关于在 Excel 中使用电子邮件和 Outlook 功能
关于在 Excel 中使用电子邮件和 Outlook 功能
全部显示全部隐藏在 Microsoft Excel 内部，可使用电子邮件发送整个工作簿、工作表或数据区域，其中包括图表和数据透视表 （数据透视表:一种交互的、交叉制表的 Excel 报表，用于对多种来源（包括 Excel 的外部数据）的数据（如数据库记录）进行汇总和分析。）。可向一组收件人发送单个邮件或传送工作簿，Excel 可帮助用户发送工作簿来进行审阅，并收集和合并批注。
发送和查看电子邮件所需的程序
从 Excel 发送电子邮件 若要以附件的形式发送数据，则需要有 Microsoft Outlook、Microsoft Outlook Express、Microsoft Exchange Client 或其他与 Messaging Application Programming Interface (MAPI) 相兼容的 32 位电子邮件程序。请确保 Mapi32.dll 位于 Windows 的 System 文件夹之中。如果要以邮件正文的形式发送 Excel 数据，则需要有 Outlook 2000 或更高版本。
某些自定义选项（例如：消息跟踪和投票），只有在使用了 Microsoft Exchange Server 时才有效。
从 Excel 查看发送的电子邮件 若要查看附加的工作簿，收件人需要有 Excel 97 或更高版本。若要查看以邮件正文的形式发送的 Excel 数据，收件人需要有 Web 浏览器或可浏览 HTML 格式的文档的电子邮件程序（例如：Outlook 98 或更高版本）。
决定数据的发送方式
以邮件正文的形式或以附件的形式发送数据 如果希望收件人能收到一组数据、一个图表或是一个数据透视表 （数据透视表:一种交互的、交叉制表的 Excel 报表，用于对多种来源（包括 Excel 的外部数据）的数据（如数据库记录）进行汇总和分析。），而不是整个工作簿，则可以邮件正文的形式发送 Excel 数据。这种方式发送的邮件比附加整个工作簿的要小。
如果希望收件人收到可以在 Excel 中打开和编辑的整个工作簿，则可以附件的形式发送数据。可以附件的形式从 Excel 内部或直接从许多电子邮件程序发送工作簿。
如果收件人使用的是 Microsoft Office 97 或早期的版本，则以附件的形式发送数据比较好。如果以邮件正文的形式发送 Excel 数据，则其格式将丢失。
发送数据与传送数据 从 Excel 发送数据时，每个收件人都将收到邮件和任何附件的单独副本。
传送数据时，可只以附件的形式发送数据，并且每个收件人将依次收到邮件。如果希望每个收件人可在 Excel 中对工作簿进行更改，并可查看由前面的收件人所做的更改，请使用这种方式。可以启用修订跟踪，允许每个收件人都可查看每个更改都是由哪个用户所做的。传送工作簿后，用户可以跟踪其状态。在最后一个收件人进行更改后，含有所有更改的附加工作
簿可又返回到发件人手中。
为了进行传送操作，所有收件人应使用 Microsoft Outlook 作为其电子邮件程序。
发送数据进行审阅 如果为了进行审阅和批注，希望在几个用户之间传阅 Excel 数据，并且希望 Excel 帮助跟踪该进程，可以向邮件收件人发送数据进行审阅。发送数据进行审阅的功能类似于使用向导来为您组织操作步骤，确保已启用修订跟踪并帮助您合并每个返回的副本中的修订。
自定义电子邮件
如果 Microsoft Outlook 是所使用的电子邮件程序，并且您正发送（不是传送）Excel 数据，则可设置下面的邮件选项。
重要性和敏感度级别 可以设置邮件的重要性级别以表明收件人是否需要立即阅读邮件。如果需要在某个时间之前收到邮件答复，则可以设置标志以提醒收件人响应。还可以将邮件敏感度标记为私有、个人或机密。
安全性级别 如果发件人和收件人都使用 Microsoft Exchange Server，则可通过添加数字签名 （数字签名:宏或文档上电子的、基于加密的安全验证戳。此签名确认该宏或文档来自签发者且没有被篡改。）或将邮件加密（编码）来为邮件添加安全保护，这样可确保收件人以外的其他人无法阅读此邮件。
必须从系统管理员处获得安全文件 （安全文件:包含数字代码的文件，使得可以密封邮件或为邮件添加数字签名。此文件可存储在 3.5 英寸软盘或计算机的硬盘上。）的关键字以密封邮件或为邮件进行数字签名，而收件人必须提供密码才能打开密封的邮件或验证数字签名。
这些安全性功能仅应用于组织内部，并且发件人和收件人都必须使用 Exchange Server。系统管理员也必须在计算机上设置安全性功能。
跟踪选项 根据邮件送达或打开时所收到的通知，发件人可跟踪邮件。
送达选项 可以设置送达选项以决定送达邮件的方式和时间。
设置截止日期。
将收件人的答复自动发送给其他用户。
延迟送达邮件。
自动将文件保存在 Outlook 文件夹中。
分类 若要通过一种共有元素跟踪和组织邮件，可将邮件分类，例如商业、重要客户、个人、礼物或目的/目标。分类允许用户查找、排序、筛选和组合邮件。有关分类的详细信息，请参阅 Outlook 的“帮助”。
将工作簿发布到 Microsoft Exchange 公用文件夹中
如果希望其他用户也能使用工作簿，但又不希望通过电子邮件发送工作簿，则可以将工作簿的副本发布到 Microsoft Exchange 公用文件夹 （公用文件夹:公共服务器上的文件夹，人们可用来共享信息，如工作信息、讨论、联系人、任务和分类广告等。权限决定谁可查看和更改该文件夹以及允许的程度。）
中。
在 Microsoft Outlook 中跟踪 Excel 的活动
任务 可使用 Outlook 任务列表来跟踪与 Excel 工作簿有关的任务，包括定期的任务。可将工作簿的任务添加到 Excel 内部的任务列表中。例如，如果要按某一日期来审阅工作簿，则可以在 Excel 中打开工作簿并将审阅任务添加到任务列表中。还可以使用 Outlook 分配必须由他人在工作簿或文件上完成的任务。
记录工作簿的活动 通过使用“Outlook 日记”，可以自动记录所有工作簿的活动，例如，每个工作簿是何时创建或修订的。若要跟踪单个工作簿的活动，可以在“Outlook 日记”中手动记录其活动。
通过联系人链接工作簿 可以将任务、工作簿日记条目和工作簿链接到某个联系人上，这样就可以跟踪与该联系人相关的所有项目。例如，如果要按负责人姓名跟踪工作簿，可以将联系人信息链接到工作簿和其他相关项目（如电子邮件和约会）上。有关如何将任务、日记条目和工作簿链接到联系人上的详细信息，请参阅 Outlook 的“帮助”。