OFFICE2007版邮件合并功能使用

OFFICE2007版邮件合并功能使用
OFFICE2007版邮件合并功能使用

OFFICE2007版邮件合并功能使用

邮件合并算得上是Word中很有帮助的一项特性,而很多人都还没有使用过它,因为他们都不知道应该如何操作。它听起来似乎有些陌生难懂,但实际上是非常简单易用的。这篇文章我们就将讲述一下关于微软的Word2007中的邮件合并功能,并说说如何使用它。

邮件合并功能的目的旨在加速创建一个文档并发送给多个人的过程,它甚至还能够自定义名字、地址以及其它的一些详细情况。

首先你需要做的事就是在Word中打开一个新建的文档。在Word2007中,有一个专为邮件而设的选项卡。

1、先点击“邮件”选项卡,在此你就可以看到所有帮助你完成邮件合并的功能。

2、点击“开始邮件合并”。

3、点击“邮件合并分步向导”,在使用文档类型中点击“电子邮件”复选框,并点击“下一步 正在启动文档”

4、选取“使用当前文档”,并点击“下一步 选取收件人”

5、创建一个EXCEL表格,如下图所示。

6、选取“使用现有列表”,并点击浏览,选择上一步创建的EXCEL表后,并点击“下一步 撰写电子邮件”

7、点击“插入合并域”,下图显示的分别为可插入的域列表以及合并插入域之后文档的样子。

8、完成所有域的编辑后,点击“下一步 预览电子邮件”后,点击 按钮,即可一一预览将要发送的所有邮件。

9、点击“下一步 完成合并”,并点击“电子邮件”,并在“收件人”中选择发件人的邮件地址,并编写好邮件主题,点击“确定”,即群发邮件开始。

邮件合并功能操作指南

1.1.1.邮件”选项卡上的组合命令 在功能区的“邮件”选项卡上,您可以使用以下四个组执行邮件合并。 1.开始邮件合并您可以从此处开始选择文档类型,然后选择、创建或编辑收件人列 表。 2.编写和插入域您可以在此处插入域,并在必要时将域映射到收件人列表。 3.预览结果在完成合并之前,查看单个合并文档。 4.完成完成合并,然后将单个文档组合到一个综合文档,或者将他们打印出来,或 通过电子方式发送。 首先使用“开始邮件合并”命令,然后依次执行功能区右侧的命令,在“完成”组完成邮件合并。 1.2.批量制作座位铭牌 利用“客户名单表”中的客户名称,制作针对每个客户的座位铭牌卡。

第一步,进入“邮件合并选项卡”,在“开始邮件合并”中选择文档类型为“普通Word 文档”; 第二步,“在选择收件人”按钮中,点击“使用现有列表”,打开案例中的“邮件合并-客户信息表.xls”文件,选择联系人表单,然后确定。

第三步,选中需要打印客户名称的位置,点击“插入合并域”在下拉菜单中选择需要的数据列。 第四步,预览结果,生成全新批量文档。 点击预览结果及旁边的翻页按钮,可逐页预览生成的批量文档。

点击“完成并合并”,选择“编辑单个文档”。在弹出窗口中默认选中全部,然后确定,即生成一个全新的包含所有铭牌内容的文档,只要按一下打印按钮,所有客人的铭牌卡就可以一次性打印出来了。

1.3.批量信函的制作 利用“客户名单表”中的客户名称,制作针对每个客户的培训邀请函。要求在邀请函的开头,出现“尊敬的:XXX公司XXX先生”或“尊敬的:XXX公司XXX小姐”的称呼。 1.首先制作出邀请函的主体内容,如图所示:

Word中邮件合并的妙用

Word中邮件合并的妙用 减小字体增大字体作者:李静来源:中国电脑教育报发布时间:2003-8-12 3:15:21 现在很多公司的工资都是背对背不公开的,但是把工资条打印出来一份一份地发太费事。不用急,用Word的“邮件合并”轻松搞定。 第一步:建立数据库 新建一个Excel电子表格,将每个职工的工资结构输入表格(注意不要省略表格中的标题行,以免邮件合并时找不到合并域名),保存名为“x月工资.xls”后即可关闭以备后用。 第二步:建立成绩单表格 新建一个Word文档,画好表格填好项目,并保存为“x月工资.doc”。 第三步:邮件合并 1. 在刚建立的“x月工资.doc”文档中,选择菜单栏的“工具/邮件合并”,则出现“邮件合并帮助器”对话框(如图1)。

2. 在“邮件合并帮助器”对话框中点击“创建”下拉按钮,选择“分类(C)…”,再在出现的对话框中点击“活动窗口(A)”按钮。 3. 在“邮件合并帮助器”对话框中点击“获取数据(G)”下拉按钮,选择“打开数据源(O)…”,在出现打开文件对话框中打开刚保存的Excel电子表格“X月工资.xls”,点击“确定”并在弹出的对话框中点击“编辑主文档(M)”,这时你会发现在工具栏中多了一栏邮件合并工具栏(如图2)。 4. 把光标置于要插入相应项目的位置,点击“插入合并域”下拉菜单(下拉菜单中的相应选项与“x月工资.xls”表格中的标题行是一一对应的),然后单击下拉菜单中的相应选项,直至操作完毕(如图3)。

5. 最后点击“合并至新文档”按钮,你会收到意想不到的效果——每位员工的工资记录都成了一个新文档,试试吧! 以上方法同样可适用于老师给学生做成绩单、领导给下属反馈个人信息等等,这样既保密又方便。 用Word“邮件合并”制作奖励证书 河北省围场县中小学教研室黄瑞山 学校经常组织各种竞赛活动,活动中总是把评比数据整理在Excel之中,然后根据评比的结果设立奖励等次,最后再用Word录入编辑成奖励证书,这种传统的做法效率很低且容易出错。其实我们可以使用Word中的邮件合并功能来与Excel进行数据交换,自动完成编辑任务。 一、创建通知单文档 按常规方法在Word中创建奖励证书文档,按证书的大小进行“页面设置”,根据证书的内容进行文字编辑,其中,姓名、文章题目、奖励等次空着不填,如图1所示。

