各项管理规章制度及档案管理情况

第九章各项管理规章制度及档案管理情况

提要：

建立切合实际、可操作性强的档案管理制度。

档案建立与管理科学化、规范化，以《全国物业管理示范标准》为蓝本，融汇各规章制度的精华，实行“双档”管理（电脑档案、文本档案）。

现代企业管理重视企业理念和企业文化的建设，但更需要科学化、规范化的管理制度和档案管理系统作支持。完善的管理制度是保证现代企业正常有序运作的必要条件；科学化、规范化的档案管理，能为企业的高效运作和快速发展提供强大的信息资源支持。完善的规章制度和科学化、规范化的档案管理是提供专业化物业管理服务的重要基础，能有效地为物业及公用设施的使用、维修以及各项物业管理服务工作提供引导和服务。龙城物业在管理制度和档案管理建设方面积累了丰富的经验，我们将以已有的规章制度和ISO9001质量管理体系为基础，根据《全国物业管理示范标准》和国家、省、市有关物业管理法规以及我公司多年物业管理的成功经验，提炼形成贵州广播电视大学物业管理规章制度体系和档案管理规范。

一、档案资料的建立

贵州广播电视大学物业管理档案的建立与管理主要是围绕执行规章制度而进行的。严格执行规章制度，就需要通过档案管理手段对相关记录进行规范、整理、归档。做到每一项管理工作都有计划、有制度规范、有工作详实记录，并配备档案管理人员，对所有档案资料进行严格的、科学的、系统的管理，为整个管理工作的分析、改进、预防和提高提供可靠的依据。

（一）建立物业管理档案资料的重要性

1．物业管理档案是所做工作的见证。推行整合型管理体系，对所开展的每一项工作进行记录，作为分析前期工作成效、改进后期工作的依据。

2．有利于规范管理，理顺管理关系。物业管理的对象是物业，包括房屋主体建筑、配套公共设施、机电设备、环境卫生、社区服务等，服务对象是物业使用人，服务范围广泛，管理对象多而复杂，监督困难。建立一套完善、规范的物业管理档案，既便于有条不紊地开展工作，又方便客户对管理工作进行监督，使我们的服务始终能满足客户的要求。这样，就不仅仅要求我们开展实实在在的工作，而且要求我们能想客户之所想，客户未想到的我们也已想到，客户想到的我们已做好，真正做到“超前”服务。在实际工作开展过程中或之后必须做好记录，并及时对客户进行回访，根据客户反馈的意见不断完善我们的服务工作。做到管理规范化，决策科学化，工作程序化，最终达到客户满意。

3．有利于收集有关法律、法规，及时引进管理的新方法、新理念，做好来往文件、信息、意见的记录、归档和处理工作。使我们的工作做到有法可依、有法必依，并不断改进和提高，始终保持管理的科学性、规范性和高效率。

综前所述，档案资料管理工作作为物业管理的软件部分，与硬件的管理同等重要，缺一不可，两方面的工作必需齐头并进才能达到规范化管理的要求。

（二）物业管理档案资料的建立

1．我公司在建立完善档案资料过程中，为使其更加科学、严谨、高效，已成功导入ISO9001质量管理体系，结合贵州广播电视大学的具体情况，根据公司的档案员岗位责任制度、档案管理规定以及质量体系中的质量记录控制等程序，使物业管理档案的建立有章可循，有据可查。

2．在具体执行过程中，我公司采用三个层次的档案资料管理模式。因为整合型管理体系并不是包罗万象的，许多规章制度的建立与实施在管理体系的控制之外（如财务管理等）。另外，须接受行业主管部门的指导和监督，并执行相关法律规范，结合这一特点，管理处档案管理的三个层次如下：

（1）以建设部颁发的《全国物业管理示范标准》建立管理档案框架，整个公司的档案资料架构都采用统一格式，此为档案管理的第一层次；

（2）结合贵州广播电视大学的实际情况，对公司ISO9001质量管理体系文件及公司行政、公共事务、公众管理制度进行适应性修改，并融入到架构中形成贵州广播电视大学档案资料的第二层次；

