会务手册

广东壬丰投资有限公司会务手册

1 手册说明

为了便于各单位掌握会议服务的各项流程，更好地为各

类会议做好服务保障工作，综合办公室特编写了《广东

壬丰投资有限公司会务手册》，手册内容主要包含常见

会议中所应做好的各项工作（会前，会中，会后）及注

意事项，各类会议组织人可参考手册内容进行筹备、组

织。

2 会议制度及规范

按照《广东壬丰投资有限公司会议制度》执行。

3 会议各阶段工作内容

3.1 在公司内召开的会议

3.1.1 确定参会人员、时间、内容，拟订并下发会议通知;

3.1.2 反馈并确认参会信息，会议材料制作;

3.1.3 会议室布置，资料整理及会间服务；

3.1.4 会议资料整理，会议纪要撰写、下发。

3.2 在公司外召开的会议

3.2.1 确定会议议题、参会人员、时间、内容，拟订并下发会

议通知;

3.2.2 制作或收集会议汇报材料，呈报会议预算，确认人员参

会信息，预订会议室、会议用车，与接待方确认各项细

节（用房、用餐、其它安排等）;

3.2.3 场地布置与熟悉，会间服务，对参会人员各项保障工作；

3.2.4 散会后各项后续工作（退房、结算、人员送行）安排及

会议纪要（或工作简报）撰写、下发。

4 会议筹备工作程序

4.1 会前工作

4.1.1 议题及参会人员范围的确定

4.1.2 会议场所的选定：提前2天（含）以上确定好会议地点，

并充分考虑会议室的布局，如光线明暗，灯光，音响，

空调等。

4.1.3 会议议程的起草，其中包括汇报的具体时间，主要内容

及安排，汇报人，列席人员等事项。

举例如下：

4.1.4 结合会议议程起草会议通知。其中应注明会议的时间，

地点，主持人，议程，会议的注意事项（必须包括着装

要求，内容保密要求，会议文件的要求，请假的要求，

会议的纪律，联系人电话等）在公司外召开的会议应附

路线图，并在会前发出。

4.1.5 申报会议预算（主要针对公司外召开的会议）包括：会

议室费用，住宿费用，餐饮费用，娱乐费用，食品费，

交通费，相关费用，不可预见费等。会议预算要求在会

前四天（含）以上完成。

4.1.6 人员确认：结合会议通知中所注明的参会人员名单，与

其确认住宿，交通（往返）情况，请假信息及时反馈。

4.1.7 设备准备，可以下表为例，需要准备的设备，可在每次

会议准备前打“√”并注明数量，并可根据需求添加或

删减内容。

4.1.8 车辆安排：依据会议议程确定车辆往返的安排，明确发

车时间，地点，路线，并将安排情况通知公司综合办公

室并发参会人员。并要求车辆至少于会前10分钟到达

会场；路线的安排应以所送汇报人员的出发地为主。4.1.9 工作单下发：会议工作人员在所发会议通知的基础上，

结合已确定的参会及预定情况，起草会议工作单，内容

应包括时间、地点、主持人、议程、房间安排、就餐安

排、车辆安排、活动安排、各项工作负责人联系方法及

房间、会议注意事项（注：要包含会议通知的所有内容）。

如议程中包括公司例会类内容，在工作单中注明下一周

的例会是否召开。工作单应提前三天发给工作人员。4.1.10 会议场地布置与熟悉：所有会议所需用品需在会前2小

时运到会场；会议室所需用品（投影仪，胶投，幕布，

白板，激光笔等）需在会前1小时摆放并调试完毕;会

议室的灯光、音响、空调等设备要求在会前30分钟准

备并调试完毕;会议室内的茶水需在会前10分钟开始冲

泡。

公司外召开的会议应摆放指示牌，指明会议室及会务组

的地点。

汇报人员应于会前10分钟就座并准备好汇报资料。

4.2 会中工作

4.2.1 会议室保障：会议的全程要有至少一名会务人员留在会

议室，保障会议的服务工作，随时关注设备、灯光、室

温、音响等情况。协助汇报人员做好汇报PPT文件的调

试及资料分发工作。及时了解会议的进展情况并及时通

知外部会务人员做好日程安排的调整工作。

4.2.2 汇报人员的保障：落实汇报人员及时到会，了解汇报部

门资料的准备情况，并协助做好准备工作（如笔记本电

脑，资料准备等）。

4.3 会后工作

4.3.1 会后两天内完成会议纪要（或工作简报）撰写、下发。

4.3.2 在会后一周内进行费用报销或付款，并附此次会议的费

用决算表。

附件：1.会议通知范本

2.会议预算范本

3.会务分工明细表

注：附件范本仅供参考，内容可据需要增减，以公司名义举行重要会议，范本需添加正式公文格式。

附件1

关于举行XXX会议的通知

各部门（或各单位等）：

现定于X年X月X日X时举行XXX会议，现将会议相关事项通知如下：

一、会议地点：

二、会议主持人：

三、参会人员：

四、议程安排：

五、会议注意事项

1. 参会人员请按照议程安排的时间准时参会；

2. 会议期间请不要随意走动，请对手机做消音处理；

3. 请汇报人严格控制时间，保证会议议程顺利、按时进行；

4. 各汇报部门请事先准备好PPT文件，并于X月X日前将

材料发至XX邮箱；

5. 如因特殊原因无法参会，需向会议主持人请假并知会

XX。

附件2

会议预算范本

公司定于X月X日在XX举行XXX会议，现呈报会议费用预算XXX元，明细如下：

（以表格形式附各项费用明细）

妥否，请批示！

附件3

会务分工明细表