汽车企业质量管理部门制度--文件控制程序

文件控制程序

版本号： B 修改码： 0 LC/CX-7.5.3-07

1 目的

本程序规定了质量管理体系文件编制、审批、发放及更改的管理，并规定了文件的标识、归档、保护、电子文档的管理和处置要求，确保各相关场所所用文件为有效版本。

2 范围适用于与质量管理体系有关的所有文件

的控制。 3 职责

3.1 质量管理部是《质量手册》和程序文件的归口管理部门，负责《质量手册》和程序文件的编制、审批、发放、存档、回收及销毁。

3.2 人力资源部负责制定公司质量方针和质量目标。

3.3 管理者代表负责审核质量手册/程序文件及公司质量方针和质量目标，总经理进行批准。

3.4 质量管理部负责质量管理体系运行所需的外来文件得到识别和控制。

3.5 质量管理部负责公司管理类文件的发布及归档保存；各主管部门负责相关管理类、技术类文件的编制，并组织评审，分管副总经理批准。

3.6 各部门负责本部门文件的日常管理，确保文件的有效性。

4、程序

4.1 公司文件的分类及保管公司文件分四个层级予以控制，分别为：质量手册、程序文件、执行文件、记录表单。 4.1.1 第一层级文件：《质量手册》，由质量管理部备案保存。

4.1.2 第二层级文件：程序文件，由质量管理部备案保存。

4.1.3 第三层级文件：支持性文件，包括管理类文件：如管理制度、管理规定等；技术类文件：如检验规程、操作规程、技术标准、作业指导书等；管理类文件由质量管理部备案，技术类文件由技术部档案室备案。

4.1.4 第四层级文件：质量记录表单，记录格式编制及修改按本程序进行控制，一般随相关文件一同审批。记录格式填写后形成的记录，依据《记录控制程序》进行管理。

4.2 质量管理体系文件编号

4.2.1 质量手册

LC / SC

手册代号

4.2.2 程序文件

公司代号

LC / CX — ×× - ××

4.2.3 作业指导文件 A 公司级管理文件

顺序号（以数字 01、02……顺延） 章节号

程序文件代号 公司代号

版本号

B 其他作业指导类文件

×× -ZD - （××·）××

文件顺序号 中心代号 公司级文件代号

顺序号 类别号（若有） 作业指导类文件代号 部门代号

各部门代号分别取其名称的拼音缩写：

C 技术类文件编号见《技术文件编号方法》。 4.2.4 质量记录

4.2.4.1 常规记录

××- JL - ×× ×

顺序号（以数字01、02……顺延）记录代

号

中心代号（见4.2.2）

版本号以大写字母A、B、……顺延，代表第一版、第二版……，每次修改进行换版。

4.3 文件的编制、审批和发放

4.3.1 文件编制/更改的时机： a）

新产品、新工艺开发； b）企业内

部管理需求； c）产品/过程更改；

d）顾客投诉； e）纠正预防措施

改进； f）第二、三方审核要求。

4.3.2《质量手册》、程序文件由质量管理部组织各部门编制，并组织相关职能部门负责人进行评审，评审通过后提交管理者代表审核，总经理批准；如有不同意见，退回起草部门修改，并组织再次评审。文件评审通过后，由质量管理部负责发放、登记。

4.3.3 各类支持性文件由归口部门负责人组织编制、审批，文件流程涉及其他部门时，发布前要经过相关部门评审，分管中心负责人批准，由归口部门负责登记、发放。

4.3.4 文件发布前应得到批准，文件主管部门应确保文件的符合性、充分性、适宜性以及与相关联文件间的协调性。

4.3.5 文件的审批方式：

电子文件审批在企业 OA 系统进行，由文件编制部门发送给相关部门负责人及分管中心负责人审批，并根据审批意见进行修改。

纸质版文件审批由编制部门填写《xx汽车文件评审记录》，在《xx汽车文件评审记录》中确定文件评审部门并提交评审，评审人员在《xx汽车文件评审记录》上批注评审意见，作为文件评审的证据。各类文件内容不得相抵触，下级文件应服从上级文件。

4.3.6 文件的发放形式 a）文件的发放形式分为纸质版和电子版发放。公司提倡无纸化办公，文件尽量以电子版的形式发放，为确保文件机密性或有要求必须以纸质版发放时，以纸质版形式发放。 b）文件的电子版可通过OA、PLM、ERP 等形式发放到相关部门；纸质版文件由编制部门或

文件归口部门发放到相关部门，并填写《文件发放、回收记录》，领用人员签字确认。

c）质量记录表单随相关文件一同审批并发放。

4.3.7 文件归口部门编制唯一性发放号，以部门代号为发放号（见4.2.3），填写发放记录，并确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本。

