巧用EXCEL制作会议座位表
大型会议座次图等证表卡
生成步骤
目录
一、《座次图》自动生成模块 (03)
二、《签到索引表》自动生成模块 (11)
三、桌牌自动批量生成模块 (13)
四、《出席证》自动批量生成模块 (16)
五、《合影站位图》自动生成模块 (19)
六、《宴请就座图》自动生成模块 (21)
七、本系统的优越性 (24)
八、其他技巧 (25)
结束语 (25)
大型会议座次图等证表卡
自动生成系统
对于机关和企业的办公室来说，组织会议是经常性工作。在参加人数较多的会议中，座次图的编排是一个关键环节。事先有组织地将参会人员座次安排好，一方面能让参会者均匀分布在会场，避
免会场各处太拥挤或太稀疏；另一方面，遵从于共同价值观的座次顺序，能让参会人员都感到心安，是维护会议严肃性必要条件。
传统方法的排座次，是先画一张空表，然后逐一填入人名。在这个过程中，要反复掂量谁在前、谁在后，不断地调整和修改。大多数情况下，参会人员是按顺序从中间向左右两边折返发散安排的，每当遇到增加或减少参会人员—哪怕只调整一个人，也往往需要推倒重来一次。不仅如此，一些会议还要求按顺序的摆放桌牌，制发《出席证》，组织照相、就餐，使类似排座次图的工作量翻倍。对个人而言，上述几项工作是时间紧、压力大的苦差事；对单位而言，将大量人员精力深陷在会议排座次之类的琐碎事务上不利于提升在群众中的形象，更不符合中央“反四风”精神。
本文要介绍的方法，可以实现三个功能：1.当参会人员名单基本确定时，自动生成《座次图》；2.当参会人员名单变化时，自动更新《座次图》；3.自动生成与《座次图》相配套的《合影站位图》、《宴请就餐图》、《签到索引表》，批量且按顺序自动生成“桌牌”和“《出席证》”，并且随参会人员名单的变化而自动调整。简言之，只要明确了参会人员名单的人名和顺序，会议所需多数证表卡都自动生成和自动调整，让会务准备工作变得轻松和从容。
一、《座次图》自动生成模块
（一）原理
传统方法的原理本文所介绍方法的原理
《座次图》自动生成模块的原理，可以概括成“位置—编号—人名”。是对参会人员和会场里的每个座位都进行编号，将相同编号的人名与座位建立一一对应联系，使人名能够自动填写到相同编号对应的会场座位中去。依照此方法建立的座次图，数字编号是核心要素，借助于EXCEL软件所拥有得数字处理优势，大大提升速度和
准确性。
（二）主要步骤
由于使用现代人举例容易不恰当不准确，本文虚拟了《水浒传》中梁山108位好汉开招安大会的例子来介绍座次图的制作。准备工作：打开一个EXCEL文件，将左下角三个选项卡分别改名为《人员名单》、《数字布局图》和《座次图》。然后开始以下三个步骤：第一步，在《人员名单》选项卡中，收录所有参加会议的人员，并按照既定的规则从前往后依次编号（见图1）。这里所说的规则，虽然不同类型的单位略有不同，但一般都是按照职级高低、身份尊卑从前向后排列的，即使是平级，也有大致固定的排列顺序，如内部的电话本、人员名册等。梁山108个好汉是以第71回所挖出的石碣碑为依据排序的。
顺序排列好之后，可以请领导审阅过目，遇到顺序不对、人名出错、由于特殊原因需要将一些人提前、放后等情况时，都可以比较容易的调整，然后重新编号。一般情况下编号为纯数字，遇到有发言、领奖等特殊情况时可将这些人单独变编号，如“发1、发2……”，除此之外的其他人员再按数字排列。
★请注意：当姓名为两个字时（如“宋江”），要在两字中间加1
图1
个空格，而不是2个空格。
★本例中，请特别留意：“编号”在“A列”，“姓名”在“B列”。“徐宁”的编号是18号，“阮小七”的编号是31号。
第二步，在《数字布局图》选项卡中画出会场座位摆放图。具体摆几排、每排几个人、有无过道，都要依据会场条件和会议要求而定。之后依据一定的规则对这些座位进行编号（见图2），编号后可以请领导过目认可。编号可以手填，更多的是找到规律后用公式
批量填写。
本例中，共6排，每排18个人，中间有一个过道（左边9人，
右边9人）。按照一般的规律，第一排过道右边为1号，左边为2号，然后向左右和后面发散展开，全部编号分布在从B4到T9的长方形区域内。
★请注意：《数字布局图》与《人员名单》两个表中“编号”的格式要相同，内容要能一一对应，这是本系统的核心设置。
★本例中，请特别留意：“18”所在位置是“第1排，左1”，也就是B4单元格，“31”在 “第2排，右7”，也就是R5单元格。
第三步，在《座次图》选项卡中，将《数字布局图》内容完全复制过来，去掉其中的编号。在原来编号区域（B4到T9）使用VLOOKUP 函数定义公式。首先，在左上角的B4单元格内输入如下内容：
= VLOOKUP(数字布局图！B4，人员名单！$A:$B ，2，0) 按回车键，这个单元格内会自动出现两个字“徐宁”。B4到T9范围内其他单元格不必另外定义函数公式，只要点击B4单元格，将鼠标悬停在这个单元格右下角约1秒，会出现一个很小的“+”符号，请按住鼠标左键不放，向右拖拽，便完成了第一排的函数公式定义，鼠标仍然不松手，再向下拖拽，便完成了所有6排的函数公式定义。
最后，进行必要的格式调整，可看到下表内容，这就是我们所需要的《座次图》(图3)。
所谓“必要的格式调整”，包括：1.将所有单元格文字竖行排列（右键，设置单元格格式-对齐—文字方向—竖向）；2.将原先过道位置图3 图2 图2
（K4:K9）的内容清空，表格边框变为无色，填充颜色变为无色。
3.对B4到T9区域内的字体大小进行调整，如果四个字的人名，可
以缩小字号以确保完全显示。
★请注意：1、在定义公式时，“$A:$B”中的“$”表示的绝对引用，不能随便不写。2、函数定义可以用函数编辑器（图4）逐个找参数，避免手工输入容易出错。
lookup_value：待查找值
table_array：被查找数据表格范围
col_index_num：向右查找的列数
range_lookup：查找类型，一般为0
图4
★本例中，请特别留意：“徐宁”所在的位置为“第1排，左1”，也
就是B4单元格，在《数字布局图》选项卡中B4单元格中的内容是
“18”，在《人员名单》选项卡中编号18的人为“徐宁”。同样的，“阮小
七”所在的位置为R5单元格。在《数字布局图》选项卡中，R5单元
格中的内容是“31”。在《人员名单》选项卡中编号31的人为“阮小
七”。查看其他人如宋江、李逵等等都是如此。
上述不是巧合，而是VLOOKUP函数自动将人名、编号、位置
联系到了一起。VLOOKUP函数会以《数字布局图》相同位置的数
字编号为媒介，找到《人员名单》对应的人名，将其“搬运”到函数被
定义的位置。VLOOKUP函数的工作机制是本系统的核心知识。
（三）VLOOKUP函数的运作机制
VLOOKUP是EXCEL软件中一个查找引用类函数。其格式为：
f(x)=VLOOKUP(待查找值，被查找数据表格范围，向右查找的列数，0) 《座次图》B4单元格位置之所以最后能被自动填入“徐宁”。是因为设置了下面的函数公式：
函数是一种公式和规则，计算机是执行者，当我们在《座次图》第1排左1（软件中的“B4”单元格）定义了上图所列的函数公式时，一系列指令将排队交给计算机去完成（见图6箭头走向）：
1.首先，VLOOKUP 函数要求计算机到《数字布局图》中查看相同位置（第1排左1，也就是“B4”单元格）上的数字，查看的结果是“数字18”。
2.然后，VLOOKUP 函数将另外一个表《人员名单》从A 列到B 列的区域圈出，吩咐计算机携带刚刚找到的“数字18”，沿着这一区域最左边的一列（也就是A 列）从上至下搜寻比对，结果在第19行中间找到了。VLOOKUP 函数命令计算机脚步停在这里待命（待命的位置是单元格A19）。
3.接着，VLOOKUP 函数要求计算机以《人员名单》表上的A19单元格为起点，向右挪到第2列，到达“宝藏”所在地B19单元格。这个“宝藏”就是两个字：“徐 宁”。
4.最后，VLOOKUP 函数命令计算机将在搜寻到的“徐 宁”这两个字搬运到函数出生的地方---位于《座次图》第二排最左边的B4单元格。
5.推而广之，通过拖拽方式为《座次图》每个单元格建立函数公式，完成全图人名填充。至此，创建《座次图》的任务完成。
二、《签到索引表》自动生成模块 对于已经编排了《座次图》的会议，签到环节可以直接勾画人名，节省了每人签字的时间。但是面对一张写满人名的《座次图》，参会人员迅速找到自己的名字依然不容易，每个人多出的十几秒，最后会造成签到拥挤的场面，这是我们应该努力避免的。《签到索引图5
