接待管理制度流程

接待管理制度流程

五、制度内容

5.1＞接待原则

接待应遵循：“平等、对口、节约、周到”的原则，使客人高兴而来、满意而去：

5.1. 1、平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相等、落落大方。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待：

5.1.2、对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁应结账；

5.1. 3、节约原则。内部成本效益核算。招待來宾从简，不铺张浪费，不重复文请，接待人员一般不超过宾客人数；

5.1.4周到原则。向來宾介绍情况的同时，应注意保守公司的商业机密。重要会议要有记录。

5. 2、接待礼仪

5.2.2、主动、热情、礼貌；

5.2.3、穿着不得过于随便按规定着装，衣着整洁，有风度：

5.2.3、根据來宾來意安排适当地点（会客室、会议室）进行交谈；

5.2.4、切忌让客人久候而无人问津；

5.2.5、按职务高低，依次介绍?行來客；

5.2.6、对客人原定口程有变化的，与客人共同协商安排：

5.2.7、乘坐年、上下楼梯、电梯、礼让在先，主动开关门，关注细节：

5.3、职责分工

5.3.1、人力行政部统筹安排并提供接待服务支持，包括预定票务、酒店、餐饮、办公场所与参观项目的特殊布置、提供午辆服务、代购大宗礼品及协助制订接待流程。

5.3.2、人力行政部在统筹安排接待工作的过程中，调配各部门的人员、午辆等资源配合接待工作，各部门必须无条件服从。

5.3.3、对口部门接待的办法，部门级接待原则上由对口部门自行安排，实行“谁接待、谁

负责”的原则，贯彻接待工作始终。

5.3.4、以部门爼义邀请的客人，如未派人陪同，各部门必须指定专人与人力行政部负责接洽，并明确接待标准及费用预算；原则上客人超过8人（含）的接待活动，各部门应派人陪同。

5.3.5、需公司领导参与接待的，提前与公司领导确认。

5.4、接待标准

5.4.1、用餐标准：

5.4.2、住宿标准

5?5、接待程序和内容

5.5.1、大型或重要的接待工作，需由接待责任部门申请《接待审批表》、邮件或电话通知人力行政部办理。人力行政部接到接待信息后，根据來宾的级别与事由，提出接待意见后报总经理审批后执行。

5.5.2、接受任务。弄清來宾的基本情况：单位、人数、姓需、性别、职务和使命。弄清时间、乘坐的交通工具及班次：

5.5.3、布置接待。提出接待意见即接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算、并报请上级批准；

5.5.4、迎接安排。根据來宾身份、人数、性别、预定好住宿地点，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点、按抵达时间，派人派车迎接；在确定接待方案后，应及时向来宾通报相关的活动口程，招待人员应及时向人力行政部反馈來宾的需求。招待人员尽最提前到达现场落实各项准备工作，发现问题及时解决协调。并在來宾每次离开乘坐的车辆、住宿地时，应及时提醒來宾车内、房内进行细致的检查，防止來宾遗忘携带的贵產物品。

5.5.5、有关领导会见。按接待规格和礼仪：接待人员安排好会见地点、时间、陪同人员：5. 5.

6.组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；5. 5.7、参观游览。根据來访目的、性质、外宾年龄及身体状况、游览意愿和性质，选取有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游，并确定重点人物或特殊照顾对象，在游览过程中应提醒來宾避免接近危险地区和危险物品。

5.5.8、礼品采购前需经接待责任部门经理签字确认（或电话确认），人力行政部负贵公司所有礼品的询价，采购、入库及发放工作（采购、保管二者分离）。完成后交由责任部门验收确认。

5.5.9、其他部门应急情况下需要购买礼品的，单次金额超过1万元的，须公司人力行政部参与询价，单次金额不足1万元的，原则上由各接待贵任部门自行解决。需口头向公司领导报批，事后须补办相应手续。否则不予以报销。如礼品有剩余，交由人力行政部统一保管，并办理交接手续；

5.6、接待费用的审批

5.6. 1、接待结束：各责任部门按集团标准和要求进行报销。及时总结接待过程中的经验和教训，详细、真实地反映來宾的意见和建议，以利于逐步完善接待匸作。

5.6.2、公司的各项接待，均须严格按公司年度招待费用预算控制执行。

5.6.3、对于超出预算或预算外的接待匸作，各贵任部门均须提前进行费用报批并按批准后的费用额度执行。

5.6.4、超出预算或预算外未经审批的接待费用，原则上财务部门不予报销。

六、附则

6.1本制度流程从2014年6月1 H起实施。

6.2人力行政部拥有本制度流程的解释权和修改权。

6.3本制度流程施行后，其它规章制度中与其抵触的规定白行废止。

七、支持性文件