Word 技巧、培训 、自学、操作资料

目录

一、Word2007基础 (1)

Word2007功能区详解 (1)

在Word2007快速访问工具栏中添加命令 (4)

全面认识Word2007中的Office按钮 (4)

关闭Word2007浮动工具栏 (6)

在Word2007页眉库中添加自定义页眉 (9)

认识Word2007中的图形图片样式 (13)

全面解析Word2007阅读版式视图等5种视图 (14)

在Word2007中显示或隐藏标尺、网格线 (14)

二Word2007文档 (21)

在Word2007中插入纵排格式中文页码 (21)

在Word2007中查看Word文档被修改次数 (23)

在Word2007中设置Word文档关键词属性 (24)

在Word2007中以副本方式打开Word文档 (25)

在Word2007中以只读方式打开Word文档 (27)

在Word2007中打开WPS Office文件 (29)

将Word2003文档转换成Word2007文档 (30)

在Word2007中打开最近使用的文档 (31)

在Word2007中打开所有支持的文档 (32)

在Word2003中打开Word2007文档 (33)

将Word2007文档保存为PDF文件 (35)

Word2007文档保存为图片 (37)

在Word2007中使用模板创建文档 (40)

一、Word2007基础

Word2007功能区详解

与Word2003相比，Word2007最明显的变化就是取消了传统的菜单操作方式，而代之于各种功能区。在Word2007窗口上方看起来像菜单的名称其实是功能区的名称，当单击这些名称时并不会打开菜单，而是切换到与之相对应的功能区面板。每个功能区根据功能的不同又分为若干个组，每个功能区的所拥有的功能如下所述：

1．“开始”功能区

“开始”功能区中包括剪贴板、字体、段落、样式和编辑五个组，对应Word2003的“编辑”和“段落”菜单部分命令。该功能区主要用于帮助用户对Word2007文档进行文字编辑和格式设置，是用户最常用的功能区，如图2008080801所示。

图2008080801 “开始”功能区

2．“插入”功能区

“插入”功能区包括页、表格、插图、链接、页眉和页脚、文本、符号和特殊符号几个组，对应Word2003中“插入”菜单的部分命令，主要用于在Word2007文档中插入各种元素，如图2008080802所示。

图2008080802 “插入”功能区

3．“页面布局”功能区

“页面布局”功能区包括主题、页面设置、稿纸、页面背景、段落、排列几个组，对应Word2003的“页面设置”菜单命令和“段落”菜单中的部分命令，用于帮助用户设置Word2007文档页面样式，如图2008080803所示。

图2008080803 “页面布局”功能区

4．“引用”功能区

“引用”功能区包括目录、脚注、引文与书目、题注、索引和引文目录几个组，用于实现在Word2007文档中插入目录等比较高级的功能，如图2008080804所示。

图2008080804 “引用”功能区

5．“邮件”功能区

“邮件”功能区包括创建、开始邮件合并、编写和插入域、预览结果和完成几个组，该功能区的作用比较专一，专门用于在Word2007文档中进行邮件合并方面的操作，如图2008080805所示。

图2008080805 “邮件”功能区

6．“审阅”功能区

“审阅”功能区包括校对、中文简繁转换、批注、修订、更改、比较和保护几个组，主要用于对Word2007文档进行校对和修订等操作，适用于多人协作处理Word2007长文档，如图2008080806所示。

图2008080806 “审阅”功能区

7．“视图”功能区

“视图”功能区包括文档视图、显示/隐藏、显示比例、窗口和宏几个组，主要用于帮助用户设置Word2007操作窗口的视图类型，以方便操作，如图2008080807所示。

图2008080807 “视图”功能区

8．“加载项”功能区

“加载项”功能区包括菜单命令和工具栏命令两个组，加载项是可以为Word2007安装的附加属性，如自定义的工具栏或其它命令扩展。“加载项”功能区则可以在Word2007中添加或删除加载项，如图2008080808所示。

图2008080808 “加载项”功能区

在Word2007快速访问工具栏中添加命令

快速访问工具栏浮动在Word2007窗口的左上角，允许用户将最常使用的命令或按钮添加到此处，快速访问工具栏是Word2007窗口中唯一允许用户自定义的窗口元素。将常用命令或按钮添加到快速访问工具栏的步骤如下所述：