图6
表》能将所有参会人员按照姓氏拼音或单位职务排列，每个人名字后面都注明在第几排、左数（右数）第几号，签到处工作人员可以帮助参会人员迅速找到在《座次表》中的位置，避免签到处拥堵。
（一）建立《签到索引表》选项卡，打开《数字布局图》，选中数字编号区域和周围标注纵向排号、横向座位号的区域（具体为A3：U9区域），复制。然后到《签到索引表》，点击A1单元格，右键-选择性粘贴，在对话框中选中“数值”和“转置”两项，得到如图7的表格,此表相当于将《数字布局图》逆时针旋转了90度。
（二）通过剪切、粘贴等步骤，将该表多列数字编号变成一列
数字，再将原来将A 列的“左1、左2…右9”等内容多次复制粘贴，形成每个数字编号对应排号、座位号的表格，如图8。
（三）使用VLOOKUP 函数，找到每个数字编号对应的参会人员姓名。具体为:在D3单元格输入
“=VLOOKUP （C3，人员名单！$A:$B ，2，0）”
含义是带着C3格内的数字（“18”）到《人员名单》选项卡的A 列内找，找到后向右挪到第2列，把其中的内容（“徐宁”）搬到D3中来。然后，选中D3单元格向下拖拽，将每个人名、编号与纵向排号、横向座位号联系起来，形成《座次索引表》（图9）。
（四）将《位置索引表》按照姓名排序或者按照编号排序，才形成两种便于签到时迅速找到参会人员位置的《签到索引表》。 上面的图按人名拼音排列，如阮氏兄弟都在一起，同样,姓张、姓李、姓陈的都在一起，各姓氏按照拼音排列，便于认识参会人而快速找到他的位置；图11按照编号排列，便于不认识的参会人员报出自己的单位职务后推测到编号范围，然后快速找到位置。由
图7 图8 图9
于人名是从《人员名单》用VLOOKUP函数计算而来，故当参会人员增加、减少或调整时，两种《签到索引表》都会随之自动更新。
三、桌牌自动批量生成模块
与《座次图》密切相关的会议桌牌，目前也大多手工录入。除了速度慢、易录错之外，还容易与人员调整变化相脱节。有时为了节约，会尽量使用以前用过的旧桌牌（不足的新制），但这样做核对翻找的工作量很大，且新制桌牌与旧桌牌往往在字体格式和纸张颜色上有明显差别。本文介绍的“桌牌自动批量生成模块”依托《座次图》生成系统而建，二者同步生成、同步调整，而且按照《座次图》布局将一整排的桌牌按顺序批量打印出来。制作方法：
（一）建立《桌牌》选项卡（图12）。将A1：B1单元格合并，输入“第1排”。将A列从A2开始向下的单元格每两个合并为1个大单元格，共合并出19个，即A2：A3合并、A4：A5合并 (38)
A39合并，B列也同样办理。（快速合并的方法：选中A2：A39，复制，点击B2，右键--粘贴）。
选中A2：A39单元格，右键—设置单元格格式—对齐—方向—负90度，选中B2：B39单元格，右键—设置单元格格式—对齐—方向—90度，实现桌牌文字背靠背。
（二）选中A2与A3合并的大单元格，定义VLOOKUP函数：==VLOOKUP（$A$1，座次图！$A:$T，ROW()/2+1，
0）
此函数“$A$1”指的是A1单元格内的内容“第1
排”。“座次图！$A:$T”指的是座次图中A列到T列的所
有内容，我们之前所排座次图的所有人名及排号都在
这个范围（图3）。ROW()是一个算所在单元格行号的
函数，A2单元格内的ROW()等于2，ROW()/2+1=2。
函数含义是：带着A1格的内容（“第1排”）到《座次图》选项卡的A 列内找，在A4单元格找到“第1排”，然后以此为起点向右挪到第2列，把其中的内容（“徐宁”）搬过来。 （三）选中A2单元格，向下拖拽，生成一整排桌牌（单面）。 ★对于A4：A5单元格来说，尽管是由两个单元格合并的，但计算机默认它是A4单元格。由于“$A$1”和“座次图！$A:$T ”都用“$”进行了绝对引用的设置，故在A4：A5单元格内拖拽后而生成的公式还是“==VLOOKUP （$A$1，座次图！$A:$T ，ROW()/2+1，0）”，但是“ROW()/2+1”变化了，对于A4来说，ROW()=4，ROW()/2+1=3，函数计算的结果是在《座次图》选项卡以A4单元格为起点向右挪到第3列，所得结果是“张清”。同理，A4：A5单元格内结果为“武松”、之后依次是朱仝、柴进、呼延灼……，直至A38：A39为杨志。
（三）在“桌牌”选项卡（图12）的B2单元格输入公式“=A2”，
再向下拖拽，在B 列得到另一面桌牌，它与A 列桌牌的内容相同，格式上背靠背，打印出来后沿着A 列B 列之间的间隔线对折之后就可以插入塑料卡中，形成双面桌牌（图13左侧图）。
（四）将A2：B39有桌牌内容的区域设为打印区域，调整行和列的大小以适应桌牌塑料卡的大小。合理设置单元格边框实线，以利于打印之后的裁切和翻折。这样，会场一整排的桌牌就能按照顺序批量打印出来了。
（五）将A1单元格内的“第1排”依次手动改为“第2排”、“第3排”……则会自动生成其他排的参会人员桌牌（图13）。打印过程非常迅速，200个桌牌6分钟内即可生成和打印完毕。
由于桌牌人名是由函数沿着《人员名单》--《座次图》的路径自
动生成的，所以只要《人员名单》无误，桌牌人名也就必定正确。
图12
图3 图13
而且桌牌是按照《座次图》每一排从左至右的顺序打印出来的，所以在会场的摆放也会异常顺利。
★之所以要将一个桌牌生成在两个单元格内，是因为EXCEL中每个单元格行高最多409磅，也就是12厘米，而桌牌宽度往往在14厘米左右，占用两个单元格，每个7厘米，才能确保桌牌尺寸。
★关于row()函数的说明：row()函数是求取单元格行号的函数，row()的值会随着所在单元格的不同而不同，如在A39单元格内输入“=row()”，结果是39，在F88单元格内输入“=row()”，结果是88.row()函数在沿着列的方向从上到下批量生成公式方面有重要作用，使用时经常要除以某个数，如本例桌牌生成中要除以2，之后的胸卡生成模块的例子中要除以5，之所以这样做，是因为一个桌牌占2行，一个胸卡占5行，通过除以所占的行数，算出这是第几个桌牌、第几个胸卡。不使用row()函数也能通过手动方式生成公式，但工作量会有较大增加，而且容易出错。
四、《出席证》自动批量生成模块
大型的高规格会议往往为每名参会人员制作《出席证》，其中制作分别标记每个人具体情况的记名《出席证》任务是很艰巨的，需要繁琐的逐一录入和反复核对。而本模块可以实现记名证件的自动批量生成，原理与批量生成桌牌类似，具体为三步：
（一）建立《出席证》选项卡（图14），在A1：D5区域建立出席证的模板，模板内的数据共分为三类有9部分：
第一类：所有胸卡的固定内容，具体为3部分内容“山东省济宁
图14
府梁山招安动员大会”（A1:B1）、“出席证”（C4：D4）、“证号：”(C5),这3项在图14中已经用阴影标出。
第二类：照片(C1：D3)，需要手动插入图片，或者证件打印后手工粘贴照片。
第三类：需要用函数公式输入个性化内容的区域。具体包括5部分内容：证件号、姓名、单位及职务、纵向排号、横向座位号。
（二）确定《出席证》的证件号。出席证按照顺序生成，由于数量较多，为了减少工作量和避免出错，应该自动生成。在D5单元格输入：“=row()/5”，运算结果为1。
★定义证件号的函数在最后一行，由于每张出席证占5行，两者相除就等于证件序号。如在D15单元格所输入的“=row()/5”，计算值为3，表示的是第3张出席证。
（三）确定“姓名”和“单位及职务”。证件号确定后，用VLOOKUP 函数到《人员名单》选项卡自动抓取内容。在《人员名单》中，编号在A列，对应证件号；姓名在B列，单位及职务在D列。
在A2单元格输入
“=VLOOKUP(D5,人员名单!$A:$D,2,0)”，运算结果为“宋江”
在A4单元格输入
“=VLOOKUP(D5,人员名单!$A:$D,4,0)”，运算结果为“梁山泊总兵都头领”
（四）确定“纵向排号”、“横向座位号”。证件号确定后，用VLOOKUP函数到《签到索引表》选项卡(见图11)自动抓取内容。在《签到索引表》中，编号在M列，对应证件号，纵向排号在0列、横向座位号在P列。
在A3单元格输入
“=VLOOKUP(D5,,签到索引表!$M:$P,3,0)”，运算结果为“第1排”
在B3单元格输入
“=VLOOKUP(D5,,签到索引表!$M:$P,4,0)”，运算结果为“右侧1”
（五）批量复制。选中1-5行，复制，到第6行粘贴，可以立即生成2号卢俊义的证件，再到第11行粘贴，可以立即生成3号吴用的证件，以此类推，108人的出席证可以立即生成（图15）。当《人员名单》出现变化时，《出席证》的人名、证件号、座位号都会随之自动调整。
