财务报销制度及补充规定

财务报销制度与补充事项

2018年随着集团增设异地分子公司，现根据董事会规范财务管理的要求，对相关费用及流程重新规定和梳理，特作出如下补充规定：

一、费用类报销的规定

1、差旅费报销：各公司员工出差前须向总经理提交出差申请表，各公司总经理出差须向董事长提交“出差申请表”（格式见表格附件），出差费用按“差旅费报销清单”明细填列（格式见表格附件），对于出差中发生的招待费用按“出差招待费报销清单”单独明细填列（格式见表格附件），差旅费报销的各费用发票必须与出差地点和时间吻合，出差如无招待的情况下每人每天最高补助70元餐费（需见餐饮小票）按小票金额直接列入差旅费报销清单的“餐费补助”栏，有招待的情况下，必须凭招待发票报销，如招待费金额超出2000元时需向董事长申请签字（具体见招待申请表）。出差住宿标准为总经理（副总）级别不超过350元/晚，经理及主管级别不超过300元/晚，一般员工不超过250元/晚，在不超过限额内凭住宿发票报销。对于多人一起出差的情况，同性别人员要求住双人间（因业务需求单独住宿的需在出差申请表中注明，经董事长批准），费用要求原则上要求由一人集中支付报销，各项费用的补贴标准不超限定的总额度，特殊情况需经董事长签字同意方可报销。

2、招待费报销：招待费除过节费、公关费、食堂购买各类招待食材可以无票报销外，其他费用必须凭发票报销，无票报销部分必须向董事长申请并经签字确认后方可作为报销

的依据。对于招待客户发生的招待费用金额超出2000元的事项必须书面先向董事长申请（具体见招待申请表）才能凭发票报销，所有的招待费都必须有“招待申请单”，才能凭招待发票报销。如公司内部部门的聚餐产生的招待费用金额超过1000元的需事先向董事长申请（具体见部门聚餐申请表），其他可以向各公司总经理申请。

3、通讯补贴报销：所有员工的通讯费必须执行公司的通讯补贴标准，董事长、副董事长的通讯费最高补贴限额为350元、总经理（副总）级别的补贴标准为300元/月、经理级别的补贴标准为200元/月、主管级别的补贴标准为150元/月，有通讯需求的一般员工的补贴标准为50/元，员工享受通讯费补贴的待遇需经公司总经理（副总经理）批准，主管级别以上人员享受通讯费补贴待遇需经董事长批准，未经批准的人员一律不允许享受通讯费补贴（具体见通讯费补贴申请单），经批准享受的通讯费补贴原则上要求在工资中支付。

4、私车公用的补贴报销：公司所有员工因公外出办理事务需使用私家车时，一律享受公司补助，补助标准为每公里1.5元，员工需凭由部门主管审核、总经理审批的审批表（具体“公车私用外出补贴审批表”）和相应的油费发票方可报销，总经理的补贴审批表由董事长审批，公司对所有员工的车辆

不负责保养、保险、维修及其他费用，不负责交通肇事，违章及其他相关违规、违法的责任及赔偿。

5、其他费用报销:各公司发生的其他费用，必须有相应的附件及申请作为发票报销依据（具体见费用申请表），费用发生额2000元以内的由各公司总经理审批，超过2000元的各项费用需经董事长签字审批，对附件明细不完整，申请手续不完善的各项费用一律不允许报销。

二、物流运费的报销规定

为了规范物流运费的报销流程，现针对各公司物流现状，对物流运费的报销特作出如下规定，各公司遵照执行：

1、对于有固定的物流合作单位，必须有物流运输合同或协议、运输发票，以此作为财务审核运费的依据。

2、市内定点运输的个人或单位，必须有运输合同或协议，运输发票月末汇总后统一开具。

3、市内或长途临时运输的车辆，对于运输的价格需由各公司总经理签字确认，运输发票月末汇总后统一开具。

4、第三方物流的搬运费、装卸费及其他发生的一切业务要求各公司以签订短途运费协议形式开具10%的运输发票，我公司相应承担部分税点。

5、运输的搬运工要求按计件单价核算搬运工工资。

对于以上三种情况的运输，各公司业务人员必须于次月4日将上月所有的运输费用按客户明细汇总运费金额、发货总金额、运输费用占发货金额的比例均统计出来，凭运输协议或运输价格确认单、发货

清单与财务核实实际的物流费用总额作为本月开票的依据，每月10完成运输发票的开具，逾期不予受理。对于固定结算的运输费用在到期付款时财务凭借运输发票支付到相应的运输驾驶员卡中（此付款要求驾驶员与运输公司、我公司有三方协议，能说明驾驶员的车为该运输公司的挂靠车辆），要求付款申请时必须注明车牌号码、驾驶员的姓名、卡号；如果临时运输费用的支付，业务人员可以先凭运输申请单（表格见“运输申请单”）、发货清单、经总经理和董事长签字后直接交财务支付给驾驶员（此付款也需提供三方协议）。