第1步，打开Word2007窗口，并切换到任意功能区。

第2步，右键单击准备放置到快速访问工具栏的命令或按钮，在打开的快捷菜单中选择“添加到快速访问工具栏”命令即可，如图2008080901所示。

图2008080901 选择“添加到快速访问工具栏”命令

全面认识Word2007中的Office按钮

在Word2007中没有菜单，而增加的Office按钮则是一个类似于菜单的按钮。Office按钮位于Word2007窗口左上角，单击Office按钮可以打开Office按钮面板，包含“新建”、“打开”、“关闭”、“保存”和“打印”等公共命令，如图2008081003所示。

图2008081003 Office按钮面板

在Office按钮面板的命令中，有些命令的右边有一个箭头，这说明该命令还有下一级菜单。仔细观察会发现，当鼠标指向“另存为”命令和“打印”命令时，“打印”按钮上包含一条分割线，而其他带有箭头的命令没有分割线。含有分割线的命令本身可以被执行，而没有分割线的命令则只能执行其下一级菜单命令，如图2008081004所示。

图2008081004 Office按钮分割线

在Word以前的版本中（如Word2003），可以在Word主窗口中显示多个Word子窗口。每个子窗口可以显示一个Word文档，因此可以单独关闭当前Word文档窗口，而不关闭Word主窗口。但是在Word2007中取消了Word子窗口功能，每个Word2007文档窗口包括全套的Word 控件，因此在左上角已经取消了关闭当前Word2007文档窗口的关闭按钮。用户可以通过单击Office按钮面板的“关闭”命令关闭当前的Word2007文档窗口，而不会关闭Word2007窗口，如图2008081005所示。

图2008081005 Office按钮“关闭”命令

当Office按钮面板中没有显示子菜单时，在Office按钮面板的右侧会显示最近使用的Word 文档列表。在每个历史Word文档名称的右侧含有一个固定按钮，单击该按钮可以将该记录固定在当前位置，而不会被后续历史Word文档名称替换，如图2008081006所示。

关闭Word2007浮动工具栏

浮动工具栏是Word2007中一项极具人性化的功能，当Word2007文档中的文字处于选中状态时，如果用户将鼠标指针移到被选中文字的右侧位置，将会出现一个半透明状态的浮动工具栏。该工具栏中包含了常用的设置文字格式的命令，如设置字体、字号、颜色、居中对齐等命令。将鼠标指针移动到浮动工具栏上将使这些命令完全显示，进而可以方便地设置文字格式。

如果不需要在Word2007文档窗口中显示浮动工具栏，可以在“Word选项”对话框将其关闭，操作步骤如下所述：

第1步，打开Word2007文档窗口，依次单击“Office按钮”→“Word选项”按钮，如图2008081109所示。

图2008081109 单击“Word选项”按钮

第2步，在打开的“Word选项”对话框中，取消“常用”选项卡中的“选择时显示浮动工具栏”复选框，并单击“确定”按钮即可，如图2008081110所示。

图2008081110 取消“选择时显示浮动工具栏”复选框

图2008081006 Word文档历史记录

在Office按钮中还包含有一个重要按钮，即“Word选项”按钮。通过“Word选项”对话框，可以开启或关闭Word2007中的许多功能或设置参数，如图2008081007所示。

图2008081007 “Word选项”对话框

在Word2007页眉库中添加自定义页眉

在Word2007的功能区中，有一些被称为“库”的预格式化内容。用户通过使用这些具有特定格式的库快速完成一些版式或内容方面的设置。例如单击“插入”功能区的“表格”按钮，可以从“快速表格”库中选择库中的表格来快速创建已经预格式化的表格，从而提高工作效率，如图2008081201所示。

图2008081201 Word2007中的库

Word2007中的库主要集中在“插入”功能区中，用户也可将自定义的设置添加到特定的库中，以便减少重复操作。下面以在页眉库中添加一项页眉设置为例，操作步骤如下所述：

第1步，打开Word2007窗口，切换到“插入”功能区。在“页眉和页脚”分组中单击“页眉”按钮，如图2008081202所示。

图2008081202 单击“页眉”按钮

第2步，编辑页眉文字，并进行版式设置。然后选中编辑完成的页眉文字，单击“页眉和页脚”分组中“页眉”按钮下方的按钮，并在打开的Word2007页眉库中单击底部的“将所选内容添加到库”命令，如图2008081203所示。