五、《合影站位图》自动生成模块
有些会议要组织参会人员合影留念，由于留给照相的时间一般都很短，为了加快组织速度，事前制发一张《合影站位图》很有必要。《合影站位图》也可自动生成和调整，其原理和制作步骤与《座次图》基本相同（使用VLOOKUP 函数），两表合用同一张《人员名单》。制作过程分为两个步骤：
（一）合影数字布局图（图16）。建立《合影数字布局图》选项卡，根据需要人数、场地等因素绘制合影座位的数字布局图。需要注意2点：1、由于要求前后排人员交错站立，要求使用将相邻两个单元格进行合并；2、主席台领导参加照相，要在前排中间位置要专门留出。
（二）生成《合影站位图》（图17）。建立《合影站位图》选项
卡，将《合影数字布局图》选项卡所有内容复制粘贴到相同位置，将数字清除，设定这些部分的格式排列为从上到下（右键--设置单元格格式—对齐—方向，选纵向“文本”）。 用生成《座次图》的方法，使用VLOOKUP 函数以《合影数字布局图》相同位置的数字编号为媒介，找到《人员名单》对应的人名，将其“搬运”到函数被定义的位置。具体做法是在B2单元格输入： 图15 图15
图16
“=VLOOKUP （合影数字布局图！B2，人员名单！$A:$B ，2，0)”，函数计算结果为“段景住”。然后用拖拽方式大量复制函数公式，迅速生成《合影站位图》。
《合影站位图》也可以设计人名索引，具体做法参见前文《签到索引表》的制作方法。
由于人名是从《人员名单》中自动生成的，所以当《人员名单》出现变化时，《合影站位图》会随之自动调整。
《合影站位图》效果：
六、《宴请座次图》自动生成模块 会议若出现重大礼仪性宴请，宴请座次编排往往非常复杂。《宴请座次图》自动生成模块遵循之前会议《座次图》、《合影站位图》的创建思路，依然先制作《餐桌数字布局图》，然后其所有内容复制粘贴到新的《宴请座次图》选项卡，利用VLOOKUP 函数到《人员名单》中抓取人名。这一方法创设的就餐安排仍是与《人员名单》同步更新，对于 “人民大会堂国庆招待会”之类的超大正式宴会能提高百倍以上的效率。
（一）批量生成《就餐数字布局图》
建立《餐桌数字布局图》选项卡，首先在A1:AC22区域画一张桌子的数字布局图，圆桌边有12个座位（图18）。
1.左上角的“第1桌”是手动填写的，“第”、“1”、“桌”其实并不在一起，
标示桌号的“1”在C1：D1单元格中，为了创设公式，只能将数字单独放在一起。
2.桌子中心的“第1桌”是用公式生成的，只要将M11：P12单图17 图18
元格合并，输入“=A1”即可，放在中间比较醒目。
3.该桌12个座位的数字是利用公式自动生成，公式为：
1号座位：N2单元格：（C1-1）*12+1，结果为1；
2号座位：F4单元格：（C1-1）*12+2，结果为2；
3号座位：V4单元格：（C1-1）*12+3，结果为3；
4号座位：C8单元格：（C1-1）*12+4，结果为4
以此类推……，设完全部12个座位的公式
4.在设置完后复制A1:AC22区域,在其他区域粘贴，然后更改每桌左上角的桌号，可以快速生成几十桌、上百桌的《就餐数字布局图》。
（二）批量生成《宴请座次图》
1.建立《宴请座次图》选项卡（图19），将《餐桌数字布局图》全部内容复制过来。
2.在A1:AC22区域（第1桌）的首座，也就是N2单元格输入“=VLOOKUP(餐桌数字布局图!N2，人员名单！$A:$B,2,0)”结果为“宋 江”。
3.复制N2单元格内容，点击2号座位（F4单元格），右键—选择性粘贴—公式，相当于将N2单元格的公式复制粘贴了过去，但一些公式的参数随着公式所在单元格的位置变化而有所变化，实际的公式内容相当于“=VLOOKUP(餐桌数字布局图! F4，人员名单！$A:$B,2,0)”, 结果为“卢俊义”。重复这个步骤到3号、4号座位选择性粘贴公式，分别得到“吴用”、“关胜”…..完成第一桌的设置。 4、在设置完后复制A1:AC22区域,在其他继续选择性粘贴公式，可以快速生成几十桌、上百桌的《宴请就座图》。
《宴请就座图》效果：
图19
图19
七、本系统的优越性
很显然，本文采用“位置—编号—人名”的办法绕了一个大圈，让使用传统办法的人感到很不习惯。但只要试用一次就会发现本文所介绍的方法有很大的优越性：
1.输入人名工作量减少。除了在制作《人员名单》时需在EXCEL 友好界面下输入一次人名之外，之后无论是如何修改、调整，都不需要再次输入人名，其效率大大提升。《数字布局图》、《座次图》等表格的的公式虽然需要定义，但只要设好其中一个单元格的函数，就可以使用鼠标拖拽的方式完成所有单元格的设定，毫不费事。
2.领导审核把关更容易。由于参会《人员名单》和各个《数字布局图》形象、清晰，为报请领导提前介入审核提供了条件，在领导确定大原则后，《座次图》调整的可能性大大减少。特别是标注有单位职务等内容的《人员名单》，领导以其丰富经验能很容易发现姓名错误、顺序混乱、丢漏人员等问题，使排座次的准确性大大提升。
3.后期修改调整更迅速。一旦出现原则方面的调整，可以更改《数字布局图》的数字编号规则，更改后《座次图》等模块中的人名会自动调整；出现临时增加人、减少人的情况时，只要在《人员名单》中增加减少，然后刷新一次数字编号就能随之自动更新了。由于EXCEL软件的特殊功能，对数字的批量修改可以通过拖拽鼠标一键搞定，而《座次图》等模块随之进行的自动更新可以瞬间完成，这是快速调整得以实现的关键所在。
4.学习和熟练掌握更容易。座次图自动生成系统不是独立开发的程序，只是EXCEL软件多种技巧的应用组合，大多数机关工作人员都能迅速学会和熟练使用，能根据不同的会场制作出个性化、符合本单位实际情况的座次图模板，也能比较容易的进行功能拓展和对基本结构的修改。
八、其他技巧
一般来说，各机关或企业召开大会的参会人员范围相对稳定，
建议制定和长期维护一个《干部名册》，准确录入各有关部门的干部姓名，当有干部人事调整时及时更新，对各个部门按照依据性的名单（如内部电话本）进行排序。这样，当会议通知下发后，会务人员在接受各部门上报参会人员时就可以在《干部名册》上直接做标记，不容易听错、记错人名和丢漏单位，制作《人员名单》时可在《干部名册》基础上简单修改，工作的效率和准确性就会大大提升。
一般来说，一个机关或企业能够开会的场地是有限的，比如秦皇岛市纪委召开的会议只在开发区会展中心、秦皇岛大酒店B座二楼、地震局四楼等不多的几个场地，在每个场地开会后要将生成《座次图》的电子文件保存好，下次使用这个场地时编排座次图又可以节省70%以上的工作量。
本例中，VLOOKUP函数在反复使用，其功能得到了较充分的体现。实际上，仍有一些其他函数对这套系统的创建有倍增效率的作用，如row()函数等。本文为了突出主题，人为减少了对这些函数的使用，建议计算机水平较高的同志学习这些函数的使用方法，再次成倍提升效率。
结束语：
2012年以来，秦皇岛市纪委五次较大会议都采用了本套方法，一方面会议座次等证表卡编排的严谨性、准确性大大提升了，另一方面所需投入的时间和精力大大减少了。也正是通过这些具体实践，检验和发展了这套系统功能，使其具有了较强的通用性和可操作性。相信这套方法的推广必将有利于办公厅（室）减轻会务工作压力，将节省出的精力投入到更务实有益的工作中去。
对于EXCEL水平一般的读者来说，仅从文字上学习本系统的
创建是有一定难度的，为此大家提供了范例EXCEL文件方便学习。
巧用EXCEL制作会议座位表
大型会议座次图等证表卡 生成步骤
目录 一、《座次图》自动生成模块 (03) 二、《签到索引表》自动生成模块 (11) 三、桌牌自动批量生成模块 (13) 四、《出席证》自动批量生成模块 (16) 五、《合影站位图》自动生成模块 (19) 六、《宴请就座图》自动生成模块 (21) 七、本系统的优越性 (24) 八、其他技巧 (25) 结束语 (25)
