行政工作报修流程

行政工作报修流程

报修流程

保修申请

由需维修的部门、宿舍及个人告知物业管理员,并填写维修申请表。

物管员根据报修内容通知相应维修人员进行维修(责任落实到人)

维修人员维修完毕后向物业管理员反馈维修情况,并填写维修记录

报事报修操作流程

报事报修操作流程

报事报修操作流程 一、目的 1.1 为了规范报事报修工作流程,保证报事报修服务工作能够协同高效开展,为客户提 供及时、有效、满意的服务。 二、适用范围 2.1 适用于物业全体员工接到报事报修的处理工作。 2.2 每日9:00-17:30时段,由物业服务中心负责按照本流程开展报事报修服务工作, 17:30-9:00时段由监控中心负责按照本流程开展报事报修服务工作。 三、报修工作流程 3.1.物业服务中心前台或客服专员等物业全体员工负责接待客户报修事宜,不论何种途 径接到的报修信息应第一时间移交到物业服务中心(或监控中心)进行报修和记 录。 3.2.接报修时应仔细询问维修地点、维修内容(含有无材料等简单内容)、报修人姓 名、联系电话以及预约时间,并填写《业户报修登记表》。 3.3.服务中心前台负责填写《派工单》,单上需注明维修地址及内容等具体信息。 3.4.服务中心前台及时将报修信息通知工程部,由工程部领班安排维修人员领取《派工 单》赶至报修客户现场进行维修处理。维修人员处理客户零修范围事宜必须在接报 15分钟内到达现场进行确认、维修。如工程部明确回复不能在规定时间内派工, 前台立即致电客户另行确定时间。 3.5.服务中心前台派单后,跟进维修服务工作: 3.5.1在15分钟内需对客户进行第一次电话回访,向客户确认维修人员是否到场及维 修状况。

3.5.2如维修人员未及时到场应给客户致歉并做好解释工作,随后应立即询问工程部 了解具体情况并落实人员前往的时间,再次给客户致电说明到场维修的时间并 做好记录,15分钟内须再次进行电话回访进行确认。 3.6.维修完毕后: 3.6.1维修人员请客户对维修人员到场时间、维修完成时间、维修结果或维修费用进 行签字确认。工程维修人员应立刻将客户签字确认后《派工单》的客户联交予 客户,将剩余联返还服务中心前台。服务中心前台立即对客户进行第二次电话 回访,了解客户对维修工作的满意度,并在“业户回访意见”一栏内填写完整。3.6.2如因各种原因未能完成维修工作,维修人员需向客户解释未能完成的原因,给 出后续维修方案和时间。并在《派工单》上填写相应内容,并请客户签字确 认。维修人员立刻将签字确认后的《派工单》返还服务中心前台。 服务中心前台致电客户确认是否满意约定的后续维修事宜。如无异议,则根据 与客户约定的维修时间重新派工,并持续跟进维修状况。 3.7.服务中心前台回访结束后,将已完成《派工单》相关联提交相关部门,有偿服务类 必须提交财务部,在《业户报修登记表》上进行销单处理,并将其整理归档。 3.8.每月底前将《派工单》整理、汇总并做好及时率、完成率的统计工作。 3.9.当日14:00前的《派工单》必须在当日17:00前返还服务中心前台。前台必须完成 当日回访。 3.10.接到任何公区报修事宜,都按照报修工作流程进行,《派工单》则由客服专员 在日常巡检中对维修内容进行复查和签字确认。 3.11.在17:30-9:00期间接到的报修事宜,应将信息移交到监控中心进行记录,由 监控中心按照正常报修工作流程进行处理,《派工单》则在9:00-17:30进行填

报修报事流程:

报事报修操作规程 1目的 规范、统一报事报修话术、流程标准,确保维修、咨询、投诉处理的及时性。 2范围 适用艾力枫社物业公司管辖的服务区域报事报修、咨询、投诉的处理工作。 3报事报修 报修流程 3.1.1客服人员接到客户报修电话,草记并确定报修内容,首先判断属于公共区域维修还是入户维修,根据维修内容进行建单,同时提示客户会收到手机短信验证码,师傅上门维修时需要提供; 确认报修内容后,维修人员根据报修内容进行抢单; 客服人员需要随时查看工单状态,如5分钟内无人抢单,客服人员需要跟催至工程主管,由工程主管进行派工,如不能在预约时间内上门需要工程主管与业主进行沟通,重新预约时间; APP进行接单; 如因特殊原因导致无法提供验证码时,师傅需要致电大客服进行核实; 客户来电指定某位维修人员上门维修时,客服人员创建单据,并指派至这位维修人员,如维修人员正在维修,无法及时上门时,维修人员需要与客户进行沟通,并告知大概上门时间; 如所接维修任务无法及时完成(配件采购、维修工时较长、遗留问题处理等)时,需要与客户进行沟通,并及时向客服中心反馈说明原因,由客服人员进行跟进; 如提交单据2小时内,未完成流转也未得到维修人员反馈的,客服人员要及时向派工班组长进行跟催; 客服人员接到工单完工提示后,及时进行客户回访,回访率要求100%; 当天报修量如超出维修人员工作量时,项目维修班长需要联系客服人员,告知维修师傅工作量已饱和,如再有业主报修需要推后预约时间,客服人员需要和项目维修班长核实具体时间,大概多长时间内可以进行预约,特殊维修故障需要协调的再由客服主管与项目工程主管或班长进行协调。

