文件受控流程管理规范

数据安全管理办法

数据安全管理办法为保护公司重要经营数据安全，结合各部门实际情况及保密需求，制定本规定。一、结合公司实际硬件配置情况，公司目前实行双硬盘数据加密共享备份机制。二、数据加密共享备份以部门为单位，备份所需的专用硬盘安装于部门负责人的电脑上。总监及以上人员配备专用移动硬盘存放日常重要文件。三、专用硬盘的安装及使用 1、公司在各部门负责人的台式电脑上安装500G大容量硬盘，该硬盘仅用于备份部门重要数据。 2、信息技术员将在安装数据备份专用硬盘的计算机上以部门内每个员工的姓名拼音建立帐户，设置初始密码，并在专用数据备份硬盘上建立一个以员工姓名命名的文件夹。 3、员工在备份资料时应及时请部门负责人更改初始密码。 4、部门负责人有权限查看和使用部门内所有员工的备份资料，员工仅有权限查看和使用个人备份的资料（信息技术员已在设置备份时设置完成此项功能）。

5、员工可通过远程共享访问部门经理的计算机，将欲备份的文件拷贝到个人姓名的文件夹里。 6、数据备份操作说明：主要操作内容涉及三部分：（1）部门负责人修改密码操作；（2）员工备份数据操作；（3）部门负责人查看备份文件夹内的资料。操作一：部门经理修改员工帐号密码步骤（1）在桌面我的电脑图标点右键，选择管理，打开。如图：（2）展开本地用户和组，点击用户，右侧会显示所有用户名。（3）找到在欲修改密码的用户名，点右键，选择设置密码，会提示如图，点继续。

（4）如下图，输入新的密码，点确定，即完成密码修改。操作二：员工备份数据的步骤（1）以财务部阎旭升为例，在个人电脑上上打开网上邻居—查看工作组计算机，找到部门经理姚滢的电脑，双击打开，会提示如图：（2）输入用户名/密码，并勾选记住我的密码，以后就不用再输入密码（注意1：非本部门员工在访问共享文档时，也会提示输入用

受控文件管理制度(20200515184933)

………………………………… .公司文件编号LDH-XZ-101 版本版次A/0文件类别程序文件密级公开页码1/2文件名称受控文件管理制度`生效日期编制：复核：批准：一、目的：为了让公司所有的文件得到规范化、条理化、统一化、明确化的管理，使所有受控文件得到有效的利用，让文件的内容得到有效的控制，特制定本制度。二、文件的编制：所有文件的编制全部按照公司的统一格式编号，编号分解为L代表刘，D 代表德，H代表华，岗位制度为部门的一号文件， 101为部门的第一份岗位职责，管理体系为部门的二号文件， 201为部门的第一份管理体系。 2.1.1 YJH-XZ-101代表刘德华行政人事部第一个岗位制度的编号，如第二份岗位制度，编号为YJH-XZ-102以此类推。 2.1.2 YJH-XZ-201代表刘德华行政人事部第一个规章制度的编号。（同上）版本版式: 2.2.1 A/0 A代表文件的版本，0代表文件的版次，每次修改文件版次逐级递升为，以此类推，当版次升级为9后即进入B版，并以此类推； 1/N 文件页码符号，N代表本文件的总页数，1为本文件的第一页，并以此类推； 2.2.3 如文件页数较多,可使用26个字母依次往下编号. 三、文件的分发： 1、所有受控文件的分发均需加盖受控章后方可生效。 2、所有受控文件的原件统一由行政人事部发放，发放的文件由人事文员统一影印加盖受控章，以受控章上注明的日期为生效日期，分发到文件涉及部门，文件的分发必须由接收部门人员签收。四、文件的管理： 1、行政人事部发放的任何一份文件，都应完整保留原件，归纳并存档，所有受控文件都属于公司的机密文件，任何部门或个人都不可私自影印、修改或带出公司。违者记大过， 2、任何部门的受控文件，要小心保管，不可将文件内容传达非本公司人员。

文件控制程序

1目的：本程序对与体系有关文件的编制、审核、批准、发放、使用、保管、修改、作废和归档等做出规定，以确保公司各相关场所使用的文件得到有效控制，防止使用失效和作废的文件，结合公司实际，特制定本程序。 2范围：本程序适用于与公司管理体系有关的文件，包括外来文件的控制。 3定义： 3.1归档：文件履行审批手续后可以移交文控部门的过程。 3.2发放：输出的文件由文控部门统一盖受控标识章后扫描为PDF版上传到公司电脑公共盘，各部门使用。 3.3受控文件：体系文件、技术文件。 3.4非受控文件：仅提供信息作为参考，变更时不须更换 4职责： 4.1QCI&EHS部（文控部门） 4.1.1负责组织公司《管理手册》的编写、修订、发放和控制 4.1.2负责各部门输出文件的接收、归档、发放、发布、更新、回收、作废等统一受控管理及台帐建立。 4.1.3负责国家及政府行政主管部门颁发的有关质量、环保、安全生产方面的法律、法规的收集、归档。 4.2HR部 4.2.1负责国家及政府行政主管部门颁发的有关劳动保障方面的法律、法规的收集、归档。 4.3技术部 4.3.1负责将编制定型的工艺文件Bom表及电子档归档。 4.3.2负责与公司产品技术相关的国家、行业标准以及国际、国内同类产品的相关技术文件和资料的收集，并输出到文控部门受控。 4.4销售部负责收集客户提供的文件和资料归档。 4.5运营部负责公司生产、能源、设备等方面文件控制 4.6总经办：负责原辅材料供应商材料的收集及归档。公司科技项目、产品型号核准证、产品第三方检测报告、各类许可证、技术专利证书归档。 4.6所有部门 4.6.1负责本部门职能范围内的文件的编制、审核、归档、输出和使用有效性管理。 4.6.2负责对文控部门发放的受控文件的管理和正确使用。 4.6.3负责本部门产生及接收的内部文件、记录的归档管理。 4.6.4负责将归档的文件移交到文控信息管理平台，以便文件存储及安全性。 5工作流程 5.1文件分类 5.1.1按文件来源分：内部文件、外来文件 5.1.2按性质文件分为四层