图2008081203 单击“将所选内容添加到库”命令

第3步，打开“新建构建模块”对话框，分别输入“名称”和“说明”文字，其它选项保持默认设置，并单击“确定”按钮，如图2008081204所示。

图2008081204 “新建构建模块”对话框

当用户需要使用自定义的页眉设置插入页眉时，只需从Word2007页眉库中单击刚才添加的页眉即可，如图2008081205所示。

图2008081205 插入库中自定义的页眉

认识Word2007中的图形图片样式

Word2007中新增了针对图形、图片、图表、艺术字、自动形状、文本框等对象的样式设置，样式包括了渐变效果、颜色、边框、形状和底纹等多种效果，可以帮助用户快速设置上述对象的格式。

例如，当在Word2007文档窗口中插入一张图片，并单击选中该图片后，会自动打开“图片工具|格式”功能区。在“格式”功能区的“图片样式”分组中，可以使用预置的样式快速设置图片的格式。值得一提的是，当鼠标指针悬停在一个图片样式上方时，Word2007文档中的图片会即时预览实际效果，如图2008081208所示。

图2008081208 选中“图片样式”

全面解析Word2007阅读版式视图等5种视图

在Word2007中提供了5种视图供用户选择，这5种视图包括页面视图、阅读版式视图、Web版式视图、大纲视图和普通视图。用户可以在“视图”功能区中自由切换文档视图，也可以在Word2007窗口的右下方单击视图按钮切换视图。

1．页面视图

页面视图可以显示Word2007文档的打印结果外观，主要包括页眉、页脚、图形对象、分栏设置、页面边距等元素，是最接近打印结果的页面视图，如图2008081209所示。

在Word2007中显示或隐藏标尺、网格线

在Word2007文档窗口中，可以自由设置显示或隐藏标尺、网格线和文档结构图等项目。在“视图”功能区的“显示/隐藏”分组中，选中或取消相应复选框可以显示或隐藏对应的项目，如图2008081301所示。

图2008081301 “显示/隐藏”分组

1．标尺

“标尺”包括水平标尺和垂直标尺，用于显示Word2007文档的页边距、段落缩进、制表符等，如图2008081302所示。

图2008081302 Word2007文档窗口标尺

网格线

“网格线”能够帮助用户将Word2007文档中的图形、图像、文本框、艺术字等对象沿网格线对齐，并且在打印时网格线不被打印出来，如图2008081303所示。

图2008081303 Word2007文档窗口网格线

3．文档结构图

“文档结构图”主要用于显示Word2007文档的标题大纲，用户可以单击“文档结构图”中的标题可以展开或收缩下一级标题，并且可以快速定位到标题对应的正文内容，如图2008081304所示。

图2008081304 Word2007文档结构图

4．缩略图

“缩略图”由Word2007文档每页的缩略图组成，以独立窗格的形式显示在Word2007文档页面左侧，用于快速切换到相应的页面，如图2008081305所示。

图2008081305 Word2007缩略图

图2008081209 页面视图

2．阅读版式视图

阅读版式视图以图书的分栏样式显示Word2007文档，Office按钮、功能区等窗口元素被隐藏起来。在阅读版式视图中，用户还可以单击“工具”按钮选择各种阅读工具，如图2008081210所示。

图2008081210 阅读版式视图

3．Web版式视图

Web版式视图以网页的形式显示Word2007文档，Web版式视图适用于发送电子邮件和创建网页，如图2008081211所示。

图2008081211 Web版式视图

4．大纲视图

大纲视图主要用于设置Word2007文档的设置和显示标题的层级结构，并可以方便的折叠和展开各种层级的文档。大纲视图广泛用于Word2007长文档的快速浏览和设置中，如图2008081212所示。

图2008081212 大纲视图

5．普通视图

普通视图取消了页面边距、分栏、页眉页脚和图片等元素，仅显示标题和正文，是最节省计算机系统硬件资源的视图方式。当然现在计算机系统的硬件配置都比较高，基本上不存在由于硬件配置偏低而使Word2007运行遇到障碍的问题，如图2008081213所示。