关于编写岗位说明书的工作指南

关于编写岗位说明书的工作指南

一、编写岗位说明书的目的

为了明确各岗位在公司日常运作中的位置和功能，帮助岗位任职人员明晰、理解本职工作的意义和作用，通过规范自身的工作行为从而达到提升组织运行效率的目的，需通过岗位分析的办法将各岗位设立的目的、职责内容、任职条件等要素梳理清楚，并以岗位说明书的形式加以固化，形成有效的规范文件。

二、岗位分析的要点

岗位分析的目的是为了明确和解决以下问题：

1、岗位应履行的主要职责

2、应达到的业绩标准

3、如何完成此各项工作职责及完成工作职责需要具备的条件

4、各职位的隶属关系及工作权限

5、各岗位应具备的知识、经验、技术、能力要求

6、工作条件和工作环境要求

三、岗位说明书的构成

岗位说明书一般由四个部分组成：组织结构图、岗位基本信息、岗位职责信息及岗位附加信息，四个部分项目衔接，共同勾画出特定岗位的全貌。

组织结构图：通过框图的形式，直观地表现出特定岗位在组织中的位置及该岗位在部门中的分工；

岗位基本信息：对岗位的工作目的、上下关系、主要的职责权限给出明确的定义和描述；

岗位职责信息：描述该岗位在组织中所承担的功能模块，并对每个模块的主要内容逐一界定，帮助岗位任职者明晰自身在工作开展过程中的作用。

岗位附加信息：对特定岗位开展工作所需打交道的对象、任职条件及工作环境等要素进行描述，使任职者明确胜任岗位所需具备的素质和能力。

四、岗位说明书编写要点

1、组织结构图

一般表现岗位的组织结构图以部门为单位，通过标注特定岗位的位置说明该岗位在部门中的所处的层级。例如，某公司行政办公室中的“行政专员（档案）”可表示为：

从上图可知，该岗位所在的办公室一共有5个岗位，办公室主任是该部门的管理岗位，而其他4个岗位为分工各异的平行岗位。通过组织结构图，岗位的任职者可以对其所在部门的层级及工作分工结构产生明确的认识。

绘制组织结构图需注意对部门内层级关系的梳理，对形成管理关系的岗位要通过纵向的位置及联系来表示，而对平级的岗位则需放在同一水平位置。

2、岗位基本信息

岗位基本信息一般由：岗位名称、岗位编码、分析日期、所属部门、直接上级、汇报对象、直接下属、下属人数、岗位目的、岗位权限等字段构成。其中：

“岗位名称”是特定岗位的标准称谓，一般形式为“部门名称+岗位名称”，如上图标注蓝色的岗位标准名称为：“行政办公室行政专员（档案）”；该字段填写中需先加入部门名称是为了避免在不同部门中存在相同岗位名称的情况。一般基础性的岗位，如“内勤”，往往在多个部门中都有设立，A部门和B部门都有内勤岗位但两者工作内容并不一定相同，用“A部门内勤”和“B部门内勤”来称呼两个岗位，就能够有效识别出岗位的差异，避免造成组织内部的混乱。

“岗位编码”和“分析日期”往往联系在一起，用于帮助岗位体系的管理者能快速识别出某个特定的岗位，并了解到该岗位分析是否符合现实的需求；因此这两个字段往往是在岗位体系完成以后同一编制的。

“所属部门、直接上级、汇报对象、直接下属、下属人数”等字段是用文字的形式对组织结构图进行解释。其中“直接上级”指直接分管领导，“汇报对象”则包括直接上级、业务相关上级、分管领导等；“直接下属”和“下属人数”只有管理岗位需要填写，直接下属指的是直接向自己汇报的下属，而下属人数就是直接向自己汇报的人数。如某车间工段长下面有3个小组，每个小组有一个组长和两个组员组成，对工段张来讲直接下属就是组长，下属人数为3，而组长的直接下属是组员，下属人数为2。

“岗位目的”是概括性地描述特定岗位设立的目的，即该岗位在组织中所起的作用。

“岗位权限”是岗位所赋予任职者的人、财、物的管理权限，因此一般管理岗位才需要编制该字段。

3、岗位职责信息

岗位职责信息一般分为计划与制度、日常职责两个部分进行编制。

（1）计划与制度填写基本原则

A. 计划填写基本原则：计划内容包括超出自己岗位层级范围的计划、部门整体的计划、审核及

督导下属制定的计划三个层面，示例如下：

组织/参与/协助拟定集团年度预算计划；

组织/参与/协助拟定部门年度/季度/月度工作计划；

组织/参与/协助拟定部门工作分配计划；

计划填写顺序因为计划内容及重要性的从大到小，从重要到次要的顺序编写，即在内容上以超出本身岗位层面、岗位层面、部门内部层面顺序依次填写；在参与程度上，以组织者、参与者、协助者顺序依次填写；

B. 制度填写基本原则：制度内容包括超出本部门职责的制度、部门/岗位工作制度（如操作细则、

业务流程等）示例如下：

审核/组织拟定分管部门工作流程及管理办法，并监督执行；

组织拟订分管部门人员奖励方案，并提报公司审批；

（2）日常工作职责填写基本原则

A. 日常工作周期：以年度作为周期梳理岗位职责，包括周期性工作（季度的/月度的/每天的）、

日常的常规工作；

B. 岗位职责填写原则：可将工作分模块进行梳理、填写，并以主要工作（组织方/实施方）、次

要工作（参与方）、配合（协助、配合方）工作为序进行梳理、填写，具体示例如下：

4、岗位附加信息

岗位附加信息一般分为工作关系、任职资格及工作条件三个方面进行编写。

“工作关系”一般又区分为内部关系和外部关系；内部关系为本岗位的内部沟通、联络方，如部门内部上下级、集团内各部门；外部关系的对象可以根据岗位的实际情况填写，如广告代理商、政府相关部门等；一般来说，每个岗位因都有内部沟通的对象而形成内部关系，而并非所有的岗位都有外部工作沟通联络的对象。

“任职资格”的编制需从标准岗位的任职要求出发，并非描述该岗位现任者的情况，可考虑从招聘岗位新人员的角度出发，寻找一般正常适当水平人员的标准；在编写任职资格的能力和技

能要素时，可以从语言文字表达、人际沟通、计划组织、处事应变、创新变革等方面进行要求或描述。

“工作条件”可从工作开展的地点、有否职业或其他危险及工作时间周期等要素进行描述；其中工作时间一般可以分为常日班、倒班、出差（需区分频率）等情况。

五、岗位说明书编写的一般程序

岗位说明书一般由岗位任职者或所在部门指派专人来完成初稿；

由部门负责人统一负责本部门个岗位说明书的审核，以减少部门内岗位职责间的交叉及职责重叠；

在完成检查后，再统一交至组织岗位体系的管理部门根据组织功能及层级的划分进行修订和再次审核；

在定稿以前完成岗位编码及分析日期的编制‘

最后形成统一的岗位说明书体系。