大型会议座次图等证表卡 自动生成系统 对于机关和企业的办公室来说，组织会议是经常性工作。在参加人数较多的会议中，座次图的编排是一个关键环节。事先有组织地将参会人员座次安排好，一方面能让参会者均匀分布在会场，避免会场各处太拥挤或太稀疏；另一方面，遵从于共同价值观的座次顺序，能让参会人员都感到心安，是维护会议严肃性必要条件。 传统方法的排座次，是先画一张空表，然后逐一填入人名。在这个过程中，要反复掂量谁在前、谁在后，不断地调整和修改。大多数情况下，参会人员是按顺序从中间向左右两边折返发散安排的，每当遇到增加或减少参会人员—哪怕只调整一个人，也往往需要推倒重来一次。不仅如此，一些会议还要求按顺序的摆放桌牌，制发《出席证》，组织照相、就餐，使类似排座次图的工作量翻倍。对个人而言，上述几项工作是时间紧、压力大的苦差事；对单位而言，将大量人员精力深陷在会议排座次之类的琐碎事务上不利于提升在群众中的形象，更不符合中央“反四风”精神。 本文要介绍的方法，可以实现三个功能：1.当参会人员名单基本确定时，自动生成《座次图》；2.当参会人员名单变化时，自动更新《座次图》；3.自动生成与《座次图》相配套的《合影站位图》、《宴请就餐图》、《签到索引表》，批量且按顺序自动生成“桌牌”和“《出席证》”，并且随参会人员名单的变化而自动调整。简言之，只要明确了参会人员名单的人名和顺序，会议所需多数证表卡都自动生成和自动调整，让会务准备工作变得轻松和从容。 一、《座次图》自动生成模块 （一）原理
最简单、快捷 用EXCEL画横道图
用EXCEL画横道图，最简单、最实用的办法。 在工程计划和实施中，横道图是有简单、醒目和便于编制等特点，在工程管理工作中被广泛应用。如何更简单、快捷地绘制横道图呢？是用CAD、project、P3或者其他专业软件？这些软件不是不行，而是都太复杂，而且修改时麻烦，现在我就以XX高速公路XX合同段进度计划为例，用EXCEL来更快更方便地画出横道图。 一、确定横道图的格式，外围框架、工程项目、日期、时间等形式。确定格式的时候特别要注意每个工程项目需要占3行，为什么？因为我们要把3行看成一个整体，横道图中把中间一行体现为一条线，呵呵，这个线的宽度是不是就是行高，可以随时调了。下面是我自己已经确定的横道图样式： 二、确定好格式以后，就开始进行横道图中最重要的一步：让横道图自动填充，什么办法呢？EXCEL中的自动填充，让介于开始时间和结束时间的单元格显示黑色。嘿嘿，这样就成了自动了吧？下面我说操作步骤： 1、横道图中中间一行填入时间，要和上面工程标尺的时间一致哦，一行填完以后，字体颜色设置为白色，这样就表面上看不见，但是实际有内容了。 2、对这一行进行格式操作，全部选中本行中所有的日期单元格以后，“条件格式”-“突出显示单元格规则”-“介于”在弹出的窗口中，介于起始值肯定是开始时间了，但是不要直接填成日期，要链接，也就是“G62”，终止值为结束时间，也就是“H61”。 3、然后就是设置为：我们选“自定义格式”，“自定义格式”中，把字体设置为黑色，背景填充为黑色。OK,现在是不是一行已经出来了。 4、下面的我们选中日起行以后直接拉下去效果就出来了。哈哈。绘图完毕，调节起来也非常方便吧？前面日期填入以后，后面横道图结果就自动出来了。
用excel排考试座位表
对于一名班主任来说，给学生排座位是常常要做的事。但一个班三四十个学生，排位时得照顾到方方面面，如果按照常规手工编制排位表的方法，不但工作量大，而且缺乏科学性。其实利用Excel只要轻点鼠标就能完成学生的排位工作，下边笔者就给大家介绍一下如何来实现 第一步启动Excel 2003（其他版本操作类似），新建一个名为“排座位” 的工作簿，在这个工作簿中主要包括两个工作表——“学生名单”和“座位表”，先在“学 生名单”工作表中输入学生的一些基本信息，最后再添加一个“排位”按钮（如图1）。 （图1） 第二步“排座位”工作簿“学生名单”工作表中的学生数据输入完毕后，以“身高” 或者“视力”为标准对输入的学生数据进行升序排序。具体方法是：先选中“身高”或者“视 力”所在的某列单元格，然后单击工具栏中的“升序排序”按钮，在弹出的“排序警告”窗 口中单击“排序”按钮即可。 第三步按下“Alt+F11”快捷键，调出“Visual Basic 编辑器”，在“Visual Basic 编辑器”窗口中，右击“ThisWorkBook”，选择“插入→模块”命令，插入一个模块，并在 右边的代码窗口中输入以下代码： 复制代码 代码如下: Sub paizuo() Sheets("座位表").Select '激活“座位表”工作表
Dim Group As Integer '定义表示组数的变量Group Group = Val(InputBox("本班学生分为几组?")) '将输入的数字赋给变量Group Zuoci (Group) '调用Zuoci函数对学生进行排座 Sheets("座位表").Select End Sub Sub Zuoci(gro As Integer) Dim i As Integer, j As Integer ' 定义循环变量 Sheets("学生名单").Select '激活“学生名单”工作表 Dim Irows As Integer, Icols As Integer, Ixs As Integer '定义“座位表”行变量，列变量，及"学生名单"学生行变量 Irows = 60 / gro '初始化行变量 Icols = gro '初始化列变量 Ixs = 1 '初始化“学生名单”学生行变量 For i = 1 To Icols '第一位学生自第2行开始 Ixs = i + 1 For j = 2 To Irows + 2 Sheets("座位表").Cells(j, i) = Sheets("学生名单").Cells(Ixs, 1) '给座位表赋值 Ixs = Ixs + gro '下一个学生为当前第gro个学生 Next j Next i End Sub 代码输入完毕后，退出Visual Basic 编辑器。 第四步右击图1窗口中的“排位”按钮，选择“指定宏”，打开“指定宏”窗口，选
Excel智能安排考试座位和考场座签方法
Excel智能安排考试座位和考场座签方法期末考试临近了，又到了我们教师忙碌的时候，例如安排考试座位，经过多次实践我找到了一种智能安排考试座位的方法，来跟大家分享一下。 收集全体学生资料 在编辑考试座位表之前，必须先收集学生基本资料，一般来说每个班主任都有这样的资料，然后新建一个工作簿，命名为“2010年南开中学三年级期末考试座位表.xls”，在其中新建一个工作表“参考学生资料”，将三年级所有参加期末考试的学生资料复制到这个工作表中，再在D2、E2中输入考场号、座位号(图1)。一般来说，中小学考试用不到准考证号，但各种会考、升级考试、四六级英语考试等用得到，因此大家要根据自己的实际情况设置选项。 图1 接下来根据考试要求(我们这里是同一个班的学生不能相邻)，将学生的次序打乱。在F2中输入随机数值，在下面的F3中输入公式“=RAND()”，并将此公式复制到下面的单元格中，这样每个学生的F单元格中都有一个随机数值，例如 0.5522446。
再选定F列，执行“数据”?“排序”命令，按照升序或者降序排列，将学生原有的按照班级排列的次序彻底打乱。如果一次排序后，还有同班相邻的情况，可以再进行一次排序，一般来说，两次排序后就不会出现同班学生相邻的情况了。 编辑座位表模板 在将学生次序打乱之后，就可以给每个学生安排考场以及座位号了。这个步骤需要根据不同学校的考场情况而定，例如我们学校每个考场安排的是30名学生，所以我在第一个学生考场号D3中输入公式“=INT((ROW()-3)/30)+1”，座位号E3中输入 - 1 - “=MOD((ROW()-3)，30)+1”，再将这些公式复制到下面单元格中，自动为每个学生分配对应的考场号以及座位号。 然后新建一个工作表“考试座位表”，在其中输入座位表标题，按照学校教室的布局，编辑30个学生个人座位小表格，例如考场分3排、每排10人，其中每个小表格包括准考证号、姓名、班级、考场号、座位号等内容。此外，为了便于查看每个考场座位表以及总考场数，在右上角的Q2、R2中输入所在考场、考场总数(图2)。
EXCEL 2007施工进度横道图制作步骤及实战练习
EXCEL 2007施工进度横道图制作步骤及实战练习 1.将图表中的部分图形“隐藏”起来 如果为了实现某种特殊的图表效果，需要将图表中的部分图形“隐藏”起来，除了将该系列删除外（有时候这种方法不能达到所需要的效果），还可以通过下面的方法来实现。 步骤1：在图表中选中需要“隐藏”的图表图形。 步骤2：切换到“图表工具／格式”菜单选项卡中。 步骤3：单击“形状样式”组中的“形状填充”下拉按钮，在随后出现的下拉列表中，选择“无填充颜色”选项即可。 2.调整图表图形宽度 对于柱形、条形等图表来说，如果用户觉得图形的宽度不太合适，可以通过下面的操作来进行调整。 步骤1：在图表中选中相应的图表图形。 步骤2：右击鼠标，在随后出现的快捷菜单中，选择“设置数据点格式”选项，打开“设置数据点格式”对话框。 步骤3：在“系列选项”标签中，结合“即看即所得”功能，调整“分类间距”下面的数值至合适值后，单击“关闭”返回即可。 【实战练习】 下面，我们实战演练制作如图1所示的施工进度横道图的具体过程。