浅谈Word邮件合并功能快速应用和注意事项

浅谈Word邮件合并功能快速应用和注意事项[摘要] Word和Excel是大家常用的办公软件,尤其是Excel,利用公式和复 制功能,统计和输入数据非常快捷,可是受到网格界面的限制,不能像Word一样文字和数据可随意编排。能不能让两者的优点合二为一呢?下面就来介绍下Word的高级功能之一邮件合并。 [关键词] 邮件合并数据源主文档Word域 邮件合并功能的主旨是利用外部的数据来源(如Excel电子表格、数据库等),在Word文档中自动生成可以自定义格式并能重复使用的专业型文档,以满足打印和显示的需要。但由于此功能操作步骤过多,在细节上容易出现问题,初学者较难掌握。特总结一套快速可行的方法,现在以Excel数据源为例,演示一下实现过程。 1.实现过程(演示软件版本为Office 2003) 1.1新建一个Word文档,打开邮件合并工具栏。操作如下:依次单击Word 菜单栏“视图(V)”→“工具栏(T)” →“邮件合并” (操作完成后,看到显示“插入Word域”字样的工具栏,即为邮件合并工具栏) 。 1.2选择Excel数据源。单击邮件合并工具栏上“打开数据源”按钮,在弹出的”选取数据源”对话框中找出需要合并的Excel数据源,并单击“打开(O)”按钮。选择Excel数据源后,因为一个Excel文档内通常有多个工作表(如:Sheet1)。接着在弹出的“选择表格”对话框中选择具体使用的表,并单击“确定”按钮。 1.3设计主文档样式。完成Excel数据源选择操作后,我们发现邮件合并工具栏上原来不能用的灰色按钮,现在都能启用了。现在可根据需要,在当前空白的Word文档中设计一个打印或显示的文档样式。文档样式应以美观实用为原则。为了方便排版,可先建立一个多行多列的表格,然后在第一个单元格内进行设计。 1.4插入Excel数据源。设计好文档后,将光标移到需要插入数据的空白位置,单击邮件合并工具栏上“插入域”按钮,在弹出的“插入合并域”对话框中,选择相对应的列名并单击“插入(I)”按钮。此刻完成了单个列名数据的插入操作,相应的位置会显示《列名》字样。然后重复步骤依次完成全部列名数据的插入操作。 1.5插入下一记录的Word域。将光标移动到当前设计文档的尾部,单击邮件合并工具栏“插入Word域▼”按钮,→“下一记录(N)”,完成后相应的位置显示《Next Record》字样。现在单个模板设计已完成,为了节约纸张,我们将这段文字复制满整个页面。注意页面末行最后一格的模板内容,需将下一记录的Word域代码删除(即将《Next Record》字样删除),否则会出现新生成的下一页跳过一条记录,即少打一个。

使用邮件合并功能向电子邮件地址列表中的收件人发送个性化邮件

Word > 邮件合并 使用邮件合并功能向电子邮件地址列表中的收件人发送个性化邮件 全部隐藏 当您要向地址列表中的收件人发送个性化电子邮件时,可使用邮件合并来创建电子邮件。每封邮件的信息类型相同,但具体内容各不相同。例如,在发给客户的电子邮件中,可对每封邮件进行个性化设置,以便按姓名称呼每个客户。每封邮件中的唯一信息来自数据文件中的条目。 而且,通过使用邮件合并,每封电子邮件都将单独邮寄,每个收件人是每封邮件的唯一收件人。这与向收件人组广播邮件或在邮件的密送 (bcc) 行隐藏收件人不同。 注释 必须安装 MAPI 兼容电子邮件程序。借助 Outlook MAPI(消息处理应用程序接口)的功能,Microsoft Office Word 和 Microsoft Office Outlook 才能在发送合并的电子邮件时共享信息。 必须使用同一版本的 Outlook 和 Word。如果使用 Microsoft Office Word 2007,则必须使用 Microsoft Office Outlook 2007。 不能将收件人添加到 Cc(抄送)行。邮件合并不允许指定附属收件人。列在邮件“收件人”行的每个收件人将收到邮件的一份副本。 邮件合并过程需要执行以下所有步骤: 1.设置电子邮件。主文档包含每封电子邮件中都相同的文本和图形。例如,您公司的徽标或邮件正文。 2.将电子邮件文档连接到地址列表。地址列表是 Word 在邮件合并中使用的数据源。它是一个文件,其中 包含要向其发送邮件的电子邮件地址。 3.调整收件人列表或项列表。Word 为地址列表中的每个电子邮件地址生成一封邮件。如果要只为地址列表 中的某些电子邮件地址生成邮件,则可选择要包括的地址或记录。 4.将称为邮件合并域的占位符添加到电子邮件文档中。在执行邮件合并时,邮件合并域内将填入地址列表中 的信息。 5.预览并完成合并。您可在发送所有邮件前预览每封邮件。 您可以使用“邮件”选项卡上的命令来执行邮件合并。 提示还可以使用“邮件合并”任务窗格执行邮件合并,该任务窗格将分步引导您完成这一过程。要使用该任务窗格,请在“开始邮件合并”组的“邮件”选项卡上,单击“开始邮件合并”,然后单击“邮件合并分步向导”。在该过程的第 1 步中,单击“选择文档类型”下的“电子邮件”。

邮件合并功能

WORD中邮件合并功能的实际应用 绍兴市道路运输管理处余文曜 Microsoft word中带来一个邮件合并功能,它在许多地方很有用,现在以考试成绩通知的制作为例介绍给大家。 有如下通知书: 电子表格,内容如下: 一、创建通知的WORD文档。如图1。

