公司文书档案管理制度

公司文书档案管理规定

第一章总则

第一条为了加强公司文书档案的业务建设，确保文书档案的完整、安全和有效利用。根据国家档案管理部门的有关规定，结合公司特点，制定本规定。

第二条公司文书档案是公司在各项工作活动中直接形成的、办理完毕的、具有查考利用价值和经过整理的各种形式（载体）的历史记录。任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。

第三条文书档案的管理，应当遵循不同环境（如电子环境）、不同载体（纸质、电子）下文件形成和产生效用的特点和规律，与办公、业务活动同步，实行集中统一管理和全程控制。

第四条本规定所称文书档案包括电子公文和电子公文之外的文件材料。

电子公文是指在公司综合办公管理系统（以下简称OA 系统）中形成、流转、审批并通过OA系统和电子公文加密传输系统传输的电文数据。

文件材料是指流转于公司OA系统之外的，属于公司文书档案归档范围的一切文件、资料、数据等。

第二章文书档案归档范围和保管期限第五条根据国家有关规定，公司文书档案的保管期限定为永久、定期两种，其中定期分为30年、10年，可由各

公司自行确定。

第六条归档范围及保管期限

（一）本公司形成的文件及重要文件材料属于永久保管

1.以本公司名义制发的所有文件。

2.本公司召开重要会议材料：

（1）本公司机关召开的党委会、司务会、总经理办公会及其他会议会议记录和会议纪要等材料。

（2）本公司系统召开的全保会工作会议、经营形势分析会、专题性会议等重要会议材料：通知、名单、日程、讲话、报告、总结、汇报、决议、决定、纪要等文件材料。

3.公司大事记、组织机构沿革、公司年鉴、资料汇编等编研材料，年度归档立卷说明，全宗介绍等。

4.各类年度统计报表和统计分析材料（包括人力资源年报、党内统计年报、审计/监察年报及各类业务统计年报等）。

5.各类年度及年度以上的业务规划、方案，工作计划、总结、报告。

6.涉及公司员工人事调动、党组织关系等重要资料。

7.本公司更换或年检过的经营保险许可证、营业执照、组织机构代码证、税务登记证（地税、国税）、保险兼业代理许可证、外汇业务许可证等资质材料复印件或扫描件，授权书、授权承诺书、转授权书、转授权承诺书等。

8.上级单位及本公司系统的表彰材料。

9.上级机构制发的针对本公司经营管理等需要执行的文件。

（二）本公司各部门形成的文件及其它需要归档的文件材料属于定期保管

1.以本公司各部门名义制发的所有文件。

2.各类年度以下的业务规划、方案，工作计划、总结、报告。

3.人民来信来访处理形成的文件材料。

4.本公司领导在公务活动中形成的重要信件、电话记录等。

5.本公司工作中形成的内部签报、重要的无文号文件材料、电报、传真等。

6.各类简报、信息、动态等。

7.上级机构制发的普发性非本公司主管业务但要执行的文件。

8.上级机构召开的需要本公司贯彻执行的会议文件，及对本公司工作检查形成的相关文件。

9.同级和非隶属机构与本公司联系、协商工作形成的文件。

10.同级和非隶属机构抄送本公司的需要执行或查考的文件。

11.下级机构报送的各类请示、报告、规章制度和备案性文件；工作总结、典型材料、统计报表等。

第三章文书档案的管理第七条文书档案的归档

包括OA系统中生成、传输或存储的电子公文和流转于

OA系统之外的文件材料的归档。

（一）电子公文的归档

电子公文归档方法为：电子公文的结构、背景及关联文件（批复件与请示件、复函与来函等）和流转过程中的一切信息应当与电子公文内容信息于次年度6月底前同时完成归档。

（二）文件材料的归档

文件材料归档方法为：将经过整理并办结的文件材料及相关信息资料（或纸质或电子文本），在公司“档案信息管理系统”中“档案著录”模块中随时进行著录、归档，归档时间截至次年度6月底前。

第八条文书档案的整理

（一）分类

按照年度—保管期限进行归档整理。即将归档的电子公文和文件材料均按年度分类，每个年度下再按保管期限分类。

1. 年度：文件形成或针对的年度（以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如2011）；跨年度形成的文件，放入办结年度。

2. 保管期限：归档文件的保管期限，分别为永久、定期。

（二）整理

以件为整理单位。一般情况下，每一事项文件为一件，其要件包括：正文与附件、原件与复印件、请示件与批复件、转发件与被转发件和其关联文件（背景材料）等及其流转过程中的一切信息材料；会议材料及有关过程的一切信息资料为一件；报表、图册、名册等一册（本）为一件。

其载体形式为：按照文书档案归档范围及保管期限分为“双套制”和“单套制”，具体如下：

1.流转于公司OA系统内的电子公文，保管期限为“永久”的，需要电子文本和纸质件“双套”整理归档；保管期限为“定期”的，则可电子文本“单套”整理归档。

2.流转于公司OA系统外的文件材料，如保管期限为“永久”，必须有纸质件整理归档（有无电子文本均可）；如保管期限为“定期”，只须电子文本整理归档。

（1）载体为纸质的档案，应去除纸质件中的金属物，超大纸张要折叠（以A4纸张为标准），破损文件、资料要予以修裱，字迹模糊或易退变文件要进行复制。

（2）整理纸质档案所使用的书写材料、纸张、装订材料要符合档案保护的要求。

（三）编制件号

归档文件应依据分类方案和文件的排列顺序逐件编号，保管期限为“永久”的电子档案其纸质件须与电子文本（或电子条目）相对应排列并件号统一；保管期限为“定期”的电子档案按其顺序排列后形成件号。

