实验室如何规范管理试剂耗材

实验室如何规范管理试剂耗材SICOLAB

1、建立健全管理制度

制定《试剂耗材供应控制程序》、《试剂耗材管理程序》、《供应商评价程序》等程序性文件，从文件层面规范试剂耗材的管理;根据程序文件制定《试剂耗材管理制度》和《试剂耗材管理流程》。实验室试剂耗材的日常管理严格遵照上述文件和制度进行管理。试剂耗材管理、使用各个环节均如实记录在案。

2、加强信息化建设

我院于2008年正式实施医院信息系统（HIS）和实验室信息系统（LIS），开始利用信息系统对包括实验室试剂耗材在内的物品进行管理。我院实验室使用的试剂耗材管理系统源自医院的药品、医用耗材的管理软件。换言之，可以分别把实验室和专业组设定为医院的药品、医用耗材库的二级库和三级库，通过信息共享实现管理流程和软件操作的统一。试剂耗材管理软件实现了与HIS（药品、医用耗材管理）及LIS间的信息共享，进一步优化管理流程，提高工作效率。管理系统以试剂耗材的物流过程为主线，主要功能如下：

2.1采购计划

该模块的功能是协助专业组、实验室及医院的采购部门生成电子采购单，通过电子、传真或纸质方式提交供应商订购。试剂耗材订单制定及预先的统筹安排是管理的工作难点。一般情况下，采购计划每月制定一次。专业组工作人员可以在技师工作站登陆试剂耗材管理系统，根据上月工作量和试剂耗材的库存情况于每月20号左右提交采购计划，计划对数量、效期、批号等提出相应的要求。专业组的采购计划经组长审核后报库管汇总，生成实验室本月的采购计划，该采购计划经主管主任审核后报医院采购部门采购。为便于供应商提前备货，专业组、实验室还需制定年度采购计划：每年年底根据本年度试剂耗材的使用情况（可适量上浮或下降）制定下年度的年度采购计划[5]，供供应商参考。以临检组的血球质控品为例：血球质控品效期只有2个月左右，且需要进口，供应商根据年度计划向生产厂家提交订单以保证每批次质控品供应时间、数量可满足实验室质量管理要求。该模块实行权限分级管理，将专业组、实验室采购计划的审核权分配给专业组长和主管主任，实现逐层把关，减少了试剂耗材的误订和错订。

2.2出入库管理

实验室、专业组通过调拨申请模块生成试剂和耗材的电子申请单，该申请单是出入库（库存转移）的重要依据。用库存转移模块实现出入库管理。试剂耗材实现信息化管理的重点和难点在于要实现“实”库存，也就是说信息系统显示的库存量与实物量要一致，否则会大大降低管理的效率。入库时在信息系统中录入生产日期、有效期、批号、数量等重要信息以方便后续管理。还可以在管理系统中维护好货位[7]，入库试剂耗材按要求放置在相应的货架中。如有不同效期的试剂耗材入库，放入货架时需与原来效期近的调换放置，以便先发放近效期的试剂耗材。为防止放混，每批试剂耗材都标记英文名称缩写和入库时间并与管理系统一致。出库单可依据调拨申请生成，品种和数量可以根据库存的实际情况修改。专业组借助管理系统领取、管理本专业的试剂耗材。出库时管理人员和专业组再次确认供应品批号、效期等重要信息。我院下一步计划采用条形码辅助管理以提高效率减少差错。在入库的同时用入库验收模块实现试剂耗材入库的初步验收。验收内容包括：运输条件是否满足要求（如低温保存的试剂是否在包装盒中放置冰袋等）、效期是否满足专业组的要求、数量与订单是否一致、包装有无破损等，验收合格后生成电子验收单，定期打印签字后存档。对入库验收不合格的供应品不予以入库，库管人员填写投诉记录并将相关情况反馈给医院职能部门及供应商。专业组更换不同批次的试剂耗材时需进行批间验证，验证结果不符合实验室质量目标时判定为不合格，专业组将相关情况上报管理人员，由管理人员进一步投诉。

2.3查询统计

方便实用的统计查询功能可生成各类报表，供管理人员参考。出库汇总模块实现实验室、专业组试剂耗材领用情况的查询、统计、汇总，为实验室成本核算提供依据。

库存查询可查询试剂耗材的库存量，前提是实现“实”库存。库管人员每月盘库时只需统计库存而不必再清点实物，库存情况（包括效期、数量等重要信息）及时反馈给各专业组及管理层以供参考。报警查询包括有效期报警查询和库存报警查询。系统中设置了试剂耗材有效期报警限，分别以黄色表示接近有效期试剂耗材，红色表示已过期试剂耗材]。实时监管有效期，及时与专业组沟通能否在效期内用完，如不能用完，尽早与供应商联系调配，以免过期影响检验质量。系统中还设置了试剂耗材的最低库存量报警限，库存量低于设定限时以红色显示，可实时提醒专业组和库管人员订购，避免供应品中断供应。