三、借款的规定

1、各公司员工因公出差、零星采购、工伤医疗及办理其他特殊业务，根据需要可借用现金。员工借支现金需填写“借款单”(具体表格见“借款单”），经部门负责人批准，财务经理审核后，报总经理批准。

2、临时工和试用期的员工不能借支现金，有出差任务时，由同行人员借支。

3、员工借款额度，为了更准确地掌握现金的收支，原则上500元以下的现金支出不予办理借款。对不同级别的员工设置最高借款限额，未还借款超过限额时，财务部不再向其借款，具体设置如下：总经理级（副总）30000元

经理级5000元

主管级3000元

其他人员2000元

4、财务部对部分频繁进行现金借支的员工（出差人员、销售、行政），借支超额度的可由其上一级主管担保，担保总额不应超过自已本职务的借款限额。

5、员工借款的报销应取得合法的报销票据，部门负责人审核其业务合理性后，财务部审核票据的合法性，并经总经理核准后，出纳进行付款的会计处理。

6、员工报销款项应首先用于偿还借款。有工作任务需支出现金时，需再次履行借款批准手续。

7、所有员工借款，实行“前账不清，后款不借”原则。

8、财务部要严格控制员工借款总量，准确掌握员工现金借支、报销和还款的情况，及时清理借款，对借款期限超过1个月的员工，财务部应下发“员工借款清欠通知单”(见附件)催收。财务部月末要对员工借款进行一次全面清理。

四、物资采购付款的规定

1、各公司目前的采购流程：采购申请（系统采购订单）——采购合同（如零星采购为价格审批单）——系统采购验收入库——采购发票——采购付款。

各公司内所有物资的采购必须经以上采购审批流程后方可进行。采购部门根据计划提出的采购申请报部门负责人审核、总经理签字确认后在系统中录入采购订单，系统中的采购订单经总经理（或授权人）审核后，仓储部门以此订单数量为限验收入库，财务部门依据仓储部门的外购入库单并结合采购申请单、采购合同（或价格审批表）在系

统中生成、审核采购发票。对于大宗原、辅料的批量采购必须签订采购合同，采购合同经相关部门会签后须经董事长签字确认，首次发生的零星采购业务经办人员必须提供两家以上的比价资料（采购询价表），比价资料必须由部门负责人审核，并经总经理签字确认。再次发生此采购行为时以此为指导价格。以但对于单价不超过500元、总金额不超过2000元的采购行为及紧急采购的情况下可不提供比价表，但紧急采购的必须由总经理特别批准。

2、采购付款：物资验收确认完毕，由采购经办人将采购申请（系统采购订单）、系统入库单、采购发票、请款单核对无误后，经部门负责人签字后确认，在每月28日前报财务审核（财务主要审核采购单价是否与合同签订单价（价格审批表）相符，采购入库数量是否与系统采购订单相符，即审核与采购有关的原始凭证如采购申请单（采购订单）、供应商合同、入库单、发票是否准确无误，是否有部门负责人的签字确认），对于审核无误的报销单据，须经总经理审批，财务据以入账或根据合同和约定付款期办理转账付款。

3、采购预算：各物资采购部门应于每月1日下班前提交本月经总经理审核后的付款预算至财务，财务汇总报集团董事长批准后，方可按预算付款。

4、采购对账：采购部每月对发生业务的大宗原辅料供应商应完成对账工作，并将双方确认的对账结果提交财务。

5、采购入账要求：公司每月末最后一天为结账日，各职能部门务必将当月发生的各项业务办理完相关报销手续，交财务入账，否则

次月不允许作付款预算和安排。如按合同约定是预付款项的，必须于当月末将发票完成报销手续后交至财务入账，否则财务有权拒绝办理该经办人员的其他付款业务，所产生的一切后果由该经办人员承担。

五、设备、工程付款的规定

1、各公司的设备采购、基建工程、模具、电脑、办公家具等固定资产的采购与付款，必须做到以下几点：固定资产购置、基建工程应坚持多方询价（不少于三方）的原则，保证资产购置价格的合理性; 单批购置固定资产金额达到50万元以上采用公开招标采购，招标文件和成交合同交财务部备案；对不宜招投标的，应当进行市场调查和多渠道询价，然后确定供货商；采购人员在进行供货商的选择时，应着重考虑供货商的资质、能力、信誉以及质量保证体系；同时，根据供货厂商的报价函及其他书面资料填写《固定资产询价表》，书面记录选择过程，并根据价格、品质、交货期、付款条件、厂商信誉以及历史使用情况等选择出最优者；在确定供货商或者承包商后，由采购人员或有关负责人在授权的范围内与之签订合同，并经董事长签字方可有效。

2、设备、模具等固定资产类，分为三个付款阶段，不同阶段所需附件略有不同:

①、预付款——需提供固定资产询价表、合同原件及付款申请；

②、到货款——需提供合同复印件、设备验收单、全额发票及付款申请；

③、质保金--需提供合同复印件及付款申请单

3、基建等工程类，分为三个付款阶段，不同阶段所需附件略有不同:

