机要档案管理制度

1．目的

规范公司机要档案的管理，规避公司经营风险，为公司经营服务。

2．范围

本制度适用于三一帕尔菲格特种车辆装备有限公司。

3．定义

机要档案指公司在经营过程中直接形成的有重要保存和利用价值的各种历史记录。

机要档案是指公司土地档案、房产档案、投资项目档案、基建档案、商务合同、产品销售合同、人事档案、专利档案、印章档案、公司荣誉、史料、资质等。

4．职责

4.1总经办是公司机要档案归口管理部门，直接负责公司一类档案，并对各部门的档案管理工作进行监督、检查、指导；

4.2总经办的行政部负责公司一类档案的日常管理（收发、借阅、保存等），并对档案资料的完整性负责；

4.3总经办的风控部负责一类档案中合同类的审核；

4.4各二级部门，负责本部门档案室的管理。

5．流程图

6．流程说明

7．激励措施

7.1 有下列事迹之一的，各部门应当给予奖励：

7.1.1 对机要档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的；

7.1.2 对违反机要档案管理要求的行为及时检举，或立即采取补救措施，避免或减轻损害后果的。

7.2 有下列行为之一的，根据情节轻重，处罚5-50分；造成损失的，根据档案价值，责令赔偿损失：

7.2.3 未配备档案员或档案员异动未及时备案。

7.2.4 借用档案未按时归还；

7.3 有下列行为之一的，根据情节轻重，处罚50-100分,情节严重的予以辞退。

7.3.1 擅自提供、抄录、公布应当保密的档案；

7.3.2 损毁、丢失或者擅自销毁档案；

7.3.3 涂改、伪造档案；

8．附件

附录1 《机要档案收集范围、整理要求与归档时限》

附录2 《机要档案分类和保管期限表》

附录3 《档号章及相关内容填写要求》

附录4 《档案库房管理要求》

附录5 《机要档案利用审批权限表》

附表1 《归档资料移交清单》

附表2 《机要档案利用审批表》

附表3 《机要档案利用登记表》

附表4 《机要档案盘点记录表》

9．附加说明

本制度由总经办提出，并负责解释和归口管理

附录1：机要档案收集范围、整理要求与归档时限

附录2：机要档案分类和保管期限表

1.类目设置

根据机要档案的收集范围，档案产生的领域范畴，档案记述的内容性质，结合各档案的管理方式、著录要求，确定为十四个一级类目。

2.档号编制及标识

档号组成方式为“全宗号—分类号—年度号—件号”。

分类号是档号的主体，由一、二级类目代号组成(部分由一、二、三级类目代号组成)。

一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母组合而成，二级类目、三级类目的标识，采用阿拉数字“双位制”。具体请见主表如示。

年度号由四位阿拉伯数字组成。

附录3：档号章及相关内容填写要求

全宗号:合资公司给每个部门的代号。各新增事业部需到合资公司机要档案申请全宗号。 年度:文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2017。 保管期限:归档文件保管期限的简称。分为永久、15、10三类。

室编件号:文件的排列顺序号。各档案室在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“0001”开始标注。