档案数字化加工方案和投标书

1 项目建设内容 (2)

2 历史档案数字化处理标准 (2)

2.1. 纸质档案数字化处理标准 (2)

2.2. 照片档案数字化标准 (4)

2.3. 声音档案数字化标准 (4)

2.4. 影像档案数字化标准 (5)

2.5. 实物档案数字化标准 (5)

3 数字化加工环节 (6)

3.1. 档案接收 (6)

4. 5. 6. 电子数据质量标准 (21)

6.1. 图像顺序 (21)

6.2. 图像质量 (21)

6.3. 图像分辨率 (21)

6.4. 图像与目录挂接 (21)

6.5. 防病毒 (22)

6.6. 存储格式 (22)

6.7. 操作使用 (22)

7. 安全措施 (22)

7.1. 数字化加工管理 (22)

7.2. 档案安全管理 ................................................. 23 历史档案数字化加工解决方案 东软集团股份有限公司 2011年02月

7.3. 设备及数据安全管理 (24)

1项目建设内容

档案数字化是将纸质、缩微胶片、磁带等介质档案转换为电子介质（通常称之为电子扫描、录入）。本项目的建设内容主要是对档案进行数字化加工，建立档案图像数据；对档案的案卷目录和文件目录进行着录和校对，建立对应图像数据的案卷级和文件级目录数据库，并与档案图像数据建立对应的关系。同时对扫描出的图像进行OCR识别，以便实现全文检索。

本项目共分三部分：纸质档案的整理、条目数据库的建立、纸质档案数字化加工。

●纸质档案扫描采用黑白方式。

●文件格式采用TIFF格式或者TIF格式。

●文件扫描分辨率不低于300dpi.

●电子文件大小应在25K/张左右

●扫描文件及相应的数据库备份存储在硬盘及光盘中

（2）文件名称要求:

●案卷、文件的相关信息输入《档案管理信息系统》。案卷必须输入案卷题名，案

卷编号、归档号、归档日期、立卷日期、立卷人；文件必须输入文件名、文件编号、归档号、归档日期、主题词，对于长期和永久保存的档案文件，必须挂接相关的电子文件。

●电子文件存储时按全宗、案卷分级建立文件夹存储，其中的每一份文件也需要

单独创建目录。

（3）纸质档案文件拆分要求

●标页码的准确率不低于95%；

●保存方式为年份一卷号。

（7）纸质档案文件分件要求

●按照卷内目录对扫描文件编号；

●保存方式为卷号—文件号；

●分件准确率不低于98%；

●有相关的《档案分件记录》。

（8）纸质档案文件录入要求

●录入的正确率不低于97%；

●记录条清晰，格式严谨；

●有相关的《档案录入记录》。

（9）纸质档案文件挂接要求

●为扫描文件分发文件号，便于挂接；

●保存方式为年份—卷内—目录号；

●有相关的《档案挂接记录》。

寸以下

400dpi

组说明或照片的定义内容。以上注明需在文件名中全部打出。

2.3.声音档案数字化标准

（1）存储标准：声音档案数字化时要选用标准和通用的格式。本项目规定的声音文件存储为：WAV或MP3。

（2）采样频率：声音档案数字化选用44.1KHZ作为声音采样的标准。对于DVD的声音选用48KHZ。

2.4.影像档案数字化标准

（1）存储格式：影像档案数字化存储有两种标准。第一作为再利用的图像格式选用MPEG2格式。第二作为可在网络上浏览查阅的图像格式选用MPEG4格式（常见文

件名为ASF格、RM格式）。

（2）数据传输率：作为DVD备份保存的影像档案数据传输率应在于6-8Mb/S。

2.5.实物档案数字化标准

3数字化加工环节

档案数字化加工流程主要包括档案接收、档案整理和修复、案卷目录/文件目录的一稿双录、目录建库、档案扫描、数据着录及校对、扫描校对、图像精细处理、图像质检、光盘制作、光盘灌库、挂库、批量挂接、挂接校对、数据备份及备份检查、档案恢复、质量监控和检验、安全管理、在线调档、报表打印、数据统计、档案归还、提交成果数据光盘等主要加工环节。

