WORD邮件合并教程

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邮件合并图文教程

在日常的办公过程中,我们可能有很多数据表,同时又需要根据这些数据信息制作出大量信函、信封或者是工资条。面对如此繁杂的数据,难道我们只能一个一个地复制粘贴吗?能保证过程中不出错吗?

其实,借助Word提供的一项功能强大的数据管理功能——“邮件合并”,我们完全可以轻松、准确、快速地完成这些任务。这里我们特别组织了这个的专题,详细讲解“邮件合并”以及具体用法,同时以实例剖析的方式帮助大家快速上手。

一、什么是“邮件合并”

什么是“邮件合并”呢?为什么要在“合并”前加上“邮件”一词呢?

其实“邮件合并”这个名称最初是在批量处理“邮件文档”时提出的。具体地说就是在邮件文档(主文档)的固定内容中,合并与发送信息相关的一组通信资料(数据源:如Excel表、Access 数据表等),从而批量生成需要的邮件文档,因此大大提高工作的效率,“邮件合并”因此而得名。

显然,“邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外,一样可以轻松地批量制作标签、工资条、成绩单等。

Word2002以上的版本中新增了“邮件合并”任务窗格式的“邮件合并向导”,这让我们在使用“邮件合并”操作时更加方便和容易。本课程通过三个实际任务的解决步骤,详细介绍“邮件合并”功能的使用方法,学习完成后大家就可以按部就班地运用到自己的实际工作当中。

二、什么时候使用“邮件合并”

我们可以通过分析一些用“邮件合并”完成的任务,从而得到答案。比如最我们最常用的需要批量处理的信函、工资条等文档,它们通常都具备两个规律:

一是我们需要制作的数量比较大;

二是这些文档内容分为固定不变的内容和变化的内容,比如信封上的寄信人地址和邮政编码、信函中的落款等,这些都是固定不变的内容;而收信人的地址邮编等就属于变化的内容。其中变化的部分由数据表中含有标题行的数据记录表表示。

什么是含有标题行的数据记录表呢?通常是指这样的数据表:它由字段列和记录行构成,字段列规定该列存储的信息,每条记录行存储着一个对象的相应信息。比如图1就是这样的表,其中包含的字段为“客户姓名”、“服务帐号”等。接下来的每条记录,存储着每个客户的相应信息。

此主题相关图片如下:

三、邮件合并的三个基本过程

上面讨论了邮件合并的使用情况,现在我们了解一下邮件合并的基本过程。理解了这三个基本过程,就抓住了邮件合并的“纲”,以后就可以有条不紊地运用邮件合并功能解决实际任务了。

(一) 建立主文档

“主文档”就是前面提到的固定不变的主体内容,比如信封中的落款、信函中的对每个收信人都不变的内容等。使用邮件合并之前先建立主文档,是一个很好的习惯。一方面可以考查预计中的工作是否适合使用邮件合并,另一方面是主文档的建立,为数据源的建立或选择提供了标准和思路。

(二) 准备好数据源

数据源就是前面提到的含有标题行的数据记录表,其中包含着相关的字段和记录内容。数据源表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的联系人记录表。

在实际工作中,数据源通常是现成存在的,比如你要制作大量客户信封,多数情况下,客户信息可能早已被客户经理做成了Excel表格,其中含有制作信封需要的“姓名”、“地址”、“邮编”等字段。在这种情况下,你直接拿过来使用就可以了,而不必重新制作。也就是说,在准备自己建立之前要先考查一下,是否有现成的可用。

如果没有现成的则要根据主文档对数据源的要求建立,根据你的习惯使用Word、Excel、Access都可以,实际工作时,常常使用Excel制作。

(三) 把数据源合并到主文档中

前面两件事情都做好之后,就可以将数据源中的相应字段合并到主文档的固定内容之中了,表格中的记录行数,决定着主文件生成的份数。整个合并操作过程将利用“邮件合并向导”

进行,使用非常轻松容易。

四、实例详细剖析

明白了原理和使用过程之后,我们进入实际操作。这里我们提出三个实际任务:

如何根据已有的Excel客户资料表快速批量书写信函?

如何根据已有的Excel客户资料表快速批量制作信封?

如何根据已有的Access工资数据表快速批量制作工资条?

关于这三个例子我们都提供了主文档和数据源案例文件,利用案例操作将更容易理解和掌握邮件合并功能,具体开始之前请先下载案例文件:

点击浏览该文件

第一和第二个任务中我们提供的数据源是Excel表格,第三个任务提供Access表格,操作完成之后你会发现过程都是大同小异,使用非常简单。

(一) 制作大量信函

由于现在我们已经预先制作好了“信函(主文档)”和“信函和信封(数据源)”案例文件,所以接下来的操作,实际上就是邮件合并的第三个过程——“把数据源合并到主文档中”。在实际处理自己的工作时,主文档和数据源当然都会改变,到时参照提供的案例文件制作即可。

1. 启动Word2003(其他版本一样),打开主文档“信函(主文档)”案例文件,接下来的任务就把数据源中的“客户姓名”和“服务帐号”两个字段合并到主文档中。

2. 如果任务窗格没有显示,选择菜单“视图→任务窗格”命令显示它,然后单击它顶部右边的下拉按钮,在弹出的菜单中选择“邮件合并”命令,切换到“邮件合并“任务窗格(图2)。

图 2

3. 接下来,可以在邮件合并任务窗格中看到“邮件合并向导”的第一步:选择文档类型,这里我们采用默认的选择:“信函”(图3)。

图 3

4. 单击任务窗格下方的下一步:正在启动文档链接,进入“邮件合并向导”第二步:选择开始文档。由于我们当前的文档就是主文档,故采用默认选择:“使用当前文档”。

5. 单击任务窗格下方的下一步:选取收件人,进入“邮件合并向导”第三步:选择收件人。从这里可以看到,如果你还没创建数据源,则可以选择“键入新列表”单选框,然后单击“键入新列表”下方的“创建”链接,在弹出的“新建地址列表”对话框中进行创建。但是前面已经说过,为了提高效率,还是在之前就把数据源创建好。由于我们已经准备好了Excel格式的数据源,“信函和信封(数据源)”案例文件,于是我们单击“使用现有列表”区的“浏览”链接(图4),打开“选取数据源”对话框。

图 4

6. 通过该对话框定位到“信函和信封(数据源)”案例文件的存放位置,选中它后单击“打开”。由于该数据源是一个Excel格式的文件,接着弹出“选择表格”对话框,数据存放在Sheet1工作表中,于是在Sheet1被选中的情况下单击“确定”按钮(图5)。

5

7. 接着弹出“邮件合并收件人”对话框,可以在这里选择哪些记录要合并到主文档,默认状态是全选。这里保持默认状态,单击“确定”按钮(图6),返回Word编辑窗口。

图 6

8. 单击下一步:撰写信函链接,进入“邮件合并向导”的第四步:撰写信函。这个步骤是邮件合并的核心,因为在这里我们将完成把数据源中的恰当字段插入到主文档中的恰当位置。

9. 先选中主文档中的“[收信人姓名]”,接着单击任务窗格中的“其它项目”链接,打开“插入合并域”对话框,“数据库域”单选框被默认选中,“域(F):”下方的列表中出现了数据源表格中的字段。接下来我们选中“客户姓名”,单击“插入”按钮后,数据源中该字段就合并到了主文档中(图7)。

图7

10. 先关闭“插入合并域”对话框,然后选中“[服务帐号]”,用同样的方法把数据源中的“服务帐号”字段合并到主文档中,合并完成后效果如下面(图8)。

图8

11. 可以看到从数据源中插入的字段都被用“《》”符号扩起来,以便和文档中的普通内容相区别。

12. 检查确认之后,就可以单击下一步:预览信函链接,进入“邮件合并向导”第五步:预览信函。首先可以看到刚才主文档中的带有“《》”符号的字段,变成数据源表中的第一条记录中信息的具体内容,单击任务窗格中的“<<”或“>>”按钮可以浏览批量生成的其它信函(图9)。