图1 1．建立图表 步骤1：启动Excel 2007，在某个工作表中，输入施工进度数据，如图2所示。 图2 步骤2：选中A2：C14单元格区域，用“条形图—堆积条形图”图表类型建立一个图表，如图3所示。 图3
2.格式化图表 步骤1：在图表中，单击“开始日期”系列图形，选中它，右击鼠标，在随后出现的快捷菜单中，选择“设置数据点格式”选项，打开“设置数据点格式”对话框。 步骤2：激昂“填充”和“边框颜色”均设置为“无”，单击“关闭”返回。 步骤3：切换到“图表工具/布局”菜单选项卡中，选中图表中的横轴，然后单击“当前所选内容”组中的“设置所选内容格式”按钮，打开“设置坐标轴格式”对话框。 步骤4：在“坐标轴选项”栏目中，选中“最小值/固定”项目，并在后面的方框中输入“39414”；选中“最大值/固定”项目，并在后面的方框中输入数值“39640”；选中“主要刻度单位/固定”项目，并在后面的方框中输入数值“20”；选中“次要刻度单位/固定”项目，并在后面的方框中输入数值“5”.其他采用默认格式。设置完成后，单击“关闭”返回。（提示：此处的数值“39414”为“施工准备”开始日期的序列值：“39640”为“竣工验收”后某个日期的序列值。） 步骤5：选中纵轴，打开“设置坐标轴格式”对话框。 步骤6：在“坐标轴选项”栏目中，选中“逆序类别”、“横坐标轴交叉/最大分类”选项。其他采用默认格式，设置完成后，单击“关闭”返回。 步骤7：选中“图例”对象，按下DEL键将其删除。 步骤8：为图表添加上标题（如“××1号楼施工进度”）。 步骤9：调整好图表的大小等元素后，一张规范的施工进度图就
用VBA编排学生座位表
< 用VBA编排学生座位表 (2011-09-10 23:10:47) 转载 分类：技术交流 标签： it 在每学年的新生开学前，班主任老师要做大量的准备工作，其中必做的一件事就是收集本班学生的报名信息，编排上课的座位表。以往班主任老师都是通过手工来编排座位表的，消耗的时间和精力相当大，一旦有学生进行了调整又不得不重复之前的劳动。下面我们就来看看如何用VBA轻轻松松实现座位表的编排。 通常情况下，编排座位表需要考虑以下三个因素，即学生的视力、身高、性别等，根据学生在报名表中填写的信息，我们采集了相关的数据（如图1）。 & 利用“控件工具箱”中的“命令按钮”控件在工作表中添加一个命令按钮，修改其“Caption”属性为“排座位”，双击该按钮，在其Click事件中编写下面的代码： Private Sub CommandButton1_Click() On Error GoTo err
Dim fenzu As Integer Dim irow As Integer Range("D2").Select '对信息表进行排序,关键字分别为视力、身高、性别 # Range("A3:E48").Sort Key1:=Range("E3"), Order1:=xlAscending, Key2:=Range( _ "D3"), Order2:=xlAscending, Key3:=Range("C3"), Order3:=xlAscending '删除原有的座位表 For Each sh In Worksheets If = "座位表" Then = False Sheets("座位表").Delete End If { Next sh '添加名为座位表的新工作表 after:=Sheets("学生信息") = "座位表" '获取分组数 fenzu = InputBox("你想把学生分成几个小组", "提示", 6) '获取学生总人数 icount = Worksheets(1).[a65536].End(xlUp).Row - 2 ' '获取每组最多学生人数 irow = Int(icount / fenzu) + 1 '按先行后列的顺序提取学生信息表中的学生名单 For n = 1 To irow For m = 1 To fenzu '生成第N组的文字(前面空2行用于显示标题) Worksheets(2).Cells(3, m) = "第" & m & "组" Worksheets(2).Cells(n + 3, m) = Worksheets(1).Cells(fenzu * (n - 1) + m + 2, 2) … Next m Next n
巧用Excel排考生座位号
巧用Excel排考生座位号 每年的上半年，都是学校特别是高中大考小考不断的时候，高三的月考、周考简直就是家常便饭。对于像我们学校这样一个年级动辄十几二十个班（年级人数超过1000）的学校来说，组织一次正规的大型考试是不件很不容易的事。为了端正考风、保证考试的严肃性，学校要对学生实行班级交叉混合、单人单桌考试，首先遇到的问题就是怎么把这么多班级里的这么多人比较均匀地分散到各个考场去。如果使用人工来编排的话，这将耗费大量的人力物力，还容易出错。笔者借助Excel，参照高考随机编排座位的方法，较为轻松地解决了这个问题。过程如下： 一、分班录入名单 新建一个工作表，把Sheet1设置成标题依次是“班级”、“姓名”、“随机数”、“考号”的工作表，按班级顺序录入学生名单。如果已经有了带班级编号的学生名单，那就再好不过了，复制、粘贴过来就行了。注意各班名单之间不能有空行。二、用随机数排序 把光标框定位到“随机数”下的单元格，输入函数“=RAND()”（默认是返回一个大于零小于1的随机数，函数不加引号），回车。然后把光标框定位到这个单元格，双击光标框右下角的黑色方块，Excel就会自动填充随机数，直到名单的最后（如图1）。把光标框定位到随机数所在列的任一单元格，单击工具栏上的“升序”或“降序”按钮，原先分班排列的名单就按随机数的大小排列了，班级的顺序被完全打乱。如果怕不够乱，可以多点几次“升序”或“降序”（如图2）。 三、编制考生座位号 为了便于学生找到考试所在的教室，在编制考生座位号时，可以采用5位数来编号，前三位是教室的编号，假定有203、206、305、401等15个教室；后两位是考生序号，如一个考场40人，可编为01-40。 现在把光标框定位到“考号”下的第一个单元格，输入20301，回车，在下一个单元格输入20302，然后选定这两个单元格，向下拖动光标框右下角的十字手柄，手柄旁会动态显示光标框到达的单元格的编号，当显示20340时停止，这样203考场的座位号就编好了（如图3）。其他考场座位号的编制依此类推。一个年级上千人的座位号，不到十分钟也就可以编完了。 四、分班打印座位号 考生座位号编完之后，当然是打印并张贴出来，张贴年级总表固然必要，但分班打印由班主任拿到班里去一一交待更为重要，毕竟学生是比较粗心的，交待不到会出差错。 把光标框放到有数据的任一单元格，点“数据”菜单中的“排序”，在打开的“排序”对话框中，“主要关键字”选“班级”——“升序”，“次要关键字”选“考号”——“升序”，确定。这样座位号将按班级分开，班级按从小到大排列；班级内部座位号又按考场分开，考场内又按从小到大排列。整个表格头绪清楚，一目了然（如图4）。 从“文件”菜单中打开“页面设置”对话框，在“页面”选项卡中设置好纸张大小。
巧用Excel编排考场和编班
Excel实际应用2例：学生分班和编排考场 在学校里经常会遇到给学生编班、安排考场这样的工作，这些事看似简单，可实际操作的时候非常繁琐：编班的时候要充分考虑分配的平均、合理，考试安排既要利用好每一个考场，还要让不同年级的学生穿叉编排，有的考试还要打印考条。如果学生多的话，手工搞极为艰苦。当然有这方面专门的软件，像“科利华学校管理套件”、“黑马学校办公系统”等等。不过这些软件虽然功能强大、专业对口，可身价昂贵，动辄几千上万元，非一般普通中小学所能承受（没办法，中国的教育总是和贫困联系紧密）。好在我们还有Excel和Access（本文中使用的是Office 2003），再加上你读到了这篇文章，问题就变得不那么可怕了。 （一）分班 准备：建立一个Excel数据表，注意一定是两维的表格，中间不要插入其他信息破坏数据结构。这里我们假设要分六个班，分班依据是入学考试的成绩。为了力求平均分配学生到六个班里去，我们采用“之”字形的分配原则，也就是说总成绩第1—6名分别对应到1—6班中去，然后7—12名反过来对应6—1班。这样的分配的目的是使最终分配到各班学生的总分数最接近。 具体操作如下： Step1 选定全部数据单元格，用“排序”、“按总分”，选择“升序”，在“名次”单元格中拖动填充编号（如图1），这里不使用“RANK（）”函数的原因是因为“RANK（）”函数会产生并列的名次，使下一步操作出现错误。 Step2 在“班级”一列中输入公式：“IF(MOD(L2-1,12)<6,MOD(L2+1,12)-1,12-MOD(L2-1,12))”。说明：使用“MOD （）”求余函数，产生1—12的序列，然后利用IF函数将7—12名逆序排列。-1、