文件拷贝和共享等的管理规定

文件拷贝、保存、删除和共享规定为了防止病毒感染，影响整个公司电脑系统和网络正常运作，同时为规范文件的存储、软件的安装、做好客户资料保密工作，最重要的就是便于客户文件资料的管理和查询、配合公司设备信息做好电脑的保养工作。为适用于开普图文快印店铺的管理，大客户文件、固定客户文件及客户明确要求保存的文件按此规定执行，其他文件打完后，任务完成客户已验收，立即删除。开普图文快印店铺的电脑上设置共享文件盘，为方便店铺电脑管理和维护特制定以下条例，希望所有员工参与管理和共同遵守： 1、每台电脑上C盘为系统盘，D盘为软件盘，E盘为客户临时资料盘，F盘为客户资料存储盘，G盘为资料盘，另注F盘、G盘设置为共享盘。为保护公司电脑不被病毒感染，任何人在未经经理同意的情况下，任何人不得共享其他文件或分区目录。 2、F盘、G盘中的文件，除上传者本人外，其他任何人不能删除任何文件。 3、F盘中为大客户、固定客户的文件夹命名格式为***公司名（学校名称）****文件分类（如文档、宣传页、易拉宝等）***文件（文件名称上应标明文件内容、日期，格式如：开普图文营销宣传页2012.2.13）。另注：每个电脑的F盘均单独列出一个“名片”的文件夹，所有定稿名片的矢量版（CDR或PSD格式）应放入该文件夹，以便查找。 4、如客户没有特殊要求，由我公司设计的版面均不能删除，保存到相应的文件夹中，若客户为散户，则将文件存储到F盘“其他客户资料”文件夹中。 5、QQ或邮箱接收文件的管理。应将文件接收到E盘临时资料存储盘中，并且建立以日期命名的文件夹，里面再建立以客户名称命

名的文件夹，文件夹内除了保存客户发送的文件之外，还应该保留QQ交谈记录及制作要求，客户联系方式的WORD文件。 6、制作文件的保存。每天工作结束前或交接班前，每位技术人员应整理自己制作过的文件，将有必要保存的文件存储到相应的文件夹中。将没有存储价值的文件留到E盘临时文件盘的当天日期的文件夹里，一周后整理文件时，可将其删除。 7、公司移动磁盘上文件的管理：移动磁盘由设计人员和后期制作人员共同保管和保密，员工取件如需要带盘到客户处拷贝文件，应先将磁盘清空，避免将其他客户资料或内部资料泄露。严禁共享C 盘。 8、设计素材放到G盘，并对名片、易拉宝、展板、暗纹背景等进行分类保存。 9、公司可定期对设计材料、素材等进行整理，刻成光盘，以留备份。为方便查找文件，设计人员每周对自己设计的所有文件进行整理，将客户定稿文件拷贝到4号电脑上进行保存。 10、文件的拷贝：在拷贝客户文件时或打印移动盘里的文件时，先对U盘、移动磁盘等进行病毒查杀。没有病毒再打开。如有病毒应立即进行病毒查杀。查杀后再打开。 11、每个电脑应安装病毒查杀和安全防护软件，并定期进行系统维护，清理系统垃圾等。

文件资料有效控制制度

文件资料有效控制制度 1目的为规范安全管理体系文件的管理，对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。 2范围本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。 3职责 3.1各过程管理部门职责： 3.1.1负责确定所管理的过程的文件需求。 3.1.2负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。 3.1.3负责过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编制。 3.1.4负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。

3.1.5负责文件更改内容等。 3.2生产部职责： 3.2.1负责管理手册的编制。 3.2.2负责体系的认证和日常维护管理工作。 3.3各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。 3.4各部门负责本部门记录的建立与管理。 4程序内容 4.1确定文件种类 4.1.1为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。 4.1.2外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）；上级部门下发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。 4.1.3综合管理体系文件 a.方针、目标和指标； b.实现方针、目标和指标的策划； c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。 4.1.4资料和记录相关的资料包括但不限于： a.各类分析/评价/统计数据（如OSHA 统计分析数据）； b.特种设备（如压力容器等）及其附件的安全技术监察（检测）