永久归档的纸质文件若不使用件封需在文件首页右上端空白位置加盖归档章并填写相关内容，并用不锈钢推钉等对文件进行装订；若使用件封需在件封上印制归档章并填写相关内容，件封内的文件可不装订。归档章的必填项目为：年度、保管期限、件号（归档章样式见附件1和附件2）。

1.年度：文件的形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元

纪年，如：2011。

2.保管期限：归档文件的保管期限为永久或定期。

3.件号：在分类方案的最低一级类目下文件的排列顺序编号，从“0001”开始编制。

（四）编目打印

1.编目：归档文件应依据分类方案和文件的排列件号（或序号）编制归档文件目录。归档文件目录的内容有以下基本项目：件号、责任者（或部门）、文号、题名、日期、张数、备注等（见附件3）。

（1）件号：文件的排列顺序，从“1”开始编制。

（2）责任者（或部门）：制发文件的组织或个人。

（3）文号：文件的发文字号。没有文号的可空项。

（4）题名：文件的标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加[ ]。

（5）日期：文件的形成日期。用8位阿拉伯数字标注。如2007-01-01。

（6）张数：每件归档文件的张数。其中，永久保管的档案必须标注张数。

（7）备注：归档文件需要说明的事项。

2.打印：归档文件目录要打印装订并编制封面。保管期限永久和定期的文书档案，其归档文件目录均需要打印，装订成册，永久保管。

（1）归档文件目录应采用国际标准A4纸竖用横排打印。

（2）归档文件目录册封面内容有：全宗名称、年度、

保管期限（见附件4）。

（3）全宗名称：填写立档单位的全称。

（4）年度、保管期限，同属“编制件号”项中涵义。

第九条文书档案的保管

（一）永久保管的纸质档案装盒保管

将归档文件按照件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊和备考表。不同年度、不同保管期限的档案不得装入同一档案盒。

各公司可以根据实际需要选择是否使用件封：

1.件封外形尺寸：长×宽为310㎜×218㎜（见附件5），封面右上角设置归档章。

2．档案盒的外形尺寸：长×宽为314㎜×222㎜（见附件6），盒脊厚度根据需要设置，并按要求填写档案盒封面、盒脊。

（1）档案盒的封面用全称或规范化的简称标注立档单位的名称。

（2）档案盒脊背设置项目为：全宗号、分类号、年度、保管期限、起止件号、盒号等（见附件7）。其中起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“—”号连接。

（3）档案盒的材质应使用无酸纸制作。

3．备考表置于档案盒内文件的末端（一盒一张）。备考表项目包括：盒内文件情况说明、整理人、检查人、日期（见附件8）。

（1）盒内文件情况说明：填写盒内归档文件需要说明的情况，包括齐全完整程度、盒内文件修改、补充、移出、销毁等情况。

（2）整理人：填写负责整理该盒归档文件的人员姓名。

（3）检查人：填写负责检查验收归档文件质量的人员姓名。

（4）日期：填写整理归档文件完成的日期。

（二）永久和定期保管的电子档案备份保存

归档的电子文档按年度必须进行备份保存，即公司计算机数据库实行电子数据备份和光盘刻录（脱机保存）的双备份保存，并定期在计算机公文系统中读取，测试，发现问题及时处理。

第十条文书档案的上架

同年度的文书档案根据分类方案，按照从上到下、从左至右的顺序排列上架。

第四章文书档案移交

第十一条文书档案移交手续

对属于文书档案归档范围的文件材料移交时，移交人员应在档案信息管理系统中发起移交申请流程，在系统中办理移交手续。

第十二条文书档案移交要求

对属于文书档案归档范围的文件材料应在次年6月底前逐件著录到档案管理信息系统中，具体的著录项目按照系统中设置的要素进行填写，并将电子版本一并上传到系统，同

时将相对应的纸质档案向档案部门移交。

第五章文书档案利用

第十三条各级机构的档案部门要充分开发利用库藏档案，积极开展档案的编研工作；充分利用计算机网络传输手段，为公司各项业务工作积极提供形式多样、方便快捷、全方位、多层次的利用服务工作。

第十四条各级机构的档案部门要根据库藏档案的存储状况，制定档案的开放等级、借阅权限，建立规范的档案借阅查询制度，严格履行借阅手续，积极利用档案为公司的经营管理及业务发展提供优质服务。

第六章文书档案销毁

第十五条文书档案保管期限已满，需要销毁时，应由本单位档案部门提出销毁意见，会同相关部门共同鉴定，严格审查，编制销毁清册，经本单位分管领导审查批准方可销毁。

第十六条销毁档案前，应按文书档案“销毁清册”上所列的内容逐一清查核对，销毁档案时，应在指定地点两人监销，严防档案遗失和泄密。

第十七条档案销毁后，由经办人在“销毁清册”上签章，注明“已销毁”字样和“已销毁”日期，并将“销毁清册”由档案部门长期保存备查。

第七章附则

第十八条本规定由公司办公室负责解释。

第十九条本办法自印发之日起执行。

附件：1.加盖在文件上的归档章样式

2.印制在件封上的归档章样式

3.归档文件目录样式

4.归档文件目录册封面样式

5.件封样式

6.档案盒样式

7.档案盒脊背设置项目

8.备考表样式

附件1：加盖在文件上的归档章样式

60mm

16m8mm

附件2：印制在件封上的归档章样式

78mm

22mm

44m

附件3：归档文件目录样式

文书档案归档目录

全宗号-分类号-年度-保管期

附件4：归档文件目录册封面样式

附件5:件封样式

附件6：档案盒样式

附件7：档案盒脊背设置项目

附件8：备考表样式

备考表