（3）在物业管理实际运作中，以执行整合型管理体系文件及相关规章制度形成的各种现场、实际记录为内容，补充到管理档案架构中，形成档案资料管理第三层次。

公司质量管理部根据这三个层次建立出一套档案资料范本（包括目录和具体内容样本），然后由各部门依此范本完善本部门整个管理档案体系。

3．按资料载体的类型采用恰当且安全的保存方式。贵州广播电视大学物业管理资料的涉及面既多且广，因此，许多原始文件资料必须以分类别、分层次并以保密方式保存，对经常使用的日常管理档案采用定期归档方式保存，严格按档案管理相关制度进行。

4．所有资料实行“双档”（电脑档案、文本档案）管理。

料的建立流程

竣工验收资料，接管验收资料，维修、改造资料，日常

依据建设部颁布的《全国物业管理示范标准》建立档案管理资料。

保存资料，按分类顺序编号、登记造册，形成文件目录，为方便管理工作，除部分保密文件、永久性文件外，档案实行开架管理。

按规定设置子目录进行分类文件整理，定期输入资料并维护。

根据管理条例分类保存：A ．定期性管理档案； B ．保

密、永久性管理档案。

按借阅时限，及时回收档案复位，

查 复 信 信

阅 印 息 息 根据公司行政管理制度中的相关档案制度、管理体系

信 信 公 处 中的相关文件规定进行利用。

息 息 布 理

检 查 定期、不定期的对档案管理工作进行检查、监督。

档案资料建立流程图

（四）档案资料分类

贵州广播电视大学管理档案分类表

（一）档案资料管理的原则和方法

1．做到全而细的原则：“全”指全面，包括物业管理工作的各个方面，不能有漏项；“细”指细致、细心，档案资料的收集、检查、整理、归档等各个环节工作要细心。

2．切合实际的原则：所有记录是我们实实在在开展的工作，与实际要对应一致。

3．连续性原则：要求档案资料管理工作要坚持不懈，要注意工作中各个环节的关联性，中途不能脱节，否则，就不符合切合实际的原则。

4．按岗位进行分工，落实各项工作的责任人并开展培训。

5．各部门根据公司质量管理部的范本建立出整套档案后，根据公司质量管理体系中编制的质量记录控制等程序定期并及时对本部门的档案进行收集、检查，做到项项工作有计划，实施及时，监督有力，最后有反馈意见，如果某一个环节实施不好，就必须重新制定措施，并实施、监督、反馈，使每一个环节都在一个闭环的控制中。

（二）档案资料的管理方式

┌────────────┐

│管理处档案管理室│

└─────┬──────┘

│

┌───┬───┬───┬───┼───┬───┬───┬───┐┌┴┐┌┴┐┌┴┐┌┴┐┌┴┐┌┴┐┌┴┐┌┴┐┌┴┐

│制││电││保││保││收││档││多││多││经│

│度││脑││存││密││集││案││媒││种││常│

│化││化││档││措││档││分││体││贮││性│

│管││管││案││施││案││类││信││存││检│

│理││理││措││││资││管││息││方││查│

│││││施││││料││理││查││式│││

│││││││││││││询│││││

└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘

档案管理方式图

（三）档案资料的管理措施

1．档案资料归档。大体分为两类：即ISO9001质量体系受控范围的档案资料、公司内部管理相关档案资料（非受控范围），受控范围的档案资料的归档、借阅、鉴定和销毁执行体系文件之《文件和资料控制程序》、《质量记录控制程序》及对应的作业指导书和质量记录；非受控范围的档案资料的归档、借阅、鉴定和销毁执行行政管理制度之《档案管理规定》。最终达到岗位责任分工细化、明确，分类清晰，使用合理，管理完善。