图9

13. 浏览合并生成的信函通常是件很愉快的事,因为用传统方法做起来很麻烦的任务,已经被聪明的Word完成了。确认正确无误之后,单击下一步“完成合并”,就进入了“邮件合并向导”的最后一步“完成合并”。在这里单击“合并”区的“打印”链接就可以批量打印合并得到的10份信函了,为什么有10份信函呢?还记得这是因为数据源表格中的记录数只有10个的原因嘛?在弹出“合并到打印机”对话框中还可以指定打印的范围,这里我们采用默认选择“全部”(图10)。

图10

14. 如果你的电脑上装了打印机和打印纸,单击“确定”按钮,弹出“打印”对话框,再单击一次“确定”。一会儿之后,10份专业的信函就出现在你面前了。

现在使用邮件合并制作大量信函的任务就初步完成了,可能有的朋友会问,如果我不想把信函打印出来,而是想直接发Email给这些客户,该怎么操作啊?是的,随着网络的普及E mail早已被大多数企业所接受,所以有这个想法非产不错,实现起来也很简单。

请返回本操作过程的Step3,也就是“邮件合并向导”的第一步,如图3所示。在“选择文档类型”区选中“电子邮件”单选框就可以了,后面的操作完全一致。不过有两点要注意:一是数据源表格中必须包含“电子信箱”字段,二是“邮件合并向导”的第六步完成合并中,“合并”区出现的是“电子邮件”链接,单击它后,打开“合并到电子邮件”对话框,单击“收件人”框的下拉箭头,在弹出的列表中显示了数据源表格中的所有字段,我们选择“电子信箱”字段,这就让Word知道把信往那里发。

然后在“主题行”框内输入电子邮件的主题,如“时代公司服务信函”,同前面一样在这里也可以指定电子邮件的范围。最后,单击“确定”按钮(图11),Word就启动Outlook进行发送邮件的操作了,同时要注意你的Outlook要能正常工作才能最终完成任务哦。

图11

(二) 制作大量信封

完成信函的制作之后我们开始批量制作信封。之所以介绍制作信封,而不做贴在信封上的那种信签条,是因为一方面精心制作好信封能给客户更专业和深刻的印象,另一方面信签条的制作方法和最后介绍的制作大量的工资条类似,完全可以仿照操作。

显然,信封的制作也要经历“邮件合并向导”的六个步骤,有了前面的基础,下面的学习将更加轻松。不过也不应该掉以轻心,这个任务只提供了数据源,并没有提供主文档,我们将把重点放在主文档的制作与修饰上。

1. 启动Word2003,进入主界面后新建一个空白文档,并打开“邮件合并”任务窗格。在“邮件合并向导”的第一步:选择文档类型中,选中“信封”单选框。

2. 进入第二步:选择开始文档。这里我们要设定信封的类型和尺寸。单击“更改文档版式”区的“信封选项”链接,打开“信封选项”对话框,单击“信封尺寸”框的下拉箭头,在弹出的列表中选择一种信封类型。这里我们以使用较普遍的标准小信封(规格为110mm×220mm)的尺寸为例。于是选择普通5选项(图12)。单击“确定”后返回Word编辑窗口,可以看到页面已经根据信封的规格改变(在“页面视图”下查看)。

说明:如果“信封尺寸”框的下拉列表中没有符合你要求的信封规格,则选择最后一项自定义信封的尺寸。

图12

3. 下面我们将输入信封中的固定内容,即发信人的信息。将插入点定位于信封下方的文本框中,输入发信人的信息,如下图(图13)。

图13

4. 然后拖动文本框到信封右下角恰当位置,以便符合信封的布局规定。为了让这些信息看起来更加美观,可以对它们进行修饰。选中公司名称“上海时代日用品公司”,设置字体为“楷体”,对其方式为“居中对齐”,选中地址和邮编,设置对齐方式为“分散对齐”,稍加修饰后可以得到比较专业的外观(图14)。到这里为此,我们算是完成了主文档的制作。

图14

5. 接下来的工作,就进入把数据源中的字段合并到主文档中的过程了。本任务使用的数据源和任务1相同,如果你够仔细的话,应该已经发现,任务1的数据源中就含有制作信封所需要的“收信人姓名”、“地址和邮编”这些字段的信息。

6. 进入第三步:选取收件人。单击“使用现有列表”区的“浏览”链接,用和任务一相同的方法打开Excel格式的数据源“信函和信封(数据源)”文件。

7. 进入第四步:选取信封。在这里我们将完成把数据源中的字段合并到主文档中的操作。把插入点定位于信封左上角安置邮编的位置,单击“其它项目”链接,打开“插入合并域”对话框,在“域(F)”下方的框中选择“邮编”,再单击“插入”按钮,于是“邮编”字段被合并到主文档中。用同样的方法把“地址”字段插入到“邮编”的下方(图15),“客户姓名”插入到位于信封正中的文本框中。

图15

8. 插入操作完成后关闭“插入合并域”对话框,返回Word编辑窗口,调整存放“客户姓名”字段的文本框的大小和位置,设置“客户姓名”字段的对齐方式为“居中对齐”(图16)。

图16

9. 进入第五步:预览信封。在这里可以先浏览一下信封的效果。也许此时信封的外观并不能让你满意,因为收信人的邮编和地址都凑在一起,客户姓名字体不够醒目等等。为了让信封的外观更加悦目,下面再来进行一番修饰。

10. 先选中邮政编码所在的段落,选择菜单“格式→字体段落”,在打开的“字体”对话框中,设置为“宋体、三号、加粗”,选择“字符间距”选项卡,设置“间距为加宽,磅值为18磅”,设置完成后单击“确定”(图17)。

图17

11. 然后选中地址所在段落,用同样的方法打开“字体”对话框,设置为“黑体、三号、间距:加宽,18磅”,设置完成后单击“确定”。

12. 在“客户姓名”后输入一个空格和“收”字,然后选中它们,设置对齐方式为“居中对齐”,打开“字体”对话框,设置为“华文行楷、小一、间距:加宽,5磅”,设置完成后单击“确定”,现在再来看看信封的外观,是不是更加美观呢?(图18)

图18

13. 浏览满意之后,就进入第六步:完成合并。单击“合并”区的“打印”链接,打开“合并到打印机”对话框,在这里可以设定打印的范围,我们保持默认选择“全部”(图19),单击“确定”按钮后弹出“打印”对话框,再单击“确定”按钮可以开始打印。

图19

14. 如果这些信封以后还会用到,则可以把合并结果保存一个新的文档,以便重复使用。

15. 在第六步:合并完成的任务窗格中,单击“编辑个人信封”链接,打开“合并到新文档”对话框,保持默认选择“全部”,单击“确定”后,得到一个名称为“信封1”的新文档,设置显示的比例为50%,可以在编辑窗口内看到合并生成的所有信封(图20)。

此主题相关图片如下:

图 20

16. 接下来为“信封1”新文档取一个恰当的名称,如

“客户信封”,保存在恰当的位置即可,以后需要重新制作这些信封时,打印这个文档即可。

(三) 制作大量的工资条

已经运用邮件合并完成了两个任务,大家应该对这个强大的功能比较了解了。那么是否还有必要继续操练任务三呢?回答是肯定的,一是因为任务三的完成过程代表了一系列任务,比如制作大量的成绩条、信签条等的完整方法;二是在任务三中我们将学习使用“邮件合并”工具栏,熟练使用“邮件合并”工具栏可以提高操作的效率。

本任务提供了主文档和数据源案例文件,进入具体操练之前,请先去下载好。主文档是一个工资条表格,数据源是一个Access格式的记录表。大家将会在操练中体会到Excel格式数据源和Access的在使用方法上几乎没什么区别,操作都很简单。

1. 打开主文档“工资条(主文档)”案例文件,可以看到,这是一个制作好的工资条表格,和前两个任务一样,在后面的过程中,我们要通过“邮件合并”向导把数据源中的的字段信息合并进来。

2. 打开“邮件合并”任务窗格,进入“邮件合并向导”第一步:选择文档类型,我们采用默认选择“信函”。

3. 进入第二步:选择开始文档。由于当前文档就是主文档,故采用默认选择“使用当前文档”。

4. 进入第三步:选取收件人。在这里我们要告诉Word数据源在哪里。单击“使用现有列表”区的“浏览”按钮,用同前面任务相同的方法,通过“选择数据源”对话框,定位至Access格式数据源的存放位置,选中并打开它。