如何制定工厂各项规章制度--受控文件管理

如何制定工厂（公司）的各项规章制度——受控文件管理制度 1.0目的为健全、完善公司各部门对与质量管理体系有关的受控文件和资料得到统一及规范化管理，并得到有效的管制；确保使用部门能妥善保管受控文件，确保使用场所得到充分的、适宜的和有效的文件，特制定本制度。 2.0范围 2.1本制度适用于公司各类受控文件（包括质量手册、程序文件、作业指导书、表单、技术文件，检验标准、管理文件、外来文件、技术资料）的编号、登记、复制、发放、更改、接收、传阅、建档、归档、存档（保存）、整理、借阅/查阅、回收等管理； 2.2本制度适用于公司受控文件的丢失、故意破坏、私自占有、私自复印、作废文件的遗留处罚等管理规定。 2.3本制度不适用于财务账目、人事档案、此类文件资料由各主管部门负责管制。 3.0定义无 4.0职责 4.1 文控中心负责内部受控文件、外来文件的接收、登记、保管； 4.2文控中心负责与质量管理体系有关的受控文件正本的接收、副本的分发、回收、建档、归档、标识等管理。 4.3 各部门负责对文控中心下发的受控文件副本进行使用、妥善保管、传阅、归档、标识以及作废文件的交回管理。 4.4 工程部负责对顾客要求变更的技术文件进行更改，并将核准后的相关产品图纸与工艺文件交给文控中心，文控文员负责分发、回收管理。

4.5 文控中心按文件类别对新增文件进行编号，并登记、分发按编制部门提出的发放单位及份数进行分发。 4.6 文件的更改、申请作废由编制单位提出，经批准后的《文件更改单》与文件一并交给文控中心进行编号、登记。 4.7 设备部将设备资料、使用维护说明书交给文控中心进行管理。 5.0 工作程序 5.1顾客文件（图纸、技术资料、技术标准等）由营业部接收，工程部负责处理后交文控中心登记、保管、发放。 5.2各部门如因工作需要使用顾客文件，先由部门使用人员填写《工作联络单》经部门主管审核、（副）管理者代表批准同意后由文控文员复制、登记、发放、并定期回收。 5.3工程部编制的工艺文件、作业指导书、检验标准以及技术管理文件需提交文控中心编号、标准化；并经审核、批准后交文控中心登记、分发、保管。 5.4 各部门编制的各类管理标准、作业规范等文件，需由文控中心编号经过标准化审签和批准后，交文控中心登记、分发、保管。 5.5 设备部将公司购置设备的资料及使用维护说明书整理交由文控中心保管仅供借阅。 5.6 各部门编制的文件交文控中心分发时应提出发放的单位，由文控中心对文件进行受控发放。 5.7 各部门编制的文件如需修订、更改，需填写《文件更改单》，经部门主管审核、文控中心同意、（副）管理者代表批准后，文件持有部门方可对文件进行更改，更改后的文件经审核、标准化、批准后交给文控中心管制，并对其分发，同时将旧版文件回收。 5.8 顾客文件的更改通知，由营业部负责接收后传工程部，工程部视情提出更改意见。 5.9 各部门所编制的各类文件在交文控中心时，应一并提交文件内容一致的电子文档。 5.10 各部门如因工作需要需采购行业标准、国家标准或技术参考资料，应向文控中心提出申请，由文控中心填写《请购单》交由物控采购部购买。文控中心对购回的标准进行登记、发放或借阅。 5.11 如因工作需要启用作废文件、资料、需经主管副总批准后，由文控中心复制，限期区域使用，用后立即交回文控中心。

文件共享管理办法(2)

文件共享管理办法(2) -标准化文件发布号：（9556-EUATWK-MWUB-WUNN-INNUL-DDQTY-KII

修改记录 NO 修订版本修改内容摘要修改人修改日期生效日期 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 文件共享管理办法文件编号：I-WI-IT-0018 版本：V1.0 制定日期：2011-08-01 修订日期：生效日期：2011-12-09 部门签名日期编制信息安全部黄志勇2011-08-01确认审核信息安全部梁继清2011-12-09会审批准信息中心张伟刚2011-12-09

1.目的为了规划好网络共享平台，充分利用网络资源，特指定本办法。 2.范围本制度适用于公司全体员工。 3.定义 3.1.准入：指符合公司计算机安全策略的公司或外来办公人员电脑接入英威腾网络的动作。 3.2.离线：指公司计算机因异动、回收、报废等退出英威腾网络；外来办公人员作业结束离开公司网络的动作。 4.角色与职责 4.1.信息中心：负责制定公司计算机准入安全策略；审核并记录计算机的准入及离线情况；为准入或离线人员提供技术支持服务。 4.2.用户：负责配合信息中心人员做好计算机的准入及离线的管理工作。 5.流程图无 6.管理办法细则 6.1.申请管理 6.1.1.申请部门提出申请，注明需要创建文件夹名称，并加上需要访问人员的权限。 6.1.2.申请部门第一负责人核实后，提交给IT部负责人审核。

