会议接待方案
会议接待方案（草案）
发布时间： 2005-8-17 9:51:11 被阅览数： 3626 次来源：黄山旅游咨询服务中心
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紫薇星会议接待方案（草案）
一、会议接站和报到:
（一）接站：
1、了解代表基本情况，包括单位、姓名、性别、民族、来程交通方式、车次（车厢）、航班号、到达时间地点、一行人数以及返程计划等。
2、7月30-31日在黄山火车站、机场、汽车站设立固定接站点，专人专车接待前往各酒店报到；10座面包车400元/天辆；33座金龙车600-700元/天辆；
工作计划：接站车辆的落实（大小、辆数）、接站人员安排、接站标志制作
（二）报到：
每个酒店均成立报到小组：由宾馆提供专业的人员作为接待人员，在宾馆大厅设立报到点，为代表提供签到、领取会议资料，旅游咨询、办理相关入住手续等服务。
酒店需设有会议专用指示牌、提示行程牌等。
工作计划：接待人员落实、资料准备、酒店标志制作
二、返程交通登记：
报到的同时专业票务人员现场代定返程各类票务，编造《返程交通一览表》，注明姓名、单位、职务、联系方式、返程车次/航班/汽车、出发时间、随行人数等。
订票费：10-35元/张工作计划：票务人员、造表、财务收票面定金
三、会议食宿安排（700人）
云松宾馆：用房60-70间，客房预订会留有余地，可入住人，中餐自助40元/人；
建国酒店：用房70-80间，客房预订要留有余地，可入住人，中餐自助40元/人；
国际大酒店：用房130间，客房预订会留有余地，可入住人，中餐自助40元/人；
新安山庄：用房50间，客房预订要留有余地，可入住人，中餐自助40元/人；价格不会低于22 0元/间（含早），需要提前打定金的
落实用餐方式（桌餐、自助餐）、用餐地点（各自住宿酒店）、开餐时间。如安排桌餐，应留有余地，按X桌+1方式安排，并尽可能打印就餐分桌表，避免就餐时场面混乱；
少数民族代表或来宾，要在报到时说明，根据其民族习俗可安排特殊餐饮。
根据会议时间提供叫早服务：
四、会场安排：
1、地点：徽州大戏院，剧院阶梯式，可容纳800人；
2、时间： 8月1日上午8：00—11：30 下午：2：30—5：30 联场：6：00—8：00
8月2日上午8：00—11：30 下午：2：30—5：30 晚会：8：00—10：00
3、租金： 4000元/场（含场地、茶水、中央空调等），5场合计20000元；晚会另计
4、会场布置、配置：
5、按要求对会场进行布置，如会标等
会场内外盆景及花卉布置500元（会议期间租用）
横幅、升空氦气球、彩虹门费用另计；
4、会议服务：
礼仪小姐4-6名，负责现场迎宾、派发资料、引导入场及主席台的茶水服务等；
摄像摄影：提供摄像服务，并制作光盘费用另计；费用：
5、会议设备：可提供各类会议设备租用，需投影仪费用另计；
五、车辆安排：
1、车队方队长220人，7台33座；刘丹150人4台；平队长90人，3台；总460人；
2、统一标识牌制作，车辆编号；
3、会议接送服务：分酒店接待组接送，编印代表乘车表提前分送至每位代表（或在会议指南中一并编印）。2天会场到酒店接送，33座车14元/人天，45-49座车18元/人天；
4、旅游服务：费用见旅游协议
六、团体照安排：
1、公司及联系人：信誉公司王少林139********
2、架子、场地和协调：由照相公司安排；
3、规格和报价由会务组自己谈6*20寸15.2*50厘米30元，12*30寸15*50厘米60元；
七、 8月2日晚会筹备：
1、地点：徽州大戏院，晚8：00-10:00,节目时长1个半小时，中间穿插颁奖及抽奖活动
2、节目单：委托黄山市演出公司安排落实，周二出来可进行节目的删减；
3、价格：2万元或3万元标准，由会务组定夺；
4、主题：欢快明畅，有现代感和地方特色
八、 8月3、4日旅游安排：
1、准备工作：导游旗20面（统一制作），旅游帽750顶，2.8元/顶；
2、编制旅游接待计划，准确了解各景点之间的距离和行车时间，确定出发时间、行程安排、到达时间、导游联系方式；同时应确定分组方案及乘车计划
3、落实导游人员18人左右并成立接待组，召开说明会；
4、落实各景点准备工作，现场讲解员、欢迎条幅等；
5、接待基本方案：
A、以住宿酒店命名成立接待小组，配备车辆调度长、导游接待长；负责全部旅游接待；
B、为避免接待拥堵情况，采用大团化小、错开接待的办法，首先是两个酒店接待组3号游黄山，两个酒店接待组3号游山下景点；其次再将其中一个酒店接待组先去西递宏村，另一个酒店接待组先去花山牌坊群，这样中餐的地方也错开了，只要接待175人就可以了）；
九、会议保障：
1、制定全局性的总体策划方案，并编制“会议时间进度表”。
2、按照接待方案，落实接待人员及车辆，接待人员必须详细分工，保障讲解、接洽、交通、安全、保健、食宿等方面到位；
3、安排医护人员，了解掌握代表、来宾健康状况，准备常用药品；
4、确保通讯畅通，工作人员之间、与各衔接点之间应保持联系，随时报告会议和旅游情况；
5、明确落实保卫人员，做好接待活动的安全保卫工作。
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