二、选“工具”,“邮件合并”,出现如下界面, 按提示进行操作,第一步,创建主文档,它可以是“套用信函”等四种中的任何一种,并将“通知”这一活动窗口设为主文档。 第二步,获取数据源,打开事先准备的电子表格(按目录途径找到事先做好的电子表格)。按提示进入编辑主文档,这时WORD的工具栏多了一个“插入合并域”按钮,我们将光标移到同志前,点“插入合并域”,后选“姓名”,在另外二个地方分别插入“考试成绩”“取成绩单时间”。Word文档成下如所示:

之后我们只要点“《》ABC”键,就可逐张看通知书,选项定一张后可逐张打印,点“合并到新文档”按钮,可以生成连续打印的新文档。如下图: 在使用过程中,我们用到的数据源可以是电子表格,也可以FOX表或ACCESS表等,在写信封时甚至可以是OUTLOOK的通讯薄,其他格式的数据源,大家也可试用一下。至于主文档的样式,你可以根据自己需要的文本格式自由设置。当然也可以是表格和证件。是否行方便,请大家试用。 绍兴市胜利西路底云栖 绍兴市道路运输管理处余文曜 邮编:312000 E-mail:yuwenyao@https://www.360docs.net/doc/0f7273906.html, 3月12日 很多朋友都喜欢用Word的邮件合并功能,对于批量打印信封、成绩单之类的非常实用。可是,默认状态

下,邮件合并生成的文件都是一页一条记录,通常我们都用A4纸打印,怎样在一页纸上打印多条记录? 邮件合并要注意节约纸张 (发表在《电脑应用文萃》2005.2) 亡羊补牢为时不晚 其实,只要把通过邮件合并输出的文件切换到“普通视图”下,你就可以明白为什么每页只能打印一条数据了。原来,用邮件合并输出的文件每条数据之间都自动插入了分节符。我们只要用“查找和替换”的方法将分节符替换成换行符就可以解决问题了。 第一步:先用邮件合并的方法,将数据表合并输出到一个Word文件中。 第二步:单击“编辑→替换”命令,弹出的“查找和替换”对话框。 第三步:单击“高级”按钮,再在随后打开的“搜索选项”中单击“特殊字符→分节符”。或者直接在“查找内容”框中输入“^b”。 第四步:将光标定位到“替换为”文本框,单击“特殊字符→段落标记”,或者直接输入“^p”。 第五步:选定“搜索范围”为“全部”,然后单击“全部替换”按钮。 以上方法虽然可行,但一是可能会遇到一条记录跨两页的情况,二是无法实现横向并排多条标签。当然,最重要的问题在于:它是修改合并后的文件,一旦数据源做了修改,重新进行了邮件合并,所有工作都得重新来。下面看看如何在源标签模版中解决问题。 先知先觉一劳永逸 第一步:单击“视图→工具栏”,给其中的“邮件合并”打勾; 第二步:如图1,将光标定位到标签模版结尾处,单击“邮件合并”工具栏的“插入Word域→下一记录”。此时,可看到模版最后多了一个《Next Record》域; 第三步:按全选标签模版的内容,“复制→粘贴”多份; 小提示 ★复制前一定将标签模版中各元素的字号、位置都设置完毕,避免重复劳动。根据页面大小及一个标签所占行数,将一页纸粘贴满即可。 ★两个标签之间插入多个空行,以方便裁剪; 第四步:因为分页时,系统会自动读取下一记录,因此必须删除页面最后一个标签后的《Next Record》域。 小提示 这一步非常重要,否则将会在每页分页时漏掉一条记录。比如:一页打印4个标签,邮件合并后会将第5、10、15……条数据遗漏。 第五步:如果想横向并排打印多个标签,可以使用表格功能。一个单元格内复制一个标签模版即可,如图2。 小提示 为了避免将表格线打印出来,将表格边框设置为“无”即可。 小编寄语:对于已经合并好而且无需修改的文件,可采用前一种方法;多数场合,还是用第二种方法比较好。毕竟,做好了模版,任它数据如何变换,你都不用着急了。

word邮件合并功能使用简介

Word2003邮件合并功能使用简介现以教师继教考核登记表为模板介绍邮件合并功能的使用,批量生成全校教师的继教考核登记表。 首先找办公室主任要一个全校教师信息模板(每个学校办公室应该都有这个表),此信息表内包括教师的个人信息比较全面,根据继教核登记表上的填写需求,我们保留需要的内容,包括姓名、性别、出生年月、学历、学位、专业、职称资格名称和职称级别,其余整列删除。根据继教考核登记表的填写要求,还差职称专业名称,此项留空白打印出纸档通知老师们自己过来补充完整,顺便核对其它信息是否有误,并签名确认。(不过来核对的那就自行完成继教考核登记表的填写和打印)。 待全部老师完善了职称专业名称后,将信息输入表格。(如下图) 个人信息已经完整,接下来,把教师2016-2017的学时信息补充进来。分别为师德10学时,公需科目28学时,其它各级培训学时数=规范总学时-师德-公需。校本研修、集体备课等为灵活学时数。

现在打开9月份已经上交给教培中心的学时登记表。获取我们还需要的两栏数据。(如下图) 打开学时登记汇总表,你会发现表格的每一行的姓名和上图是对不上的(例如:上图第一行为代幼琳的信息,而下图第一行是许梦瑶的学时) 这时就不能简单的把学时表的两列信息复制,再粘贴到上图表格中,这样会导致学时的张冠李戴。 那么我们要用到一个查找引用函数vlookup。(如图) Vlookup的使用可以问百度。