6.1.3.IT部负责人需与申请部门负责人确认申请人的权限内容。 6.1.4.IT部负责人与申请部门负责人确认无误后，提交给网络管理员技术实现。 6.2.使用管理 6.2.1.各部门人员使用共享文件夹，未经部门领导同意，不得随意修改、删除、复制、打印文件夹里面的文件。 6.2.2.禁止存放私人文件在共享文件夹里面。 6.2.3.各部门定期检查共享文件夹，不必要存放在服务器上的文件及时清理。 6.2.4.各部门人员存放文件到共享文件夹里，应注意存放路径以及目录，存放文件必须与文件夹目录相对应。 6.2.5.设置权限时文件夹路径不超过两层。 6.3.维护管理 6.3.1.申请开通创建文件夹共享后，由网络管理员根据审阅后的文件在文件服务器上根据相应的目录创建共享文件夹。 6.3.2.个人申请开通访问权限，网络管理员根据审阅后的文件在文件服务器上开通申请人的权限。 6.3.3.开通访问权限后，各部门人员必须更改网络管理员提供的密码，防止密码泄露，更改密码登录http://192.168.1.3/password上面修改。 6.3.4.网络管理员不得私自更改访问人员的权限，不得在共享文件夹内创建、修改、删除、复制以及打印文件夹内的文件。 6.3.5.请各部门认真贯彻公司信息保密制度，严格控制好信息文件流通。

受控文件管理规定(新)

编号：技术文件管理规定版本号：2/0 1．目的进一步加强资料的管理，使技术文件得到及时、准确、有序的传递，对各部门的资料管理和资料分发范围作出相应要求；明确不同技术文件的适用范围和使用效力，防止因几类文件具体要求矛盾时延误生产或造成返工返修。 2．适用范围本规定适用于公司所有产品技术性文件，对外来文件可参照执行。 3．术语用于指导生产的技术文件包括但不限于以下几项：转换图纸：根据顾客图纸、样件、技术协议或其他要求并结合公司实际情况绘制的产品图纸。其中的顾客所有特殊要求和产品的特殊特性都已得到了充分识别或认可。毛坯图、粗加工图：用于定制毛坯或对毛坯进行粗加工的图纸。工装、检具图：用于制造和检验产品的工艺装备图纸的总称。工艺规程：包括过程流程图和机械加工卡片，是用于指导加工流程和加工工序内容的技术文件。控制计划：在产品的先期质量策划或生产件批准中产生的对过程和产品参数控制进行明确规范的技术文件。作业指导书：针对特殊工序、特殊过程进行生产作业指导的文件。更改通知单：对顾客提出的工程更改或内部持续改进提出的更改经评审后正式下发的更改通知。工艺指示单/临时工艺指示单：对产品采取带有普遍性或临时性的工艺调整做出的技术通知。 4. 文件管理的原则 4.1 谁签收谁负责的原则文件原则上必须由兼职资料管理员签收，因故不能签收的由部门领导签收；谁签收文件，谁就对文件的管理负责。 4.2 以旧换新的原则已经分发的文件，因破损、脏污或版本更换，必须执旧文件方可更换新文件。 4.3 数量匹配原则文件应严格按照实际单位的使用份数分发，车间须提供详细的“工位配制表”，资料室按照“工位配制表”印发等数量的文件，车间不提供该表时，资料室按最低数量发放。

文件和资料控制程序

文件和资料控制程序(总11 页) -CAL-FENGHAI.-(YICAI)-Company One1 -CAL-本页仅作为文档封面，使用请直接删除

1.目的为了对公司各类文件和资料进行有效管制，统一文件格式，规范文件的制定、修改、发放、废止等管理，确保文件正确、完整、有效，特制定本程序。 2.适用范围适用于公司行政发文、程序文件、作业指导书，各类规章制度、各类检验标准、工作指引、记录表单及外来文件的管理等。 3.定义 3.1文件分类： 3.1.1红头文件：包括公司组织机构、人事任免、重大决策及重要管理事项等。3.1.2一级文件（A）：公司章程、体系手册等公司纲领性文件。 3.1.3二级文件（B）：管理控制程序、业务流程性文件。 3.1.3三级文件（C）：管理规章制度、操作规程、作业指导书。（D）：检验标准、产品规范。 3.1.4四级文件（管理表单）：用来记录管理过程的表单，作为QEO管理的追踪和检索的工具。 3.1.5临时性文件（E）：包括通知、通告、暂行办法、暂行规定、部门沟通联络文件等。 3.1.6外来文件（F）：包括地方政府、主管部门、行业管理相关文件，顾客或供应商提供的资料、图纸及有关的行业标准等。 3.2 文件分为受控文件及非受控文件： 3.2.1 受控文件:即要求文件的分发、修订或更改均须按书面规定程序进行控制,保证文件始终反映现行要求,受控文件须加盖“受控文件”印章，且经相关人员会签。包括:管理手册、程序文件、作业指导书、MSDS文件、职务说明书、经识别的外来文件、记录表单类文件等。 3.2.2 非受控文件:若有新的版本发出，旧的版本文件无需更新，被列为非受控文件，且禁止作为产品生产、开发及经营之用。 4.工作职责

外点文件服务器共享作业规范

作业流程文件名称：外点文件服务器共享作业规范文件编号：文件版本：1.0 制定单位：资讯处机密等级：一般发行日期：目录

1.目的 (3) 2.适用范围 (4) 3.权责 (4) 4.定义 (4) 5.作业内容 (4) 5.1.系统要求 (4) 5.2.设定步骤.......................................... 错误！未定义书签。 6.相关文件 (18) 7.附件 (19) 版本历史