报事流程 3.2.1客服人员接到客户来电后,根据客户反映问题进行记录并创建工单; 3.2.2客服人员将客户报事内容通过微信派至相关项目专业主管; 3.2.3各项目专业主管接到报事任务后,根据问题性质派遣至相关专业主管进行处理,相关专业主管接到派工后通过手机APP端接单并安排本部门员工进行处理,完工后由部门主管进行报事工单的流转; 工单流转完成后,客服人员根据自动生成的回访工单进行客户满意度回访。 注:所有与维修无关的事项均为报事,如果报事内容需要维修人员协作的,由工程主管、班长创建工单进行派工维修。 电梯报事流程: 如业主来电报电梯故障(困人、无法按键等),客服人员安抚被困人员情绪,并创建报事工单,由工程主管接单,工程主管通知电梯维修负责人(张国华),同时安排相关人员立即到现场进行解救。 未完成工单升级流程 如遇特殊情况不能及时完成维修或处理的工单,接单人员需在下班前通知相关班组长并反馈至客服中心; 客服人员每天下班前要对当天的全部工单进行梳理,对未完结的工单进行统计,针对未完成工单与接单人进行核实,接单人需要给出具体完成时间,同时客服人员在微信群内向项目工程主管通报未完成工单项,大客服人员向客户进行解释、反馈; 超过24小时未完成的工单,每天会通过微信进行公示; 自检类报修流程 工程部人员自检出的问题上报至工程主管或班长,工程主管或班长同意后报至大客服,由客服人员建单,师傅接单后进行维修; 工程维保 其他部门(绿化、保洁、安保等部门)发现的公区维修,直接拨打客服热线进行报修,工单完成后关闭,客服人员进行回访。 4.投诉处理 首先客服人员明确投诉客户的信息(姓名、项目、楼宇号、房间号、联系方式),并详细记录客户投诉内容;

日常报修处理流程图

保修期外日常报修处理流程图 客户(客户) 报修保修期外项目 在《工作信息记录》上登记 客服接待登记 自有部位维修项目 维修完后,工程部回单客服部 工程部提出维修方案并估价,客户认可后进行维修 填写《派工单》 (客户或客户报修的维修项目) 电话/上门回访客户。 客服部在《工作信息记录》登记 客服部将单据归档 其它部门发现问题 工程部维修 公共维修项目 (公共维修部分)依据 《派工单》,贴心管家进行现场回访。 1、对于客户不满意的一般问题开《派工单》要求再次维修。 2、重大问题开出《工作联系函》通知工程部主管。

贴心管家回访,闭合业务 保修期内日常报修处理流程图: 客户(客户) 报修保修期内项目 维修好后告知客户再次验收。 能立即处理 开发商代表向客户说明、 联系施工队继续维修 开发商代表持续跟进维修 不能立即处理 开发商代表接单、派单,贴心管家核实维修项目 开发商代表向客户回复维修结果

客服接待通知客户(客户)验收 客户(客户)签字确认 自用部位报修维修流程示意图 业户电话报修或来访报修 若属急修,记录报修时间,维修人员在接单后需30分钟内到场处理 客服接待受理,判断是否属于有偿服务,并告知业户 登记《工作信息记录》, 若属夜间报修,由监控室受理,急修项目,按规定处理,非急修的记录

登记,第二天报客服接待 填写《派工单》 落实维修时间和维修人员 维修人员接单后,领用材料和准备工具 若无人,留下《留言条》告知业户,另约时间 迅速到达业户现场,表明身份,客户许可方能进入室内 了解情况,详细询问,查看现场,若判定属有偿维修,出示维修收费标准,业户同意后则可开始维修。 维修结束后,核对所耗用的材料,根据修理价目规定,填写金额在维修单相应的位置上。 业户检查,验收合格后,维修人员在《派工单》上填写维修结果,请客户签字确认 按规定收费,当场不能出示有效票据的事后请贴心管家送达业户。 维修人员将所收钱款和《派工单》交客服接待登记,归档,并将业户自用部位维修情况登记入《维修卡》 贴心管家负责业户回访记录 客服接待汇总统计《派工单》,与工程部核对完后,每月25日前交财务部

行政部事务工作流程图

行政事务工作流程图 一、印章管理 1、流程图 2、说明 ○1使用公章到行政部填写《印章使用申请表》; ○2《印章使用申请表》要有经手人、部门负责人签字; ○3报总经理批准后,方可为其加盖; ○4如遇总经理不在,由总经理委托受托人签字有效; ○5如果工作需要使用财务章,须到财务部门按上述程序办理; ○6因工作需要将印章携带外出的,由总经理特批,批准程序如上。 具体参照行政部事务管理规程第一节。 3、使用表格 印章使用登记表

二、档案、公文管理 (一)档案管理 1、归档流程 2、说明 1)档案分类:合同(包括销售和采购合同)、投标书、招标书、相关图纸、通知、文件 2)归档 ○1各部门将所需存档的档案整理成册; ○2本部门存档及移交行政部存档; ○3相关人员在《存档登记表》登记。 ○4技术档案归档:由工程部、项目研发部自行建档并报行政部备案。 ○5具体参照行政部事务管理规程第二节第十、十一条。 3、使用表格 存档登记表

(二)公文管理 1、行文流程 1)拟稿:由各部门进行拟稿,文稿必须内容清晰、层次分明、观点明确、文字简练、标点符号正确、书写工整,用钢笔书写,严禁用铅笔或油笔; 2)汇稿:文件拟草后,如须汇签的文件,必须先履行汇签手续,汇签人在文稿的汇签处,签署自己的意见; 3)核搞:文件由行政部负责人核搞,内容包括文件质量、内容是否符合规定; 4)签批:报总经理签批后,行政部打印、定稿、核对、盖章和印发。 5)对不同内容的发文建立发文登记簿,含发文的时间、文件名称、收文单位、发出时间和收文回执; 6)具体参照行政部事务管理规程第二节十二、十三条。3、使用表格 1)发文登记表 2)哈尔滨日达兴科技实业股份有限公司发文审批单