现在Excel表格信息现在已经全部完整了(如图) 接下来,打开《专业技术人员继续教育考核登记表》,要填写项全部留作空白。 (1)在菜单栏点“工具”——“信函与邮件”——“邮件合并”,右边会弹出步骤引导提示。(如下图) (2)点击右下角的“下一步”,跳至下图:

word2003邮件合并方法

妙用Word邮件合并打印成绩通知单笔者的学校一直使用CSC校长办公系统,其运算功能十分强大,不到一分钟就可将一千多学生的成绩汇总、排名,尤其是排名功能,可以排出每个学生的总分及各科成绩在班上和全年级的名次。不足的是,它的打印功能不太强大,学生的成绩通知单只能打印成一行,因此很长,必须用8K纸,这样就只能用针式打印机打印。打完一个学生的成绩后就要强行换纸,也就是每页纸只能打一个学生的成绩。每次要花费近2000张纸,整个打印过程要花20多个小时,中途还不能断电或死机。针对这种情况,笔者想出了个好办法。 首先将CSC校长办公系统的数据输出转为Excel文件,如“高一.xls”、“高二文科.xls”、“高二理科.xls”等,接着使用Word2000的“邮件合并”功能把数据调入到Word文档中,这样就便于排版和打印了。 第一步,在Word2000中制作成绩通知单基本式样。使用A4纸,尽量缩小页边距,先做出一个通知单表格,为使每个年级都能使用,共设置了九个学科的成绩表格。为了方便裁剪,在通知单的最后一行输入两个“+”号并设为分散对齐。调整表格大小,目的是使每页纸能排放四个学生的成绩通知单。最后将文档存为“成绩单_基本式样.doc”(图1)。

第二步,进行邮件合并。打开“成绩单_基本式样.doc”,另存为“成绩单_基本式样_高二文科.doc”(以高二文科为例,下同)。选择“工具—邮件合并”,出现对话框。合并分三步进行: ⒈“创建”→“分类”→“活动窗口”; ⒉“获取数据”→“打开数据源”→选择文件“高二文科.xls”; ⒊“合并”→“编辑主文档”。 合并成功后,在Word界面会出现一个邮件合并的工具条,此时,“成绩单_基本式样_高二文科.doc”与“高二文科.xls”两个文件关联在一起了。 第三步,在成绩通知单表格中调入数据。在表格中,点击“插入合并域”(图2),在出现的域列表中选择对应的项目,依次进行。

Word2007邮件合并功能

微软OFFICE WORD系统中的邮件合并功能,是很多熟练使用WORD的朋友比较喜欢的一种实用工具,它不仅可以批量制作各种文档,还可以制作批量带图片的文档,当然,带图片的要比不带图片的麻烦一些。而笔者使用了2003和2007,比较发现2007比2003更为实用,当然中间也有小的BUG,下面笔者就将近来自己制作单位打印机档案的过程以图解的方式写出来,以供大家共同学习研究,希望通过这篇文章帮助需要这方面信息的朋友们,简化繁杂的工作,为简便的工作。 1、首先我们以EXCEL2007建立一个EXCEL文档,建立上你需要的“字段”,如下图,我建立了“ID、PringIMG、品牌、型号......”等需要的字段,其中:"PringIMG"字段为图片所以的路径,这里特别提醒,图片的路径中需要使用如下的格式:“D:\\信息档案 \\PrintIMG\\1600KIII.JPG”这里的“\”路径符号,必须使用“\\”这种格式,而路径,以你的实际路径为准,这里显示的是我的例文使用的路径。如果路径中的“\”不变更成“\\”,那么将会出错,这一点很重要。建立好EXCEL文档后,在这些字段中输入相应的信息,以备显示使用。如下图: 注意:在EXCEL数据源中,第一行被默认当作字段名称,所以我们在建立EXCEL表时,必须保证符合这个要求,不然在我们接下来建立WORD和EXCEL表格之间的链接时会出错。

2、使用MS WORD2007建立一个新文档,或者打开你已经建立好的文档,这个文档就是你未来输出打印时需要的样子,也就是你要打印的文档的模板,而全部EXCEL数据表中的数据,将通过套用这个模板实施打印。以得到你需要的效果,具体模板的样子,你可以根据自己的需要制作,这个部份不单独讲解,因为WORD文档制作大家都会,所以我直接进入本文的重点,在大家建立好的文档中应用“邮件合并”功能,实现图文输出。 当我们建立好WORD2007文档后,我们就可以建立“邮件合并”了,在WORD2007中,已经把“邮件合并”功能单独提到了菜单中,可见微软是多么重视这个功能,也看得出使用者对这个功能的喜好程度。 我们单击菜单栏上的“邮件”标签,进入“邮件合并”子菜单,如下图,这时我们需要做的是先建立WORD2007文档与EXCEL2007文档(就是我们开始时建立的EXCEL文档)中间的数据链接关系。

使用word邮件合并功能提取Excel表格中字段数据制作座位卡

使用word邮件合并功能提取Excel表格中字段数据制作座位卡、准考证、证件卡等因为学校检测学业水平时通常会安排考试座位,如何使用已有的Excel表格中的数据来制作座位卡、准考证、证件卡等,并在一张A4张上打印多个卡表,因为工作需要,摸索出来步骤,现记录在案,备查。 这里以office 2010 制作座位卡并打印为例: 一、建好规整的excel表格。 一般教导处都会有这样的汇总表,根据需要建立各个字段,大致如下: 、在word中用文本框建好座位卡的模板,预留出要读取数据的空位。 第试场誉 座位号 _________ 姓名 ________ 班级_______ * 准考证号____________ 』 三、使用邮件合并功能。 1、单击“开始邮件合并”,选择“信函”命令。:1逹 算冃in 3[] 1 20011 代還.1**h制耳期1ai-财AILL 认詁03U i-< ir W-ma丸C対51-05 6 4-(5.1轨轴0幽61-0* 7 " 9Q0QI非isfi01^ — B F&如02L 3圖 r~ 040$ ai- 9 " j俪:AtlJ L A , 1 L..:11-07 —L 窝踰Ul-0? 一 11; *JMB c即神 电一— Q?U,131-OT 一 12 jo 哪&wn(bl?- 13' it p—14 12;.T QDO?A10 OM aidi■—nooi MOI—

