酒店采购管理制度及实施细则

酒店采购管理制度及实施细则

总则?

第一节采购申请?

第二节采购项目的择商、确认和报价?

第三节基准单价?

第四节审批程序

第五节购买??

第六节进口货物报关与报验??

第七节货物运输?

第八节货物验收??

第九节结算工作

第十节特殊采购项目??

第十一节采购业务管理?

第十二节奖惩规定??

采购部是酒店的一个重要的支出部门，为了保证各部门所需物品的品质和价格的合理性，结合集团总部《招标管理办法》制订采购方式及程序。

本实施细则适用于非招标类物品。

总则

第一条为了搞好酒店采购工作，保证采购到优质廉价的物品，确保经济指标的完成，防止一些不正常事情发生，特制定此细则。

第二条采购部是酒店采购工作的专业部门，酒店所需物品原则上均由其统一购买，其他部门有参与监督、支持、配合权，但一般不得自行采购。

第三条所有采购活动必须遵守国家有关法令、法律和法规。

第四条相关人员在采购、收货过程中，必须遵循职业道德；努力提高业务水平，适应市场经济发展要求；讲究文明礼貌；遵守法律、法规；以酒店利益为重，相互监督，相互配合，共同把好“粮草”关。

第一节采购申请

第五条仓库保管员要根据酒店的经营情况，掌握定额指标和日常使用情况，编制年（季、月）的采购计划交酒店财务负责人和总经理审批后报酒店管理班子讨论，通过后列入年（季、月）度计划，由酒店财务部具体安排执行。

第六条凡是仓库储备的项目均由其提出采购申请。申请之前须认真检查库存量、消耗量及编制的采购计划，严格按照预算执行。

第七条仓库储备以外的项目由各使用部门提出采购申请。申请之前

须查询仓库是否有该项物资，或在仓库多余物资中是否有代用品。

第八条经确认实属必需购买项目，必须由仓库或使用部门按照不同情况提前填写不同类型的申购单，经部门授权主管审批签字后报送采购部。

1. 厨房直接正常消耗食品填写“厨房每日市场订单”，一式四联报送采购部。

2. 厨房直接正常消耗食品以外的采购项目填写“采购申请单”，一式五联报采购部。

第九条所有申购单必须用中文（或中英文）填写，并写清楚其规格、型号等条件（或特殊要求）等，以便采购员购买。

第十条所有采购项目的申请要加强计划性，减少盲目性，提前填写，留有余地。

1. 国外进口项目需提前二至三个月提出申请。

2. 国内加工或订做的项目需视生产周期提前提出申请。

3. 国内常用批量项目需在当年度底提出下年度全年或半年申请计划，分批到货。

4. 国内市场一般项目需提前两周提出申请。

5. 厨房直接正常消耗食品每天下午提出申请，次日上午进货。

6. 特殊项目或紧急项目按有关规定处理。

第二节采购项目的择商、确认和报价

第十一条所有“厨房每日市场订单”以外的采购申请单报送到采购部审批后，由采购部经理统一登记后分发给相应采购员，由其具体负责申请单上采购项目的择商、确认和报价。

第十二条“厨房每日市场订单”直接报送采购部经理，由其具体负责落实采购人员报价后，留存第一联，其余三联返送厨房及收货部。第十三条采购人员收到自己分管的申请单后要归纳、分类整理，对其中有疑问的内容要与主管和申报部门授权人及时沟通；在确认无误后，按照要求时限寻找至少三家以上供应厂商，进行业务洽谈；经过酒店择优确定报价填入申请单，并填好总金额、供应厂商名称后上报上级审阅。

第十四条“国外采购申请单”由采购部经理负责。通常以发电传、传真的方式向香港或国外供应厂商询价；属国家控制进口的项目在询价的同时，向酒店集团采购配送部汇报。

第十五条供应厂商的优惠、折扣、赠送、回扣等必须归酒店所有，并在报价中注明。

第十六条对于特殊要求的或需要加工订做的项目，申请部门要作详细说明或提供样品；供方按要求提供样品，并经管理班子授权人确认签字后方可进一步洽谈。

第十七条采购部对内要主动与使用部门保持密切联系，树立服务意识，熟知酒店物品的标准和使用情况；对外经常作好市场调查研究，掌握市场行情，积极主动向使用部门推荐新产品及质优价廉的代用

