会议筹备的十个要点

会议的筹备工作表面上瞧显得纷繁复杂,但实际上还就是有章可循的。本文结合多年的实践,谈些粗浅的做法与体会,与同行们进行交流。关于会议的筹备,具体讲要做好以下十项工作。

一、确定会议名称

会议名称也就就是会议的题目,如“全国卫生工作会议”“全国新型农村合作医疗试点工作会议”等。规范的会议名称一般由三部分组成:一就是会议范围,二就是会议内容,三就是会议性质。其中会议性质包括“现场会”“启动会”“工作会”“座谈会”“研讨会”等。

二、初定会议步骤

会议步骤包括会议的议程、程序、日程等。议程就是会议议题的先后顺序,就是会议程序的基础。程序就是对会议各项活动,如各种仪式、领导讲话、会议发言、参观活动等,按照先后顺序做出安排。日程就是对会议的活动逐日作出的安排,就是程序的具体化。会议的步骤就是会议有条不紊进行的保证,一旦经过领导批准,切不可随意变动。

三、草拟会议通知

会议通知一般包括会议的名称、开会的目的与主要内容、会期、会议地点与食宿地点、与会人员、报到的日期与地点、需要携带的材料与数量及材料的打印规格、个人支付的费用、主办单位、联系人与联系电话等要素。会议通知最好由与会议主题相关的人员起草,这样更有利于通知的顺利起草。报请上级单位批准的会议,报送请示时,要附上会议通知的代拟稿。

四、会议经费预算

会议经费预算开支的项目一般包括与会人员的食宿费、会场的租用费、会标的制作费、会务组与工作人员的房费、胶卷购买与冲洗费用等。如果需要邀请专家学者讲课、作报告,还要将专家的讲课费、交通费与食宿费等预算在内。

五、办理会议报批

重要的会议必须报请领导审批。会议的请示要讲清开会的理由、会议的议程、会议的时间及会期、地点、参加会议的人数与人员级别、会议的经费预算与准备情况等。

六、下发会议通知

会议通知务必经过处室领导审核,主管领导签发。下发会议通知要专人负责,避免遗漏、错发与重发。下发会议通知应注意两点:一就是会议通知下发要及时。

下发过早,参会人员容易遗忘;下发太迟,与会人员收不到会议通知,即使收到通知,难于安排手头的工作,也会降低会议的出席率。二就是会议通知发出后要抓反馈。涉及多个部门、内容重要的会议要随会议通知附会议回执,内容包括参加会议人员的姓名、性别、民族、职务(职称)、联系电话、到会的日期、车次与航班号以及返程的日期、车次与航班号等。会前1～2天还要再次联系,以确保与会人员能够按时参会。

七、准备会议材料

会议材料主要有三种:一就是会议文件,包括下发的正式文件、文件讨论稿或征求意见的文件;二就是讲话材料,包括领导讲话材料、书面交流材料与会议发言材料;三就是会议主持词。在这里笔者重点谈谈如何准备会议主持词,它又叫程序稿,通过主持人在会议期间的讲话来体现会议的程序。主持词的起草要注意三点:一就是要力求文字口语化。因为主持词仅供主持人使用,其她与会人员没有主持词的文字稿,所以文字要通俗易懂,切忌出现晦涩难懂的古诗词,或过分华丽的辞章。二就是要注意会议程序的衔接。讲话要承前启后,简明扼要地总结前面发言人的讲话要点,顺理成章地引出下一个发言人。语言要力求简洁,避免重复与啰嗦,切忌话中套话,使人听不出头绪。三就是主持词的内容要提纲挈领,不要有论述性的话语,篇幅不宜太长,以免冲谈会议的主题。

八、选择布置会场

开会要借助于一定的场所。会场条件的好坏、舒适程度的高低,对与会人员的心理会起到不可忽视的作用,直接影响到会议的效果。因此,要重视会场的选择与布置。

会场的大小要根据参会人数的多少来定,还要根据会议的需要考虑会场的设备,如会场的照明、空调、音响、录音、多媒体等设备。会场的布置就是办会工作的一项重要内容,主要有:一就是会标的布置。会标应与会议的名称一致,字数要少而精,如“全国卫生工作会议”。二就是席位卡的摆放。主席台上摆放席位卡的原则就是“左为尊,右为次”。主席台上就座的人数最好为单数,最主要的领导居中,其她席位卡按照先左后右的顺序分别依次摆放。三就是主席台的摆放。一般有两种形式:其一,主席台高于台下的座位。适用于人数多、比较重要的会议,如报告会、工作会等,会场显得比较庄重、严肃、正规;其二,主席台与其她座位处于同一平面。适用于人数较少的会议,如座谈会、研讨会等,会场显得较随与,与会人员之间的关系显得平等。四就是座位的安排。安排座位一般根据会议的性质,如果就是座谈会,座位摆成回字形,回字的两边与底边可以多摆放座位;如果就是向检查组、检查团汇报情况的汇报会,座位摆成回字形,但就是回字的顶部与两边各摆一排座位,底边可多摆放几排座位。此外还可以根据会议的气氛与会场的本身条件安排座位。

九、明确人员分工

会议的会务人员可分三个小组,一就是秘书组,负责会议文件、领导讲话稿等材料的起草、整理会议记录、编发会议简报与会议材料的归档等工作;二就是材料组,负责会议材料袋的购买、材料的装袋与分发,以及会议的签到等工作;三就是接待组,负责与会人员的食宿安排、会场布置以及工作人员的安排,如礼仪人员、服务人员与摄影人员等,此外还要做好会议经费的预决算工作。

十、会前全面检查

会前的全面检查就是进一步落实会议准备工作的重要环节。会前检查一般分为三个步骤,一就是听取会议所有筹备人员的口头汇报;二就是到现场实地检查,包括会议材料的准备情况与会场的布置工作;三就是针对可能出现遗漏的问题,进一步采取补救措施。会前检查一般要邀请有关的领导亲临现场给予指导。