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邮件合并的操作方法

Microsoft Office邮件合并的操作方法: 第一步:准备数据源 这个数据源可以是Excel工作表也可以是Access文件,也可以是MS SQL Server数据库。一言蔽之:只要能够被SQL语句操作控制的数据皆可作为数据源。因为邮件合并说白了就是一个数据查询和显示的工作。这里,我以Excel 为例。下图是一个Excel工作表文件"DataSource",里面有一个工作簿"录取通知书",工作簿里面有三条数据记录,我们的任务就是把这三条记录按照指定的模板打印成录取通知书。图一 第二步:准备模板 模板文件就是即将输出的界面模板,这里我以Word文档为例。下图是一个模板文件"Template",就是录取通知书的大致样子(大标题和序列号我就省了啊)。图二 第三步:邮件合并 打开模板文件template.doc,从"工具"菜单中依次选择"信函和邮件" >> "显示邮件合并工具栏",完毕之后工具栏上会多出一栏,就是邮件合并工具栏,如图,红色矩形框中的就是邮件合并工具栏。图三下面,step by step,follow me: 1.设置数据源点击邮件合并工具栏上"设置数据源"的按钮(图三中第二个),选择"DataSource.xls"文件,单击打开,然后会再弹出一个"选择表格"的窗口,要求指定使用哪个工作簿,因为只有一个工作簿"录取通知书",直接点击确定,完成数据源设置。 2.插入数据域这里,我以插入新生姓名为例。 2.a 将光标定位到要插入数据的地方(这里插入新生姓名,就放在文档开头"同学:"之前) 2.b 点击邮件合并工具栏上"插入域"的按钮(图三中第二个),在弹出的窗口中选择"姓名",然后单击"插入",如图: 2.c 单击关闭(MS Office这一点不知道是什么用意,不能一次插入多个域,插入完毕又不自动关闭弹出的窗口)重复上述操作数次,依次插入其他元素(院系,专业,学制等)。全部完成之后,模板是这个样子的(为强调哪些数据是动态插入的,我将插入的数据域都用红色表示): 3.查看合并数据单击邮件合并工具栏上"查看合并数据"的按钮(图三中"插入Word域"右边那个按钮),即可看到邮件合并之后的数据,工具栏上还有一些按钮和输入框可以查看前一条、下一条和指定的记录。 第四步:完成合并 到此,邮件合并的工作就基本结束了,可以直接打印了,你可以选择"合并到新文档"(适用于只有几十上百条记录)来把这些信息输出到一个Doc文档里面,以后直接打印这个文档就可以了,也可以选择"合并到打印机"(适用于成百上千条记录),并不生成Doc文档,而是直接打印出来。下面是合并到新文档之后,新文档的效果图:两条记录之间的黑线是分页标记。当然,如果打印成通知书还要调整版式,这个是排版的基本功,我只是演示怎么进行邮件合并,排版的咚咚我就不赘述了。邮件合并功能非常强大,"插入Word域"的功能可以先对数据进行处理(逻辑算术运算格式化等)然后插入,比如要打印英语证书,可以设置分数小于60打印"不及格",60和80之间打印"及格",80以上打印"优秀".这些东西就由各位读者自行挖掘了,呵呵.

word和excel用邮件合并实现批量打印(整理)

利用邮件合并功能,通过以Excel文件作为数据源,批量生成word文档,比如批量制作信封、贺卡等。其中OFFICE版本为2003版,操作系统为XP。如操作系统和软件版本为其他版本,均可参考此法予以实现,大同小异。实现的方法有两种,其中第一种方法更好、更简单(大家别看我写的很多,操作起来其实非常简单,1分钟就可以搞定!)。 方法一、 Microsoft Office邮件合并——打印录取通知书操作方法: 第一步:准备数据源 这个数据源可以是Excel工作表也可以是Access文件,也可以是MS SQL Server 数据库。一言蔽之:只要能够被SQL语句操作控制的数据皆可作为数据源。因为邮件合并说白了就是一个数据查询和显示的工作。这里,我以Excel为例。下图是一个Excel工作表文件"DataSource",里面有一个工作簿"录取通知书",工作簿里面有三条数据记录,我们的任务就是把这三条记录按照指定的模板打印成录取通知书。

图一 第二步:准备模板 模板文件就是即将输出的界面模板,这里我以Word文档为例。 下图是一个模板文件"Template",就是录取通知书的大致样子(大标题和序列号我就省了啊)。 图二 第三步:邮件合并 打开模板文件template.doc,从"工具"菜单中依次选择"信函和邮件" >> "显示邮件合并工具栏",完毕之后工具栏上会多出一栏,就是邮件合并工具栏,如图,红色矩形框中的就是邮件合并工具栏。

图三 下面,step by step,follow me: 1.设置数据源 点击邮件合并工具栏上"设置数据源"的按钮(图三中第二个)(有些软件上的是“打开数据源”),选择"DataSource.xls"文件,单击打开,然后会再弹出一个"选择表格"的窗口,要求指定使用哪个工作簿,因为只有一个工作簿"录取通知书",直接点击确定,完成数据源设置。

C# 实现多种Word邮件合并功能

C# 实现多种Word邮件合并功能 在处理Word文档的工作中经常会遇见这样一种情况:文件的主要内容和格式大体相同,只是需要填充的数据不同。如果一个一个填写数据的话会非常麻烦,而且很耗时间。这时候我们就可以灵活运用Word邮件合并功能来快速实现这一操作。这里将介绍如何使用C#和Word组件Spire.Doc实现一些常用的Word文档邮件合并功能。 Spire.Doc组件概述 Spire.Doc是一款专门对 Word 文档进行操作的 .NET类库,用于在.NET应用程序中创建、编辑、打印和转换Word文档,并且无需安装Microsoft Word。它支持几乎所有的 Word 文档元素,主要包括页面、节、页眉、页脚、脚注、尾注、段落、项目符号和编号、表格、文本、域、超链接、书签、注释、图片、样式、背景设置、打印功能、文档设置和文档保护。同时,也支持形状、文本框、图片、OLE 对象和内容控件。 1. 创建邮件合并模板文档 1.1. Microsoft Word创建邮件合并模板文档 我们知道,执行邮件合并前需要先根据需求创建带有合并域的模板文档。下图展示了如何在Microsoft Word中插入合并域(MergeField)到Word文档。 1.2. Spire.Doc创建邮件合并模板文档 在Spire.Doc中,我们可以通过Paragraph对象调用AppendField (string fieldName, FieldType fieldType)方法插入合并域到Word文档。 //创建Word文档 Document document = new Document();