日常维修工作流程

日常维修工作流程 文稿归稿存档编号:[KKUY-KKIO69-OTM243-OLUI129-G00I-FDQS58-

日常维修工作流程 一、维修部维修人员每天保持维修房、维修场地干净;工具、材料归类摆放,科学有序。 二、维修人员每天对机电设备进行常规性维护保养,确保所有机电设备健康运作。作业项目安全、规范、美观。 三、维修人员应对所有机电设施例行检查。例行检查根据检查对象的不同每天、每两天或每周不等的时间段进行一次,两人合作进行,对检查中发现的问题,应在《日常维护巡查记录》上登记清楚。能够自己随时处理的问题应随时处理,自己无法随时处理时,应向主管领导做口头或书面报告,及时安排处理。 另外,维修人员应结合日常维修工作对供电、供水、排水网络进行随机检查,发现问题及时处理或向主管领导报告。 四、例行检查的内容为: 1、供电系统是否存在隐患,有无危及供电安全现象。 2、供水系统(包括纯净水制水设备)是否存在隐患,有无危及供水安全现象。 3、公司各部分排水系统是否畅通,是否有水管跑冒滴漏和污水外溢现象。 4、供蒸汽管道、阀门、仪表是否正常。 5、天燃气设备运转是否正常,监测设备是否正常,要做定期检测。 6、锅炉运行状况,及时检查,每天听取锅炉工的工作汇报。 7、宿舍有无私拉乱扯危及用电安全行为。 8、所有公共照明灯电源线是否老化破皮,有无危及员工安全现象。 9、有无其他影响公司形象容需要整改的事项。

10、生产车间每一条生产线的机械电气设备的运行情况,每天早晨上班或车间下班 后对机械进行润滑保养。(把多余的润滑油用抹布擦拭干净,以免污染产品) 11、污水处理系统是否正常运行,建立维护档案 五、维修部保证所有使用工具的安全性。维修过程,应严格遵守安全规程,防止发生意外事故。 六、任何维修工作结束后,均应清点工具,清理现场,清除垃圾,经检查、测试全部符合质量后方能送电、送水,交付使用。 七、对所完成的工作应记录在维修记录上,对未完成项目要写明原因及下步处理意见。 八、维修人员应对所维修项目负责,对不负责任、敷衍了事造成返工的,追究维修人员责任,对因返工造成材料浪费的,予以相应处罚。 九、维修人员在休班期间,如遇公司工作需要到现场处理,应以公司利益为重,积极配合。 十、以上巡视工作,都要认真填写有关《***巡查记录表》。 记录表要及时存档,妥善保存,以备核查。 十一、公司对以上工作做随机巡视监督,若发现工作敷衍,将对维修部进行严厉惩罚 2017年4月21日

行政事务工作流程

行政事务工作流程

行政事务工作流程 一、办公用品领用 1、领用人根据有关办公用品清单及实际需要,向前台提出申 请,由行政助理统一领取并签字登记。 2、办公用品采购原则上由各部门主管向行政办提出申请,由行 政助理统一汇总后集中采购,特殊物品的采购可由行政办指定专人负责购买。 3、行政办对各部门的办公用品每月统计一次,如某部门超出预 计,行政办可暂停向该部门发放办公用品,并责成该部门主管加强本部门的办公物品的管理。 4、员工离职时,应认真清点办公用品并交还到行政办,填写交 接清单后签字确认;行政助理及时将退还的办公物品登记入库。 5、公司办公用品原则上每月1日、15日发放2次,其余时间 如急需领取的须上报给行政办主任签字确认。 二、传真、文件、信件、快递物品的收发 1、公司与外界联系需对方发送传真时,尽量要求对方注明本公 司具体收件人,以便行政前台及时分发到位。 2、行政前台收到传真后,在传真接收台帐上登记,并负责通知 收件人及时领取及签字确认。

3、公司所有文件、物品的收发管理工作均由行政前台统一负责 处理。收发业务范围包括:文件、邮件、报刊、挂号、电报的发送、登记,以及物品、特殊文件资料的快递等。 4、收发人员须根据相关文件资料填写收件登记簿、发文登记。 三、名片管理 1、公司名片格式统一化,由公司行政办依据企业形象规划并联 系印刷业务,具体操作可由行政办指定某部门负责。 2、印制名片申请者须经部门主管签字后交由行政办指定专人 负责印制,名片印制完成后,行政助理须及时发放到位。3、名片印制前需确认名片职务、职称、部门是否相符,姓名、 联系办法等需确认无误。 4、各部门须建立其相关的名片册,以便本部门和公司的业务共 享资源。 四、公司物品申购流程 1.各部门根据各自工作的实际情况业务需求,提出切实可行的申请要求(须填写物品申购单,内容具体翔实、理由充分),经部门主管签字确认后,上报到行政办审核并由总经理审 批。 2.行政办根据各部门现有的设备资产情况对申请进行核实,并提出解决建议和意见(调拨或购买)。 3.物品采购原则上由行政办统一申请费用、组织购买,也可指定专人负责购买。购买过程遵循“价廉物美”的原则,注意

设备维修工作程序

设备维修流程图

设备维修工作程序 一、目的 规范设备管理流程,提升流程效率;加强设备故障维修的反应速度和信息反馈速度,最大限度的服务于生产需要,培养高效的维修管理团队。 二、设备维修管理流程 1、设备故障报修途径 a)生产部门的设备操作员工发现故障隐患:上报部门领导后,可以书面通知设备维修班,同时也可以先进行电话通知维修,然后,再填写设备报修单交予设备维修人员。 b)设备维修人员在日常设备巡查中发现设备故障隐患:首先排查设备故障,然后及时报告班长安排维修。 c)在设备定期的维护保养中发现设备故障隐患:首先要对故障情况进行检修工作,然后及时报告班长进行下一步工作。 2、设备故障的确认 a)设备故障情况通过报修途径报告至设备维修班,首先,由维修人员对故障情况进行确认,确定设备故障维修复杂系数,对设备故障简单分类后,制定出维修计划。 b)对于维修系数低的设备故障,由设备维修人员直接进行现场维修。 c)根据设备故障情况制定出相应的维修计划后,报告给设备科主管领导,由主管领导审核后批准执行。 d)维修班根据维修计划,首先依据故障情况领用设备配件以及配备维修工具,然后,组织维修人员实施维修工作。 e)对于设备故障需要委外维修、加工的,由维修班申请,设备科长审核后,报请分管副总经理审批。 3、设备故障的维修 a)设备故障维修结束后,设备维修人员要填写设备故障原因及维修情况说明;然后由设备操作员工对设备故障维修状况进行确认,确认设备故障解除后,签字确认。 b)设备故障在维修中发现缺少维修零部件,需要联系购买时,设备维修人员要在设备报修单上注明设备需要待修,以及待修的原因;由设备操作员确认并签字。维修人员要把此情况及时报告主管领导,由主管领导通知采购部门购买配件。