5. 接着弹出“邮件合并收件人”对话框,这和前面两个任务的情形是类似的,在这里可以指定参与邮件合并的记录,我们保持默认选择“全部”,并单击“确定”按钮返回Word编辑窗口。

6. 进入第四步:撰写信函。在这里我们通过“邮件合并”工具栏操作。如果你的“邮件合并”工具栏没有显示,请选择菜单“视图→工具栏→邮件合并”命令,以显示它(图21)。

此主题相关图片如下:

图21

7. 将插入点定位于表格的第二行第一格内,单击“邮件合并”工具栏上“插入Word域”左边的“插入域”按钮,打开“插入合并域”对话框,选中“域(F)”下方列表框中的“序号”字段,并单击“插入”按钮,即可把“序号”字段合并到主文档中(图22)。

图22

8. 用同样的方法把其余字段插入到主文档表格中对应的位置,完成后效果如下图(图2 3)。

图23

9. 进入第五步:预览信函。在这里我们可以浏览一下工资条的大致效果,还可以调整“姓名”表格的宽度,让姓名在一行内显示。然后选中“姓名”后的表格区域,单击鼠标右键在弹出的菜单中选择“平均分布各列”(图24),让这些列具有相同的宽度,这会使制作完成的工资条更加美观。

图24

10. 如果我们就这样进入“邮件合并向导”的第六步,开始执行打印操作的话,那么将出现一页纸只能打印一个工资条的情况,这样好像太浪费了。下面我们进行一些操作,使得一张纸上可以打印几个工资条,以便充分利用资源。

11. 选中整个工资条表格,并执行复制命令,然后在原表格下方空一行后执行粘贴命令。这样就得到了两个工资条了。根据页面的大小重复上面的操作。笔者的操练过程中一页纸上容纳了七个。

12. 接着你会发现这七个工资条记录数据全都是一样的,该怎么处理呢?非常简单,只要利用“邮件合并”工具栏上的一个命令就可以了。我们先把插入点定位于主文档中第一和第二个表格之间的空行处,单击“邮件合并”工具栏上的“插入Word域”按钮,在弹出的菜单中选择“下一记录”命令(图25),你会发现第二个表格中的数据变成了数据源中第二条记录的数据。接着把插入点定位于第二和第三个表格之间的空行执行上述的操作,后面的表格以此类推处理。

图25 13. 全部完成后效果与下图类似(图26)。

图26

14. 浏览满意之后就可以进入第六步:完成合并。然后把工资条打印出来,制作完成。

五、总结

本课程在对“邮件合并”使用原理和基本过程分析的基础上,通过三个典型任务的解决,全面介绍了“邮件合并”功能在实际工作中的应用方法。

Word中邮件合并的妙用

Word中邮件合并的妙用 减小字体增大字体作者:李静来源:中国电脑教育报发布时间:2003-8-12 3:15:21 现在很多公司的工资都是背对背不公开的,但是把工资条打印出来一份一份地发太费事。不用急,用Word的“邮件合并”轻松搞定。 第一步:建立数据库 新建一个Excel电子表格,将每个职工的工资结构输入表格(注意不要省略表格中的标题行,以免邮件合并时找不到合并域名),保存名为“x月工资.xls”后即可关闭以备后用。 第二步:建立成绩单表格 新建一个Word文档,画好表格填好项目,并保存为“x月工资.doc”。 第三步:邮件合并 1. 在刚建立的“x月工资.doc”文档中,选择菜单栏的“工具/邮件合并”,则出现“邮件合并帮助器”对话框(如图1)。

2. 在“邮件合并帮助器”对话框中点击“创建”下拉按钮,选择“分类(C)…”,再在出现的对话框中点击“活动窗口(A)”按钮。 3. 在“邮件合并帮助器”对话框中点击“获取数据(G)”下拉按钮,选择“打开数据源(O)…”,在出现打开文件对话框中打开刚保存的Excel电子表格“X月工资.xls”,点击“确定”并在弹出的对话框中点击“编辑主文档(M)”,这时你会发现在工具栏中多了一栏邮件合并工具栏(如图2)。 4. 把光标置于要插入相应项目的位置,点击“插入合并域”下拉菜单(下拉菜单中的相应选项与“x月工资.xls”表格中的标题行是一一对应的),然后单击下拉菜单中的相应选项,直至操作完毕(如图3)。

5. 最后点击“合并至新文档”按钮,你会收到意想不到的效果——每位员工的工资记录都成了一个新文档,试试吧! 以上方法同样可适用于老师给学生做成绩单、领导给下属反馈个人信息等等,这样既保密又方便。 用Word“邮件合并”制作奖励证书 河北省围场县中小学教研室黄瑞山 学校经常组织各种竞赛活动,活动中总是把评比数据整理在Excel之中,然后根据评比的结果设立奖励等次,最后再用Word录入编辑成奖励证书,这种传统的做法效率很低且容易出错。其实我们可以使用Word中的邮件合并功能来与Excel进行数据交换,自动完成编辑任务。 一、创建通知单文档 按常规方法在Word中创建奖励证书文档,按证书的大小进行“页面设置”,根据证书的内容进行文字编辑,其中,姓名、文章题目、奖励等次空着不填,如图1所示。

(完整word版)邮件合并教案设计

“邮件合并”教学设计 “邮件合并”是Word的一项高级应用功能,是办公自动化人员应该掌握的基本技术之一,它能让我们批量的生成需要的文档,从而从繁乱的重复劳动中解脱出来,提高效率。【教学目的】: 本节课不仅指导学生学会邮件合并的操作方法,重要的是必须让学生知道“邮件合并”的使用情况;在课堂上培养学生寻求解决问题的方法。 1. 了解“邮件合并”的作用和使用情况; 知识目标:2. 掌握“主文档”、“数据文档”、“合并文件”三者之间的关系; 3. 掌握邮件合并的方法及步骤; 能力目标:在教师的指导下学会使用“邮件合并”的四步曲:建立主文档、连接数据文件、插入合并域、执行邮件合并 情感目标:通过“邮件合并”的学习,渗透效率意识 【教学重点】:利用邮件合并向导或运用邮件合并工具栏,完成邮件合并的四步操作【教学难点】:邮件合并的含义及“主文档”、“数据文档”、“合并文件”三者之间的关系;【教学方法】: 先通过故事情景来提出问题,然后讨论解决问题的方法,再一步一步循循善诱地引导他们利用合理的技术来解决问题,然后归纳出邮件合并的含义和操作规律,最后通过实践操作提高操作能力。 【教学课时】:1课时(45分钟) 【教学过程】:[新课导入] 创设情景,激活兴趣 [讲授与演示] 师生同行,讲授及演示

[课堂小结] 课堂小结,理清思路 课 堂 小 结 环节一:搞清邮件合并的含义 环节二:搞清邮件合并中“主文档”、“数据表”、“合并文档”的关系 一个是主文档,固定不变的内容。 另一个是数据源文件,它含有主文档中的变动信息。该类文件可以是WORD 及word 表格,也可以是文本文件、Excel 工作表、数据库文件等。 环节三:邮件合并的操作规律 [课堂练习]根椐老师所讲内容请同学进行课堂练习,“邀请函”的制作。 [作业布置]请完成录取通知书的制作。(上机操作) [板书设计]邮件合并 一、 制作主文档 二、 制作数据表 三、 插入合并域 四、 执行合并 ① 制作主文档 ② 制作数据表 ③ 插入合并域 ④ 执行合并 选取数据源 插入合并域