品；积极主动向管理班子提供市场情况所购物品的策略。

第十八条所有采购项目的择商、报价必须由采购部在充分了解并掌握市场行情的条件下择优确定；使用部门有权了解所需物品的价格并提出质疑，采购部在择商报价中必须认真研究对待，使用部门主动与采购部办理协调配合，对于所掌握的供应厂商情况及购货意向通报采购部，以便由其选定质好价廉服务优的供应厂商。

第十九条确属疑难采购项目，采购部和使用部门双方必须及时联系沟通或上报酒店集团采购配送部，研究对策。无力解决的必须及时上报领导，不得拖延误事。

第三节基准单价

第二十条基准单价的确定按集团总部《招标管理办法》进行。

第二十一条基准单价的适用范围：蔬菜、肉类、水果、酒水及其它餐饮材料等。

第二十二条基准单价确定后须报酒店集团采购配送部、审核岗及招标中心备案。

第二十三条基准单价的上浮及下降，均按集团总部《招标管理办法》执行。

第四节审批程序

第二十四条审批程序按集团总部《招标管理办法》执行。

第五节购买

第二十五条所有采购项目依据有效订单，原则上由采购部统一购买，其他部门一般不得自行购买。

第二十六条经审批签字的采购单返回采购部后，由采购部经理统一注册登记后分到采购部有关主管等人。

1. 国外进口订单由采购部经理直接负责订购，通常以邮寄订单、发电传、传真方式订购。同时注明相关单证。

2. 国内采购订单由各主管落实到采购员实施购买。所有购买活动必须依据有效订单规定的项目、数量、价格、时限、供应厂、商及其他要求进行。

第二十七条在购买过程中要认真检查所购物的品质、商标、期限、卫生标准等内容，坚决杜绝假冒伪劣等不合格商品流入酒店。

第二十八条对于期货或供需双方认为必须签约的经济活动，首先要与供应厂、商认真洽谈有关业务的细节，向财务总监请示汇报；在达成协议后，按财务管理规定签订供需合同，经双方法人代表签字并取得合法公证后方能生效。

第二十九条采购人员在购买中要将采购订单号码、所需部门明确告

诉送货到店的供应厂商。

第三十条由于当地市场变化或其他原因造成购买时价格高于有效订单报价或数量多于有效订单数量时，必须按集团总部《招标管理办法》审批后方能购买。

第六节进口货物报关与报验

进口项目入关到货后均需由专职报关、报验员按照有关规定进行报关、报验。

第三十一条进口用品到货后，首先填写关税征免表向海关办理征免审批。然后完整、准确地填制有关单证，附交合法、齐全、有效的报关单证向海关办理报关手续。交税过关后方能提货。

第三十二条准确地填制报关手续。交税过关后方能提货，检疫合格后方能使用。

第三十三条报关、报验员必须认真学习并切实遵守国家有关进出口政策、法令、海关和检疫的法律、法规、规章，依法履行报关员义务，行使报关员权力。

第三十四条与相关部门的人员搞好关系，做好报关、报验工作。

第七节货物运输

第三十五条所有购买项目必须首先争取供应厂、商送货到店。采购部的车辆仅对不具备送货条件的采购项目进行运输。

第三十六条采购运输要做到及时、安全、完好、节约且有效率；禁止食品与其它货物混装，保证食品卫生。

第三十七条凡是需要酒店提供运输的采购项目、采购人员外出联系业务或其他业务用车，首先由主办人向各自主管提出用车申请，并详细说明所运项目的名称、数量、重量、地点、路线、期限及特殊要求。然后由采购部经理根据情况安排运输、用车计划，并填写派车单。第三十八条司机必须遵守车辆维护保养的各项制度；必须遵守各项交通法规。司机必须持有采购部经理签字的派车单驾驶车辆外出，并在收车后如实地填写好派车单的逐项内容，上报采购部经理。