①、支付进度款——需提供付款申请、合同原件、工程进度报表(由工程监理机构或项目负责人签字确认)、工程发票、收据（如付银行承兑必须提供工程方盖章的承兑收据）；

②、验收后付款——需提供付款申请、合同复印件、工程决算书、工程发票、收据（如付银行承兑必须提供工程方盖章的承兑收据）

③、质保金——需提供付款申请、合同复印件

六、报销的流程、审批权限和其他要求

1、各公司报销流程为：经办人填制报销单——部门负责人审核——财务部审核单证——总经理(董事长）审批签字——财务部报帐。

2、报销审核要点：（1）、经办人员对自已经办业务报销的真实性和合法性负责，不允许弄虚作假，否则后果自负；（2）部门负责人对本部门的开支是否符合公司规定负责,审核各项开支的真实性、合理性和合规性，对开支的数额和必要性发表明确意见。（3）财务部对有关单证是否合法、完整，审批手续是否符合公司的规定，与有关合同、预算是否相符等。（4）总经理审批本公司计划内的各项开支，并对本公司的各项开支负责，董事长审批超限额的各项费用及特殊事项。对于以上经审核无误且手续齐备的报销业务，财务部方可给予付款。

3、报销时限：所有人员的报销原则上要求必须在当月内报帐。具体要求如下：差旅费报销因特殊工作关系不能及时报帐的，需书面告知

财务部，书面报告需经部门经理和总经理批准，并在出差回单位后三个工作日内报帐。

4、报销的要求：（1）、规范报销单据填写：所有附件须用胶水粘贴在规定位置（增值税发票抵扣联用回形针别在报销单据后面），报销封面须使用黑色签字笔或钢笔填写；报销封面及附件须保持干净、整洁，不得随意涂改，费用报销须注明费用归属部门；（2）、报销手续需经办人亲自办理（董事长和副董事长除外），并在报销封面上注明报销方式，属于转账的应提供转款的明细信息；（3）、公司各部门负责人对权责内各项业务的报销手续负责(包括前任遗留事项),负责督促经

办人员催要发票及支持附件，各公司员工报销必须严格执行公司规定的报销流程、统一的报销表格和必要的报销申请，方可报销。

5、报销款的支付：（1）、各部门每月2号前把当月的资金计划经部门经理（总经理）审核后交财务部，财务部根据各部门的月度资金计划编制公司月度资金计划并经总公司批准后，严格按计划执行付款，对于预算外的资金付款，财务部有权拒绝支付，特殊情况须经总经理批准，金额大于10万的预算外付款须追加董事长批准，财务方可予以安排付款。每月2号前在预算未批准前不允许付款，如确需付款须经董事长批准，原则上财务不接受有缺口的各公司的资金预算，如因特殊原因导致的资金缺口需经董事长批准方可有效，否则财务拒绝支付各类款项；（2）、财务部付款时间为每周二、周四两天（结合各公司实际情况采购付款除外），需要办理付款业务的部门，要做好计划，提前一天按规定办理好付款手续送财务部，付款原则不允许支付现

金，均需通过银行转账或汇票的方式办理，但对于支付临时人员的工资、奖金、业务人员出差备用金、500元以下的零星材料采购可用现金外，其余一律不允许支付现金；（3）、如果是当月发生的即时支付的费用和材料款可在完成相关报销手续后直接支付无需再履行付款申请手续，如果是已入账当月未能即时支付的款项，在非当期付款时需履行付款手续，为了避免发生重复请款和报销行为，如果财务资金不足以支付已履行付款手续的款项，出纳人员应当拒收接收此付款申请。

七、补充约定

为了更准确的核算集团各公司的经营状况，体现公平公正的原则，对于集团各子公司作出如下要求：

1、关联公司之间的资金占用按月息1%计息，对于各子公司每月应上交集团的折旧和利息未交足部分集团按1%的月息计算各公司应承担的利息，目前按红方科技68万/月、时代创美86万/月、酷包科技10万/月（酷包租赁时代的厂房租金2.5万/月直接与创美结算），重庆和鄂尔多斯异地公司尚处于筹建阶段，目前不作要求。

2、各子公司的承兑汇票原则上以在集团内部贴现为主，关联公司之间的票据贴现不论承兑银行、票面金额和到期日统一按2.5%贴现率计息，如需对外开具承兑或承兑贴现必须执行比价方可操作。

3、通过红方开票的各项销售业务，均视同红方的业务，红方以保本销售为原则，对于经营业务过程中产生的场地租赁费、仓储费、水电费等均视同红方销售该业务的成本，要求各子公司在销售开票给红方

的发票中低开扣除，各公司必须按对外销售的要求按时完成系统各项出入库手续。各公司的销售回款如需申请贴现，对申请贴现的贴现率、回款时间差等必须经财务经理比较签字确定后方可盖章执行，否则产生的贴现损失由销售人员自行承担。

4、各子公司财务每月必须按规定的时间报送各类报表，每月2日报资金预算和资金预算执行表，每月7日报总经理自定义分析、每月15日报财务分析表，如不能按要求报送的，财务部门按200/日罚款，由财务经理、财务主管和财务人员按比例承担。

自2018年4月1日各公司请遵照以上的规定执行。

红方集团财务部