行政管理的主要工作流程

行政管理的主要工作内容:执行办公设备、公共设施的日常管理和维护;执行办公用品及日常用品的采购、发放管理;执行部门表单的归档管理;执行固定资产及日常易耗品的管理;执行各种费用的控制交纳;执行公司对外关系建立维护;执行突发事件处理;执行公司车辆管理;执行后勤管理;执行行政日常事务处理;执行上级交办事务等。 具体工作流程 一、执行办公用品及日常损耗用品的采购、发放管理 月25日行政部要根据其他部门的申购计划及库存情况,并要根据相关规定作适当储备以备不时之需,作好申购计划汇总表经行政总监审批后,及时保质保量地采购办公用品和日常损耗用品,同时作好物品出入库登记,每月盘存,确保账实相符。 1、执行固定资产及低值易耗品的管理 对于公司所有的固定资产以及低值易耗品,建立固定资产台帐清单,行政管理中心定期进行帐物盘点,核对帐物是否相符,然后根据盘点状况及调动增加状况更新《固定资产台账清单》,对需要转移或报废的资产按照相关程序申请报废或转移,及时跟进各部门资产调动,做到帐物相符。对于资产管理不当、 帐物不符,将对相关负责人进行相应处罚 二、执行各部门基础设备、设施维修管理 行政部负责根据维修要求协调或外请技术人员维修、对维修全过程进行控制; 各部门对维修质量监督、确认。 所有维修要求做好记录、跟踪维护结果及完成状态;对未按要求完成的维修

四、执行部门各类表单的归档管理 根据不同种类档案的特点,做好系统编目、使用/传阅控制、分类存放、排 列有序,定期收集各类表单台账,并整理归档 各部门往来的备忘录、文档、资料等。 五、文件资料收发、传真管理 各类文件资料收发、传真均需在登记薄上作好详细登记、记录,及时将各类信息(通知、文件)进行上传下达,特别是各类付款申请单或客户信息应登记后及时传递给相关部门; 六、执行各种行政支出费用的支付、控制 按时申请、交纳、控制公司各项行政支出费用,并将所要交纳的各项费用进行审核记录,对各项行政付款申请单经行政总监审阅后复印归类管理。做到资金审批的及时、准确、可追溯,以确保行政管理中心工作的正常开展。 七、执行对外关系建立维护 建立良好的公共关系平台是企业正常经营的关键,行政部门肩负着对外沟 通、协调的重任,要把对外关系维护作为重要工作来抓,企业的经营活动涉及到方方面面的关系,既有政府部门的,又有社会关系的,哪方面关系处理不好,或多或少都会有一定影响。在平时的工作中要经常保持与已有关系的联系与沟通,并结合实际情况,建立新的公共关系。在对外交往中要自觉维护公司形象,要将对外关系维护情况及时向领导汇报,以便作出符合公司利益的调整。

业主报修处理流程

业主报修处理流程 1.目的 能更及时有效的处理业主报修问题。 2.适用范围 适用于所有业主房屋报修。 3.房屋报修说明 ● 1. 报修 (1)由验房人员带领业主前往业主所有产权房屋进行实地验收并记录业主所提出问题及准确地方。 (2)验房人员做好记录后将所记录情况返回客服中心。 ● 2. 组织实施 (1) 由客服中心联系开发分包单位对所记录的问题在规定时限进行处理。(时限详见附表一) (2) 若开发分包单位对所报问题进行及时有效的解决则由物管方联系外建单位对所报修问题进行处理所产生得一切费用则由开发分包单位支付。 ● 3. 完成 (1)维修完成后由维修单位对已维修的事项进行签字并由客服部派 人实地验收确认后告知业主。

流程图 维保期工作流程: 1、物业接到业主维修需求→物业客服助理先查看现场后开《工程维保单》并通知相关维保单位前来领取维保→单位在接到通知后当天或最迟不得晚于第二日早上9点到物业客服中心拿单,并按客服中心与业主协商的时间提前1个小时维保人员到客服中心等待,客服中心提前1个小时再次与业主确认维修时间→维保工作人员查看后,无论能不能马上处理,都需给业主和物业客服中心一个明确的时间完成时间,并取得业主认可→维修完成后维保人员应在第一时间通知物业客服中心→客服中心做好回访工作。 2、处罚规定:未按本流程规定时间达到的每次处罚视情节轻重处以100-500元的罚款,上门维修服务不好每次处罚200元,未按规定完成整改的每次处以1000-5000元的处罚,物业保留由物业指定装修单位维修的权利,本次工程维修款由责任单位2倍支付。罚款从相关单位保修款或工程款中扣除。 相关表单:《遗留问题记录单》、《复验申请单》、《整改延误说明条》、《整改 承诺书》、《工程维保单》、《罚款单》。

