发文管理制度及流程图

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第一部分发文管理制度

第一章总则

第一条为规范和严肃公司发文工作，提高发文效率、保证发文质量，保证文书的安全、及时传递，特制定本管理办法。

第二条公司所有文书的呈批和发文由综合办统一管理。

第二章行文规则

第三条公文的种类

公文类别主要有：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13个文种

第四条公文格式

公文格式一般包括：标题、主送部门（领导）、正文、附件、发文单位、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级等项。

1.标题：公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明发文部门、事由和公文种类。

2.主送部门：指公文主要送达的单位（领导）或部门，凡是向上级报送均为主送部门；一般只写一个主送部门，不得多头主送。如需要，同时报送另一上级，可以用抄报的形式。

3.正式公文的主体：文字简明扼要、条理清楚、实事求是。

4.发文单位：写在公文下面偏右，要写全称，如以领导个人名义行文，应冠以职务身份。

5.发文日期：公文必须注明发文日期，以表明从何时开始下文。发文日期在发文部门下面向右错开，要写全年月日。发文日期一般以签发人签发日期为准。

6.抄报、抄送单位：属上级的列入抄报，平行或下级列入抄送。

7.文件版头：正式公文一般都有版头，版头以黑色大写印上“浙江金象科技股份有限公司”。

8.公文编号：一般包括编字、年号、顺序号。

9.机密等级：机密公文应当根据机密程度划分等级，分别注明“绝密”，“机

密”，“秘密”,“普通”字样。

10.附件：公文如有附件，应当在正文之后，发文部门之前注明附件名称和件数。

11.其它：公文排版要求详见附件。

第五条行文要求

1.行文须严格按要求格式书写、排版（具体要求详见附件）；

2.明确发文权限。属于全面的，重要的方针政策性问题，以公司名义行文。属于限定方针范围内的日常业务工作问题，以有关部门名义行文。

3.公文由主办部门经办人拟稿，经部门主管审核、签字后交综合办登记。由综合办送呈有关领导签发。发文涉及几个部门的，经办部门负责组织相关部门会签后，再上交综合办。

第六条关于公司的公文编字

为便于公司公文的使用、保管、立卷、归档和查阅，将公司公文编字明确为：

第三章发文程序及要求

第七条发文程序包括拟稿、校对、审核、签发、用印、发文、归档等程序。

（一）公文的草拟、打印、校对。

1.相关部门经办人负责公文的起草（包括录入、排版）。起草公文涉及的人名、地点、数字、标点符号要准确，时间要写具体的年月日。人名、地名、文件名称、事物名称等，不得用简称。

2.起草公文后，到综合办统一打印、输出。综合办负责核对是否符合公文标准格式。

（二）公文审核。

文件起草后，由经办部门主管审核、签字。如涉及其他部门，经办部门送相关部门会签。把“文件呈批单”（具体格式见附表），同文件一并交综合办。

（三）公文的核稿。

所有公文呈批前由综合办负责核稿。核稿的主要内容包括：

1.文件呈批单是否填写准确，完整。所有相关部门是否都已签字。

2.公文打印、排版格式是否符合公司要求；

3.公文意思是否得表达清楚、准确。

如核稿不合格，综合办签署修改意见后交经办人重新办理。

（四）公文的呈批。

综合办核稿通过后，在“文件呈批单”上填写公文编号和密级，签署处理意见。由综合办主任根据事情的轻重缓急，按审批权限、业务性质分类，分别呈相关领导审批。

综合办不得积压文件，要及时呈批或下发。

（五）公文批阅。

公司相关领导认为文稿与原意不符，由综合办退回拟稿人重写或修改。拟稿人重写或修改后，再次送签时必须附上修改前的所有原稿。综合办负责核对修改稿与原稿，确保公文严格按领导意见进行了修改，并且由经办人告知相关部门主管。

（六）公文打印。

公文签发后，交综合办主任。综合办主任审查后交综合办人员登记、打印正式文稿；

对于不需要盖章的文件，在打印正式文稿后，由综合办人员填写“发文登记表”后，进行发文，同时将一份正式文件、领导签发的原稿中的终稿、文件呈批单及该文件电子版存档备案。

对于需要盖章的文件见下一步；

（七）公文盖印、登记。

需要盖章的文件，打印后由综合办人员履行盖章手续。“文件呈批单”由综合办人员留存备查，综合办人员须在文件呈批单上签字。

文件盖章后，将一份正式盖章文件、领导签发的原稿中的终稿、文件呈批单及该文件电子版存档备案。同时由综合办人员填写“发文登记表”后发文。

（八）发文。

对外发文要求：

1、综合办人员通知经办人到综合办办理文件领用手续后，由经办人带文件外出自行办理（特殊情况下，如绝密文件须有他人陪同前往）；领取文书的当事人必须在登记簿上签名。

2、需要以信函、特快专递或以电子邮件形式发文的，统一由综合办人员办理。

对内发文要求：

纸质文件只发复印件。并由综合办专人复印后，通知相关部门到综合办领取复印件。

第四章附则

第八条本管理制度由综合办负责解释。

第九条本管理制度的拟定或者修改由综合办负责，报总经理批准后执行。

第十条本管理制度自颁布之日起实施。

第二部分发文管理流程图

附表一、呈批单

公文呈批单

综合办经办人签名

附表二、发文登记簿

发文登记簿

附表三、发文格式与要求

***公司

（空一行）

***管〔20××〕×××号

（发文字号居右，用三号仿宋体，年份用六角括号括入）（空一行）

关于×××××××××××××

××××的通知

（标题用宋体小二号加粗）

（空一行）

××××：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。（正文用三号仿宋体）

（空一行）

附件：××××××××××××××

（空四行）

综合办

二○××年××月××日

主题词：××××通知

抄送：××，××

密级：××

附表四、打印登记簿

打印登记簿

附表五、复印登记簿

复印登记簿