由

按照用户所提供的案卷目录和文件目录数据库结构与着录要求，规范档案中的目录内容。包括档案目录的着录字段、字段长度和内容要求进行正确的着录和校对。

原则是以历史形成的档案整理顺序编排，并与档案实体保持一致。例如：

文书档案目录结构：年度+机构+资料分类+卷+件+页

照片档案和实物档案目录结构：以历史形成的档案整理顺序编排，并与档案实体保持一致

3.3.建立目录数据库

主要建立案卷级目录数据库和文件级目录数据库，并通过专业技术把目录库与加工方进行档案数字化加工的档案加工管理系统关联起来，从而提高档案数字化的工作效率。

3.4.档案着录的工作细节

3.4.1.按原目录着录

)进行

原稿进行比对，将数据修改正确。

3.4.5.数据库数据格式检验

按照国家档案局《档案着录规则》（DA/T18）等的要求，结合用户实际需求和相关规则，规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的着录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名（主题名、副题名）、文号、正文、底稿、草稿、批示页、印章页、责任者、相对页码（起止页号）和绝对页码（页数）等，应进行校对和修改。

3.4.6.目录册的形成和打印

整理电子目录时，在电子文件夹和电子文件统一文件重命名后，形成按档案号统一命名的文件夹，同时形成档案的电子目录册(案卷目录、文件目录)。对形成档案的目录册(案卷目录、文件目录)和档案的全宗目录也可进行打印、排版、装订形成档案的纸制目录册。

3.5.档案整理

3.5.1.档案实体记录

档案的裁切要严格保持档案的原貌，不可将档案幅面裁小，更不能裁伤字迹。切口要求整齐。裁切短边，应一刀完成，裁切长边，可分数刀完成，但各刀口应联接平直，无接刀痕迹。整卷裁切的档案，要求刀口上下垂直，不得出现坡度。

档案的装订应视原件的具体情况进行线装、包背装或精装。装订必须在确保档案安全的前提下进行，不得遮挡任何记录。装订后的资料要求牢固、美观。

在档案修裱过程中，档案不能再次受损。要进行仔细地观察和分析研究，使裱糊的资料恢得在原来的部位上。

档案裱糊所采用的纸张和裱糊剂要求是安全的，同时要能确保档案的长期安全存放。

3.5.3.扫描前整理

根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要做出标识，确保档案数字化质量。页面修整：破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理（压平或熨平等）后再进行扫描。

对于装订成册、不便拆装的档案做好档案的登记和记录，以便扫描时直接用加工方专业的不拆卷扫描仪直接扫描。计算机自动生成档案页码。

1

置统一、整齐。此工序可保证加工中档案顺序一致，并方便质检人员质检图像及保证档案原件完整归还。每件文件的相对页码顺序在扫描后的看图详细着录中由计算机扫描系统自动给出。

2 档案拆分及标记

档案拆分原则：在数字化加工全流程中，为避免档案的错、乱、丢、毁，档案盒内的资料不离盒，不进行详细的拆分和组包。档案随盒、盒随工序进行数字化加工。每道加工工序结束后，将档案放回原盒原位，始终保持档案物理位置和逻辑位置的原版原貌。

对档案进行拆分整理，清除档案资料中的金属物，避免扫描时金属物损坏扫描仪。拆分后按原顺序

放回盒内，保证分类档案不离盒，以免造成资料混乱。

3 创建加工任务

在加工软件的档案整理模块中系统自动调用在接收环节中录入的接收信息，整理人员只需将档案资料的分类情况输入到与其对应的档案记录中即可。软件自动生成扫描任务电子清单，并由专人审核后上传到服务器中的指定位置。扫描任务单主要内容是档案编号、调案时间、总页码、资料分类记录、整理人员名等。扫描任务单可以记录分配人、受分配人、分配时间及完成时间等项，确保任务与责任明确，保证及时有效的完成任务。

