费用报销及员工借款管理制度

费用报销及员工借款管理制度

一、总则

（一）为加强公司财务管理，进一步降低非生产性支出，控制费用，规范费用报销和员工借款，结合本公司实际情况，制定本制度。

（二）本制度适用于**总部各部门及事业部、办事处的全体员工。

（三）本制度所指的费用，指公司为管理和组织经营活动所发生的各项非生产性支出。根据费用发生的频次，公司将费用分为常规费用及非常规费用。常规费用包括办公费、差旅费、通讯费、汽车费及市内交通费、房租及物业费、招待费，运费，其他费用为非常规费用。本制度所指的员工借款，指员工因工作需要办理必要的借支，如预支差旅费、业务备用金等。

（四）公司严格按照预算控制费用支出，所有费用均需上一级主管审批，各级审核人员必须加强审核。费用开支应符合“厉行节约、有利工作”的原则；费用发生应真实，并且取得合法、有效的凭据；费用报销应及时；符合公司管理审批权限和程序，超出公司审批权限的费用支出，须经公司的上级主管领导审批。

（五）对于2个月以上的经营性个人借款，财务部有权将欠款从其工资中扣除。备用金、周转金、保证金等周转类个人借款不在此列。

（六）当月发票需当月报销，因特殊情况不能在当月报销的，可在发生当月的次月报销，但最长不得超过两个月。延迟报销，财务部可退回不予报销。

（七）每周二、周四将费用报销单交公司财务部报销，其他时间不予办理报销业务。紧急支付的费用或借款，可申请特批。

（八）对于非常规费用，在费用发生前必须经过主管领导及公司有核决权限的领导的审批。2000元以上的非常规费用，须进行合同评审并签订合同。

二、费用预算管理规定

（一）每年初，各事业部、办事处、职能部门（以下称各单位）制定费用预算，经分管副总审核后报财务经理、总经理核准。

（二）各单位须在预算范围内合理开支，财务部严格按照预算进行审核，财务部按月份及累计的费用金额审批。对超过预算及预算外开支，须提前书面报告给分管副总、财务经理、总经理审批。