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邮件合并图文教程 在日常的办公过程中,我们可能有很多数据表,同时又需要根据这些数据信息制作出大量信函、信封或者是工资条。面对如此繁杂的数据,难道我们只能一个一个地复制粘贴吗?能保证过程中不出错吗? 其实,借助Word提供的一项功能强大的数据管理功能——“邮件合并”,我们完全可以轻松、准确、快速地完成这些任务。这里我们特别组织了这个的专题,详细讲解“邮件合并”以及具体用法,同时以实例剖析的方式帮助大家快速上手。 一、什么是“邮件合并” 什么是“邮件合并”呢?为什么要在“合并”前加上“邮件”一词呢? 其实“邮件合并”这个名称最初是在批量处理“邮件文档”时提出的。具体地说就是在邮件文档(主文档)的固定内容中,合并与发送信息相关的一组通信资料(数据源:如Excel表、Access 数据表等),从而批量生成需要的邮件文档,因此大大提高工作的效率,“邮件合并”因此而得名。 显然,“邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外,一样可以轻松地批量制作标签、工资条、成绩单等。 Word2002以上的版本中新增了“邮件合并”任务窗格式的“邮件合并向导”,这让我们在使用“邮件合并”操作时更加方便和容易。本课程通过三个实际任务的解决步骤,详细介绍“邮件合并”功能的使用方法,学习完成后大家就可以按部就班地运用到自己的实际工作当中。 二、什么时候使用“邮件合并” 我们可以通过分析一些用“邮件合并”完成的任务,从而得到答案。比如最我们最常用的需要批量处理的信函、工资条等文档,它们通常都具备两个规律: 一是我们需要制作的数量比较大; 二是这些文档内容分为固定不变的内容和变化的内容,比如信封上的寄信人地址和邮政编码、信函中的落款等,这些都是固定不变的内容;而收信人的地址邮编等就属于变化的内容。其中变化的部分由数据表中含有标题行的数据记录表表示。 什么是含有标题行的数据记录表呢?通常是指这样的数据表:它由字段列和记录行构成,字段列规定该列存储的信息,每条记录行存储着一个对象的相应信息。比如图1就是这样的表,其中包含的字段为“客户姓名”、“服务帐号”等。接下来的每条记录,存储着每个客户的相应信息。 此主题相关图片如下: 三、邮件合并的三个基本过程

word2003邮件合并方法

妙用Word邮件合并打印成绩通知单笔者的学校一直使用CSC校长办公系统,其运算功能十分强大,不到一分钟就可将一千多学生的成绩汇总、排名,尤其是排名功能,可以排出每个学生的总分及各科成绩在班上和全年级的名次。不足的是,它的打印功能不太强大,学生的成绩通知单只能打印成一行,因此很长,必须用8K纸,这样就只能用针式打印机打印。打完一个学生的成绩后就要强行换纸,也就是每页纸只能打一个学生的成绩。每次要花费近2000张纸,整个打印过程要花20多个小时,中途还不能断电或死机。针对这种情况,笔者想出了个好办法。 首先将CSC校长办公系统的数据输出转为Excel文件,如“高一.xls”、“高二文科.xls”、“高二理科.xls”等,接着使用Word2000的“邮件合并”功能把数据调入到Word文档中,这样就便于排版和打印了。 第一步,在Word2000中制作成绩通知单基本式样。使用A4纸,尽量缩小页边距,先做出一个通知单表格,为使每个年级都能使用,共设置了九个学科的成绩表格。为了方便裁剪,在通知单的最后一行输入两个“+”号并设为分散对齐。调整表格大小,目的是使每页纸能排放四个学生的成绩通知单。最后将文档存为“成绩单_基本式样.doc”(图1)。

第二步,进行邮件合并。打开“成绩单_基本式样.doc”,另存为“成绩单_基本式样_高二文科.doc”(以高二文科为例,下同)。选择“工具—邮件合并”,出现对话框。合并分三步进行: ⒈“创建”→“分类”→“活动窗口”; ⒉“获取数据”→“打开数据源”→选择文件“高二文科.xls”; ⒊“合并”→“编辑主文档”。 合并成功后,在Word界面会出现一个邮件合并的工具条,此时,“成绩单_基本式样_高二文科.doc”与“高二文科.xls”两个文件关联在一起了。 第三步,在成绩通知单表格中调入数据。在表格中,点击“插入合并域”(图2),在出现的域列表中选择对应的项目,依次进行。

浅谈Word邮件合并功能快速应用和注意事项

浅谈Word邮件合并功能快速应用和注意事项[摘要] Word和Excel是大家常用的办公软件,尤其是Excel,利用公式和复 制功能,统计和输入数据非常快捷,可是受到网格界面的限制,不能像Word一样文字和数据可随意编排。能不能让两者的优点合二为一呢?下面就来介绍下Word的高级功能之一邮件合并。 [关键词] 邮件合并数据源主文档Word域 邮件合并功能的主旨是利用外部的数据来源(如Excel电子表格、数据库等),在Word文档中自动生成可以自定义格式并能重复使用的专业型文档,以满足打印和显示的需要。但由于此功能操作步骤过多,在细节上容易出现问题,初学者较难掌握。特总结一套快速可行的方法,现在以Excel数据源为例,演示一下实现过程。 1.实现过程(演示软件版本为Office 2003) 1.1新建一个Word文档,打开邮件合并工具栏。操作如下:依次单击Word 菜单栏“视图(V)”→“工具栏(T)” →“邮件合并” (操作完成后,看到显示“插入Word域”字样的工具栏,即为邮件合并工具栏) 。 1.2选择Excel数据源。单击邮件合并工具栏上“打开数据源”按钮,在弹出的”选取数据源”对话框中找出需要合并的Excel数据源,并单击“打开(O)”按钮。选择Excel数据源后,因为一个Excel文档内通常有多个工作表(如:Sheet1)。接着在弹出的“选择表格”对话框中选择具体使用的表,并单击“确定”按钮。 1.3设计主文档样式。完成Excel数据源选择操作后,我们发现邮件合并工具栏上原来不能用的灰色按钮,现在都能启用了。现在可根据需要,在当前空白的Word文档中设计一个打印或显示的文档样式。文档样式应以美观实用为原则。为了方便排版,可先建立一个多行多列的表格,然后在第一个单元格内进行设计。 1.4插入Excel数据源。设计好文档后,将光标移到需要插入数据的空白位置,单击邮件合并工具栏上“插入域”按钮,在弹出的“插入合并域”对话框中,选择相对应的列名并单击“插入(I)”按钮。此刻完成了单个列名数据的插入操作,相应的位置会显示《列名》字样。然后重复步骤依次完成全部列名数据的插入操作。 1.5插入下一记录的Word域。将光标移动到当前设计文档的尾部,单击邮件合并工具栏“插入Word域▼”按钮,→“下一记录(N)”,完成后相应的位置显示《Next Record》字样。现在单个模板设计已完成,为了节约纸张,我们将这段文字复制满整个页面。注意页面末行最后一格的模板内容,需将下一记录的Word域代码删除(即将《Next Record》字样删除),否则会出现新生成的下一页跳过一条记录,即少打一个。

邮件群发之“word邮件合并”方法

邮件群发之“Word邮件合并法” 想要做好邮件群发,一定要先做好2个准备工作! 第一:首先要先收集好客户准确邮箱,用Esxel表格保存,建议按“客户类别”分类收集,比如“合作客户,跟进客户等等”且抬头是“姓名,公司名称,邮箱”(这个是邮件发送的根本,没有表格或者表格没有注明抬头内容,是无法完成Word邮件合并的) 第二:就是邮件素材的收集(外贸圈,和公司邮件的分类,新闻……)

当有了以上2个准备后,我们就可以开始邮件群发了! 步骤如下: 第一:把找到的素材复制到Word上 第二:点击Word上的“邮件”选择“邮件合并”再点击“电子邮件” 第三:然后点击“选择收件人”中的“使用现有列表”(这个现有列表就是我们最开始说的收集客户邮箱的Esxel表格了)

第四:如图弹出窗口,在弹出的页面窗口上去找到保存客户邮箱的Esxel表格的位置 第五:点击找到exsel表格后在弹出的窗口上选择你这次所以发送的客户类别,然后点击“确认”

第六:如果你想在该“客户分类”中选择几个人发送或者不想发送给那几个客户,可点击“编辑收件人列表”在“列表中选择你要发的客户”(如果没有这需求可以跳过这个步骤) 第七:你还可以选择收件人的地址块,作用是Word会在发送邮件的时候自动替换成你列表中该客户人邮件地址!(发中国客户的公司,如果没有强制要求是没有必要用这个步骤的,建议可以直接跳过)