审核记录 1.目的标准化外点文件服务器管理,规范外点文件服务器共享及配额管理。

2.适用范围适用于集团外点分公司及工厂。 3.权责由集团总部资讯处负责编写及更新。 4.定义无 5.作业内容 5.1.系统要求 5.1.1.系统准备: 5.1.1.1.文件服务器操作系统:Windows 2003 R2(因需做配额管理) 5.1.1.2.逻辑分区:C盘及D盘,C盘用于系统分区,D盘用于共享文件夹存放分区 5.1.2.安装组件: 5.1.2.1.打开控制面板→添加或删除程序→添加/删除Windows组件→管理和监视工具（如下图所示）。双击进去后，在文件服务器管理和文件服务器资源管理器前面打勾。（如下图所示）选中后点击下一步，安装完毕后点完成。

可通过控制面板中的管理工具打开（如上图）桌面图标如下图所示。

5.2.共享文件夹建立 5.2.1.首先在服务器上D盘根目录下建立共享文件夹,用于本单位的统一的共享平台（如下图） 5.2.2.打开共享文件夹属性,将”共享”访问设置为相应的GROUP（如淮安总厂所有员工）,权限完全控制。具体权限在各部门的文件夹里的”安全”里面做。

受控文件管理规定新

受控文件管理规定新 Corporation standardization office #QS8QHH-HHGX8Q8-GNHHJ8

文件发放控制管理流程

文件发放控制管理流程一、本程序规定公司或各部门对外发文的控制流程，以确保对外文件的有效控制。二、适用范围：适用于公司（或公司下属各部门）对政府主管部门、业务关联单位、顾客发文、内部执行制度的审批和控制工作。三、职责 1、各部门负责本部门对外发文（或本部门业务范围内的公司对外发文）的起草和报批工作。责任人：部门负责人。 2、行政人事部负责对公开文件的审核和控制。责任人：行政人事总监 3、公司总裁负责公司对外发文的审批，各部门主管领导负责本部门对外发文的审批。四、相关定义 1、对外文件：代表本公司、与本公司产品活动相关的文件。对客户、代理商提供参照标准、要求的文件。 2、旧版文件：即文件修改以前的原稿及复印件。 3、新版文件:经过修改后定稿文件。 4、电子文档：即用光盘、磁盘、电子硬件等记录的。五、相关流程规定 1、文件规定各部门文件制作人或负责人按照以下格式制订好所需文件后交行政人事部。责任人：部门负责人基本格式如下：公司LOGO，标题用15号字宋体，正文标题用小四号宋体字，内容用5号宋体字。行政人事部对文件格式、文件内容规范性进行定稿确认,并对文件进行编号。公司内部发文编号规则：部门名称简拼并大写-XXX。责任部门：行政人事部将定稿的文件发至各相关部门。责任部门：行政人事部如有未按规定格式制作的文件，行政人事部不予以收发。 2、文件编制文件内容编写要求文件名称编制要求定稿）修订定稿）文件内容确定由发起部门负责人采用会议或邮件形式对文件内容进行讨论及修改； 3、文件审核各部门负责人负责本部门起草本部门制度文件审核；行政人事部负责审批。

共享文件管理规范

共享文件管理规范 Document number：BGCG-0857-BTDO-0089-2022

修订记录条款号修改条款或修改内容摘要修订人版本/状态修改日期旧版新版制订审核批准日期日期日期

1、目的为了合理有效、安全便捷的使用文件共享平台，充分利用网络资源，特制订本管理规范。 2、适用范围本规范适用于耀阳科技所有部门和员工。 3.职责信息管理部：负责管理和配置访问共享平台的账号和密码，为准入或离线人员提供技术支持服务。用户：负责配合信息管理部人员做好计算机的准入及离线的管理工作。 4、定义准入：指符合公司计算机安全策略的人员电脑接入文件共享平台的动作。离线：指公司计算机因异动、回收、报废等退出文件共享平台，或者是人员离职、申请退出共享文件平台的动作。 5、内容申请管理申请部门通过钉钉《IT申请单》提出申请，注明需要创建文件夹或访问已有文件夹名称，以及访问人员权限时读取还是写入。申请部门主管核实后，提交给信息管理部负责人审核，抄送运维工程师。审批完成后，由运维工程师实施。新员工入职，有配备电脑的，信息管理部会配置域账号，设置访问部门共享文件和公共文件。由于部门间协作，需要访问其他部门的共享文件，流程是：申请人员申请---部门审批---被访问部门审批---信息管理部审批---运维工程师实施。如果涉及绝密、机密、秘密等重要文件，需总经办审批，流程是：申请人员申请---部门审批---被访问部门审批---信息管理部审批---总经办审批---运维工程师实施。使用管理、各部门人员使用共享文件夹，不得随意修改、删除、复制、打印文件夹里面的文件。随着管理要求的提高，后续计划上文档管理系统，将对每个文件的操作权限进行严格控制，并会留下操作记录，一旦出现安全问题，将有记录可查，做到事前预防，事中控制，事后追查。、各部门定期检查共享文件夹，不必要存放在服务器上的文件每3个月清理一次。

