文书档案管理标准
附件1：
文书档案归档标准
1主要工作依据
1.1《归档文件整理规则》DA/T 22-2000
1.2《电子公文归档管理暂行办法》(国家档案局第6号令)
1.3《企业文件材料归档范围和保管期限规定》(国家档案局第10号令)
1.4《企业档案工作规范》DA/T 42-2009
2管理职责
2.1档案部门是文书档案归口管理部门。负责本单位归档文件的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用;负责监督、检查、指导本单位各业务部门文件的形成、积累和移交等工作。
2.2各业务部门兼职档案员负责本部门文件的形成、积累和管理，并在档案员的指导下按档案管理规范，完成归档文件的整理与移交工作。
3归档要求
3.1归档原则
3.1.1归档文件应以本单位形成的，以及与本单位职能有关的文件为归档主体。
3.1.2普发性文件:凡是属于直属上级主管单位下发的与主业有关，且需要办理的，则酌情归档，期限从短;而对层层转发文件，且不需要办理的，一般不需要归档。
3.1.3电子签署文件：凡是在OA系统中设置电子签署功能的，文件签发人和领导批示必须用电子手签笔签署，不应采用输入法或自动生成姓名，否则必须补签。
3.1.4通过OA系统网上流转的、保管期限为永久或定期30年的文件，归档时应将电子文件打印成纸质一同归档;保管期限为定期10年的文件，允许以电子文件形式归档保存，对纸质文件不做要求。
3.1.5无电子文件的纸质文件，一般应扫描制成电子文件。
3.1.6对机密性文件，其电子文件应脱机保管，不宜挂接电子文件。
3.2归档时间
3.2.1由文书部门归档的现行文件，如通过OA系统完成逻辑归档的(通过接口归入档案管理系统)，应采用电子文件即时归档，纸质文件定期(按季度或按年度)归档相结合的办法，一般应在第二年3月底前完成上一年文件的移交归档。
3.2.2各部门在各项工作中形成的其它(含零星)文件，应按年度归档，或随时归档。
3.2.3跨年度的计划、总结、会议等，原则上归入形成年度。
3.2.4职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。
3.2.5单位机构变动和职工调动、离岗时留存在部门或个人手中的文件材料应在机构变动完成后和职工办理调动离岗手续
时及时归档。
3.3归档份数
归档的纸质文件应为原件，一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门规定的可根据实际适当增加份数。
3.4质量要求
3.4.1归档文件必须完整、齐全。文件的正文与附件、请示与批复、转发文与被转发文、外文与译文等必须保证完整无缺；对有破损的文件应进行修补;对字迹模糊或易褪变的文件应予以复制，并附在原件后面一并归档;纸质文件的发文稿纸、文件处理单应与文件正本、定稿一并归档。
3.4.2归档文件应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的复印件归档，并在复印件上标明原件归档单位，加盖原件归档单位的公章。
3.4.3对于无批复或复函的请示性文件，应由业务部门经办人在文件第一页的空白处注明该文件最终处理结果意见，同时签署姓名及经办日期，闭环后归档。
3.4.4归档文件的书写材料和纸张(不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸、热敏纸等)、装具和装订(采用无酸卷盒，可用不锈钢钉装订或线装)应符合档案保护和档案管理的要求。
3.5移交程序
3.5.1各业务部门应将需归档的文件，收集整理，编制移交
目录(见图1)，在规定时间内移交档案部门归档。
3.5.2档案部门在接收文件后，应对移交文件的完整、齐全以及有效性进行核对与检查，发现问题及时纠错、补缺。
3.5.2.1核查移交文件与移交目录是否对应。
3.5.2.2检查文件质量是否符合归档质量要求(参照3.4)
3.5.3档案部门检查核对无误后，双方办理签字手续，各留存一份以备查考。
4整理
4.1整理原则，归档文件应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同的价值，便于保管和利用。
4.2整理方法
4.2.1装订
4.2.1.1归档文件应按“件”装订。一般以每份文件为一件，装订时正本与定稿为一件，正本在前，定稿在后;正文与附件为一件，正文在前，附件在后;原件与复制件为一件，原件在前，复制件在后;转发文与被转发文为一件，转发文在前，被转发文在后;报表、名册、图册等一册(本)为一件;同一年度形成的来文与复文及两份以上的请示同一份批复的(包括请示与批复、报告与批示、来函与复函等)可为一件，复文在前，来文在后;跨年度形成的可各为一件，各为一件的来文与复文应分别在备注中标明复文与来文的文号并建立互见关系，收文处理单与收文为一件，收文处理单在前，收文在后;发文处理单与发文为一件，发文在
前，发文处理单在后。
4.2.1.2装订应以不影响阅读和复印、不破坏原件、方式简便为原则。永久、定期30年保存的文件，可用不锈钢钉(夹)装订、如页数多较厚的可用三针一线装订;定期10年文件可以不拆钉。
4.2.2分类
文件分类，统一采用:年度-机构(问题)的分类方法分类。按照文书档案0-5大类把文件归入相应的类目，采用:党群工作010,行政管理110、经营管理210、生产技术管理310,财务审计410,人力资源管理510、合同管理290标识(见表1文书档案0-5大类归档范围及保管期限划分详表)。
4.2.3排列
归档文件可根据分类方案的类目和同一保管期限下。按事由结合时间、重要程度等排列;会议文件、统计报表等成套性文件要集中排列.
