设备技术档案管理制度
设备技术档案管理制度
设备技术档案是考证设备技术状态的科学资料，是保障设备正常运转并处于良好状态的重要依据。为了对应当归档保存的随机技术文件以及直接接收、使用、维修和改进工作中形成的各种文件材料形成有效的保存、控制、管理，制定如下的设备技术档案管理制度。一、设备技术档案归档范围
、申请订购的技术文件、合同、订货单(卡）；
、随机的全部技术文,件包括装箱证、合格证、结构图纸、图表、线路图、备件规格、设备技术状况鉴定表、安装基础图、土建图、设备操作规程(包括岗位职责、主要技术条件、操作程序、维护保养项目等）、设备检修规程(包括：检修周期、工期、项目、质量标准及验收规范等)、照片、录像、录音带、验收清单等文件资料;
、安装记录、变更记录、调试记录及验收报告；
、使用过程中,定期检修记录、更换零部件记录、改造记录、重大故障及处理记录等；
、设备转让协议,报废的技术鉴定材料，报告和主管部门批复的文件;
其中－项由档案室档案员负责管理，-项由设备工程师负责；二、设备档案收集与整理、分类、立卷
、收集：第一次项目安装时的档案收集由项目档案员负责,设备投运后由于设备改造而购进的设备,其全套资料，由车间安排拆箱负责
人收集齐全,及时移交档案室，统一集中保管。
、分类整理、组卷:按车间分类组卷,将一个车间内的所有的材料组合成一个保管单位。卷内文件序号排列,依照设备材料的自然形成过程排列。
、编目、立卷:一个保管单位编一个流水号,每个保管单位内的一个案卷编一个号，然后编写卷内目录、备考表(第一次项目安装竣工资料），立卷归档时归档号依照类别编流水号。
三、设备档案的利用
、编制分类案卷目录的检索工具:使用表格中的超级链接功能，建立相应档案的查阅搜寻；
、凡需利用（借阅）须履行登记手续。详细的借阅手序见后附件。
四、设备档案的销毁
对确已无保存价值的设备档案，列出销毁清册,经主管领导审批后，由销毁人、监销人销毁,并签名注销。具体程序见后附件二：技术档案的销毁程序。
附一：设备技术档案的借阅程序
附二：技术档案的销毁程序
附一：
设备技术档案的借阅程序
一、档案的利用范围，包括档案室保存的各种门类载体的档案。
二、借阅程序
、所有借阅档案者均须持《档案借阅审批单》。对于一般秘密和内部档案资料，设备类由机械维修副总签批；电仪类由电仪车间主任签批。其他情况下必须由总经理签批。
、如查阅一般秘密和内部档案资料，经档案工作人员验明身份后,可在档案阅览室查阅;
、如需摘抄,必须由分管副总签批;
、如需复印,必须持有《档案资料复印批准单》方可进行复印,否则打字复印工作人员不得给予复印,如违犯,罚责任人元；
、如需将档案资料带出档案室，必须认真登记借阅台帐。
、如需将档案资料带出公司利用，无论密级程度,均须由总经理签批，否则罚责任人元。
、公司外部(包括分公司)利用者,须持相关证明或介绍信，办理《档案借阅审批单》,经总经理批准后方可利用。
、磁性载体档案资料，在借用前必须由电仪车间主任进行检查,确保档案资料的完整性和准确性后,再经电仪总工程师签批方可借出；
归还时必须由电仪车间主任再次进行检查确认方可归档。
、若因特殊情况而来不及执行上述（磁性载体档案)借阅程序，可在电仪车间主任的监督下进行借阅；或者必须先得到电仪车间主任或电仪总工程师的口头认可后方可进行借阅。并于事后小时内补办《档案借阅审批单》。
三、借阅期限
、档案利用者如需将一般秘密和内部档案资料带出档案室或公司，利用期限为十四天。
、档案利用者如需将机密或绝密档案资料（如软件、光盘等)带出档案室或公司，利用期限为两天。
、若因特殊情况超出借阅期限未能归还,必须提前办理续借手续,否则每超天罚款元。
四、档案利用管理相关规定
、档案利用者必须妥善保管所借档案资料，不得任意扩大阅读范围，更不准任意转借他人（由他人代还视同转借),未经允许不得摘抄、复印,否则视情节轻重罚责任人元。
、档案利用者,未经批准,不得尾随工作人员进入库房,否则给予警告,情节严重者处以元罚款。
????、档案利用者必须保持档案资料的完整无损,严禁在卷页上写字、
涂改、划线、圈点、剪裁、拆卷等，否则按破损情况每处罚款元。、对于磁性载体档案资料，如发现有损坏、错还现象,罚责任人元。、借出档案或内部管理过程中，如有丢失，按下列标准予以处罚：(）、一般秘密和内部档案资料,如可恢复，罚款元;不可恢复,罚款元。（）、机密、绝密档案资料，如可恢复，罚款元;不可恢复，罚款元并给予行政处分。
?、档案工作人员接收归还的档案资料时必须在借阅台帐中的有关栏目中填写归还时间,否则罚款元。
、归还档案资料,工作人员检查后必须及时、准确地投放到原来的保存位置上，否则罚责任人元。
、档案工作人员借阅工作态度要热情、主动,积极提供方便，并严格执行借阅程序,同时根据实际情况，借出档案资料时附一张《档案利用效果登记表》,利用结束后，协调档案利用者如实填写,及时收存。
附二：
档案鉴定销毁制度
第一条为更好地保管有保存价值的档案材料，及时剔除不具有或失去保存价值的档案材料,制订本制度。
第二条应列入鉴定销毁范围内的档案村料主要是指在
立卷前不必归档的文件材料；对保管期满的案卷进行复查审核，认定无须继续保存的案卷。
第三条档案材料的销毁必须经过鉴定、审批、监销三个关键环节。
(一)档案村料的鉴定
、鉴定标准:有关管理制度及公司内部制订的各类档案保管期限表。
、鉴定方法；
(）必须直接审查档案。()逐件、逐页审查档案材料。
、鉴定程序
(）档案部门定期或不定期(会计档案或人事档案也可由会计部门或人事部门)复查鉴定发起。
（)档案部门组织鉴定技术小组进行现场鉴定，召开鉴定会议，如有必要可形成鉴定报告,供领导参考。
()档案部门向鉴定领导小组呈报鉴定报告或《档案材料鉴定销毁审批表》，由鉴定领导小组确认鉴定意见。另外，根据实际情况,领导小组可直接参加现场鉴定和召开鉴定会议。
（）报总裁审批。
、鉴定组织
()鉴定技术小组,应由档案部门负责人、档案员及立卷部门的负责人、技术人员组成。
（）鉴定领导小组,应由档案主管、立卷部门及相关部门主管组成。
(二)审批
、凡立卷档案，销毁时必须办理《档案材料鉴定销毁审批表》。
、有移交清单、未立卷材料，除无保存价值的重复材料由档案部门备案、部门负责人批准销毁外,其余材料必须经鉴定领导小组批准执行。
(三)销毁档案材料时,必须遵守下列事项:
、未经鉴定和批准，不得以任何方式销毁所存的任何档案材料。
、编制销毁清册（附表），供审批和日后查考销毁情况用。
、需要销毁的档案材料，应单独存放，以便审批时检查。
、被鉴定需要销毁的档案材料,销毁前必须与销毁清单一一核对，并加盖“销毁”章。
、严禁将准备销毁的档案材料出卖或改作他用。