WORD2010下利用邮件合并功能制作标签

WORD2010下利用邮件合并功能制作标签单位土壤化验需要制作土样袋标签,数量很多,每张标签里记载着该土样的相关信息。这些信息在土样采集里已经汇总成为一个EXCEL电子表格。 要将数百条的记录信息逐一填写到土样标签里,不仅效率低而且容易出错,手写还不美观。如果用WORD里的邮件合并功能就能大提高效率。具体做法如下: 1、先用WORD编辑一个标签表格。 打开WORD,在“页面布局”里将页“边距”设成1厘米,在“页面布局里”点选“分栏”,选“两栏”(因为标签较短需要分栏打印)。编辑好标签表格。 2、链接数据源。 完成标签表格后点选“邮件”,“开始邮件合并”,。 点“选择收件人”下的“使用现有列表”,出现选择数据源菜单,即选择 已经编辑好的信息汇总表。即完成了数据源的链接。信息汇总表最好和WORD 文档在一个文件夹下,以便于寻找。 将鼠标指针放在标签的样品编码一栏里点击插入合并域,选择相应的项 目;再将指针移到下一空栏进行相似操作,直到完成。

3、在这里经纬度两栏里需要将小数保留5 位,在北纬一栏里点击右键,出 现菜单,选择“切换域代码”,在里面输入:\#”0.00000”,再点切换域代码,即 可关闭显示。经度也要进行相同的操作,不进行这步的设置,合并后出来的小数 有好多位,很关键哟! 每个标签后面设一条虚线当裁切线。复制成8 张的模板。再在第二张标签的 标题后面点击“邮件—规则—下一条记录”,这样做是为了每个标签都是一条新的 记录,否则是相同的内容。 此时,可以点击预览结果,查看效果。 4、最后一步:点击“完成并合并”,选“编辑单个文件”,一般可选“全部”或者只选部分,即可生成要打印的标签文件了。

巧用WORD“邮件合并”功能制作运动员参赛证

巧用WORD“合并”功能制作运动员参赛证摘要:在各级各类体育比赛中,运动员参赛证是保证赛事顺利开展的重要证件,是杜绝弄虚作假,保证比赛公平、公开、公正进行的前提条件。以往运动员参赛证大多采用手写后粘贴照片的方法制作,工作量较大,全部制作好需要不少时间。近来很多的体育赛事报名工作,采用excel电子表报名的方式进行,可以利用excel报名表作为数据源,运用word“合并”功能进行运动员参赛证的批量制作。这可以大大减少工作量和工作强度,提高工作效率。本文就如何利用Word“合并”功能批量导入运动员信息,制作运动员参赛证的具体过程进行了阐述,并就批量导入照片部分需要注意的细节问题,进行了较为详细的说明。 关键词:合并;批量导入;运动员参赛证;应用 一、研究背景 近年来,随着信息技术的高速发展,各类体育比赛管理软件应运而生,部分较为成熟的赛事管理软件价格不菲。基于目前体育学科在学校教育中的地位,领导不支持购买价格高昂的各类比赛管理软件的事情比比皆是,这就对我们体育教师组织各类比赛,增加了大量的工作,为了提高工作效率,减轻工作量,我们可以运用自己的一点电脑知识,尽可能的减少一些工作量,降低工作强度。利用word“合并”功能制作运动员参赛证就是一个很好的开始。目前我们市、区和学校田径运动会的报名工作,大部分采用了excel 的电子表报名方式,我们可以利用excel报名表作为数据源,运用word“合并”功能进行运动员参赛证的制作。下面,以我区运动会的电子报名表作为数据源,利用“合并”功能制作运动员参赛证的具体操作过程呈现给大家,希望对大家有所帮助。 二、采集运动员电子照片 运动员电子照片的采集可以通过数码相机进行统一的拍照,也可以由各参赛单位提供运动员的电子照片。要求以运动员的名字作为照片的文件名,保存为“.jpg”格式(图1)。 图1 三、制作运动员信息表 数据源是含有标题行的数据记录表,其中包含着相关的字段和记录容。运动员电子报名表就是制作参赛证的数据源。运动员电子报名表一般包含、、性别、代表队、注册号、出生日期、参赛组别、参赛项目等容。把所有运动员信息,包括照片信息,单独存入一个excel电子表中,这样就完成了数据源的制作。