Word2010怎么制作学生座位表.doc
Word2010怎么制作学生座位表Word2010中制作学生座位表的方法： 1.打开Word文档，首先创建一个表格。选择插入- 表格- 插入表格命令。 2.在弹出的插入表格对话框中，根据实际需要设置表格的行数、列数，然后单击确定按钮。 3.选中表格，单击表格工具-布局- 表- 属性按钮。 4.弹出表格属性对话框，选择表格选项卡，单击选项按钮。 5.在弹出的表格选项对话框中，根据需要对单元格的上、下、左、右边距进行设置，勾选允许调整单元格间距复选框，在其后的微调框中设置一个合适的数值，这里输入2毫米，单击确定按钮。 6.回到表格属性对话框，选择表格选项卡，单击边框和底纹按钮。 7.弹出边框和底纹对话框，选择边框选项卡，在右侧的预览区中单击上、下、左、右框线使之不显示，在应用于的下拉框中选择表格项，单击确定按钮依次关闭弹出的对话框。 8.现在在每个单元格内输入学生姓名，基本的座位表就制作完成了。提示：也可以在插入表格后输入学生姓名。
word2010怎样设置纸张大小 设置纸张大小步骤如下： 步骤一：word2010的页面设置很重要，我们可以做个假设，如果你的页面设置能给你公司每个月节约50张的纸，那么一年将是一盒的纸，一个公司节约1盒的纸，那么一个地区呢?一个国家呢?效果将是不言而喻的。因此在做办公的时候，可以适当的页面设置，从而节约不少的纸张。 步骤二：word的页面设置主要包括四个部分，这四个部分是对页面设置很好的工具，比如纸张的大小，方向，页边距以及排版内的每页数与每行数。 步骤三：纸张的大小，这很重要，试想如果你的办公室用的事A4的纸，而你打印的是A3大小的文件，那么你所打印的文件就会偏离自己的预期，从而浪费了A4中空白部分，word2010很好的为我们描绘额纸张大小的功能，如图所示，是该功能的截图。 步骤四：设置纸张的方向，这点需要提下，纸张的方向，如果纸张的排版用横向的纸张比较好，那么可以将word2010的纸张设置成横向的纸张。这样可以根据情况来节省纸张。 步骤五：设置纸张的页边距，页边距的设置能够设置什么呢?主要设置的内容包括的内容有上下左右的页边距离、装订线的距离和位置等。如图所示 步骤六：此外可以设置每行的字数与每页的行数。这样能给我们自动的缩减每页的纸张大小与方向问题。可见这给word 的页面设置大小有很大的帮助。
利用Excel实现批量考场座位标签的打印
利用Excel实现批量考场座位标签的打印 ?由[PPT中国]收集整理 ?浏览：5次 ?【字体：大中小】 ?我要评论(0) 马上就是各个学校期中考试的时间了。为了使各类考试的组织工作能顺利地进行，让考生顺利地找到自己的考场座位坐下来安静待考是非常重要的。这其中打印考场座位标签成为一项必不可少的工作。许多朋友都是用Excel进行考务管理工作的，那如何利用Excel来实现批量座位标签的打印呢?为了方便给大家介绍，接下来笔者以4个班级的考生数据为例介绍下实现的过程。 考生名册的生成 根据座位标签中需要打印的项目，笔者设计了“考生名册”工作表。为了体现考试的公平，大家可事先将考生按班级号“1～4”循环的顺序整理好，“座位号”也可根据考场的大小设计成“1~30”的循环号，即每个考场30个考生。 考场座位标签报表的设计 考场座位标签的设计要本着美观、实用、节省纸张和便于剪裁的原则，结合实际使用的经验，笔者在一张 A4的打印纸上设计了30个座位标签(1行3个，共10行，如下图)。
报表的设计工作在“桌贴”工作表中进行。开始时可先设计一个座位标签，然后对该标签中要调用的数据进行反复测试。调用数据的方法是(以第1个考生的座位标签为例)，在第1个考生的“准考证号” 所在的B3单元格内输入公式“=INDIRECT(“考生名册!A”&CEILING((ROW()-1)/4，1)*3-2+CEILING(COLUMN()/5， 1)-1+($P$2-1)*30+2)”便得到了该考生的准考证号。 公式中的INDIRECT函数的功能是用于返回指定单元格内的引用(即“考生名册”工作表A3单元格中的准考证号);公式中的“CEILING((ROW()-1)/4，1)*3-2+CEILING(COLUMN()/5，1)-1+($P$2-1)*30+2”得到的数值为“3”，使用该公式的目的在于指定该考生标签所在单元格区域(“A2：E5”，即4行5列)内返回的都是同一个数字，这样做是为了在其余的“姓名”、“班级”、“考场”和“座号”等单元格中用相同的函数实现对该考生数据的调用，这一功能主要是通过CEILING函数来实现的，该函数的功能是将指定的数值向上舍入为最接近的整数。 接下来就可以用相同的公式来调用该考生的“姓名”、“班级”、“考场”和“座号”等单元格中的数据了，只需将原来公式中的指定的A列分别改为“B”、“C”、“D”和“E”列就可以了。另外需要注意的是，由于考生的人数较多，数据调用时还要考虑到打印时超过一页的情况，因此在公式的最后加上了“($P$2-1)*30+2” (“考生名册”表中有2行标题，故要加“2”)，公式中的“P2”单元格为手工设定的用于输入指定页码的单元格，这样就可以方便任意页标签的显示和打印了。 在设计的“桌贴”工作表中除了辅助单元格外，需要打印的单元格区域可通过“页面设置”对话框中的“打印区域”来指定(如下图)。
Excel批量生成、打印考场座签
巧用Excel批量生成和打印考场座位标签 马上就是各个学校期中考试的时间了。为了使各类考试的组织工作能顺利地进行，让考生顺利地找到自己的考场座位坐下来安静待考是非常重要的。这其中打印考场座位标签成为一项必不可少的工作。许多朋友都是用Excel进行考务管理工作的，那如何利用Excel来实现批量座位标签的打印呢?为了方便给大家介绍，接下来笔者以4个班级的考生数据为例介绍下实现的过程。 考生名册的生成 根据座位标签中需要打印的项目，笔者设计了“考生名册”工作表。为了体现考试的公平，大家可事先将考生按班级号“1～4”循环的顺序整理好，“座位号”也可根据考场的大小设计成“1~30”的循环号，即每个考场30个考生。 考场座位标签报表的设计 考场座位标签的设计要本着美观、实用、节省纸张和便于剪裁的原则，结合实际使用的经验，笔者在一张A4的打印纸上设计了30个座位标签(1行3个，共10行，如下图)。
报表的设计工作在“桌贴”工作表中进行。开始时可先设计一个座位标签，然后对该标签中要调用的数据进行反复测试。调用数据的方法是(以第1个考生的座位标签为例)，在第1个考生的“准考证号” 所在的B3单元格内输入公式“=INDIRECT(“考生名 册!A”&CEILING((ROW()-1)/4，1)*3-2+CEILING(COLUMN()/5，1)-1+($P$2-1)*30+2)”便得到了该考生的准考证号。 公式中的INDIRECT函数的功能是用于返回指定单元格内的引用(即“考生名册”工作表A3单元格中的准考证号);公式中的“CEILING((ROW()-1)/4， 1)*3-2+CEILING(COLUMN()/5，1)-1+($P$2-1)*30+2”得到的数值为“3”，使用该公式的目的在于指定该考生标签所在单元格区域(“A2：E5”，即4行5列)内返回的都是同一个数字，这样做是为了在其余的“姓名”、“班级”、“考场”和“座号”等单元格中用相同的函数实现对该考生数据的调用，这一功能主要是通过CEILING函数来实现的，该函数的功能是将指定的数值向上舍入为最接近的整数。 接下来就可以用相同的公式来调用该考生的“姓名”、“班级”、“考场”和“座号”等单元格中的数据了，只需将原来公式中的指定的A列分别改为“B”、“C”、“D”和“E”列就可以了。另外