文件控制管理规范

文件控制管理规范 1、目的、编制、范围：为了保证公司各区域与物流运作管理相关的质量管理体系第三、四阶文件的编制、更新及管理符合质量管理体系规范及公司管理需求,对文件的编制、评审、批准、发放、培训、使用、更改、作废和收回等环节进行有效控制，确保相关区域及时得到并使用有效版本，防止误用失效或作废的文件和资料，以推进各项工作的标准化和持续改进，上汽（烟台）实业有限公司青岛分公司持续改善部特编制此文件，对公司质量管理体系的相关文件管理规定如下： 2.术语： 2.1 本文件术语引用自ISO9001：2000质量管理体系和上汽（烟台）实业有限公司《质量手册》（文件号：SAIC-YT/ZL-2007）； 2.2 公司部门划分：运作部、计划&物控部、持续改善部、综合管理部、生产管理部、仓储运输部、标准化推进办公室；公司区域/职能块划分：运作部：LOC-GA、LOC-BD、整车RDC、厂外RDC、LOC-PT，计划&物控部:接收数据组、接收验证班、单证组、发运班、对账组、发动机物流数据小组；持续改善部：规划块、生产管理部：包装、质量、综合管理部：行政块、安全管理办公室：安全块、体系块。 2.3各类型文件含义： 2.3.1 程序支持规范性文件：是程序文件的具体展开，描述为实施程序文件活动具体途径的文件。它一般涉及多个区域，但不涉及技术的细节。内容包括5W1H,即开展活动的目的（Why）、做什么（What）、何时（When）何地（Where）谁（Who）来做；应采用什么材料、设备和文件，如何对活动进行控制和记录（How）等。此类文件属于质量管理体系文件的第三阶文件。（程序文件：质量管理体系文件的第二阶文件，描述实施质量管理体系所需的相互联系的过程和活动。上汽（烟台）实业有限公司《质量手册》（文件号：SAIC-YT/ZL-2007）已包括质量管理体系所要求的程序文件。） 2.3.2 管理文件：公司各项管理制度、规定、办法、导则、细则等。它可以是区域内文件也可以为跨区域文件，为质量管理体系的第三阶文件。 2.3.3 作业文件：详细的作业活动的描述文件，内容涉及技术的细节（如：流程、STS/TIS 、技术/操作要求&规范等）。作业文件一般只涉及一个区域，有时也涉及多个区域，但它强调的是产品或作业过程的规范性，而程序支持规范性文件强调的是区域间的沟通、联络、协调。作业文件为质量管理体系的第三阶文件。 2.3.4 外来文件：（各类标准和必要的参考资料及顾客提供的技术文件），为质量管理体系第三阶文件。 2.3.5 记录：为完成的活动或达到的结果提供客观依据的文件。记录为质量管理体系的第四阶文件。

文件控制管理办法

1 目的 1.1 对公司内部文件的管理做出规定，确保各有关场所能得到适宜的文件并确保文件的有效性，防止过期文件的非预期性使用。 2 范围 2.1 适用于公司内部文件的控制与管理； 2.2 记录的控制参见《质量记录控制》。 3 定义 3.1 文件：信息及其承载媒体，如工程规范、程序文件、图样、报告、标准等。 4 涉及部门 4.1 所有部门 5 一般原则 5.1 文件必须得到适当的批准，所有文件的版次、修订状态必须清晰。顾客的工程规范与工程更改应得到及时评审，限于两个工作周内完成。顾客工程规范与工程更改在生产中实施日期的记录应保持； 5.2 文管中心是文件的归口管理部门，负责所有受控文件的发放、销毁、保存等工作，并确保各有关场所使用文件的有效性； 5.3 对于新发行的文件其文件版次为A0，修订一次后版次号变为A1。依次类推，当文件修改次数达到五次或文件内容修改幅度较大时，文件版次升为B0。外来文件、工程图纸等原则上以批准日期作为版次状态的标识； 5.4 文管中心只接收已得到适当的审核批准与/或签字确认的文件，对状态不清的文件一律被视为无效文件退还文件送交人员或部门； 5.5 各类文件的保存期限参照《受控文件清单》。 6 程序 6.1 文件的编号 6.1.1 文管中心负责文件编号的给定，文件的编号具有唯一性，文件编号的具体规定参照《文件编号规则》； 6.1.2 编写人员在需要对文件进行编号时，应到文管中心进行取号登记，由文管中心给定文件号并在《文件取号登记表》中予以登记。 6.2 文件的编写与审批 6.2.1 质量手册由质量管理者代表组织编写并审核，由总经理批准；

共享文件管理规范

共享文件管理规范Revised on November 25, 2020

修订记录条款号修改条款或修改内容摘要修订人版本/状态修改日期旧版新版制订审核批准日期日期日期 1、目的为了合理有效、安全便捷的使用文件共享平台，充分利用网络资源，特制订本管理规范。 2、适用范围本规范适用于耀阳科技所有部门和员工。 3.职责信息管理部：负责管理和配置访问共享平台的账号和密码，为准入或离线人员提供技术支持服务。用户：负责配合信息管理部人员做好计算机的准入及离线的管理工作。 4、定义准入：指符合公司计算机安全策略的人员电脑接入文件共享平台的动作。离线：指公司计算机因异动、回收、报废等退出文件共享平台，或者是人员离职、申请退出共享文件平台的动作。 5、内容