2．档案资料的借阅。需借用人填写《文件发放/借阅登记表》，由使用人签字和综合管理部资料负责人签字后，方可办理借阅手续；对重要、保密资料的借阅需经过管理处经理的批准。一般的借阅时间为三天，三天后，资料负责人负责追回，如需续借，需部门负责人批准。借阅档案资料应注意要爱护档案，不得丢失；不得随意涂写、勾画；不得折叠和拆散；对保密的资料不得泄露机密，如有泄密、丢失或损毁，要立即追究当事者责任。资料的复印程序与借阅等同。

3．档案资料的保密管理

（1）在日常管理中，物业的档案资料管理由综合管理部统一管理保存。对重要的原始资料和保密资料采取按保密等级分为绝密、机密、秘密三级储存保管，其他资料为普通档案，不同密级的档案资料的运用和保管将区别对待，绝密和机密资料直接由管理处经理负责保管，秘密资料由综合管理部部长负责保管，普通资料由资料管理员负责保管。所有保密资料随时接受公司领导或质量管理部的检查。

（2）档案资料管理人员必须严格执行国家和公司的保密制度，增强保密意识，接受保密教育和检查，严禁任何人以任何方式索取、泄露或擅自向外公布保密档案的内容。档案资料管理人员定期进行检查，发现问题及时向上级领导汇报后妥善处理解决，严防一切泄密漏洞情况的发生。

4．档案资料的监督检查

（1）各部门负责人会同资料管理员定期（按要求的日、周、月检查时间）对本部门的资料管理情况进行监督检查。

（2）公司质量管理部日常定期组织人员对各部门的档案管理工作进行检查，每半年进行一次质量大检查，其检查结果直接与各岗位的浮动工资挂钩；公司及质量管理部本身每年接受第三方认证机构的监督审核。

（3）通过参加各级物业管理考评工作来验证其档案管理工作的有效性。管理档案作为软件建设在考评工作中分数占据过半比例，现在，各级物业管理考评均等同采用建设部颁发的《全国物业管理示范标准》，该标准考评面广，在贵州广播电视大学的物业管理中，我们将积极参加物业管理考核评比，并在资料管理工作中力求创新。