excel制作工作计划表[工作范文]
excel制作工作计划表 篇一：超实用!六步教你制作Excel甘特图项目进度表! 超实用！六步教你制作Excel甘特图 项目进度表！ 工具使用：请大家见谅，因家里这台电脑只有WPS所以用它来演示；但是与其他Excel操作都类似（我用过Excel20XX、Excel20XX不同版本做项目进度表），如遇到问题欢迎随时联系我；谢谢！ 记得几年前第一次做项目统计时候，老板让我列一个项目时间表；我试过了很多表格，最后我选择了利用甘特图来制作项目时间表；因为它不仅美观偏亮，而且可以很直观的表明任务计划进行时间点，以及实际进展情况的对比。领导可以很清晰的评估工作进度。 很久没用差点忘记了，前几天一位朋友问我，我才想必须要把它分享出来！下面我就举例子来说明一下，快点进入正题吧！ 操作步骤： 第一步，首先要准备数据，我这里列的比较简单（如需要你还可以添加）。开始时间代表项目起始时期，持续时间代表项目要经历多久！ 选择“开始时间”一列右击鼠标，选择“
设置单元格格式” ；将日期调整为常规形态，如图： 第二步，点击鼠标选中所有数据，选择菜单栏“插入”；找到条形图—>二维条形图—>堆积条形图，点击选择即可。 第三步，为了显示方便，我们需要把时间轴调整到上面；然后调整间距。我们点 击纵轴（即任务名称列）右击鼠标选择 “设置坐标轴格式”。将“逆序列别”打钩！ 现在时间轴已经调整至上方了，我们还需调整中间间隔。鼠标右击横轴（即开始时间一列），选择“设置坐标轴格式”。最小值可以根据自己的时间表而定，坐标轴的单位就是中间间隔调整为30即可。 第四步，清除图形中蓝颜色部分；点击蓝色条形框部分，右击鼠标“ 设置系列选项 ”；设置填充色为“无填充色”。 第五步，“开始时间”一列设置为常规日期格式；此时，选中表格中“开始时间”一列，右击鼠标选择“单元格格式”。 第六步，填写标题、设置其他；可以根据自己的喜好调整边框及内填充颜色，最后效果就出来了。 篇二：用excel制作甘特计划的工具 如何制作Excel 项目计划-Blue Excel工具简介
巧用EXCEL制作会议座位表
大型会议座次图等证表卡 生成步骤 1
目录 一、《座次图》自动生成模块 (03) 二、《签到索引表》自动生成模块 (11) 三、桌牌自动批量生成模块 (13) 四、《出席证》自动批量生成模块 (16) 五、《合影站位图》自动生成模块 (19) 六、《宴请就座图》自动生成模块 (21) 七、本系统的优越性 (24) 八、其他技巧 (25) 结束语 (25) 2
大型会议座次图等证表卡 自动生成系统 对于机关和企业的办公室来说，组织会议是经常性工作。在参加人数较多的会议中，座次图的编排是一个关键环节。事先有组织地将参会人员座次安排好，一方面能让参会者均匀分布在会场，避免会场各处太拥挤或太稀疏；另一方面，遵从于共同价值观的座次顺序，能让参会人员都感到心安，是维护会议严肃性必要条件。 传统方法的排座次，是先画一张空表，然后逐一填入人名。在这个过程中，要反复掂量谁在前、谁在后，不断地调整和修改。大多数情况下，参会人员是按顺序从中间向左右两边折返发散安排的，每当遇到增加或减少参会人员—哪怕只调整一个人，也往往需要推倒重来一次。不仅如此，一些会议还要求按顺序的摆放桌牌，制发《出席证》，组织照相、就餐，使类似排座次图的工作量翻倍。对个人而言，上述几项工作是时间紧、压力大的苦差事；对单位而言，将大量人员精力深陷在会议排座次之类的琐碎事务上不利于提升在群众中的形象，更不符合中央“反四风”精神。 本文要介绍的方法，可以实现三个功能：1.当参会人员名单基本确定时，自动生成《座次图》；2.当参会人员名单变化时，自动更新《座次图》；3.自动生成与《座次图》相配套的《合影站位图》、《宴请就餐图》、《签到索引表》，批量且按顺序自动生成“桌牌”和“《出席证》”，并且随参会人员名单的变化而自动调整。简言之，只要明确了参会人员名单的人名和顺序，会议所需多数证表卡都自动生成和自动调整，让会务准备工作变得轻松和从容。 3
巧用Excel批量生成和打印考场座位标签
巧用Excel批量生成和打印考场座位标签为了方便给大家介绍，接下来笔者以4个班级的考生数据为例介绍下实现的过程。 考生名册的生成 根据座位标签中需要打印的项目，笔者设计了“考生名册”工作表。为了体现考试的公平，大家可事先将考生按班级号“1～4”循环的顺序整理好，“座位号”也可根据考场的大小设计成“1~30”的循环号，即每个考场30个考生。 考场座位标签报表的设计 考场座位标签的设计要本着美观、实用、节省纸张和便于剪裁的原则，结合实际使用的经验，笔者在一张A4的打印纸上设计了30个座位标签(1行3个，共10行，如下图)。 报表的设计工作在“桌贴”工作表中进行。开始时可先设计一个座位标签，然后对该标签中要调用的数据进行反复测试。调用数据的方法是(以第1个考生的座位标签为例)，在第1个考生的“准考证号” 所在的B3单元格内输入公式“=INDIRECT(“考生名册!A”&CEILING((ROW()-1)/4，1)*3-2 CEILING(COLUMN()/5，1)-1 ($P$2-1)*30 2)”便得到了该考生的准考证号。
公式中的INDIRECT函数的功能是用于返回指定单元格内的引用(即“考生名册”工作表A3单元格中的准考证号);公式中的“CEILING((ROW()-1)/4，1)*3-2 CEILING(COLUMN()/5，1)-1 ($P$2-1)*30 2”得到的数值为“3”，使用该公式的目的在于指定该考生标签所在单元格区域(“A2：E5”，即4行5列)内返回的都是同一个数字，这样做是为了在其余的“姓名”、“班级”、“考场”和“座号”等单元格中用相同的函数实现对该考生数据的调用，这一功能主要是通过CEILING函数来实现的，该函数的功能是将指定的数值向上舍入为最接近的整数。 接下来就可以用相同的公式来调用该考生的“姓名”、“班级”、“考场”和“座号”等单元格中的数据了，只需将原来公式中的指定的A列分别改为“B”、“C”、“D”和“E”列就可以了。另外需要注意的是，由于考生的人数较多，数据调用时还要考虑到打印时超过一页的情况，因此在公式的最后加上了“($P$2-1)*30 2” (“考生名册”表中有2行标题，故要加“2”)，公式中的“P2”单元格为手工设定的用于输入指定页码的单元格，这样就可以方便任意页标签的显示和打印了。 在设计的“桌贴”工作表中除了辅助单元格外，需要打印的单元格区域可通过“页面设置”对话框中的“打印区域”来指定(如下图)。
Excel绘制施工进度计划图横道图
众所周知，从事工程建设的，绘制施工进度计划图是一项重要的工作。现在就让我们一起来看看如何用Excel绘制建设工程进度计划图吧。 建设工程进度计划的表示方法有多种，常用的有“横道图”和“网络图”两类。先让我们来看看横道图的制作吧。 横道图也称甘特图，是美国人甘特在20世纪20年代率先提出的，在 Excel中，可以用“悬浮的条形图”来实现。 Step1 启动Excel2003(其它版本请仿照操作)，仿照图1的格式，制作一 工时间和工程持续时间等数据填入表格中。 份表格，并将有关工序名称、开(完)
A1单元格中请不要输入数据，否则后面制作图表时会出现错误。“完成时间”也可以不输入。 同时选中A1至C12单元格区域，执行“插入→图表”命令，或者直接按“常用”工具栏上的“图表向导”按钮，启动“图表向导?4步骤之一?图表类。 型”(如图2) Setp2 切换到“自定义类型”标签下，在“图表类型”下面的列表中，选中“悬浮的条形图”选项，单击“完成”按钮，图表插入到文档中。 然后用鼠标双击图表的纵坐标轴，打开“坐标轴格式”对话框，切换到“刻度”标签下，选中“分类次序反转”选项；再切换到“字体”标签下，将字号设置小一些，确定返回。 小技巧：经过此步操作，图表中有关“工序名称”就按开工顺序从上到下排列了，这样更符合我们的实际情况。 Step3 仿照上面的操作，打开横坐标轴的“坐标轴格式”对话框，在“刻度”标签中，将“最小值”和“交叉于”后面的方框中的数值都设置为“37994”(即日期2004-1-8的序列值，具体应根据实际情况确定，这个数值可以通过输入日期后在工作表中用常规格式可以看出来)；同时，也在“字体”标签中，将字号设置小一些，确定返回。
Excel批量生成和打印考场座位标签实例教程