巧用Word的“邮件合并”功能

巧用Word的“邮件合并”功能 发表时间:2009-08-20T11:11:22.357Z 来源:《赤子》2009年第12期供稿作者:郝永华(伊春职业学院计算机系,黑龙江伊春 153000)[导读] 针对Word邮件合并功能的特点,介绍了如何利用邮件合并来创建主文档、确定数据源、插入合并域、合并数据和文档摘要:针对Word邮件合并功能的特点,介绍了如何利用邮件合并来创建主文档、确定数据源、插入合并域、合并数据和文档,从而方便快捷的完成一些较小型的数据库处理及报表的打印输出。 关键词:邮件合并;主文档;数据源;合并域 在实际工作中,我们经常会遇到需要处理大量日常报表和信件的情况。这些报表和信件的主要内容基本相同,只是具体数据有所变化。Word提供的邮件合并功能就是一种便捷的处理大量信函的工具,它最主要的用途是创建套用信函、邮件标签和信封。根据邮件合并的特点,我们可以举一反三,利用邮件合并功能来处理其他一些日常事务,如打印新生录取通知书、制作考试用的准考证、填发考生成绩通知单以及打印会议通知、婚宴请柬、工资条等等。尽管在Access、FoxPro等专门的数据库软件中也提供有报表或标签的输出功能,但其结果的再编辑能力较Word差,所以我们可以利用Word的邮件合并功能来顺利完成一些较小型的数据库处理及报表的打印输出。下面以打印新生的录取通知书为例来说明利用邮件合并功能来实现报表的快捷输出的步骤。 1 创建主文档 要打印的新生入学通知书,形式相同,只是其中有些内容不同。在邮件合并中,只要制作一份作为通知书内容的“主文档”,它包括通知书上共有的信息;另一份是新生的名单,称为“数据源”,里面可存入若干个不相同的新生信息;然后在文档中加入变化的信息称为“合并域”特殊指令,通过邮件合并功能,可以生成若干份新生入学通知书。 现有新生录取信息表,对表格中的每个新生打印出录取通知单。 首先创建主文档: (1)新建一个新文档或打开一个现有文档,输入通知书中的相同内容; (2)选择“工具/信函与邮件/邮件合并”命令,打开“邮件合并”任务窗格。 (3)在“选择文档类型”下,单击“信函”,使当前活动文档成为主文档。单击“下一步:正在启动文档”。此处选择要如何设置信函,可以选择a.使用当前文档,b.从模板开始,c.从现有文档开始,在本例中,我们选择“使用当前文档”。 然后在文档窗口中键入信函,或等到任务窗格在以下的步骤中提示时再键入。单击“下一步:选取收件人”,进入下一步骤——收件人的选取。 2 选取收件人 现在,主文档已经建立,接下来创建收件人数据库。数据源中的数据由不同类别的域组成,如录取通知收中的姓名、系、专业、报道时间等。数据源中的域必须唯一,且最多只能有32个字符,可使用字母、汉字、数字、下划线,但不能有空格,第1个字符必须为字母或汉字。 在本例中,我们首先将数据,录入到EXCEL的工作表中,取名为“新生录取信息表.XLS”。在“选择收件人”窗格中,单击“使用现有列表”,再单击“浏览”,然后在“选取数据源”对话框中,选定“新生录取信息表.XLS”数据表,按“确定”按钮。数据源的所有条目都将显示在“邮件合并收件人”对话框中,您可以在该对话框中仔细修改包含在合并中的收件人列表。 如果事先没有建立数据源表,可以执行“键入新列表”选项建立收件人信息表。 3 撰写信函 在需要从数据源中合并姓名、地址或其他信息的位置插入合并域。在本例中的操作方法是:在主文档中,单击要插入域的位置,单击“其他项目”,单击“数据库域”,在“域”框中,单击所需的域,单击“插入”,然后单击“关闭”。重新确定插入域的位置,重复执行该步骤,将“序号、姓名、专业”等域分别插入到文档中的相应位置。 4 预览信函 若要按顺序预览各项,请单击箭头按钮。 若要定位并预览指定的项,单击“查找收件人”,并在“查找条目”对话框中输入搜索准则。 单击“下一步:完成合并”。 5 完成合并 若要对个别文档进行个性化设置,必须完成合并,然后在合并的结果文档中编辑所需信息。单击“编辑个人信函”,在“合并到新文档”对话框中,选择要合并的记录,单击“确定”。 如果要直接从“邮件合并”任务窗格打印,在“邮件合并”任务窗格的步骤6(“完成合并”)中,单击“打印”。在“合并到打印机”对话框中,执行相应操作,再单击“确定”。 结束语 邮件合并是Word提供的一项高级功能,尤其对于不太熟悉专门的数据库软件,而又常用Word的办公人员来说,掌握了这项功能就可以方便快捷地完成一些较小型的数据库处理及报表的打印输出,从而减少重复工作,提高工作效率。参考文献 [1]国家职业技能鉴定专家委员计算机专业委员会.办公软件应用(Windows平台)试题汇编(高级操作员级)[M].北京:北京希望电子出版社,2006. [2]李京申,罗军.办公自动软件应用高级案例精解[M].北京:希望电子出版社,2006.

邮件合并功能

邮件合并功能。 一、制作明细表首先按照图1的格式制作“往来账项明细表.xls”。笔者使用Office 2003,在其他版本的Office中操作略有不同,请朋友们注意。 二、询证函的格式为了叙述清楚,我们假设询证函的格式如图2所示(实际的询证函长达3页,编号中的最后一位数字即表示该询证函有3页内容),该文件名称为“询证函.doc”。在这张询证函中有5处内容取自“往来账项明细表.xls”,即图2中标注的①、②、③、④、⑤处。 三、进行“邮件合并” 1.启动Word,打开“询证函.doc”,执行“工具→信函与邮件→邮件合并”命令,打开“邮件合并”任务窗格。 2.选择“信函”项,单击“下一步”;选择“使用当前文档”项,单击“下一步? 选取收件人”;选择“使用现有列表”项,单击“下一步? 撰写信函”。 3.进入“选取数据源”对话框,在“文件类型”框中选择“Excel文件”,然后在文件列表框中,双击“往来账项明细表.xls”。 4.在“选择表格”对话框中,单击所需要的工作表,勾选“数据首行包含列标题”复选框,单击“确定”按钮。 5.在“邮件合并收件人”对话框中,对数据进行编辑后,单击“确定”按钮。 6.执行“工具→信函与邮件→显示邮件合并工具栏”命令,打开“邮件合并”工具栏。单击“询证函.doc”文档中的①处,然后在“邮件合并”工具栏中单击“插入域”按钮,进入“插入合并域”窗口;选择“数据库域”,然后在“域”栏中单击“顺序号”,依次单击“插入”和“关闭”按钮。 同理,将文档中的②、③、④、⑤处分别指定为“公司名称”、“项目”、“贵公司欠”和“欠贵公司”。 至此,“询证函.doc”文档显示如图3所示。文档中书名号及里面的部分就对应着“往来账项明细表.xls”文件的相关项目。 四、完成“邮件合并” 在“邮件合并”任务窗格中,单击“下一步? 撰写信函”,然后单击“下一步? 预览信函”,再单击“下一步? 完成合并”,至此邮件合并完成。 想看看合并后的结果吗?在“邮件合并”窗格中单击“编辑个人信函”,此时Word将弹出“合并到新文档”对话框,选择“全部”,点击“确定”按钮后就可以看到合并后的信函文档了。 编后:上例使用Word的“邮件合并”功能把Word文档和Excel二维表格完美地合并到一处,实现了数据的批量处理,有效减轻了工作量。在财务工作中经常遇到类似情况,朋友们不妨一试。 “邮件合并”是Word的一项高级功能,是办公自动化人员应该掌握的基本技术之一。但是大多数书上对“邮件合并”的介绍都很简单,如果按照书的上介绍去做,合并打印出的邮件并不能完全令人满意。教你几个邮件合并技巧,希望能帮你提高办公效率。 1.用一页纸打印多个邮件 利用Word“邮件合并”可以批量处理和打印邮件,很多情况下我们的邮件很短,只占几行的空间,但是,打印时也要用整页纸,导致打印速度慢,并且浪费纸张。造成这种结果的原因是每个邮件之间都有一个“分节符”,使下一个邮件被指定到另一页。怎样才能用