4.2.4编制档号
4.2.4.1归档文件应依据保管期限和分类顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置逐件盖归档章并填写相关内容。归档章设全宗号、年度、室编件号、机构（问题）、保管期限。
--全宗号，档案馆给立档单位的代号。本单位档案无进馆要求的，可不填写。
--年度，文件形成的年度，以四位数标注公元纪年，如2013。
--分类，统一采用年度-机构(问题)的分类方法分类。
--保管期限:归档文件的保管期限的简称或代码，可用文字表示(永久、定期30年、定期10年)，文件档号中用数字标示(1-永久、2-定期30年、3-定期10年)。
--件号，室编件号，即文件排列的顺序号，从“001”开始。
4.2.4.2盖归档章应使用不褪色的红色印泥。
4.2.5编目
4.2.
5.1归档文件应依据分类和件号顺序录入数据库，编制归档文件目录(见图2 )。
归档文件应逐件编目。来文与复文为一件时，只对复文进行编目;转发文与被转发文为一件时，只对转发文编目;来文、被转发文应在附件中录入题名、文号等信息。归档文件目录设置:件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
--件号，室编件号，即文件排列的顺序号，从“001”开始。
--责任者，应填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者，应填写全称或规范的简称(以公文发文的简称为标准)。没有责任者的文件，应考证后填写;合同文件应填写签约各方的单位名称;多个责任者的应填写主要责任者。
--文号，填写文件的发文字号或合同编号及相关编号。
--题名，应填写文件的标题，如果没有标题或标题主题不明确的，可根据文件内容拟写标题加以补充，自拟标题外加“[]”号。
--日期，文件形成的日期。可用8位阿拉伯数字标注年月日，如“20130112”，无日期的应考证填写，日期不全(仅有“年”或“月”)应填写年或月最后的日期。
--页数，归档文件应逐张编写页号(原文件已有页码的可根据实际情况不再编写)，文件中有文字、图样的均为1页;来文与复文为一件时页号应连续，页数相加。转发文与被转发文同理;页数编写位置可在正面右上角，反面左上角，按自然数从“1”标注。
--备注，填写本条目文件需要说明的情况。
4.2.
5.2归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长x宽为297 mm×210 mm)
4.2.
5.3还应编制备查文件目录(见图3)。提供利用一般以机读目录为主，纸质的归档文件目录应打印装订成册并编制封面(见图5 )。
4.2.6装盒
4.2.6.1归档文件应根据年度、分类、保管期限按室编件号顺序装入档案盒，盒与盒之间件号连续，每盒都应打印归档文件目录、填写档案盒脊背和备考表项目。
4.2.6.2对于文件附件较多，且一盒装不下的，允许一件多盒归档（应是同一个档号，多个盒号，页号连续)，可在备注栏中注明该文件的编号，备考表中注明该文件共几盒，本盒为第几盒。
4.2.6.3档案盒封面应填写或印上全宗名称(单位全称)。档案盒外形尺寸(长/宽为310mm x 220mm)脊背厚度可以根据需要设置为20mm, 30 mm, 40 mm, 5Omm; 60mm。
4.2.6.4填写并打印盒脊。盒脊应有全宗号(企业的全称或简称)、年度、机构(问题)、保管期限、起止件号、盒号，其中起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“-”连接，盒号即档案盒的排列顺序号。
4.2.6.5档案盒应采用无酸纸制作。
4.2.7备考表
备考表置于盒内文件之后，内容包括盒内文件说明、整理人、检查人和日期(见图4 ):
--文件情况说明应填写盒内文件缺损、修改、补充、移出
和销毁等情况。若纸质文件与电子光盘一并归档的，应在备考表中填写不同储存载体的档案号，建立两者的互见关系。
--整理人，整理人签名，并填写文件整理完毕装盒的日期。
--检查人，检查人签名，并填写对本盒内文件检查完毕的日期。
--日期，归档文件整理完毕的日期
5入库排架
归档文件整理完毕入库排架，库房排架可采用按年度排架、或按保管期限-年度两种排架方式。
5.1编制检索工具