第八:如果你还想在邮件当中插入问候语可以点击“问候语”(默认是英文的,建议在写内容前我们可以自己输入个性华的问候语,显得更有贴切)(没有特定要求的伙伴此步骤也可以跳过)

word邮件合并功能使用简介

Word2003邮件合并功能使用简介现以教师继教考核登记表为模板介绍邮件合并功能的使用,批量生成全校教师的继教考核登记表。 首先找办公室主任要一个全校教师信息模板(每个学校办公室应该都有这个表),此信息表内包括教师的个人信息比较全面,根据继教核登记表上的填写需求,我们保留需要的内容,包括姓名、性别、出生年月、学历、学位、专业、职称资格名称和职称级别,其余整列删除。根据继教考核登记表的填写要求,还差职称专业名称,此项留空白打印出纸档通知老师们自己过来补充完整,顺便核对其它信息是否有误,并签名确认。(不过来核对的那就自行完成继教考核登记表的填写和打印)。 待全部老师完善了职称专业名称后,将信息输入表格。(如下图) 个人信息已经完整,接下来,把教师2016-2017的学时信息补充进来。分别为师德10学时,公需科目28学时,其它各级培训学时数=规范总学时-师德-公需。校本研修、集体备课等为灵活学时数。

现在打开9月份已经上交给教培中心的学时登记表。获取我们还需要的两栏数据。(如下图) 打开学时登记汇总表,你会发现表格的每一行的姓名和上图是对不上的(例如:上图第一行为代幼琳的信息,而下图第一行是许梦瑶的学时) 这时就不能简单的把学时表的两列信息复制,再粘贴到上图表格中,这样会导致学时的张冠李戴。 那么我们要用到一个查找引用函数vlookup。(如图) Vlookup的使用可以问百度。

现在Excel表格信息现在已经全部完整了(如图) 接下来,打开《专业技术人员继续教育考核登记表》,要填写项全部留作空白。 (1)在菜单栏点“工具”——“信函与邮件”——“邮件合并”,右边会弹出步骤引导提示。(如下图) (2)点击右下角的“下一步”,跳至下图:

提高办公效率 WORD邮件合并技巧4则

邮件合并是Word的一项高级功能,是办公自动化人员应该掌握的基本技术之一。但是大多数书上对邮件合并的介绍都很简单,如果按照书的上介绍去做,合并打印出的邮件并不能完全令人满意。教你几个邮件合并技巧,希望能帮你提高办公效率。 word教程 1.用一页纸打印多个邮件 利用Word邮件合并可以批量处理和打印邮件,很多情况下我们的邮件很短,只占几行的空间,但是,打印时也要用整页纸,导致打印速度慢,并且浪费纸张。造成这种结果的原因是每个邮件之间都有一个分节符,使下一个邮件被指定到另一页。怎样才能用一页纸上打印多个短小邮件呢?其实很简单,先将数据和文档合并到新建文档,再把新建文档中的分节符(^b)全部替换成人工换行符(^l)(注意此处是小写英语字母l,不是数字1)。具体做法是利用Word的查找和替换命令,在查找和替换对话框的查找内容框内输入 ^b,在替换为框内输入^l,单击全部替换,此后打印就可在一页纸上印出多个邮件来。 2.一次合并出内容不同的邮件 有时我们需要给不同的收件人发去内容大体一致,但是有些地方有区别的邮件。如寄给家长的学生成绩报告单,它根据学生总分不同,在不同的报告单中写上不同的内容,总分超过290分的学生,在报告单的最后写上被评为学习标兵,而对其它的学生,报告单中则没有这一句。怎样用同一个主文档和数据源合并出不同的邮件?这时就要用到插入Word域。在邮件中需出现不同文字的地方插入插入Word域中的ifthenelse(I)。以学生成绩报告单为例,具体做法是将插入点定位到主文档正文末尾,单击邮件合并工具栏中插入Word域,选择下级菜单中的 ifthenelse(I),在出现的对话框中填入,单击确定按钮。 有时可根据需要在两个文字框中写入不同的语句。这样就可以用一个主文档和一个数据源合并出不同内容的邮件来。 3.共享各种数据源 邮件合并除可以使用由Word创建的数据源之外,可以利用的数据非常多,像Excel工作簿、Access数据库、Query文件、Foxpro文件内容都可以作为邮件合并的数据源。只要有这些文件存在,邮件合并时就不需要再创建新的数据源,直接打开这些数据源使用即可。需要注意的是:在使用Excel 工作簿时,必须保证数据文件是数据库格式,即第一行必须是字段名,数据行中间不能有空行等。这样可以使不同的数据共享,避免重复劳动,提高办公效率。 4.筛选与排序 用邮件合并帮助器中的查询选项,可以筛选记录有选择地进行合并,也可以在合并的同时对记录进行某种排序。工作时记住它们,可以提高你的办公效率。

Word2007邮件合并功能

微软OFFICE WORD系统中的邮件合并功能,是很多熟练使用WORD的朋友比较喜欢的一种实用工具,它不仅可以批量制作各种文档,还可以制作批量带图片的文档,当然,带图片的要比不带图片的麻烦一些。而笔者使用了2003和2007,比较发现2007比2003更为实用,当然中间也有小的BUG,下面笔者就将近来自己制作单位打印机档案的过程以图解的方式写出来,以供大家共同学习研究,希望通过这篇文章帮助需要这方面信息的朋友们,简化繁杂的工作,为简便的工作。 1、首先我们以EXCEL2007建立一个EXCEL文档,建立上你需要的“字段”,如下图,我建立了“ID、PringIMG、品牌、型号......”等需要的字段,其中:"PringIMG"字段为图片所以的路径,这里特别提醒,图片的路径中需要使用如下的格式:“D:\\信息档案 \\PrintIMG\\1600KIII.JPG”这里的“\”路径符号,必须使用“\\”这种格式,而路径,以你的实际路径为准,这里显示的是我的例文使用的路径。如果路径中的“\”不变更成“\\”,那么将会出错,这一点很重要。建立好EXCEL文档后,在这些字段中输入相应的信息,以备显示使用。如下图: 注意:在EXCEL数据源中,第一行被默认当作字段名称,所以我们在建立EXCEL表时,必须保证符合这个要求,不然在我们接下来建立WORD和EXCEL表格之间的链接时会出错。

2、使用MS WORD2007建立一个新文档,或者打开你已经建立好的文档,这个文档就是你未来输出打印时需要的样子,也就是你要打印的文档的模板,而全部EXCEL数据表中的数据,将通过套用这个模板实施打印。以得到你需要的效果,具体模板的样子,你可以根据自己的需要制作,这个部份不单独讲解,因为WORD文档制作大家都会,所以我直接进入本文的重点,在大家建立好的文档中应用“邮件合并”功能,实现图文输出。 当我们建立好WORD2007文档后,我们就可以建立“邮件合并”了,在WORD2007中,已经把“邮件合并”功能单独提到了菜单中,可见微软是多么重视这个功能,也看得出使用者对这个功能的喜好程度。 我们单击菜单栏上的“邮件”标签,进入“邮件合并”子菜单,如下图,这时我们需要做的是先建立WORD2007文档与EXCEL2007文档(就是我们开始时建立的EXCEL文档)中间的数据链接关系。