邮件合并功能用于创建套用信函

邮件合并功能用于创建套用信函、邮件标签、信封、目录以及大宗电子邮件和传真分发。邮件合并进程涉及到三个文档:主文档、数据源和合并文档。要完成基本邮件合并进程,您必须按照下列步骤操作: ?打开或创建一个主文档。 主文档:在 Word 2003 的邮件合并操作中,该文档包含对于合并文档的每个版本都相同的文本和图形,例如套用信函中的寄信人地址或称呼。 ?使用独特的收件人信息打开或创建数据源。 数据源:该文件包含要合并到文档中的信息。例如,您要在邮件合并中使用的名称和地址的列表。您必须首先连接到数据源,然后才能使用该文件中的信息完成邮件合并进程。 ?在主文档中可以添加或自定义合并域。 合并域:它是您在主文档中插入的占位符。例如,插入“城市”合并域可以让Word 2003 插入存储在“城市”数据字段中的城市名称,例如“巴黎”。 ?在主文档中合并来自数据源的数据可创建一个新的合并文档。 合并文档:它是您将邮件合并主文档与您的地址列表合并后得到的结果文档。结果文档可以是打印结果文档或包含合并结果的新的 Word 2003 文档。 Word 2003 使用向导来指导您完成所有步骤,从而使邮件合并变得容易。如果您不想使用该向导,可以使用“邮件合并”工具栏。不管使用哪种方式,结果都是数据源中的每行(或记录)都产生一个独特的套用信函、邮件标签、信封或目录项。您还可以使用邮件合并来创建将域映射到数据(而不只是邮件或目录)的任何类型的文档。例如,如果您的录像带集合在电子表格中列出,您可以使用“标签”选项来创建录像带标签。 追问: 这个我知道,我说的是,数据源表格中是以数字作分数,而在通知单中,要求以等级的方式填写在单元格中。也就是在源数据中是数字,如95, 在通知单中是文本,如优秀。如何将其转换?我用了公式IF,不顶用。 不能导入到EXCEL中作。一定要在WORD中完成。 回答: 1、首先在EXCEL里做出以”购书人姓名、书号、书名、单价、编号”为 行标题的工作表,下面输入具体内容(假定5行),保存,关闭。 2、在排版好的WORD文档里,工具-信函与邮件-选‘邮件合并’和‘显示 邮件合并工具栏’-信函-下一步-使用当前模板-下一步选取收件人-浏览 -选择刚保存的EXCEL文件-打开-确定-全选-确定。 3、光标插入在“购书人姓名:”右边,点邮件合并工具栏上的‘插入合 并域“按钮-插入合并域对话框中的域里选’购书人姓名‘-点插入-关 闭,即在此位置插入《购书人姓名》; 4、依3步骤在相应位置依次插入《书号》、《书名》、《单价》、《编 号》,点合并工具栏上的查看合并域数据,可查看插入的内容; 5、点插入合并域对话框右边的合并到打印机或合并到新文档,若合并到 打印机,即自动打印出5页不同的通知单,若合并到新文档,则自动生成一个5页的新文档。 追问:

使用word中的邮件合并功能逐条发送对应内容的邮件

使用word中的邮件合并功能逐条发送对应内容的邮件: 注:使用此功能,必须使用的邮件发送接收软件是outlook。 第一步:新建一个EXCEL表格,将需要发送的EXCEL表格内容做成适宜发送的形式,要求如下: 1、无表头; 2、最后一列是邮箱地址; 3、尽量加上表格边框,这样在发送的邮件中数据排列会比较清楚。 如图示: 第二步:新建一个WORD文档,将第一步中做好的EXCEL表格第一行中除了最后一列邮箱的内容复制粘贴到WORD文档中 第三步:选中上一步中粘贴的EXCEL表头右击鼠标,选择插入一行 若该表格的有很多列,可以在“页面布局”菜单中选择“纸张方向”为“横向”,

然后再选中刚才粘贴的EXCEL表格右击选中“自动调整”的“根据窗口调整表 格”。 第四步:选中“邮件”菜单点击“开始邮件合并”的“邮件合并分步向导”, 出现,选择类型是“电子邮件”,然后点击“下一步”,直到第3步,点击“浏览”选择第一步中新建的EXCEL表格,如:

然后点击“确定”,出现第一步中的EXCEL表格内容被逐条选中的对话框 点击“确定”。 第五步:鼠标分别点进word中的表格的第二行的每一个空格,点击“邮件”菜单中的“插入合并域”的相应的内容,即可逐个建立与原EXCEL表格中的数据源的关联引用关系,如:鼠标点进“姓名”下的空格,然后选择如图示: ,word文档中的表格会变

成,以此方法挨个建立数据关联。 第六步:全部关联完毕后,表格如图示: ,然后点击下一步, 直到“第5步”

,此时,点击左右翻键,可以预览数据,如: 。此时点击“完成合并”,即出现下图

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