维修工作流程

注:此表一式两份白联使用部门留底、红联维修部门留底 设备维修工作程序 一:目的 规范设备管理流程,提升流程效率、加强设备故障维修的反应速度及信息反馈的速度最大限度的服务于生产需要,培养高效的维修管理团队。 二:设备维修管理流程 2:1设备报修流程: A:生产部门的操作工发现故障隐患需及时上报部门领导后,可以书面通知设备维修部门,同时也可以进行电话通知维修,然后再填写维修单交于设备维修人员。 B:设备维修人员在日常设备巡检中发现设备故障隐患,首先排查故障原因,然后及时报告上级安排维修。 C:在设备定期的维护保养中发现设备故障隐患,首先要对故障情况进行检修工作,然后及时报知上级进行下一步工作。 三:设备故障的确认 A:设备故障情况通过报修途径报告至设备维修部门,首先由维修人员对故障情况进行确认,确定设备故障维修的复杂系数,对故障简单分类后,制定维修计划及所需材料。

B:对于设备维修系数低(不需要材料)的设备故障,由维修人员直接进行现场维修。 C:根据设备故障情况制定出相应的维修计划后,报告给维修主管,由维修主管审核后批准执行 D:维修部门根据维修计划:首先根据故障情况领取专用设备配件以及维修工具,然后组织维修人员实施维修工作。 E:对于设备故障需要委外维修、加工的,由维修部门提出申请,维修主管审核后报请公司审批。 四:设备故障的维修 A:设备维修结束后,设备维修人员要填写设备故障原因及维修情况说明,然后由设备操作人员对设备故障维修状况进行确认,确认设备故障解除后,签字确认! B:设备故障在维修中发现缺少维修零件,需要联系购买时,设备维修人员要在设备维修单上注明:(设备需要待修,以及待修原因)维修人员要把此情况及时报告主管和设备使用部门领导,由维修主管通知采购部门购买配件。 C:设备故障在维修中发现,故障情况依靠公司自己维修力量不能够解决,需要联系设备生产厂家维修时,要把此情况写入维修申请单中,维修人员要把此情况及时报告维修主管以及设备使用部门领导,由维修主管与生产厂家联系维修事宜。 D:设备在维修中要挂《设备检修牌》,待修设备要挂《待修牌》,设备维修好后药及时通知生产部门确认接收。 E:设备在维修时,由于维修任务繁多导致设备不能够立即进行维修时,要及时报告维修主管和使用部门,和使用部门沟通协调,另外确定维修时间和维修计划。 F:设备维修过程中,设备使用人员要在现场以便维修人员及时了解设备情况。 五:设备维修记录 A:设备故障维修情况的记录,在维修工作结束后,设备维修申请人、

行政事务工作流程

行政事务工作流程 一、办公用品领用 1、领用人根据有关办公用品清单及实际需要,向前台提出申 请,由行政助理统一领取并签字登记。 2、办公用品采购原则上由各部门主管向行政办提出申请,由行 政助理统一汇总后集中采购,特殊物品的采购可由行政办指定专人负责购买。 3、行政办对各部门的办公用品每月统计一次,如某部门超出预 计,行政办可暂停向该部门发放办公用品,并责成该部门主管加强本部门的办公物品的管理。 4、员工离职时,应认真清点办公用品并交还到行政办,填写交 接清单后签字确认;行政助理及时将退还的办公物品登记入库。 5、公司办公用品原则上每月1日、15日发放2次,其余时间如 急需领取的须上报给行政办主任签字确认。 二、传真、文件、信件、快递物品的收发 1、公司与外界联系需对方发送传真时,尽量要求对方注明本公 司具体收件人,以便行政前台及时分发到位。 2、行政前台收到传真后,在传真接收台帐上登记,并负责通知 收件人及时领取及签字确认。

3、公司所有文件、物品的收发管理工作均由行政前台统一负责 处理。收发业务范围包括:文件、邮件、报刊、挂号、电报的发送、登记,以及物品、特殊文件资料的快递等。 4、收发人员须根据相关文件资料填写收件登记簿、发文登记。 三、名片管理 1、公司名片格式统一化,由公司行政办依据企业形象规划并联 系印刷业务,具体操作可由行政办指定某部门负责。 2、印制名片申请者须经部门主管签字后交由行政办指定专人 负责印制,名片印制完成后,行政助理须及时发放到位。3、名片印制前需确认名片职务、职称、部门是否相符,姓名、 联系办法等需确认无误。 4、各部门须建立其相关的名片册,以便本部门和公司的业务共 享资源。 四、公司物品申购流程 1.各部门根据各自工作的实际情况业务需求,提出切实可行的申请要求(须填写物品申购单,内容具体翔实、理由充分),经部门主管签字确认后,上报到行政办审核并由总经理审 批。 2.行政办根据各部门现有的设备资产情况对申请进行核实,并提出解决建议和意见(调拨或购买)。 3.物品采购原则上由行政办统一申请费用、组织购买,也可指定专人负责购买。购买过程遵循“价廉物美”的原则,注意

物业管理业主报修处理流程

欣泰盛和苑物业业主报修 处理流程 1 目的 规范维修服务工作,确保及时为业主/住户提供满意的服务。 2 适用的范围: 适用于客服中心管辖区业主/住户所提出的维修服务。 3 职责: 3.1 客服主管及客服中心人员负责将报修内容记录在《来电来访登记本》上,并电话通知维修班;在确定维修人员后填写《派工单》;3.2 维修主管负责安排维修人员具体落实维修服务,检查维修质量和工作效率; 3.3 客服主管及客服中心人员负责维修工作的回访,收集住户对维修的意见,监督跟踪维修工作; 4 工作程序 4.1 客服主管及客服中心人员接到业主/住户报修后,确认维修内容,并向业主讲明相关维修收费事宜,填写《派工单》。 4.2 维修值班人员接到业主/住户报修后,确认维修内容,并向业主讲明相关维修收费事宜,并记录在《维修记录表》上。由维修主管或值班人员根据维修情况及时安排维修人员。 4.3 维修人员接到维修任务后及时到客服中心领取《派工单》,并按维修预约时间,带好维修工具和《派工单》在10分钟内到达现场,若因特殊情况在预约时间内不能到达现场,客服中心应及时通知业主并另行预约时间;