生成工作单：生成每日单班工作量，每个工作单不能跨盒跨件。

，存储为

扫描完成的图像为单页TIFF/JPEG文件，文以目录数据库内该文件档号为据对扫描图像建立相应文件夹，并对文件夹内图像文件按要求按档号/分类号进行命名。

3.6.2.扫描仪的选择

扫描操作员对将整理好的档案资料，根据档案幅面的大小和纸张状况，选择相应扫描仪，具体对不同纸张档案扫描的处理工艺如下：

普通纸张：采用高速扫描仪进行连续高速扫描。

破损纸张：如一般破损，将破损纸张夹入透明塑料薄膜内，调整扫描仪进纸为厚纸模式并采用中、低速档进行扫描。如破损严重，且极不平整，则采用平板扫描仪完成。

字迹较浅（如铅笔字）：如采用黑白二值扫描应调节扫描临界值（阈值），拉大字迹与原稿的反差。

装订成册档案：采用PS7000高速不拆卷黑白扫描仪，节省档案拆装时间，防止档案错乱。

灰度、彩色页：采用平板扫描仪，调整具体模板参数，保证扫描质量。

3.6.3.扫描过程中的注意事项

不同年代、不同装订形式、不同技术要求的档案资料要采用不同型号的扫描仪和扫描工艺。例如：

1985

反差，效果不理想采用灰度扫描时也应注意调值。

如纸张幅面较长但幅宽不超过A3，可采用扫描仪长纸扫描功能，根据纸张状况设定合适的扫描幅长即可。如纸线幅宽超过A3，则采用宽幅扫描设备进行扫描，或者分区扫描后进行图像拼接，拼接成一个完整的图像。

扫描分辨率至少采用300DPI。若档案原件质量较差，应提高扫描分辨率，以使扫描资料能够满足计算机字符识别软件（OCR软件）智能识别的需要。

每扫描一页图像，保存成一个文件。灰度扫描保存为JPG文件或TIFF文件，以统一的保存格式为佳，

电子文件的命名要求有明确统一的规则。

扫描文档的数量和存储顺序应与原档案资料的数量和顺序一致。

3.7.图像处理

3.7.1.基本概念

为确保每一幅扫描图像的清晰、不失真，采用自行研发的图像处理软件(ImageWorks)进行加工处理。对扫描后形成的图像通过计算机自动处理和人工处理进行逐页纠偏、去污、去黑边、扫描精度、对比度、

的整体性。

对方向不正确的图像应时行旋转还原，以符合阅读习惯。

保证处理完成的图像页面中不出现影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等。

图像处理应遵循尽量展现档案原版原貌的原则。

3.8.质检岗位：图像初检和复检(一检、二检)

3.8.1.基本概念

质检岗位的专业质检员采用自行研发的Image QC质检管理软件对扫描完成后档案电子目录和图像进行逐盒逐件逐页的检查，并根据情况对图像进行质检校正、统计管理和生成返扫各种工作单。

质检管理软件可以对数字化加工管理流程中每个环节质量状况进行监督、统计、修改。产生的个别质量问题运用加工方Image QC图像质检管理软件进行批量自动/单页手工的旋转、纠斜、去黑边、剪边、

性。

为提高效率和防止加工混乱，电子文件夹(存储路径)的质检和返工全部在质检岗位上进行，不许其他岗位进行返工。

质检不合格的图像根据生成返扫工作单重新进行返工扫描，直至图像清晰质量优秀。在图像补扫后进行二检。

一检是在图像补扫前进行。

二检在图像补扫后，看图着录工序前进行。

3.9.着录标记一稿双录、人机校验

同一份档案的目录数据由两名不同的录入员分别录入，软件自动对两名不同的录入员的数据进行机器校验，当两者一致时跳过，若二者不一致时软件报警，并将这些项目标识出来（显红），且不让通过。软件提示：“数据不一致请确认”。随后进行人工校验，由校验员将软件标识出的不一致数据项目与档案原稿进行比对，将数据修改正确。软件优点为：

通过“一稿双录、人机校验、看图着录”，可以大大避免电子图像和目录着录过程中的人为误读、误录、漏录和挂接中误挂漏挂等错误，双份数据的机器比对可迅速标识出可能发生错误的录入项目，可大

与目录数据库中文件的总数是否相同等。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。

认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，记录数据关联后的页数，核对每一份文件关联后的页数与档案整理，扫描时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。

3.11.数据成品信息准确性和完整性检查(终检)

3.11.1.图像数据信息完整性检查

采用自行研发ExamineFile软件对检查扫描图像数据信息的完整性。此软件主要功能：图像文件在局域网中传输时可能会出现数据丢包现象，此软件主要用来检查图像文件是否完整，确保图像信息完整性。

3.11.2.目录数据信息准确性检查

因，待检测完

3.11.5.生成检验日志报告

每道工序、每个岗位、每个文件形成的检验报告由软件自动生成。

3.12.光盘制作

以目录数据库内该文件档号对扫描图像建立文件夹，并对文件夹内图像文件以八位数顺序号进行命名(命名标准用户单位另附)。数据光盘内文件电子影像存储格式为单页TIFF格式。扫描后的电子文件需

