手工帐与财务软件的建账流程和技巧

手工帐与财务软件的建账流程和技巧

作为企业的财务人员都应该对建账的操作流程有所了解，目前中小型私营企业很多还是利用手工帐来完成帐务处理，规模较大或管理水平高一点的企业采用财务软件来完成帐务处理，其实两者的帐务处理程序以及需要达到的目的是一样的。利用财务软件操作要比手工帐减少了工作量、节省了时间，提高了效率。随着社会的发展，科技的进步，财务软件操作是必须的，每个财务人员都应该知道如何使用软件及如何操作。只要凭证制作正确，其余一切由计算机完成：凭证-汇总-明细账-总账-各种报表等。

小企业手工帐建账流程与技巧

手工会计核算流程：

原始凭证记帐凭证明细帐（结帐）

对帐

丁字帐科目汇总表总帐（结帐) 报表

缺点：

数据大量重复、信息提供不及时、准确性差、工作强度大任何企业在成立初始，及原有单位在年度开始时，都面临建账问题。即根据企业具体行业要求和将来可能发生的会计业务情况，购置所需要的账簿，然后根据企业日常发生的业务情况和会计处理程序登记账簿。

建账流程分为“选择准则”、“准备账簿”、“科目选择”、“填制账簿”等内容。

（一）选择适用准则

应根据企业经营行业、规模及内部财务核算特点，选择适用《企业会计准则》或《小企业会计准则》。个体工商户参照执行《小企业会计准则》。

（二）准备账簿

1.建账时应考虑的问题

（1）与企业相适应。企业规模与业务量是成正比的，规模大的企业，业务量大，分工也复杂，会计账簿需要的册数也多。企业规模小，业务量也小，有的企业，一个会计可以处理所有经济业务，设置账簿时就没有必要设许多账，所有的明细账可以合成一、两本就可以了。

（2）依据企业管理需要。建立账簿是为了满足企业管理需要，为企业主提供有用的会计信息，所以在建账时以满足企业管理需要为前提，避免重复设账、记账。简而言之就是会计做的事要符合公司领导的要求、需要。

（3）依据账务处理程序。企业业务量大小不同，所采用的账务处理程序也不同。企业一旦选择了账务处理程序，也就选择了账簿的设置，企业采用的是记账凭证账务处理程序，那么总账就要根据记账凭证序时登记，你就要准备一本序时登记的总账。

2.小企业应设置的账簿

（1）现金日记账，一般企业只设1本现金日记账。但如有外币，则应就不同的币种分设现金日记账。

（2）银行存款日记账，一般应根据每个银行账号单独设立1本账。如企业开立一个基本户，则设1本银行存款日记账。不同的开户行使用不同的账本，避免错乱。

现金日记账和银行存款日记账均应使用订本账。

（3）总分类账，一般企业只设1本总分类账。外形使用订本账。

（4）明细分类账，明细分类账采用活页形式。存货类的明细账要用数量金额式的账页；收入、费用、成本类的明细账要用多栏式的账页；应交增值税的明细账单有账页；其他的基本全用三栏式账页。因此，企业需要分别购买这4种账页，数量的多少依然是根据单位业务量等情况而不同。业务简单且很少的企业可以把所有的明细账户设在1本明细账上；业务多的企业可根据需要分别就资产、权益、损益类分3本明细账；也可单独就存货、往来账项各设1本，此处没有硬性规定，完全视企业管理需要来设。

（三）科目选择

可参照选定会计准则中会计科目及主要账务处理，结合自己单位所属行业及企业管理需要，依次从资产类、负债类、所有者权益类、成本类、损益类中选择出应设置的会计科目。

（四）填制账簿内容

1.封皮

2.扉页（或使用登记表，明细账中称经管人员一览表）：

（1）单位或使用者名称，即会计主体名称，与公章内容一致；

（2）印鉴，即单位公章；

（3）使用账簿页数，在本年度结束（12月31日）据实填写；

（4）经管人员，需盖相关人员个人名章。记账人员更换时，应在交接记录中填写交接人员姓名、经管及交出时间和监交人员职务、姓名；

（5）粘贴印花税票并划双横线，除实收资本、资本公积按万分之五贴花外，其他账簿均按5元每本贴花。如明细账分若干本的话，还需在表中填列账簿名称。

3.总分类账的账户。

采用订本式，印刷时已事先在每页的左上角或右上角印好页码。但由于所有账户均须在一本总账上体现，故应给每个账户预先留好页码。如“库存现金”用第1、2页，“银行存款”用第3、4、5、6页，根据单位具体情况设置。并要把科目名称及其页次填在账户目录中。

明细分类账由于采用活页式账页，在年底归档前可以增减账页，故不用非常严格的预留账页。

现金或银行存款日记账各自登记在一本上，故不存在预留账页的情况。

4.账页

（1）现金和银行存款日记账不用对账页特别设置；

（2）总账账页按资产、负债、所有者权益、成本、收入、费用的顺序把所需会计科目名称写在左上角或右上角的横线上，或直接加盖科目章。科目章可去文具店采购。

（3）明细账账页按资产、负债、所有者权益、成本、收入、费用的顺序把所需会计科目名称写在左（右）上角或中间的横线上，或直接加盖科目章，包括根据企业具体情况分别设置的明细科目名称。另外对于成本、收入、费用类明细账还需以多栏式分项目列示，如"管理费用"借方要分成办公费、交通费、电话费、水电费、工资等项列示，具体的是按企业管理需要，即费用的分项目列示，每个企业可以不相同。

为了查找、登记方便，在设置明细账账页时，每一账户的第一张账页外侧粘贴口取纸，并各个账户错开粘贴。

如下图：

小企业软件建账流程与技巧

财务软件系统由：初始化、凭证录入、记账、结账、报表处理等几个部分。要使账务处理软件能够正常运作，提高工作效率。必须首先完成系统初始化，也就是建账。

新建账套注意事项：

1、若是年初新建账套，则直接在期初栏输入上年结转数额。

2、若是建账日期为其他月份，则要在累计借（贷）方输入1月至建账前月份的借贷方累加数额，在期初栏输入上月结存数即可，系统会自动倒挤出年初余额。（注意：损益类科目要在最后一栏的本年实际损益累计发生额填上相应的数据。）

3、初始数据录完后，查看试算平衡，若试算平衡且检查损益数额无误后，启用账套即可；若不平衡，请对试算平衡表进行检查。

日常使用注意事项：

1、科目增加由上至下，逐级增加；科目一经使用过，增加下级科目时，原科目余额属性将自动归集到新增的第一个下级科目；辅助核算应设置在末级科目上。

2、科目删除由下至上逐级删除。

3、余额应由末级科目录入，上级科目自动累加余额；红字余额应以负号表示；辅助核算科目应先选择相对的辅助核算方可录入金额。

4、摘要可先编辑保存，再选择使用；敲击回车金额一般会自动平衡，也可按“=”号自动找

平金额。

5、一般情况下，结转时先对进销存结账，进销存的帐与账务上的帐应该相等。

6、结转前，不要忘记计提固定资产折旧。

7、先审核后登账，再结转损益，最后在结账。

8、年结后，注意账套数据备份、保存