4.4 维修人员到达维修现场首先对业主/住户的报修内容进行检查与判断,然后确定是否收费以及收费金额,收费情况征得业主/住户同意后,方可进行维修; 4.5 对于维修内容较复杂的应及时报告维修班班长,由维修主管组织维修力量进行技术分析和评审,但在分析评审至维修人员再次返回维修现场的时间不能超过30分钟;如果现场分析后可以解决的,应及时组织技术力量进行维修,如因技术问题仍无法解决的,一方面做好业主的解释工作,另一方面应及时求助公司工程部或相关技术部门协调解决,并将具体维修时间于24小时内反馈给业主; 4.6 如果维修的零件、材料是业主/住户提供的,维修人员必须对产品的数量、外观、质量等方面检查,并将验证结果记录在《派工单》上; 4.7 如果是物业公司提供的维修零件、材料也必须及时将使用产品的名称、规格、型号、数量、单价填写《派工单》,并请业主/住户当面验证后方可安装; 4.8 维修人员维修完毕后,请业主/住户在《派工单》内签字确认; 4.9 业主/住户签字确认后《派工单》应及时返送客服中心,如果有收费情况,维修人员必须在《派工单》上记录清楚,并及时将所收费用转交客服中心财务内勤人员,维修班主管检查工作质量和效率,每天工作结束前,由维修主管负责将《派工单》处理情况进行汇总 4.10 客服主管及客服中心人员负责对业主/住户家进行维修回访,并将回访情况在《日常回访记录表》上进行记录,并恳请业主在《日常回访记录表》上签署维修意见,客服主管对回访中发现的不合格服务以及业主所提出的意见要及时传递到相关责任部门进行纠正与整改。

办公室行政值班工作的运行流程图.doc

办公室行政值班工作运行流程图 行政值班 领导参加会议、活动日程安排各类领导小组人选上级部门或兄弟单 位催办文件 收到参加活动、接到参加活动、会议的电话根据来文要求 会议的文件和领导分工,提 查询承办科室和办 出人选建议 做好电话记录理情况 根据通知要求分别情况处理 报局长或分管 办公室局领导 综合性和重来文来电会议内通知承办科室按要 需科室参加 要事项会议、容明确,根据局求及时办理并反馈 的会议、活 活动,送局办领导工作分工确反馈 动 公室主要负定参加局领导 责人提出拟 办意见 向局长或分管通知局领导参直接通知科 办公室的局领会,或根据局领室参加,由科 导请示确定参导安排通知相室自行报告 加会议、活动领关人员参会分管局领导 导或人员 通知局领导或科室人员参会或活动,并给局领 导送达纸质会议、活动备忘通知 需准备材料的,通知相关科室提供

办公室公文处理运行流程图 公文处理 不符合公文办理规定,经办公 收文处理室主要负责人审查后退回发文处理 不涉密涉密公文承办科室草拟公文,科综合性公文,办公室领导核稿 局领导来文登记室提出拟办意见。 登记机要 按时限 传阅,并 根据来文内请示局领导,明 办公室主要 按《黔东南州财政 局工作规则 (试行 )》 做出批 容,可明确具确牵头办理和协 负责人审核 示办科室规定提交局领导核体承办科室 签 的转具体承 办科室办理转牵头科室办理 转有关局领 领导签发 导处理 牵头承办科室(主办科室)做好文 根据局领导批示印制公文件收文登记并按时限办理 对督办件进行跟踪催办 归档 主办科室或牵头承办科室 负责汇总形成统一材料按 程序报出 按规定归档

行政工作岗位职责及工作内容

行政前台岗位职责: 1、规范良好的个人仪容仪表及语言,树立良好的企业形 象; 2、规范有序的前台接待流程及会务接待管理; 3、负责公司复印、彩打、快件及传真的收发及传递; 4、负责公司考勤管理; 5、负责公司环卫工作的督导和管理; 6、协助行政日常事务管理; 行政助理岗位职责: 1、维护及管理公司日常性行政事务,为其他部门提供及时 有效的行政服务; 2、协助审核、修订公司各项管理规章制度,进行日常行政 工作的组织与管理; 3、各项规章制度及奖惩办法的监督与执行; 4、建立良好的劳工关系渠道,协调公司和员工、内部各部 门协作关系; 5、建立良好有效地人才招聘、储备、管理渠道; 6、协助及开展公司所有人事管理流程; 7、管理公司薪酬福利机制; 8、协助及开展公司内务培训及外训工作; 9、协助及组织开展公司企业文化及企业活动; 行政前台工作内容:

1、保持良好的着装、仪容,操持流利普通话接待; 2、注意保持微笑和亲和力及接待语速; 3、前台来电处理及登记; 4、监督并统计外出、出差、加班及日常考情登记; 5、处理快件、传真、复印及外联成册打印装订; 6、引导客户来访流程及安排并持续性对来访客户的茶水 接待管理; 7、安排订餐(公司午餐)、送水; 8、管理环境卫生(保洁、绿化、厕所); 9、检查和管理公司公共财产(门窗、空调开关、桌椅、电 脑电源开关、茶室茶具、茶叶、厕所水箱等); 10、公司所有书籍订购及借阅管理; 11、协助行政助理相关行政事务的管理和处理; 行政助理工作内容: 1、协助审核、修订公司各项管理规章制度; 2、公司所有制度文本及档案管理; 3、公司所有运营项目成果资料月度存档管理; 4、公司人事资料、考勤、办公用品购买、租车、办公室运 营杂费等月度费用统计; 5、公司外联协作单位管理(餐饮、票务、酒店、休闲场所) 6、公司薪酬福利制度管理及执行; 7、公司劳动合约签订、社保购买及相关法律法规解释及执