第三十九条非酒店业务用车必须经过财务总监批准。

第八节货物验收

第四十条无论是采购人员自提项目还是供应厂、商送货项目，货到酒店后，必须首先与收货部联系，说明酒店采购订单号码及部门，由收货部依据采购订单或合同过数检验，合格后分送所需部门。不允许

采购人员或供应厂、商直接交与所需部门。不符合采购订单内容的项目一律拒收。

第四十一条验收合格并已付款的采购项目由采购人员将发货票、支票存根登记后交与收货部签收。

第四十二条验收合格但未付款的采购项目由收货部开具收货单经交货人签字后，将第五联给交货人作为结算凭证，第一联随同收货日报上交财务部，第二联收货部留存备用，第三联交使用部门。

第四十三条收货部在对购入项目的质量、规格、样式等难以确认的情况下，要主动请示所需部门的授权人协助，有关部门和人员积极帮助解决。

第四十四条在验收中，收货部或所需部门均有权提出退货要求。经确认，实属不符合要求的项目，由采购部负责退货事宜。

第四十五条购买、收货和使用三个环节上的相关人员要相互监督、相互合作，共同做好工作。对争议不决的有关事宜，其双方进行协调解决。如仍存分歧，由酒店管理班子授权人裁决。

第九节结算工作

所有采购项目的结算均由采购人员凭该采购订单到财务部取得付款凭证后进行。

第四十六条国外进口采购项目凭采购订单、发货票、收货单证由财

务部办理付款事宜。

第四十七条国内本市采购项目金额在五百元以上的，由采购部人员凭采购申请单、相应的收货记录及发票到财务应付款处办理付款手续。五百元以下的，按第一章第十五条1.4款处理。

第四十八条供需双方认可的带有预付款的采购项目必须由采购人员填写“支票申请单”附该项采购订单、预付款协议书报采购部经理、财务总监、总经理及酒店集团审批签字后，由采购人员凭采购订单领取转帐支票后付款。付款后采购人员要及时将发货票收货记录、支票存根一并登记后交与递交财务部。

第十节特殊采购项目

第四十九条一些技术性较强，或有特殊要求的采购项目，采购部可以邀请有关部门相关人员共同购买或授权有关部门相关人员购买，并与之共同承担责任。有关部门对此要予以协助。

第五十条所有紧急采购项目均由所需部门依照有关规程自行办理手续。采购部要急人所急，以最快速度择商报价，一经收到所需部门已经形成的有效订单取得结算手续后，必须千方百计采取紧急购买措施，保证供应。采购部人力不足的情况下，可以授权有关人员代购，并与之共同承担责任。

第五十一条对采购部、收货部正常工作时间以外的需求项目，尽可

能提前申购。若确有个别紧急需求，须经有关授权人批准后，由所需部门自行购买，在有关授权人监督下收货，于次日及时补办申请、审批、收货手续。

第五十二条酒店集团当局决定的特殊专项专人采购项目不受此规程限制。

第十一节采购业务管理

第五十三条为了搞好酒店的采购工作，保证优质廉价适时的供应，采购部全体人员必须认真履行各自的职责规范。搞好店内店外的业务合作关系，树立良好的企业及个人形象，廉洁自律。

第五十四条采购人员在招标采购过程中必须依法办事，提高业务技能，不断降低采购成本，按时完成本职工作，讲求实效。

第五十五条采购部经理主要负责收集、分析、研究市场信息；按财务规定制定采购原则。

第五十六条采购计划；控制采购成本及采购费用；认真审定各类采购申请单的报价及推荐的供应商，提出主导意见上报，督促、检查各类采购项目的执行情况；加强与酒店各部门及供应商之间的沟通与协调。

第五十七条采购人员按酒店采购项目的分类进行分工负责，采购部经理负责进口物资的订购，不负责具体项目的采购，对于一些技术较

强，或有特殊要求的采购项目，采购部可要求有关部门共同招标购买，并共同承担此责任。

第五十八条供应商的客史档案、业务信息资料归酒店所有，归类存放，未经批准不得私留、借阅。

第十二节奖惩规定

第五十九条按集团总部《招标管理办法》执行。