word邮件合并的高级应用

Word邮件合并技巧 “邮件合并”是Word的一项高级功能,是办公自动化人员应该掌握的基本技术之一。但是大多数书上对“邮件合并”的介绍都很简单,如果按照书的上介绍去做,合并打印出的邮件并不能完全令人满意。教你几个邮件合并技巧,希望能帮你提高办公效率。 1.用一页纸打印多个邮件 利用Word“邮件合并”可以批量处理和打印邮件,很多情况下我们的邮件很短,只占几行的空间,但是,打印时也要用整页纸,导致打印速度慢,并且浪费纸张。造成这种结果的原因是每个邮件之间都有一个“分节符”,使下一个邮件被指定到另一页。怎样才能用一页纸上打印多个短小邮件呢?其实很简单,先将数据和文档合并到新建文档,再把新建文档中的分节符(^b)全部替换成人工换行符(^l)(注意此处是小写英语字母l,不是数字1)。具体做法是利用Word 的查找和替换命令,在查找和替换对话框的“查找内容”框内输入“^b”,在“替换为”框内输入“^l”,单击“全部替换”,此后打印就可在一页纸上印出多个邮件来。 2.一次合并出内容不同的邮件 有时我们需要给不同的收件人发去内容大体一致,但是有些地方有区别的邮件。如寄给家长的“学生成绩报告单”,它根据学生总分不同,在不同的报告单中写上不同的内容,总分超过290分的学生,在报告单的最后写上“被评为学习标兵”,而对其它的学生,报告单中则没有这一句。怎样用同一个主文档和数据源合并出不同的邮件?这时就要用到“插入Word域”。在邮件中需出现不同文字的地方插入“插入Word域”中的“if…then…else(I)…”。以“学生成绩报告单”为例,具体做法是将插入点定位到主文档正文末尾,单击邮件合并工具栏中“插入Word域”,选择下级菜单中的“if…then…else(I)…”,在出现的对话框中填入,单击“确定”按钮。 有时可根据需要在两个文字框中写入不同的语句。这样就可以用一个主文档和一个数据源合并出不同内容的邮件来。 3.共享各种数据源

C# 实现多种Word邮件合并功能

C# 实现多种Word邮件合并功能 在处理Word文档的工作中经常会遇见这样一种情况:文件的主要内容和格式大体相同,只是需要填充的数据不同。如果一个一个填写数据的话会非常麻烦,而且很耗时间。这时候我们就可以灵活运用Word邮件合并功能来快速实现这一操作。这里将介绍如何使用C#和Word组件Spire.Doc实现一些常用的Word文档邮件合并功能。 Spire.Doc组件概述 Spire.Doc是一款专门对 Word 文档进行操作的 .NET类库,用于在.NET应用程序中创建、编辑、打印和转换Word文档,并且无需安装Microsoft Word。它支持几乎所有的 Word 文档元素,主要包括页面、节、页眉、页脚、脚注、尾注、段落、项目符号和编号、表格、文本、域、超链接、书签、注释、图片、样式、背景设置、打印功能、文档设置和文档保护。同时,也支持形状、文本框、图片、OLE 对象和内容控件。 1. 创建邮件合并模板文档 1.1. Microsoft Word创建邮件合并模板文档 我们知道,执行邮件合并前需要先根据需求创建带有合并域的模板文档。下图展示了如何在Microsoft Word中插入合并域(MergeField)到Word文档。 1.2. Spire.Doc创建邮件合并模板文档 在Spire.Doc中,我们可以通过Paragraph对象调用AppendField (string fieldName, FieldType fieldType)方法插入合并域到Word文档。 //创建Word文档 Document document = new Document();

Word与Excel结合使用——邮件合并的教学

Word与Excel结合使用——邮件合并的教学在学校工作,难免会遇到各种证书打印。有很多证书是同类的,比如运动会的奖证,三好学生等等。这不2007年的全县三教征文结果出来了,一看550人的庞大队伍,这要是写或者人工排版,不定要划好长时间,对我这样的懒人来说宁肯划一天时间来研究一下偷懒的办法来完成半天的工作的,好在这次划的时间并没那么久,欣喜之余拿出来分享一下! 设计思路:建立两个文件一个Excel电子表格存放姓名和获奖等次等信息,一个WORD文件作为证书样版调用电子表格中的姓名和获奖信息,保持打印的格式一致! 采用的方法:WORD的邮件合并功能 实施步骤: 1、创建电子表格,因为我的电子表格是从长阳教育网下载的结果公示,已包含了获奖者的姓名、论文题目以及获奖等次等信息,因为要调用,标题以及不规范的非获奖记录行都要删除整理一下如图所示。 以上只列出了Sheet1工作表部分名单,在整理过程中要删除空白行或无意义的行,以免出错!以上文件整理好以后以book1为名保存到桌面备用。

2、打开WORD2003文字处理软件(2000版可能有所不一样),在“工具”菜单中选择----“信函与邮件”菜单----“邮件合并” 3、出现邮件合并向导:

选择右边向导中的“信函”复选框,下一步“正在启动文档”----默认的“当前文档”----下一步“选取候选人”----默认“使用现有列表”----下一步:“撰写信件”,到这里一直是下一步,到了这里,要选取数据源了,出来一个浏览窗口。

找到桌面上这个备用的电子表格文件,“打开”: 因为我们整理的数据在工作表1中,所以就选择第一个表: 选择表1所,我们要打印的数据出来了,“全选”后确定。这个数据表就可以使用了,下面接着讲如何安排这些数据到WORD中。 4、设计WROD中的格式:

WORD2010下利用邮件合并功能制作标签

WORD2010下利用邮件合并功能制作标签单位土壤化验需要制作土样袋标签,数量很多,每张标签里记载着该土样的相关信息。这些信息在土样采集里已经汇总成为一个EXCEL电子表格。 要将数百条的记录信息逐一填写到土样标签里,不仅效率低而且容易出错,手写还不美观。如果用WORD里的邮件合并功能就能大提高效率。具体做法如下: 1、先用WORD编辑一个标签表格。 打开WORD,在“页面布局”里将页“边距”设成1厘米,在“页面布局里”点选“分栏”,选“两栏”(因为标签较短需要分栏打印)。编辑好标签表格。 2、链接数据源。 完成标签表格后点选“邮件”,“开始邮件合并”,。 点“选择收件人”下的“使用现有列表”,出现选择数据源菜单,即选择 已经编辑好的信息汇总表。即完成了数据源的链接。信息汇总表最好和WORD 文档在一个文件夹下,以便于寻找。 将鼠标指针放在标签的样品编码一栏里点击插入合并域,选择相应的项 目;再将指针移到下一空栏进行相似操作,直到完成。

3、在这里经纬度两栏里需要将小数保留5 位,在北纬一栏里点击右键,出 现菜单,选择“切换域代码”,在里面输入:\#”0.00000”,再点切换域代码,即 可关闭显示。经度也要进行相同的操作,不进行这步的设置,合并后出来的小数 有好多位,很关键哟! 每个标签后面设一条虚线当裁切线。复制成8 张的模板。再在第二张标签的 标题后面点击“邮件—规则—下一条记录”,这样做是为了每个标签都是一条新的 记录,否则是相同的内容。 此时,可以点击预览结果,查看效果。 4、最后一步:点击“完成并合并”,选“编辑单个文件”,一般可选“全部”或者只选部分,即可生成要打印的标签文件了。

word邮件合并,两个表格

竭诚为您提供优质文档/双击可除word邮件合并,两个表格 篇一:邮件合并后到一张纸上打印多个表格 我在word邮件合并中遇到一个新的问题,合并完后一张纸上只有一张卡片,为了打印方便,也不浪费纸张,如何把每一页上的卡片排版到一页纸上来。而不是一张一张的复制粘贴,因为合并后有一百多页,一张一张的复制就太慢了,能有什么方法非常简洁的一下子就排到一张纸上去?谢谢利用word“邮件合并”可以批量处理和打印邮件,很多情况下我们的邮件很短,只占几行的空间,但是,打印时也要用整页纸,导致打印速度慢,并且浪费纸张。造成这种结果的原因是每个邮件之间都有一个“分节符”,使下一个邮件被指定到另一页。怎样才能用一页纸上打印多个短小邮件呢?其实很简单,先将数据和文档合并到新建文档,再把新建文档中的分节符(^b)全部替换成人工换行符(^l)(注意此处是小写英语字母l,不是数字1)。具体做法是利用word 的查找和替换命令,在查找和替换对话框的“查找内容”框内输入“^b”,在“替换为”框内输入“^l”,单击“全部替换”,此后打印就可在一页纸上印出多个邮件来。

