预定工作流程
宴会预订工作流程
一、餐饮部宴会预订概况
餐饮部宴会预定是酒店对外开发客源市场、宣传酒店、营销酒店餐饮产品；对内协调宴会、沟通各餐厅之间预定的职能部门。是酒店与外部相互联系的枢纽，是酒店内部相互合作的桥梁。
二、餐饮部宴会预订工作流程
项目工作标准
*电话预定1. 当电话打来时，在铃响三声内接起，用礼貌用语问候对方，并用中英文报本部门名称（您好! 宴会预定部，我可以为您提供帮助吗？GOOD MORNING/ AFTERNOON/ EVENING!
CATERING DEPT, *** IS SPEAKING, MAY I HELP YOU? ）
2. 认真听清，问明客人的要求在宴会预定登记表上做好记录
1）主办单位名称（指示牌如何写），主人的姓名及身份。
2）注明接洽人的姓名（在预定中至少称呼客人名字一次）、联系电话及传真号码。
3）用餐日期及时间（早午晚）
4）用餐人数，根据人数的多少，台型及客人的要求来安排适当的厅房。
5）被邀请客人的国籍或单位，主宾的姓名及身份。
6）询问客人是否需要安排菜品，如需要须询问以下类别：风味菜、粤菜、西餐套餐或自助、和会议等，确认有无禁忌或特殊要求。
7）酒水方面的要求。
8）司机或工作人员人数及误餐费和工作餐的安排（误餐费金额、工作餐标准及地点）。
9）是否需要停车位，问清数量及要求。
10）是否要鲜花。
11）需要何种设备设施。
12）厅房、会议室布置（横幅、背板及其它）。
13）有无贵宾室及贵宾休息室，餐前有无会谈及相关要求。
14）提供相应报价并问明结账方式。
15）在预订登记表上注明登记日期及登记人。
3. 重复客人要求，根据以上要求给主办单位安排集会场所，及时记录在宴会预订一览表上后告之客人所安排的场地名称。结束谈话时感谢客人。
4. 如客人要求看菜单，及时将菜单传给对方，并提前确认菜单。
5. 提前经与客人确认后做好宴会任务通知单，经部门经理签字后，发至各有关部门。
6. 如宴会有变化要及时通知有关部门（下发变更单给各部门），并在预订单上注明被通知人的姓名及时间。
7. 如客人当天提出取消宴会，要向客人说明饭店规定，按规定收取损失费。
8. 如遇大型集会、婚宴，要与主办单位签订合同书并收取定金，以示确认。
9. 如有重要宴会或大型集会时，预定人员应在活动前到现场与主办单位取得联系，并检查准备状况。
10. 对客人的特殊要求或有超过自己的职权范围的要求时，要及时请示部门经理。
11. 活动举办后，将相关资料输入归档资料中。
*来客预定1. 积极、热情、主动地接待客人，表现出我们饭店的诚意，即使无法为客人安排，也不要让客人有冷落感。
2. 带领客人看宴会场地，并给客人合理化建议。
3. 其它要求同电话预订。
*传真及电子邮件预定1. 收到客人的预定传真及电子邮件，一天之内给予客人接到预定的回复。
2. 具体细节要同客人联系，在集会预订登记表上做好记录。
3. 其它各项要求同电话预定。
*迎接客人1. 提前检查宴会的准备情况。
2. 在大堂或宴会厅明显位置热情地迎接客人的到来。
3. 主动、周到的帮助客人协调宴会或会议中的各类事情。
*外出销售 1. 每周五做好本周的销售总结及下周的销售计划，积极走访客户。
2. 事先准备好饭店资料，在拜访中恰当的回答客人的问题。
3. 在拜访中对客人反映的情况认真记录，及时反馈与答复。
三、固定工作安排
内容工作程序
*每日工作
1. 08：30到岗，签到后进行办公区域卫生清理。
2. 检查当日及5日内宴会是否都已确认并下发通知单给各部门，若有没确认的宴会，及时
同客人联系，进行确认。确认完毕后，下发通知单给各部门。
3. 尽可能地追踪前一天的宴会情况，听取客人提出的意见：建立客户档案，并反馈给相
关部门。（大型集会、重要集会要发感谢信）
4. 11：00AM前，打好上午宴会活动的指示牌，通知礼宾领取。
5. 下午16：30之前打好晚上的宴会活动的指示牌，通知礼宾领取。
6. 每日下班前记录并完善当日用餐客户档案，并做好餐饮当日报表。
7. 每日晚班20:30,节假日18:00由值班人员通过短信向经理汇报餐饮部当日收入。
8. 记录当日宴会、雅间发生情况及客人投诉等，有事及时向经理汇报。
*每周工作
1. 每周一汇总一周的宴会、会议预定报告及信息。
2. 每周五交部门经理一周工作总结及下周工作计划。
*每月工作
1. 每月1日当班人员装订好上月宴会、会议统计表。
2. 每月3日前完成上月宴会、会议、雅间统计及客人反映问题同时将宴会、会议预订信息
一同上交部门经理。
3. 每月15日及月末最后一天，完成半月要情（客户意见、建议及半月发生事故），交于
部门经理。
5. 每月20日前上交考勤表。
6. 每月末最后一个周四下一月宴会、会议统计，确认无误后交予部门经理。
7. 整理、归档一个月所有宴会、会议及雅间客户资料。
9. 整理客户档案。