采购工作说明书

作

业

指

导

书

部门：采购部岗位：采购

目录

第一部分：岗位职责................................................ 第二部分：材料采购材料前期准备....................................

一、材料供应商信息的获取..........................................

二、材料供应商筛选................................................ 第三部分：材料采购实施阶段........................................

一、项目材料定购..................................................

二、项目材料剩余和材料供应商管理.................................. 第四部分：材料采购后期流程........................................

一、供应商信息获取................................................

二、材料供应商筛选................................................

岗位职责

1.根据企业经营计划和项目工程进度计划，组织编制年度、季度、月度物资（设备）的采购计划；

2.按照组织的要求，规范、考察、管理供应商，考察供货商的产品质量、供货能力、企业质量保证能力、企业信誉等方面，在现有供应商基础上不断寻求新的供应商，以确保供应资源的丰富与宽阔的选择范围，负责新增供应商的寻访、调查，并组织相关部门进行评估、审查。

3.实时掌控市场价格、技术信息，不断为公司推荐新产品、新技术。向技术及工程部等有关部门提供材料、设备的厂商、规格型号、价格等相关数据和资料；提供准确供货周期；

4.搜集、分析、汇总已使用产品的性能和质量信息，及时向供应商反馈原材料质量信息。以图改进。与供应商建立良好关系，掌控供应商物资（设备）制造与供应能力；

5.根据产品的价格、促销、产品分类和质量，有效地管理特定货品的计划和分配。向管理层提供采购报告；

6.编制单项物资（设备）采购计划并逐级上报审批，参加商务谈判和拟订合同条款。签订和送审小额采购合同。督促合同正常如期的履行，并催讨所欠、退货或索赔款项，确保我司利益。负责索取所购物资的发票和单据以及相关资料，协助做好验收工作；

7.按时按量按质完成采购供应计划指标，积极开拓货源市场，货（价）至少比三家，选择物美价平的物资材料，完成下达的采购任务。负责建立并维持紧急需求物料的采购物料渠道，确保采购的顺利执行；

8.依据企业物资、设备采购审批程序，逐级进行审批，保证材料、设备的及时供应。合理安排采购顺序，对紧缺物资（设备）及需长距离采购的原料应提前安排采购计划及时购进。随时掌握合同履行情况，合同中必须注明我公司对产品质量要求的条款；

9.认真贯彻执行公司采购管理规定，努力提高自身采购业务水平。定期对合同进行回顾，查找不足，提交采购分析和总结报告。协助采购部经理管理合同的副本，建立台账，掌握合同的执行情况。负责保存采购工作的必要原始记录，做好统计，定期上报；

10.负责采购业务信息的统计，采购业务资料的整理、归档工作；进行供应商信用评定，据实提出对供应商信用评定意见，建立健全供应商档案；

11.最大程度地保证采购物资（设备）的质量，并取得较低的采购成本；严把采购质量关，保证采购产品符合项目的需求；确保到仓库的产品都符合国家有关规定。协助有关部门妥善解决使用过程中出现的问题。对采购的材料、设备进行出入库、验收管理；

12.负责商务标的成本控制；

13.有权拒绝未经领导同意批准的采购定单；

材料供应商信息的获取

一、工作要求与标准

1.通过实际市场调研、网络搜索、网页查询、人脉转介绍或者其他方式熟悉北京周边大型建筑材料集散地的位置以及主要建筑材料的类型

2.在完成正常工作的同时运用以往的材料供应商不断增加和更新自身相关建筑材料的信息量，以及扩展公司建筑材料信息数据

3.对每一个和自身业务相关的建筑材料供应商时刻保持较好的信息交流或者更新，以便实时掌控建筑材料的市场

4.在工地筹建初期，尽最大限度熟悉工地周边的建筑材料的集散状况，为该工地在以后的施工过程建筑材料的选型和使用做好充分的前期工作，个别材料就工地周边采购，相比较可以缩短供货的周期和建筑材料运输费用，可以有效的对公司的利润以及成本进行合理的实现

5.对建筑材料的租赁市场不断更新，对曾合作过的租赁供应商持续加深沟通和交流

6.对项目在一段时期内即将采用的建筑材料应有较好的计划，通过项目提交的采购申请单的具体技术要求和相关参数对所要采购的建筑材料的供应情况，做较熟悉的市场分析和调查

7.根据需求，将材料供应商分为三个类别（见供应商的筛选）

二、工作流程：

供应商的筛选

一、工作要求与标准

1.根据需求采购岗位应将材料供应商分为三个类别

1.1A类材料（设备）（关键材料，项目需求率占整个项目总体20%以上比例的）必须对供应商进行现场考察评定；并填写《考察情况记录表》；

1.2A类材料（设备）的供方评定；

1.3对供方必须进行现场考察时，采购部应向项目技术部提供该供方的品牌、公司等基本信息做详细的了解和评估；

1.4确定具体时间和参加人员前往现场考察；

1.5考察人员应在分工范围内重点考察、询问和记录；

1.6根据材料（设备）质量验证需要，采购部应进行现场材料（设备）抽样，对样品检验和测试并做好记录；

1.7考察结束后，依据现场记录、抽样检测报告或者供方以往业绩，填写《供方考察记录表》作出评审意见；

1.8如评审及抽样合格，采购部进行材料（设备）封样。

1.9B材料（设备）（重要材料，项目需求率占整个项目总体20%-10%的比例）；

1.10 C材料（设备）（一般材料，项目需求率占整个项目总体10%以下比例的）；

1.11 B类、C类材料（设备）供方的评定；

1.12若不到现场考察，采购部通知供方送样品，经技术、项目部检测并试用合格后，技术部和项目部评审；

2.各相关部门根据监测报告和试用情况，分别在《攻防材料（设备）考察记录表》上做出评审意见；

3.如评审及送样检验合格，采购部进行材料（设备）封样；

4.在自身掌握建筑材料供应商的基础上，尽可能最大限度的掌握更为广泛的供应商的数量，为选定供货商提供更广的可选范围。

5.按照项目需求和设计要求制定投招标的文件；

6.根据项目需求（需求来源项目的图纸、招标文件、合作合同或者项目技术）对材料（设备）的参数要求、性能指标、以及所能达到的效果进行编制材料（设备）的购销招标文件；

7.招标文件应注明回标的时间、地点、人物，应注明标的物价格组成，应对标的物有一个形象的说明和阐述；

8.根据材料供应商的经营范围发出邀约申请（报价）；

9.按照供应商的A、B、C的分类进行邀约申请；

10.发出邀约应该依据有良好合作经历的优先考虑；

11.从初次报价中选出符合技术参数和设计要求都比较符合的供应商；

12.按照建筑材料供应商所呈报的价格初步筛选品牌以及供应的材料（设备）；