要提交DVD光盘(计算机只读光盘)和移动硬盘。前者用于保存和查询，后者用于数据整体转移。

3.12.1.光盘数据组包

光盘制作软件自动分盘、打包、统计及生成索引项目录、档案电子影像目录和光盘目录并能够打印。光盘打包原则：

软件根据操作人员输入的信息进行自动分盘、打包。电子图像不跨盒不跨件。

软件自动生成光盘索引目录和光盘卷标，并能够提供打印模板。

光盘索引目录是将档案编号、光盘号、硬盘号和档案影像“一一对应”。

1

2

。一卷

为避免长期存储造成数据意外丢失，数据加工方提供的原始光盘介质应一式两份。

光盘制作成档案数据目录和影像存储格式为单页TIFF的数据光盘。

同一张光盘上的编目信息应与影像文件完全对应，出现任何不一致均需返工。

专人专岗从事光盘刻录和光盘质检。

光盘刻录和光盘质检前要经过用户的质检、签字确认和监督刻盘。

光盘刻录前要备份光盘刻录软件。

通过加工方的光盘质检软件比对光盘数据与硬盘数据，以确保资料无遗漏及正确性。每张光盘的组包

信息与计算机硬盘中的成品组包信息一一对应，当光盘出现问题(图像丢、损、打不开等现象)可使用硬盘还原重新刻录。

在数字化加工管理软件中，光盘的制作过程将所有光盘编号、光盘内档案的分类信息和目录信息、所对应的档案文件目录和档案文件目录以及全宗目录及质检信息用专用的光盘质检报表进行统计管理。

每张光盘包含说明文件，文件名：README；文件内容：有关本存储载体的各种信息(含归档年度、盘号、制作人、检查人、制作时间、文件格式、字符文件等)。

光盘盘号编码：由用户提供光盘编码标准。

将光盘组包后的成品数据采取活动硬盘的存储形式进行备份，硬盘所备份数据与光盘所存储的数据保持一致，方便用于数据的整体转移。

加工方保证硬盘数据备份与光盘数据是一一对应的，光盘如出现问题，可用硬盘还原光盘重新刻录。

3.1

4.现场测试和检验

用户单位可以在全部工序中随机抽检，加工流程培训软件可逐页定位随时抽检，检验时我们同时提供现场抽检的日志文件(CSV、MDB格式)可导入用户单位相应的质量检测系统(QC系统)

3.15.档案的文件目录打印

对于拆开扫描的档案，在加工完成后将档案进行最终的排序、校验，校验后对所有的档案目录进行排版和打印(所有目录打印应留出装订线)，并装订到案卷最前面。如有变更和勘误应在备考表上注明。同时，软件自动形成全宗目录、文件目录、文件目录的同时要提供每件文件的相对页码和绝对页码。3.16.档案装订还原

3.16.1.概述

1

2

打孔：

按照案卷封面上的装订孔位置用三针装订机打孔。

穿线：

截取50厘米棉线并对折，用钩锥将棉线中端从案卷封面中间孔，由案卷正面穿到案卷背面形成线环，再将棉线两端从案卷其余两孔穿到案卷背面，将案卷背面向上，将线绳两端交叉穿过中间的线孔后，用力向两边拉紧线头，系死扣两次后整理线头，线头长度一般不能超过3厘米。

长页面折叠：

案卷装订后，对长页面进行折叠，方向顺应文件原折叠方向，折叠后纸张宽度与本卷文件宽度保持一致，如果折叠一次后纸张仍然超宽，可再次折叠。页数超过10页的文件需分批折叠，每批限量5张。

大图折叠：

大张图纸需折叠成为16开幅面，装订位置为图纸的左上角。

叠图顺序为：

?先由下向上、由外向里折叠，将文件纸叠为16开高度，多出部分按此高度反复折叠成“风

琴”状；

毫米装订

4.服务成品

4.1.成品数据技术参数

纸质档案的数字化，确保符合《纸质档案数字化技术规范》国家档案行业标准DA/T31-2005。4.2.服务效果

通过对档案数字化加工，加工方最终的服务成品数据是将档案目录和档案图像集成为一个完整的可

5.

1.

2.

3.

4.

量问题，抽检标记为“不合格”。档案数字化转换质量抽检的合格率达到98%以上（含98%）时，给予验收“通过”。

5.合格率换算公式：合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数×100%

5.2.验收审核

验收“通过”的结论，经用户单位分管领导审核、加工方单位负责人双签字后有效。