酒店报修工作流程1

酒店报修工作流程 一、日常报修工作程序及要求 日常维修是指一般性的维修,其任务是由工程部主管或领班派维修人员完成 其程序为: 维修工上班后或维修回来后应在岗待命; 值班领班根据工程部主管指示和报修单派工; 维修工接单后应根据故障原因,带齐工具、备件前往; 有面客的维修地点如客房,有客人的餐厅、会议室等必须由服务员引入,不得自行进入; 处理故障时如要局部停水、停电、停气或发出很大的响声时必须经所在部门主管级以上领导同意后,方可进行; 故障处理完毕后要清理现场,清除所有施工遗留物; 故障处理完毕后要经使用部门领班级以上领导签字认可,交给值班主管汇总,由工程部文员存档; 如有暂时不能处理的故障,应由值班主管向报修部门主管级以上领导汇报,做好解释工作,并上报工程部经理。 报修单的填写: 各部门员工发现工程问题后,报到领班级以上人员处; 由领班级以上人员按维修单内容要求填写。由主管级以上人员签字确认后,派人送致工程部值班室;

维修单如无各部门主管级以上人员签字属无效,工程部不予受理。注:报修单第一联由报修部门取回存档备查 第二联工程部领料后交维修人员,维修后留工程部备案存档 要求:报修单要求填写清楚,字迹清晰,故障的地点、部位、时间准确 第三联交财务部核算维修成本。 二、电话报修工作程序及要求 电话报修适用于较紧急的故障,其程序为 1 、服务员发现设备故障或缺陷报当值领班 2、领班电话通知工程部值班室 3、领班应先报姓名、职务、后报故障现象、地点 4、工程部值班主管接报后,记录在案,并派出维修人员 5、事后报修部门必须补办报修单手续 要求:1、报修人员口齿清晰,准确讲出故障现象及地点 2 、工程部值班人员不接受匿名电话报修;不接受普通员工级人员报修电话(报警除外) 三、特别抢修工作程序及要求 特别抢修为:已有客人入住的房间、VIP房、餐饮包房、正在开会的会议室、正在出菜的厨房或不马上处理会引起客人不满或对酒店设备

行政工作流程梳理

行政工作流程梳理 Document number:PBGCG-0857-BTDO-0089-PTT1998

行政工作流程梳理 1、办公用品管理 ●每月不定期办公用品采购 ●员工不定时的办公用品申请、发放 ●办公用品正常损坏维修 2、固定资产管理 ●固定资产增加的流程申请管理 ●固定资产维护、维修、保养、管理 ●办公设施的申请、维护、管理 ●办公区域改造、维护 3、车辆管理 ●公司车辆保险、出险、理赔等 ●公司车辆保养 ●定期车辆停车费 ●公司车辆加油卡管理,定时续费、分配 4、物业管理(房租、电、水、设备维修、办公环境维护) ●硅谷、世纪科贸、中科科仪大库的租金、物业费、合同、手电费等●霄云里锦秋物业协调、办公区装修、电路改造、水路维修等 ●定期缴纳各类电费、水费等费用的流程 ●办公环境、办公区保洁的管理与处理 5、外联事项管理(电话费、手机费、网费等)

●联系管理、分配IP密码和密码变更,每月统计费用明细、缴费 ●每月固定电话费统计、缴纳与开票;CDMA费用统计填入工资软件 ●网站域名、ICP备案申报、网络空间管理 6、公司福利 ●节假日公司福利 ●客户礼品 ●内部培训提升 ●公司组织的员工考试工作 7、考勤管理(王菲菲) ●新入职员工的OA、mail、考勤、胸卡等建立,离职员工账号禁用等,员工 邮箱维护 ●每天远程桌面将考勤数据下载到软件上并OA同步 ●每月初连接HP服务器、统计考勤并填入工资软件 ●每周统计出勤情况并公布 8、其它临时事件 前台兼行政助理岗位职责 1、前台事务管理 电话接待、传真收发、资料打印、前台区域保洁、票据报销、 ●接待来访客人,对非公司人员进入,主动询问,了解来访目的及机构,姓 名,进行记录 ●负责总机电话的接听和转接,在受理电话时,认真听取对方需求,必要时 应做好详细记录

【经典】业主报修处理规程

业主/用户报修处理规程 1目的 规范维修处理工作流程,确保向业主/用户提供及时、合理、优质的维修服务。 2适用范围 适用于XX管理处服务区域内业主/用户报修的处理。 3职责 3.1客户服务中心负责接听维修电话及维修的日常工作安排。 3.2工程部维修班负责维修工作的具体开展。 3.3工程部主管负责维修工作的监管与技术支持。 3.4客户服务中心负责处理每月维修统计、分析、汇报工作。 3.5客服中心负责维修费用的审核及收缴。 4程序要点 4.1工程维修工作的基本原则: 接待业主/用户报修及上门维修时,应严格遵守“礼貌、热情、友善、 耐心、平等”的十字服务方针,严禁与业主/用户进行争辩。 4.2维修界定: 4.2.1维修事故,下列项目属维修事故: 4.2.1.1管理处承诺或合同规定提供的服务没有实施或效果有明显差错,经业主/ 用户多次提出而得不到解决的维修; 4.2.1.2由于管理处责任给业主/用户造成重大经济损失或人身伤害的; 4.2.1.3业主/用户报修在2周内得不到合理解决或合理答复的。 4.2.2重要维修: 日常维修在业主/用户报修后一天不能解决的。 4.2.3日常维修: 日常维修是指业主/用户报修项目属《有偿维修人工费》中列出的维修项 目,且维修时间在半天以内的。 4.3业主/用户工程维修接待流程:

4.3.1客户服务中心接听业主/用户的报修电话时,应在《维修服务通知单》上 记录如下内容: 4.3.1.1报修管理处、报修人及联系方式; 4.3.1.2报修的项目及受理时间; 4.3.1.3业主/用户要求维修时间; 4.3.1.4维修费用。 客服中心客户助理接到报修 在《客户服务中心值班表》内记录内容 填写《维修服务通知单》 3分钟内 3分钟内 通知维修班 维修班做好相关准备,并到中心领取《维修服务通知单》 急需处理问题5分钟内赶到现场予以处理 无特殊情况时,15分钟内 到达现场进行处理对暂时无法解决的维修, 反馈客服中心,由客户中心负责与客户商定解决办 法。现场处理完成,请报修人验收并在 《维修服务通知单》上填写意见。将《维修服务通知单》送回中心 由客户服务中心安排回访,并 在《客户服务中心值班表》上 填写回访记录 已完成未完成项由中心填写《报修未解决情况记录表》 未完成 满意 报修记录归档不满意

报修、维修作业流程

1. 范围 适用于客服中心的客户报修与公共设施维修工作得到及时处理。 2. 控制目标 1) 规范客户报修处理程序,促进管理服务中的不合格服务及时得到纠正,以提高管理服务质量、报修处理及时、降低返修率。 2) 及时、准确地传递报修信息,为提供方便、快捷、优质的维修服务提供保障。 3. 职责 3.1 客服中心前台接待: 1) 作为接待报修的第一责任人; 2) 负责接收与反馈客户在维修方面的投诉及派工单、维保单的发放、消单、中间协调、维修、跟进、回访、收费; 3) 负责数据统计等工作。 3.2 客户服务部主管: 1) 掌握每日维修工单的完成情况和完成质量及收费、回访情况; 2) 负责组织协调客户报修与维修服务之间的中间环节与投诉处理。 3.3 工程维护部: 1) 负责现场查看和鉴别客户的维修责任、范围、信息反馈; 2) 对于工程遗留整改问题,负责整个维修过程的监督、检查和验收。 3.4 工程维护部主管: 1) 掌握每日派工单或维保单的完成情况和完成质量; 2) 指导与监管本部门各班组负责及时、高质量完成. 4.作业流程图

5. 作业规程 5.1 基本要求: 5.1.1 登记报修:不缺项,详细认真,转呈及时; 5.1.2 报修处理及时有效。

5.2.1 无偿报修 1) 报修的范围尚属于保修期范围内公共区域的设施设备,公共场所工程遗留问题的报修处理工作。 2) 住宅室内报修的部位属于保修期范围内,非人为装修或破坏造成的,工程遗留问题的报修处理工作。 5.2.2 有偿报修:有偿性的报修分为有偿性的家庭报修和有偿性的公共区域报修。 1) 有偿性的家庭报修是指报修的范围隶属客户家庭的设施设备,及其日常生活物品的报修处理工作。费用收取方式如下: a) 零星维修可由维修人维修完工后收取维修费用; b) 维修完工后可有业主到前台缴纳维修费用; c) 经客户确认后大额维修费用(500 元以上)签订简单协议,提前收取维修费用,客服人员凭交款凭证开具《维修派工单》; 2) 有偿性的公共区域报修是指保修期过后公共区域的设施设备,公共场所的报修处理工作。 5.3 报修方式: 5.3.1 客户亲临报修; 5.3.2 客户电话报修; 5.3.3 入伙房屋交接时验房报修。 5.4 维修的时效 5.4.1 小修:接到报修后,客户专员5 分钟内通知工程维护部人员,维修人员按约定的时间内到达现场。遇急需解决的30 分钟内到达现场。 5.4.2 急修: 1) 急修时间不过夜,随报随修; 2) 接到急修故障报修后,维修人员30 分钟内到现场; 3) 房屋零修、急修及时,急修质量合格。

(完整版)办公室行政事务流程图全套222

华榕集团福清项目部——行政事务管理工作流程 行政事务管理的主要工作内容 1、执行行政日常事务处理; 2、执行秘书事务管理; 3、执行档案的归档管理; 4、执行后勤服务保障; 5、执行办公设备、公共设施的日常管理和维护; 6、执行办公用品及日常用品的采购、发放管理;执行固定资产及低值易耗品的管理; 7、执行各种费用的控制交纳; 8、执行公司对外关系建立维护; 9、执行突发事件处理; 10、执行计算机网络管理; 11、执行合同管理; 12、执行人力资源管理; 13执行上级交办事务等工作。 一、综合部具体工作流程 (一)日常事务处理 综合部的工作杂而乱,涉及面广,大小事情多,并且很多事务具有不可确定性,临时出现的工作,会给当日计划工作带来很大的冲突,这时就要择其轻重而处理。总体来讲,综合部属于服务保障部门,是为其他部门服务的,所以也要协助其他部门处理不涉及本部门的日常事务。否则会影响正常工作秩序,甚至会影响公司的经营活动。 (二)执行秘书事务管理 秘书工作是综合部的核心工作,亦是公司内部承上启下、对外联络的纽带和桥梁。在

实际操作中,要求秘书事务管理人员在做好参谋助手的同时,牢固树立超前服务意识,有条有理的搞好各项服务工作。 (三)执行文件档案的归档管理 根据不同种类档案的特点,做好系统编目、使用/传阅控制、分类存放、排列有序,定期收集各类文件资料,并整理立卷归档。 各部门往来的备忘录、文档、资料等按类别、内容、时间顺序等存档管理。 各类文件资料收发、传真均需在登记薄上作好详细登记、记录,及时将各类信息(通知、文件)进行上传下达,特别是各类客户信息应登记后及时传递给相关部门。 (四)后勤服务保障 综合部要将后勤服务保障列入日常工作中,要加强对工作环境、交通的管理进行监督,收集员工建议,缓解员工情绪,为员工提供较为良好的生活、工作环境,提高保障质量;车辆管理中,要制定相应制度,经常提醒驾驶员遵章守纪,保证车辆随时处于良好的性能状态,确保人员接送、货物输送的时效性。

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