4.3.8 公司文件的行文规范及审批流程按照《公司规章制度管理办法》执行。

4.4 文件的受控状态

4.4.1 文件分为“受控”和“非受控”两种。受控文件未经批准不得擅自复制。

4.4.2 与技术相关的法律法规、国家政策等文件由技术部每年确认其有效性，并及时更新相关文件。

4.4.3 非受控文件只登记发放部门、日期、版本等信息，不作受控标记及发放号。

4.5 文件的更改

4.5.1 文件需要更改时，提出更改需求的部门先提出申请，填写“文件更改申请”，申请编号为：归口部门代号-顺序号。需要时应说明原因或提供充分的证据，交至文件归口管理部门，由原审批人进行审批。若更换审批者，该审批者应获得相应的背景资料。

4.5.2 审批后文件归口部门下发更改通知。文件使用部门接到通知后按规定的更改方式进行更改。 a）文件的更改方式分为划改和换页更改。划改由文件持有人按照“文件更改申请”中的内容将删除的内容用“—”划掉，增加内容时在文件增加处标注“∨”，在空白处填写内容，并标注更改标识。更改内容较多时采用换页更改，直接将原页换掉。

b) 更改标识用“小写英文字母-数字”表示。英文字母以a 顺延，表示该文件第几次更改；数字以1 顺延，表示本次更改中的第几项更改内容。如“a-3”表示第一次更改中的第三项更改内容。

c) 每次更改后在本文件的右上角标注修订状态。修订状态用“大写字母/数字”表示，代表“版本/修改次数”。大写字母以A 顺延，修改次数以0 顺延（0 代表原版）。如第二版第三次修改，修订状态为“B/3”。

4.5.3 修改完后填写“文件修订状态清单”。

4.5.4 所有被更改的原文件必须由发放部门收回，以确保有效文件的唯一性。文件要同步更改，即相同或相关的文件要同时更改，保证文件的一致性。

4.5.5 为确保文件、制度的充分性、适宜性和有效性，应定期对文件进行评审和更新，具体按《公司规章制度管理办法》执行。

4.6 文件的领用

4.6.1 文件的领用人员填写《文件发放、回收记录》。

4.6.2 因破损而重新领用文件时，新文件分发号不变，旧文件应收回；因丢失而补发文件时，分发号不变，注明“补发”字样，已丢失的文件失效。发放部门做好相应发放签收记录。

4.7 文件的保存、作废与销毁

4.7.1 文件的保存 a）各职能部门对本部门执行的文件进行日常管理，并形成部门文件清单，技

术部/质量管理部不定期对各部门文件保管情况进行检查。 b）电子文档由文件编制部门保存，

设计类所有资料应定期刻录光盘或转移动硬盘保存，避免资料丢失，见《技术文件和资料管理办法》。c）任何人不得在受控文件上乱涂乱改，不准私自外借，以确保文件的清晰、易于识别和

检索。需要借阅时填写“借阅登记表”。

4.7.2 文件的作废与销毁 a）文件要规定保存期，质量手册、程序文件、管理制度、操作规程等

技术文件一般为长期，一些临时性文件如有新文件代替时自行作废。

b）在OA 系统发放的电子文件的作废、回收，由企业管理部进行作废申请备案后，从OA 系统“丽

驰公司发文”模块予以撤销。 c）纸质版文件的作废，由文件发放部门参照《文件发放、回收记录》及时从所有发放或使用场所撤出，确保防止作废文件的非预期使用。 d）若因某种原因需保留已作废的文件，应加盖“作废保留”章进行标识。 e）对要销毁的作废文件，经原审批人批准后，统一销毁。

4.8 外来文件的控制

4.8.1 外来文件：不是公司内部制定，而是根据需要从外部接收的文件，如法律、法规、国家或

地方标准、行业标准、第二、三方审核资料，客户的工程标准/规范（包括对其的更改）等。

4.8.2 主管部门在接收到外来文件时，应确认其有效性和正确性后再分发至相关部门。

4.8.3 外来文件的管理按《外来文件管理办法》进行控制。

4.9 文件的保密公司下发的相关制度、技术文件等属内部资料，任何人不得擅自外传。技术类文

件必须经部门

负责人在加密软件中解密后方可对外发放。

4.10 作为记录的文件应执行《记录控制程序》。附：文件控制流程可见附则《文件控制流程图》。

5 相关文件

5.1 LC/CX-7.5.3.2-08 《记录控制程序》

5.2 QLCJ001-2019 《文件编码规则》

5.3 LC-XZ-18 《规章制度管理办法》

5.4 LC-YF-07 《技术文件和资料管理办法》

5.5 LC-XZ-08 《外来文件管理办法》

6 相关记录

6.1 JS-JL-01A xx汽车文件评审记录

6.2 QG-JL-33A 文件发放、回收记录

文件控制流程图