申请管理申请部门通过钉钉《IT申请单》提出申请，注明需要创建文件夹或访问已有文件夹名称，以及访问人员权限时读取还是写入。申请部门主管核实后，提交给信息管理部负责人审核，抄送运维工程师。审批完成后，由运维工程师实施。新员工入职，有配备电脑的，信息管理部会配置域账号，设置访问部门共享文件和公共文件。由于部门间协作，需要访问其他部门的共享文件，流程是：申请人员申请---部门审批---被访问部门审批---信息管理部审批---运维工程师实施。如果涉及绝密、机密、秘密等重要文件，需总经办审批，流程是：申请人员申请---部门审批---被访问部门审批---信息管理部审批---总经办审批---运维工程师实施。使用管理、各部门人员使用共享文件夹，不得随意修改、删除、复制、打印文件夹里面的文件。随着管理要求的提高，后续计划上文档管理系统，将对每个文件的操作权限进行严格控制，并会留下操作记录，一旦出现安全问题，将有记录可查，做到事前预防，事中控制，事后追查。、各部门定期检查共享文件夹，不必要存放在服务器上的文件每3个月清理一次。、各部门人员存放文件到共享文件夹里，应注意存放路径及目录，存放文件必须与文件夹目录相对应。禁止存放私人文件在共享文件夹里面在使用共享文件的过程中，各部门必须严格遵守公司《保密管理规定》，严格控制好文件流通，如有违反，按《保密管理规定》条（泄密处理）处理。维护管理、申请开通创建文件夹审批通过后，运维工程师必须在8小时内，根据申请要求在文件服务器上创建共享文件夹。、个人申请开通访问权限，运维工程师在文件服务器上开通申请人的权限。、服务器管理人员和运维工程师不得私自更改访问人员的权限，不得在共享文件夹内创建、修改、删除、复制以及打印文件夹内的文件。、当员工岗位异动，访问权限要根据人力资源部提供信息及时变更；员工离职时，根据人力资源部出具的离职申请表关闭文件服务器访问共享权限。设置权限时文件夹路径不超过两层共享文件备份

1、文件控制管理程序

1 目的为加强对公司内所有与质量管理体系有关的文件的控制，确保质量管理体系有效运行所需要的各种文件能及时有效地得到应用，防止各种文件的误用，特制定本程序。 2 适用范围适用于本公司内所有与质量管理体系有关的文件（包括外来文件及电子档文件）。 3 职责 3.1总经理负责批准发布相应文件。 3.2分管领导负责审核相应文件。 3.3 各职能部门主管负责相应的支持性文件的批准和发布； 3.4文件档案管理人员负责上述文件的综合管理； 3.5各部门对相应的内部文件期限有效性负责。 4 作业流程： 4.1文件分类 4.2 内部文件管理 4.2.1受控标识内部使用的受控文件需在每页加盖“受控”红色印章；技术文件必须在每一页加盖“受控”红色印章。内部文件 1、体系文件: 质量方针\质量目标\质量手册\程序文件\作业指导书（如设计图纸\采购标准\验收标准\检验标准\技术规范\样品\工艺要求等）\质量记录表格 2、各职能部门形成的管理规范性文件；外部文件 1、国际\国家\地方\行业标准、法律、法规等 2、顾客提供的各种图样、产品技术要求等文件

注1：为其它目的而分发的质量手册属非受控文件，应在其封面上加盖“非受控”印章；注2：技术文件、体系文件及其所附表格的原件不用加盖印章，用来复印。 4.2.2文件编号形式 a.质量手册的编号形式 HZ-QM-2016 X/X 表示发布年份及版次表示文件类型公司 b.程序文件编号形式 HZ-Z×××-2016 表示发布年份表示文件类型和流水号 XX公司 c.作业指导书或管理规范性文件编号形式 HZ-××-Z×××-2016 表示发布年份表示文件类型和流水号 d.记录表格编号形式 HZ-QR×××-2016 表示制定年份表示质量记录和流水号表示XX公司 e.技术文件的编号形式技术文件的编号形式由技术研发部统一确定。注：总经理、总经理办公室、技术研发部、销售部、工程部、采购部、行政人力资源部、财务审计部分别用01、02、03、04、05、06、07、08来表示。 4.2.3文件编制 a.公司质量方针和质量目标由总经理负责制定； b.质量手册、程序文件、各种表格由管理者代表负责组织编制； c.技术类文件、检验标准类文件由技术研发部负责组织编制； d.施工安装、质量检验等用各类作业指导书由工程部负责编制；

文件管理控制程序文件

XXXX 文件管理控制程序

文件修订履历变化状态：新建，增加，修改,删除

目录 1目的 (4) 2适用范围 (4) 3职责 (4) 4术语和定义 (4) 4.1文件编写 (5) 4.2文件审批 (5) 4.3文件发放 (5) 4.4文件检查 (5) 4.5文件更改 (5) 4.6文件作废 (5) 5内容 (6) 5.1文件编码 (6) 5.2文件版本 (6) 5.3文件格式 (7) 6附则 (7) 7附录 (8) 附录 1 ISMS 文件清单 (8) 附录 2 文件更改记录 (11) 附录 3 文件签阅表 (13)