Excel批量生成和打印考场座位标签实例教程 时间:2013-08-23 整理:https://www.360docs.net/doc/ff8733151.html, 马上就是各个学校期中考试的了。为了使各类考试的组织工作能顺利地进行，让考生顺利地找到自己的考场座位坐下来安静待考是非常重要的。这其中打印考场座位标签成为一项必不可少的工作。许多朋友都是用Excel进行考务工作的，那如何利用Excel来实现批量座位标签的打印呢?为了方便给大家介绍，接下来笔者以4个班级的考生数据为例介绍下实现的。考生名册的生成 根据座位标签中需要打印的项目，，笔者设计了“考生名册”工作表。为了体现考试的公平，大家可事先将考生按班级号“1～4”循环的顺序整理好，“座位号”也可根据考场的大小设计成“1~30”的循环号，即每个考场30个考生。 考场座位标签报表的设计 考场座位标签的设计要本着美观、实用、节省纸张和便于剪裁的原则，结合实际使用的，笔者在一张A4的打印纸上设计了30个座位标签(1行3个，共10行，如下图)。 报表的设计工作在“桌贴”工作表中进行。开始时可先设计一个座位标签，然后对该标签中要调用的数据进行反复测试。调用数据的是(以第1个考生的座位标签为例)，在第1个考生的“准考证号” 所在的B3单元格内输入公式“=INDIRECT(“考生名 册!A”&CEILING((ROW()-1)/4，1)*3-2+CEILING(COLUMN()/5， 1)-1+($P$2-1)*30+2)”便了该考生的准考证号。
公式中的INDIRECT函数的功能是用于返回指定单元格内的引用(即“考生名册”工作表A3单元格中的准考证号);公式中的“CEILING((ROW()-1)/4， 1)*3-2+CEILING(COLUMN()/5，1)-1+($P$2-1)*30+2”的数值为“3”，使用该公式的目的在于指定该考生标签所在单元格区域(“A2：E5”，即4行5列)内返回的都是同一个数字，这样做是为了在其余的“姓名”、“班级”、“考场”和“座号”等单元格中用相同的函数实现对该考生数据的调用，这一功能主要是通过CEILING函数来实现的，该函数的功能是将指定的数值向上舍入为最接近的整数
甘特图EXCEL方法
甘特图(Gantt Chart)又称横道图，它通过图示形象地表示特定项目的活动顺序与持续时间。在Excel 2003中，可用用自定义图表类型中的“悬浮的条形图”来快速绘制简单的甘特图，而在Excel 2007/2010中，没有现成的自定义图表类型可用,但通过堆积条形图同样可以轻松实现。下面以Excel 2010为例来说明绘制步骤，Excel 2007中的制作步骤类似，示例文件可在文章结尾处下载。 上图A列为某工程一些项目代号，B至D列为“开始日期”、“天数”和“结束日期”，B11单元格中为工程期限内的某个日期，本例为“2011-10-18”，需要在图表中绘制以该日期为当前进度的简单甘特图，并在图表中用醒目的竖线指示该日期。 如果目前该工程正在进行中，可在B11单元格中输入当前日期，如公式： =TODAY() 这样，以后每天打开该工作簿，即可显示当天的进度。 具体步骤如下：
1.添加辅助列 在数据区域原C列左侧插入两列，分别表示以B11单元格中日期为当前进度的各项目已完成和未完成的天数。如图所示，插入两空列后，在C2单元格中输入公式： =IF($B$11-B2>E2,E2,MIN(E2,MAX($B$11-B2,0))) 向下填充公式至C9单元格，该公式获取已完成的天数。在D2中输入： =E2-C2 向下填充至D9单元格，该公式获取未完成的天数。 2.插入堆积条形图 选择数据区域中的某个单元格，在功能区中选择“插入→条形图→堆积条形图”，在插入的图表中删除图例，然后在“图表工具-设计”选项卡中选择“选择数据”，弹出“选择数据源”对话框，分别选择不需要的“天数”和“结束日期”系列，单击“删除”按钮删除这两个系列后确定，这时图表如下图：
如何利用excel来排考场座次表1
如何利用excel来排考场座次表排考场座次表对于一个学校来说是一件再简单不过的事情啦，对于一般的小考什么的，要排一个座次表那是一件很容易办成的事，因为所排的座次表不要求排成蛇形，但每所学校每年都面临着许多的大考，如：中考、会考、联考、高考，这些考的座次表主要是要排成蛇形，这样就面临着如何将部分学生的顺序倒过来排的问题，以及如何来提高工作效率和所排座次表的准确性呢？本人就有一种方法（用excel来排考场座次表）已经用了几年，总觉得还可以，因此特向大家推荐。 一、准备工作 首先要准备好用来排座次表的学生的名单，并将他放入电子表格中的一工作表中如下图： 二、在一张新的工作表中排好一个考室的座次表：
三、在sheet2中作好与sheet1的链接，在其中的学号下面的第一个格子中输入所需的函数INDIRECT（此函数为返回指定单元格中的值），并将函数的格式设置为=INDIRECT("Sheet1!A2")，并将sheet2中的座次表设置为如下格式： 然后用同样的方法将整个座次表全部排好并设置好，如下图：
四、在完成以上工作以后，我们就可以打印座次表啦，接下来我们打印第一 考室的座次表，当打印完第一考室的座次表后，我们只要直接将sheet1中的前1至30号的学生名单册除掉，那么在sheet2中就会很自然的出现第二考室的学生的名单，如图所示： 用同样的方法打印一张就册除一张，我们可以将整个学校本次考试的所有学生名单全部排出来并打印好。这样排座次表的话，一来可以节省不少的时间，二来可以保证排座次表的过程中不会出现差错。 以上是本人的一点点经验以共大家参考，有不足之处还请同行们加以指正。
用Excel表格怎么样排学生座位
用Excel表格怎么样排学生座位 第一步启动Excel2003(其他版本操作类似)，新建一个名为“排 座位”的工作簿，在这个工作簿中主要包括两个工作表——“学生 名单”和“座位表”，先在“学生名单”工作表中输入学生的一些 基本信息，最后再添加一个“排位”按钮(如图1)。 (图1) 第二步“排座位”工作簿“学生名单”工作表中的学生数据输入完毕后，以“身高”或者“视力”为标准对输入的学生数据进行升 序排序。具体方法是：先选中“身高”或者“视力”所在的某列单 元格，然后单击工具栏中的“升序排序”按钮，在弹出的“排序警告”窗口中单击“排序”按钮即可。 第三步按下“Alt+F11”快捷键，调出“VisualBasic编辑器”，在“VisualBasic编辑器”窗口中，右击“ThisWorkBook”，选择“插入→模块”命令，插入一个模块，并在右边的代码窗口中输入 以下代码： Subpaizuo() Sheets("座位表").Select'激活“座位表”工作表 DimGroupAsInteger'定义表示组数的变量Group Group=Val(InputBox("本班学生分为几组?"))'将输入的数字赋 给变量Group Zuoci(Group)'调用Zuoci函数对学生进行排座 Sheets("座位表").Select EndSub SubZuoci(groAsInteger) DimiAsInteger,jAsInteger'定义循环变量
Sheets("学生名单").Select'激活“学生名单”工作表 DimIrowsAsInteger,IcolsAsInteger,IxsAsInteger'定义“座位表”行变量，列变量，及"学生名单"学生行变量 Irows=60/gro'初始化行变量 Icols=gro'初始化列变量 Ixs=1'初始化“学生名单”学生行变量 Fori=1ToIcols'第一位学生自第2行开始 Ixs=i+1 Forj=2ToIrows+2 Sheets("座位表").Cells(j,i)=Sheets("学生名单 ").Cells(Ixs,1)'给座位表赋值 Ixs=Ixs+gro'下一个学生为当前第gro个学生 Nextj Nexti EndSub 代码输入完毕后，退出VisualBasic编辑器。 第四步右击图1窗口中的“排位”按钮，选择“指定宏”，打开“指定宏”窗口，选中“paizuo”宏，最后单击“确定”。 完成了以上步骤的操作之后，退出、保存并重新打开“排座位”工作簿，单击“学生名单”工作表中的“排位”按钮，这时就会弹 出一个询问全班学生要分为几组的窗口(如图2，A处所示的窗口)， 在该窗口的文本框中输入对应的数字(如“6”)，再单击窗口中的 “确定”按钮，这时就可以看到“座位表”工作表中的排位效果了，如图3，B处所示的窗口。 (图2)