帐。如果要选择其他结帐方式，可以

选择其他结帐方式。

一般操作员需要记住所有结帐方式的代码，如现金是301，在帐项处直接输入代码，回车。系统在结帐时，会自动判断结帐时间，

如超过中午12点，系统提示加收半日房费，超过18点，系统提示加收一日房费。

特殊结帐方式介绍：

A、转帐

是指将该客人帐转到其他房间、或转到特殊帐户、或转到团主帐户。

B、转应收

是指将该客人帐转到财务设置的挂帐帐户（应收帐户），以后由财务操作处理。

6、其他功能

最常用到的是‘客房传帐’，指将客人在房间消费的明细物品输入到帐户中。

在此界面可以选择物品，输入数量后，再点。

7、批处理

主要是对团队客人进行操作。

选择房号后，进行下面的功能键操作。

8、客人帐户其他功能介绍

备注：是结帐备注信息，可以随时输入，随时保存。

客人帐户默认按‘帐项’显示合计金额，如果选择‘明细帐’则展开显示每一帐目。

注意：在明细界面，可以对某一条记录右键操作：

劈帐功能：就是将一笔金额拆分为两笔金额，如将200元，拆分为150元和50元。

9、特殊帐户

是没有房号的一种帐户。

建立特殊帐户：

特殊帐户在使用中，同上面介绍的帐务处理是一样的，每个帐户都可以进行传帐、结帐等操作。

10、签单

在很多地方都能出现签单功能，该功能作用是：

A、给客人设置多个帐本。系统默认散客就一个A帐本。但可以增加设置几个客人帐本。

比如上面这个客人设置了三个帐本A、B、C。A帐本主要保存是客房消费项目；B帐本保存是其他消费项目；C帐本是保存电话费。

B、给客人设置哪些项目可以消费。

比如这个客人，项目名称后是空白的，表示不能传帐，不能挂帐到房间。

C、团员与团主帐目转移关系

团员一般都具有两个帐本AB帐本。上面签单说明团员的房费属于A帐本，而A帐本又有自动转帐关系，是转到团主‘段即村委会’。所以夜审产生房费时，所以团员的房费都转到了团主帐户上了。

B帐本是其他一些项目的，没有转帐关系，帐目发生后保留在团员房间。

掌握了帐本概念，就可以随意设置团员哪些帐目可以转团主，哪些留在自己房间。如果上图的MINI也设置为A帐本，说明客人发生的MINI由团主支付了。

上图可以看到，团员有些余额，这些就是B帐本发生的金额。

10、个人审计

每个收银员要进行审计，通过审计，复核手中单据的金额与计算机内金额是否一致。

审计的时间点：

一般收银员交班前都要进行本班审计；

如果收银员上大夜，跨夜里12点，则要在夜审操作前进行一次审计，到下班前再进行一次审计；

界面中显示的是登录的操作员本次待审计项目和金额。

在‘输入金额’处输入显示的数字，按‘审计’即可打印出本次审计表。

通常操作过审计后，进入此界面就不会显示已审计过的金额，如果要重新显示已审计过

的金额，可以选择‘二次审计’。

该功能可以帮助操作员检查某天某时间范围内操作的帐项金额。