篇二:word邮件合并制作成绩表 word邮件合并批量制作有照片的工作证 word邮件合并是一项十分有用的功能。现在我给大家介绍一则word邮件合并应用实例,制作有姓名、部门、编号、照片的工作证。 素材的准备 这里的素材主要是每个职工的照片,并按一定的顺序进行编号,照片的编号顺序可以根据单位的数据库里的职工姓名、组别顺序来编排。然后可以把照片存放在指定磁盘的文件夹内,比如“e:\职工信息”。 建立职工信息数据库 使用excel表格建立“职工信息表”,在表中要分别包括职工的姓名、组别、编号和照片,姓名、组别可以直接从单位数据库里导入,姓名、编号的排列顺序要和前面照片的编号顺序一致,照片一栏并不需要插入真实的图片,而是要输入此照片的磁盘地址,比如“e:\\职工信息\\001.jpg”,注意这里是双反斜杠,制作完成后把该工作簿重命名为“职工信息”,如图1所示。 图1 创建工作证模版 启动word20xx,现在先建立一个主文档,设计排版出如图2所示的一个表格来,这里你可以把边框设置为“无”,

Word邮件合并实例 批量制作有照片工作证

据我所学,利用word的邮件合并功能可以批量打印出相关信息,但批量打印带照片的证书,邮件合并能完成这个要求呢?经过一番摸索、查寻,终于找到办法可以解决了,具体过程如下: 准备工作:准备一份考生信息数据库,可以是Word创建的数据源,也可以像Excel工作簿、Access数据库、Query文件、Foxpro文件,都可以作为邮件合并的数据源。只要有这些文件存在,邮件合并时就不需要再创建新的数据源,直接打开这些数据源使用即可。需要注意的是:在使用Excel工作簿时,必须保证数据文件是数据库格式,即第一行必须是字段名,数据行中间不能有空行等。这样可以使不同的数据共享,避免重复劳动,提高办公效率。。我最常用的是Excel簿,里面包含了编号、准考证号、考生姓名及其他相关信息的字段,要批量打印照片的话,还需要加一个照片的路径和文件名的字段(如果照片的文件名正好是考生的准考证号或姓名的话,可免),假设照片放在e:\photo文件夹里,每位考生的照片文件名和准考证号相对应(如果用姓名的话可能会碰到同名同姓的问题)。数据准备工作的正确与否,关系到以后打印出来的证件正确与否,所以必须要仔细校对正确。接下来的工作就是要设计邮件合并的模板了,步骤如下: 1.启动word程序,从菜单栏中选择“工具――邮件合并”,将出现“邮件合并帮助器”对话框; 2.在“邮件合并帮助器”对话框中的第一步“主文档”中单击“创建”下拉按钮,选择“套用信函”(如果想在一张纸上打印多份的话,选择“分类”),再在出现的对话框中点击“活动窗口(A)”按钮。 3.在“邮件合并帮助器”对话框中点击“获取数据(G)”下拉按钮,选择“打开数据源(O)…”,在出现打开文件对话框中打开刚保

HR人士要掌握的Word邮件合并操作步骤及技巧

HR人士要掌握的Word邮件合并操作步骤及技巧 HR人士在日常工作如制作加薪通知单,打印工资单,这些都可以可以通过Word的邮件合来提高工作效率。在Word2010文档中完成信函、电子邮件、信封、标签或目录的邮件合并工作,会用到邮件合并操作。 以使用“邮件合并向导”创建邮件合并信函为例,操作步骤如下: 1.打开Word2010文档窗口功能栏点击“邮件”----“开始邮件合并”----“邮件合并分步向导”。 2.打开“邮件合并”任务窗格----“选择文档类型”---“信函”单选框----单击“下一步" 正在启动文档”超链接-----选择目标路径下的Excel文件数据,并在目标数据文件打开时,选择目标标数据文件中的需要操作合并的源数据的工作表。注意只能选择一个工作表。

3.直到单击“下一步:撰写信函”超链接,在信函中根据需要撰写信函内容的文字,撰写文字完成后,插入合并域,单击“下一步:预览信函”超链接,可以预览邮件合并后的结果。单击“完成并合并”---“编辑单个文档”---在打开的“合并到新文档”对话框中----可以选中“全部”、“当前记录”单选框或者指定邮件合并的范围---单击“确定”按钮,将合并的内容根据内容存成文件。再根据需要打印或者发送。 Word2010邮件合并的一些操作技巧 1.在生成新文档把生成的数据紧密排列?不是一页只有一条数据 在开始邮件合并里面选目录, 就可以把生成的数据紧密排列的效果. 选择信函的时候是一页一条数据. 2.邮件合并,每页自定义设定选定条目的源数据 选择信函,合并成文档后,看到的是每行EXCEL中的数据占一页,如果需要设定一定数目的EXCEL源数据在一页上,把第一行的数据链接设置好,复制在一页上,再在第二记录开头“插入Word域”的“下一记录”。如下图:

巧用Word的“邮件合并”功能

巧用Word的“邮件合并”功能 发表时间:2009-08-20T11:11:22.357Z 来源:《赤子》2009年第12期供稿作者:郝永华(伊春职业学院计算机系,黑龙江伊春 153000)[导读] 针对Word邮件合并功能的特点,介绍了如何利用邮件合并来创建主文档、确定数据源、插入合并域、合并数据和文档摘要:针对Word邮件合并功能的特点,介绍了如何利用邮件合并来创建主文档、确定数据源、插入合并域、合并数据和文档,从而方便快捷的完成一些较小型的数据库处理及报表的打印输出。 关键词:邮件合并;主文档;数据源;合并域 在实际工作中,我们经常会遇到需要处理大量日常报表和信件的情况。这些报表和信件的主要内容基本相同,只是具体数据有所变化。Word提供的邮件合并功能就是一种便捷的处理大量信函的工具,它最主要的用途是创建套用信函、邮件标签和信封。根据邮件合并的特点,我们可以举一反三,利用邮件合并功能来处理其他一些日常事务,如打印新生录取通知书、制作考试用的准考证、填发考生成绩通知单以及打印会议通知、婚宴请柬、工资条等等。尽管在Access、FoxPro等专门的数据库软件中也提供有报表或标签的输出功能,但其结果的再编辑能力较Word差,所以我们可以利用Word的邮件合并功能来顺利完成一些较小型的数据库处理及报表的打印输出。下面以打印新生的录取通知书为例来说明利用邮件合并功能来实现报表的快捷输出的步骤。 1 创建主文档 要打印的新生入学通知书,形式相同,只是其中有些内容不同。在邮件合并中,只要制作一份作为通知书内容的“主文档”,它包括通知书上共有的信息;另一份是新生的名单,称为“数据源”,里面可存入若干个不相同的新生信息;然后在文档中加入变化的信息称为“合并域”特殊指令,通过邮件合并功能,可以生成若干份新生入学通知书。 现有新生录取信息表,对表格中的每个新生打印出录取通知单。 首先创建主文档: (1)新建一个新文档或打开一个现有文档,输入通知书中的相同内容; (2)选择“工具/信函与邮件/邮件合并”命令,打开“邮件合并”任务窗格。 (3)在“选择文档类型”下,单击“信函”,使当前活动文档成为主文档。单击“下一步:正在启动文档”。此处选择要如何设置信函,可以选择a.使用当前文档,b.从模板开始,c.从现有文档开始,在本例中,我们选择“使用当前文档”。 然后在文档窗口中键入信函,或等到任务窗格在以下的步骤中提示时再键入。单击“下一步:选取收件人”,进入下一步骤——收件人的选取。 2 选取收件人 现在,主文档已经建立,接下来创建收件人数据库。数据源中的数据由不同类别的域组成,如录取通知收中的姓名、系、专业、报道时间等。数据源中的域必须唯一,且最多只能有32个字符,可使用字母、汉字、数字、下划线,但不能有空格,第1个字符必须为字母或汉字。 在本例中,我们首先将数据,录入到EXCEL的工作表中,取名为“新生录取信息表.XLS”。在“选择收件人”窗格中,单击“使用现有列表”,再单击“浏览”,然后在“选取数据源”对话框中,选定“新生录取信息表.XLS”数据表,按“确定”按钮。数据源的所有条目都将显示在“邮件合并收件人”对话框中,您可以在该对话框中仔细修改包含在合并中的收件人列表。 如果事先没有建立数据源表,可以执行“键入新列表”选项建立收件人信息表。 3 撰写信函 在需要从数据源中合并姓名、地址或其他信息的位置插入合并域。在本例中的操作方法是:在主文档中,单击要插入域的位置,单击“其他项目”,单击“数据库域”,在“域”框中,单击所需的域,单击“插入”,然后单击“关闭”。重新确定插入域的位置,重复执行该步骤,将“序号、姓名、专业”等域分别插入到文档中的相应位置。 4 预览信函 若要按顺序预览各项,请单击箭头按钮。 若要定位并预览指定的项,单击“查找收件人”,并在“查找条目”对话框中输入搜索准则。 单击“下一步:完成合并”。 5 完成合并 若要对个别文档进行个性化设置,必须完成合并,然后在合并的结果文档中编辑所需信息。单击“编辑个人信函”,在“合并到新文档”对话框中,选择要合并的记录,单击“确定”。 如果要直接从“邮件合并”任务窗格打印,在“邮件合并”任务窗格的步骤6(“完成合并”)中,单击“打印”。在“合并到打印机”对话框中,执行相应操作,再单击“确定”。 结束语 邮件合并是Word提供的一项高级功能,尤其对于不太熟悉专门的数据库软件,而又常用Word的办公人员来说,掌握了这项功能就可以方便快捷地完成一些较小型的数据库处理及报表的打印输出,从而减少重复工作,提高工作效率。参考文献 [1]国家职业技能鉴定专家委员计算机专业委员会.办公软件应用(Windows平台)试题汇编(高级操作员级)[M].北京:北京希望电子出版社,2006. [2]李京申,罗军.办公自动软件应用高级案例精解[M].北京:希望电子出版社,2006.