三、档案管理制度

（一）档案员岗位责任制度

为了保证档案管理工作规范、高效，结合贵州广播电视大学管理处的实际，特制定档案员岗位责任制度。

1．热爱档案事业、忠于职守、努力钻研业务。

2．认真贯彻执行上级关于档案工作的方针政策。

3．制定档案工作计划和档案管理长远规划。

4．制订、完善档案管理制度。

5．负责文件材料的收集、分类整理和立卷归档工作，编制档案检索工具。

6．参与购进设备的开箱验收、工程竣工验收、科研成果评审等工作，并验收其档案。

7．加强对档案库房管理，定期对档案库房进行检查。

8．做好档案利用工作。

9．档案员岗位职责

（1）忠于职守，严守机密，严格遵守档案法规及档案管理的有关制度，积极开展工作。

（2）负责收集、接收本部门经营业务、管理、科技等档案资料。作好积累、补充、配套、保管和提供查阅。

（3）及时立卷归档，编制总目录、卷内目录及档案形成说明书，编排入柜。熟悉所管理的档案，协助查阅检索。

（4）熟练掌握计算机数据库软件系统的操作和运用。

（5）妥善管理档案。严格执行借阅制度，建立借阅登记，对借出资料按期催还。

（6）定期清查、鉴定档案。每年进行全部档案的清理核对和保管质量检查。作到帐物相符，及时修补和复制已破损或变质的档案。

（7）确保档案安全，对档案库要做好防火、防盗、防高温、防潮、防有害气体、防尘、防虫的“七防”工作，保持档案库房整齐清洁。

（8）对各部门兼职资料人员进行资料和档案管理的业务指导。

（9）完成领导交办的其它工作。

（二）档案管理规定

1．目的

规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。

2．职责

（1）经理审批档案的借阅申请及清单。

（2）综合管理部部长负责监督指导档案管理的实施工作。

（3）档案管理员负责档案的日常管理工作。

3．程序要点

（1）编码规定

A．各部门编写完一项制度、记录表格后，由档案管理员按照本规定的要求进行登记、编码，每一份文件只允许有唯一的一个编码。

B．公司的各类文件（质量体系文件除外）由行政部统一编号。

C．部门名称与部门代号

公司各职能部门：

行政部（XZB）；质量管理部（ZLB）；财务室（CWS）；

秩序维护部(CXWH)；技术委员会（JWH）；经营部（JYB）；

人力资源部（RZB）。

公司各管理处：根据管理拼音字母而定。

（2）编码方法

A．《质量手册》的编码由文件类别代号和要求编号组成，如下图：

此文件在该要求中的顺序号（从1、2、3……）

对应ISO9001标准中的要求号（从1、2、……20）

质量手册代号

B．《程序文件》的编码由文件类别代号、对应SIO9002标准中的要求号、文件顺序号三部分组成，表达形式如下图：

1、2、3……）

ISO9001标准中的要求号（从1、2、……20）

例：《合同评审程序》编码为

C．《作业指导书》的编码方式

管理处工作规程的编码由文件类别代号、部门代号、作业指导书对应程序文件的代号、文件顺序号四部分组成，表达形式如下图：

此类文件在该作业指导书中的顺序号（从01、02、03……）

该作业指导书对应程序文件除程序文件代号外的编码

部门代号

作业指导书代号

作业指导书对应代号：

WI-规定、办法 OR-操作规程 SM-巡视维护规定

QS-服务质量标准 SW-维修保养规定

D．质量记录表格的编码分三种：

①．通用质量记录的编码一般由文件类别代号、对应代号、顺序号组成，如发生修改，则加上修改序号，表达形式为：

此项记录表格修改顺序号（从01、02、03……）

相关文件中有多个通用质量记录的顺序号（从01、02……）

记录表格对应在程序文件中相关文件的编码

质量记录代号

例:《电气工作票》编码为：QR-；如进行了第一次修改，则其编码为：QR-。

②．各部门专用质量记录表格的编码形式为：

此项记录表格修改顺序号（从1、2、3……）

相关文件中有多个质量记录的顺序号（从01、02……）

记录表格对应在程序文件中相关文件的编码

部门代号

质量记录代号

各部门专用质量记录表格代号为：

SMR-巡视维护表 SWR-维修保养表 QD-设施清单

③．其他的不在质量体系文件控制中的记录表格编码形式为：

1、2、3……）

01、02……）

本关制度在该类制度中的编号（从01、02……）

部门代号

制度编码（见4．2．6）

例：执行规章制度时所使用的记录表格用此形式编码。

E．往来文件的编码由文件代号、部门代号、文件类别代号、文件顺序号四部分组成，表达形式如下图：

文件顺序号（从001、002、003……）

各部门对各类文件进行分类的类别号

部门代号

往来文件代号

往来文件代号为：与外单位去文用“GF”代号；外单位来文用“CF”代号；本部门内部文件用“OF”代号；公司文件的编码方式参照《文书管理规定》。

F． ISO9001质量体系文件外的规章制度编码

其它规章制度编码由制度代号、制度类别号、制度顺序号组成，表达形式如下图：

1、2、3……）

01、02……）

01、02、03……）

各种制度类别代号为：PB-公众制度 CP-公共事务管理制度

AM-行政管理制度 TP-临时管理制度

（3）编码其他注意事项

A．文件编码中的部门代号是指该文件的使用部门的代号。

B．各部门可根据实际需要在上述各类文件编码后增加适当后缀；如有其他类型文件需要编号，也可自行规定编码方法，但均应报质量管理部备案。

（4）文件的版本号和修改编号

A．文件的版本号用大写字母“A、B、C……”表示，每修改一次文件后根据质量管理体系要求，需要对版号进行更改进，以此方法递增下去对版号进行更改。

B．质量手册、程序文件、作业指导书文件每页均设有“更改人”等一行，其后的更改号用阿拉伯数字表示，从开始每修改一次某章节，递加1，依次顺序为1、2、3……；质量记录表格，如发生修改，在质量记录表格编码后增加修改编号，从1开始，每修改一次，递加1。