XXXX 文件管理控制程序 1目的对信息安全管理体系文件的编制、审批、发放、检查、更改、废除等过程实施控制，保持体系运行各环节相关文件的有效性。 2适用范围适用于XXXX的文件的编写、审批、颁发、版本升级以及失效文件的回收、留用和报废处理过程。 3职责 1、所有信息安全管理体系文件由信息安全管理委员会负责控制。 2、程序文件和记录文件由使用部门进行调用。 3、各部门负责管理本部门体系运行相关文件。 4术语和定义 1、单位内部文件：由单位内部（包括单位级、各部门和各项目组）编写、审批、颁发、版本更新和做失效处理的文件。 2、外来文件：来自于单位外部的文件，包括：国家或行业的法令、法规；从客户处正式收到的需求文件、设计书、开发规范和行业标准等；设计所需的手册、技术资料或由合作伙伴提供的与单位业务相关的文件等。 3、受控文件：按照已批准的颁发范围颁发的文件。这些文件需要按照文件的编写、审批、标识、颁发、版本更新等过程管理规定进行控制和管理。 4、参考文件：为了研修、市场或者商务合作的需要，发放给颁发范围以外的人的文件。在版本更新时，通常不会通知这些文件的使用者。 5、失效文件：文件版本更新后不再使用的旧版文件。 6、废止文件：由于单位规章、规定的变更和调整而被废弃不用的文件。 7、基线化：基线是文档的一个稳定版本。它是进一步开发的基础。之后执行管理体系时将按照基线化的文档规定进行，如果文档需要变动，通过评审后需要重新基线，后续执行按照新的基线进行。 8、记录：日常工作中由于业务、行政、管理产生的包含某种结果或其他输出的文档。

作业指导书受控管理流程

作业指导书受控管理流程 1.目的: 对文件和资料控制程序相关要求进行细化和明确，并简化部分作业指导书的管理流程，同时响应公司节约资源和无纸化办公的要求。 2.适用范围本作业指引受控管理流程仅适用于各部门需要悬挂于作业台面的作业指导书的受控管理。 3.职责 3.1 申请文件受控部门职责：按照《文件和资料控制程序》和本管理流程要求向TQC 提交需要受控的三级文件。 3.2 TQC部门职责：按照相关程序文件和本管理流程对申请受控的文件进行受控管理。 4.流程细则 4.1 编写新的作业指引时需按照规定的格式编写，并由编写人向TQC申请文件编号， TQC给出文件编号后由编写人输入到新的作业指引中。 4.2 生产线产品作业指导书的制成规则： 4.2.1每一个型号产品的各工位作业指导书的文件编号根据QC工程图的工序进行设置； 4.2.2一个文件编号的QC工程图对应作业指导书只能使用另一个文件编号； 4.2.3各工位的作业指导书使用顺序号进行识别； 4.3 生产线中的作业指导书的修订修改编规则： 4.3.1 每一个型号产品生产制成的作业指导书单工位---修改其中内容的，作业指导书只需修改单工位修订号后，再进行受控； 4.3.2 每一个型号产品生产制成的作业指导书如增加或者删除其中工位时，则整套作业指导书都必须进行升级版本号后，再进行受控； 4.3.3 每一个型号产品生产制成的作业指导书必须引入页号格式ｘ／ｎ，以完善作业指导书页号的连贯性，以防遗落； 4.4 编写人评估需要受控的文件发行的份数，并打印相应的份数，且每个文件编号的文件均要附有《文件修改一览表》，表中记录每次文件修改的相应信息。 4.5 文件编写完成后使用邮件发一份电子档给TQC，通知TQC对此文件进行确认受控，

关于集团内资源共享管理办法的补充条例

关于集团内资源共享管理办法的补充条例在以《数据管理部关于集团资源共享的管理办法》为基础的条件下，针对于集团各公司资源共享，公开化的实施提出以下相关补充条例：一、总则 1、集团各分公司的所有资源仍由总公司数据管理部进行统一管理及分配，资源共享的程序、操作流程实行公开透明化，各分公司参与监督； 2、各分公司负责人及员工本着诚实守信、互惠互利的原则要严格遵守以下补充条例，针对于违反条例的行为按照具体措施给予相应处罚； 3、本管理办法所针对的客户资源对象，主要是指集团各分公司内部除去7月份买卖交易后现有的所有0元单及复购1万以下的会员客户信息资源。二、条例规定 1、各分公司对于入库的共享资源可以继续维护并产生订购，但在产生订单之前，必须先由本公司向客户送一次书，不可以直接进行销售（尤其为已购会员资源），且针对于已送过书的客户，不可送相同书籍，如有违反每单负激励100 0元； 2、针对于共享资源中沟通发现已订购或已订购并发货但未签收的客户资源，其他任何公司不可进行电话骚扰及二次销售，当距离上次客户沟通10日后可再次进行维护并根据实际情况订购。如在订购后发现该客户已订购其他家产品但还未签收，则此订单要等到该客户上一订单签收后才可发货（再次沟通时间由坐席根据客户的签收时间而定，过程中不可对其进行电话骚扰），如有违反一经发现除赔偿订单同等金额外，另处以每条资源1000元负激励； 3、在客户的维护、订购过程中各分公司不可互相恶意诋毁，也不能订购相同的产品（如产生撞单，无论谁先订购，以主做该产品的公司订单为准；若两家公司主做品相同或全部不是主做产品，以先下单者为准），且相同产品价格固定，任何人不得在线任意改价、降价销售，如出现此类情况，除赔偿订单同等金额外，另处以每条资源1000元负激励；