Word 2013 邮件合并详解

Word 2013 邮件合并详解 摘要:公务活动中,经常会遇到要设计这样的文档:部分内容重复不变,而部分内容会按一定规范变化;而变化部分数据量较多,可用Excel或数据库或其它形式的列表以数据源文件存放。例如:招生录取通知书、邀请函、成绩通知单等。使用Word的邮件合并可方便实现这一功能。本文以Word 2013为例设计一个邀请函来详细说明邮件合并的使用。 关键字:Word, 2013, 邮件合并, 域, 邀请函 效果预览: 每份邀请函抬头不 同,正文相同

步骤 1.使用电子表格软件Excel创建一个含邮件联系人工作簿文档“邮件联系人地 址”,在工作表sheet1中输入数据,注意第一行须为名称行(字段行): 2.新建一Word空白文档,输入并制作文档内容(即不变部分): 待插入内容 3.使用“邮件”|“开始邮件合并”|“选择收件人”:

4.单击“选择收件人”工具(或单击其下方的三角形按钮),在弹出的对话框中, 选定“使用现有列表”: 5.选取在第1步中制作的Excel文件“邮件联系人地址” 6.选取工作表 7.使用“邮件”|“开始合并邮件”|“编辑收件人列表”命令:

8.在打开的对话框中,可编辑收件人,如只选定部分联系人、重新排序、按一 定规则筛选(如职务、称为、城市等): 9.下面是使用“筛选”的示例,条件是:“称谓”|“等于”|“女士”: 效果:

10.若想恢复筛选前数据,再使用“筛选”对话框设置条件为“无”即可: 11.光标放到待插入内容处,使用“邮件”|“编写和插入域”|“插入合并域” 单击“插入合并域”选择适当的字段:

使用word中的邮件合并功能逐条发送对应内容的邮件

使用word中的邮件合并功能逐条发送对应内容的邮件: 注:使用此功能,必须使用的邮件发送接收软件是outlook。 第一步:新建一个EXCEL表格,将需要发送的EXCEL表格内容做成适宜发送的形式,要求如下: 1、无表头; 2、最后一列是邮箱地址; 3、尽量加上表格边框,这样在发送的邮件中数据排列会比较清楚。 如图示: 第二步:新建一个WORD文档,将第一步中做好的EXCEL表格第一行中除了最后一列邮箱的内容复制粘贴到WORD文档中 第三步:选中上一步中粘贴的EXCEL表头右击鼠标,选择插入一行 若该表格的有很多列,可以在“页面布局”菜单中选择“纸张方向”为“横向”,

然后再选中刚才粘贴的EXCEL表格右击选中“自动调整”的“根据窗口调整表 格”。 第四步:选中“邮件”菜单点击“开始邮件合并”的“邮件合并分步向导”, 出现,选择类型是“电子邮件”,然后点击“下一步”,直到第3步,点击“浏览”选择第一步中新建的EXCEL表格,如:

然后点击“确定”,出现第一步中的EXCEL表格内容被逐条选中的对话框 点击“确定”。 第五步:鼠标分别点进word中的表格的第二行的每一个空格,点击“邮件”菜单中的“插入合并域”的相应的内容,即可逐个建立与原EXCEL表格中的数据源的关联引用关系,如:鼠标点进“姓名”下的空格,然后选择如图示: ,word文档中的表格会变

成,以此方法挨个建立数据关联。 第六步:全部关联完毕后,表格如图示: ,然后点击下一步, 直到“第5步”

,此时,点击左右翻键,可以预览数据,如: 。此时点击“完成合并”,即出现下图

Word邮件合并实例

Word邮件合并实例:批量制作有照片的工作证 一、素材的准备 这里的素材主要是每个职工的照片,并按一定的顺序进行编号,照片的编号顺序可以根据单位的数据库里的职工姓名、组别顺序来编排。然后可以把照片存放在指定磁盘的文件夹内,比如“D:\职工信息”。 二、建立职工信息数据库 使用Excel表格建立“职工信息表”,在表中要分别包括职工的姓名、组别、编号和照片,姓名、组别可以直接从单位数据库里导入,姓名、编号的排列顺序要和前面照片的编号顺序一致,照片一栏并不需要插入真实的图片,而是要输入此照片的磁盘地址,比如“D:\\职工信息\\1.jpg”,注意这里是双反斜杠,制 启动Word 2003,现在先建立一个主文档,设计排版出如图2所示的一个表格来,这里你可以把边框设置为“无”,这些内容也是工作证中不会变动的部分。当然,这仅是一个示例,你完全可以设计出更好看的版式来。 步骤1 选择“视图|工具栏|邮件合并工具”菜单项,调出“邮件合并”工具栏。 步骤2 点击“邮件合并”工具栏上的“打开数据源”按钮(左边第二个图标),弹出“选择数据源”对话框,选择刚才建立的“职工信息表”,点击“打开”按钮,弹出“选择表格”对话框,在“选择表格”对话框中选择“职工信息$”,如图3所示。点击“确定”按钮返回主文档。

步骤3 将光标定位到“姓名”后一单元格,点击“邮件合并”工具栏上的“插入域”按钮(左边第六个图标),弹出“插入合并域”对话框,在该对话框中的域列表中选择“姓名”,点击“插入”按钮,将其插入到指定位置,如图 4所示。点击“关闭”按钮返回到主文档。 步骤4 以相同的方法,将“组别”、“编号”域分别插入到主文档中相应的位置。 步骤5 将光标定位于“××中学工作证”右下边大的单元格内,我们要在此显示职工的照片。按“Ctrl+F9”来插入域,此时单元格内会出现一对大括号,在其中输入“INCLUDEPICTURE "{ MERGEFIELD "照片" }"”(不含外边引号),注意其中的大括号也是按“Ctrl+F9”来插入的。 步骤6 最后点击“邮件合并”工具栏上的“合并到新文档”按钮(右边第4个图标),将根据职工信息表中的记录数来批量制作“工作证”,并重新生成Word 文档,至此,“××中学工作证”制作完毕。然后直接打印就行了。 小提示:如若新生成的文档中没有显示图片或所有的图片显示的是一个人,没关系,你可以按“Ctrl+A”全选,然后按F9键对文档进行刷新。还不行,你只有把这个文档先保存关闭了,然后再打开,全选,按F9键对文档进行刷新。

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