（5）章节编号

A．文件章节编写采用阿拉伯数字编排，如；；依次表示第一章；第一章第一节；第一章第一节第一条，到第三层次为止。

B．章节以下内容是并的关系时，可采用英文大写字母编排如A；B；C；……表示。

C．在A、B、C……中如仍需分段叙述，则用先用“—”；再用①、②、③……表示。

（6）档案的保管期限

A．档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。

B．各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有关标准作业规程，对档案的保存价值进行鉴定（详见《质量记录检索目录》），在处理档案记录时，按程序文件的《质量记录控制程序》进行。

（7）档案的保管

A．档案保管的工作任务是：

①便于查阅；

②保证档案的安全；

③防止档案的损坏；

④采取修复技术，延长档案寿命。

B．档案保管的责任部门：

管理处综合管理部保管学院的工程图纸、合同、收发文、业主档案、员工档案、维修、投诉资料、回访记录、有偿服务多种经营记录及计划、总结和管理处各职能部门需要保管的其他档案；

C．档案的保管程序：

①各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后（原则上要求在活动结束后一周内将资料整理好），移交给档案管理员；

②档案管理员将该资料登记在《档案目录》中，归入相应案卷并统一编号；

③档案管理员定期将《档案目录》输入电脑，以便查询；

④档案原则上保管原件；

⑤定期对库藏档案进行检查，做到帐物相符，对破损或变质档案，要及时进行修补和复制，发现发霉或虫害，必须及时处理；

⑥档案库房应远离易燃、有污染腐蚀气体的地方，要防止阳光直射，严禁吸烟和使用明火，应保持整齐干净，并配备消防灭火器材，经常施放防霉、防虫药剂。库房内基本保持在温度14-240C，相对湿度45-60%之间；

⑦档案按类别和顺序整齐排列，胶片、照片、录像带、磁带、光碟要用特制的密封盒和专门的卷盒，按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。

（8）档案的密级

A．档案的密级分为三级：绝密、机密、普通：

①绝密档案包括：员工人事档案，合同，业主档案，公司重大经营、管理、决策形成的档案，财务类档案，其他属绝密的档案；

②机密档案包括：ISO9001质量体系文件，重要的会议记录（纪要），公司收发文（通知、通告除外），工程图纸，维修、回访记录，计划总结和其他属机密的档案；

③普通档案包括：公司的通知、通告等普通性文件。

（9）档案的查阅权限

A．经理可查阅管理处所有档案。

B．各部长可查阅本部门工作的档案。

C．其他人员根据审批查阅有关档案。

（10）档案的查阅、借阅、复制

A．查阅、借阅、复制人到档案室在《文件借阅/发放登记表》中登记。

B．档案管理员审核其查（借）阅资格：

①权限内（经授权/审批）的按正常手续办理；

②权限外的，档案管理员开具《档案查阅、借阅、复制审批单》给查阅人办理审批手续：

属部门（财务类除外）的档案，由部门负责人审批；属管理处的档案，由管理处经理审批。

C．在档案归还日期前，档案管理员应提醒借阅人及时将档案完好交还档案室。借阅时间原则上不能超过2天，需续借者要重新办理借阅手续。

D．借阅人必须保证所借资料完整，无任何损坏或变质现象，利用电脑查询，必须由专职工作人员具体操作。

E．须复制档案的，保密档案报经理审批；普通档案由部门负责人审批。

F．坚决执行国家有关保密规定，外单位前来查询用户资料时，须经管理处经理同意后方可查询，查询时，只限档案管理员翻阅，且不能超出所查阅的范围。

（11）档案的销毁

A．超过保管期限的档案，由档案管理员依据档案的保管期限（详见《记录表格检索目录表》）编制销毁计划及清单。

B．对ISO9001质量记录表格，按程序文件中《质量记录控制程序》进行。

C．对ISO9001质量体系以外的各类档案，经经理审批（表格采用质量体系文件之表格）。

①经理审批同意后由综合管理部指定2名监销人员将超过保存期限的档案销毁；

②监销人员确认销毁文件无误签字后，选择安全地点销毁档案。