（三）每月10日前财务部将上月各单位费用情况抄送各单位。

三、报销流程及各报销环节的职责

（一）报销流程

1、员工报销流程

报销人填写《费用报销单》或《差旅费报销单》上级主管审批

费用会计审核财务经理审批总经理（或其授权人）审批出纳报销。

2、总经理报销流程

报销人填写《费用报销单》或《差旅费报销单》费用会计审核财务经理审批板块分管领导审核出纳报销。

（二）报销人的责任：

1、费用的发生要遵守国家法律法规和公司规范流程，并遵循“必要、合理、节约”原则，进行有效的预算和成本控制。

2、保证费用的真实性，如实申报费用，严禁私费公报。

3、及时获取合法、合规、完整的票据。

4、费用发生后正确填写费用报销单据，及时报销费用。

5、对于主管及财务人员的询问及问题反馈，及时予以回答和处理。

6、报销人委托文员或其他员工代办报销手续的，不能免除报销人的责任。

（三）部门负责人的责任

1、事前须对业务事项进行合理有效的控制，确认业务事项的必要性、合理性，对成本费用进行严格控制。

2、审核费用的真实性，并对所发生费用的经济效用负责。

3、负责并审核报销单据填写的规范性和准确性，对费用受益的部门、产品项目、客户群、金额等负责。

4、审核费用报销流程的规范性，附件的完整性。

5、接受单据后及时予以审核。

6、对财务人员反馈的员工报销问题予以关注。

（四）财务部门的职责

1、审核部门各级审核人签名的有效性。

2、审核单据填写的完整性，规范性。

3、审核费用报销是否符合规范的流程。

4、审核金额的准确性，所附票据的合法性、合规性、逻辑性、准确性。

5、接受单据后及时予以处理。

6、对因前端环节造成的单据中的问题，及时进行反馈。

（五）其他审核、审批人员的职责

1、对费用开支的总体合理性、必要性、真实性进行审核。

2、对前面的审核环节进行监督。

3、接受单据后及时予以审核、审批。

4、对财务人员反馈的员工报销问题予以关注并处理。

（六）原始票据要求

1、必须是真实、合法、有效、完整的票据。复印件、虚假发票、白条一律不能报销。发票须是盖有“XX税务局发票监制章”和开票单位发票专用章的正式发票，收据须是盖有“XX财政局行政事业性收费收据专用章”和开票单位发票专用章的规范收据。

2、发票付款单位必须填写公司全称：**（如有变动，财务部会另行修正）。

3、报销发票必须填写齐全，餐费发票须详细注明此项费用的用途、陪同人员人数、姓名；出租车票必须注明起点与目的地及相关事宜。

4、报销单上要写明报销日期、原始附件张数（大写）、费用项目、类别及金额（大小写）、报销人的签名及相关领导的审核签字等。

5、报销单后的原始单据要粘贴整齐、有序，符合凭证装订的要求，并按照财务要求填写费用单据汇总单。

四、费用分类、报销流程及分摊方式

（一）租赁费

由综合服务部负责办理房屋租赁，各地分支机构负责人协助办理。各分支机构负责人提出租赁申请，经办事处经理→分管副总→综合服务部经理→综合服务部副总经理→总经理审批后经合同评审签订相应租赁合同。将出租方提供的房屋产权证明、营业执照或身份证复印件、租赁合同由综合服务部存档，并将租赁合同复印件

交财务部备案。办事处房租、物业费、水电费、固定电话费、网络等费用计入各办事处费用。租赁合同需续约的，须提前一个月向公司办理相关申请手续。

（二）办公用品费

在各部门办公用品预算内填写《办公用品申购单》，经部门负责人、综合服务部经理、分管副总、总经理或其授权人在申购单上签审，综合服务部经理审核有无在各部门办公用品预算内。报销时将审批后的《办公用品申购单》粘贴在报销单后，由部门负责人、综合服务部经理、分管副总、财务经理、总经理或其授权人签批。在上海总部的办公用品由综合服务部统一购买，行政助理在报销时需列清各部门承担的办公用品金额，报销时需经综合服务部经理、分管副总、财务经理、总经理或其授权人审批。供应商送货时，由行政助理对型号、规格、数量进行验收，《送货单》、《验收单》由验收人签字确认，并保留以结算时使用。

（三）通讯费

公司为已转正的员工给予通讯费补贴，各级别员工通讯费标准如下：

1、项目经理、项目工程师、产品经理、预算造价工程师等按“部门经理/主管”

级别标准报销。

2、每月凭实名制发票或定额发票附实名制账单报销，计入各部门费用。

3、如因病假、事假、产假、各类计划生育假、入/离职、旷工等原因造成当月出勤未满10天的，不享受当月通讯费补贴。

（四）市内交通费

公司为已转正的员工给予交通费补贴，各级别员工交通费标准如下：

1、项目经理、项目工程师、产品经理、预算造价工程师等按“非销售人员”的“部门副经理/经理助理/主管”级别标准报销。

2、按部门每月填写一张费用报销单，当月交通费次月15日报销，计入各部门费用。

3、驻外办事处（不含供应链部）人员不需按办事处报销，应各自在费用发生当月的次月报销，计入各办事处费用。

4、如因病假、事假、产假、各类计划生育假、入/离职、旷工等原因造成当月出勤未满10天的，不享受当月交通费补贴。

5、公司配车的人员不享受交通费补贴。

6、经批准同意享受私车公用补贴的人员不重复享受交通费补贴。

7、职能部门人员、客服人员公出实报实销，选择交通工具应从简，特殊情况需乘坐出租车需经部门经理批准。

8、因提供产品售后服务需要报销交通费的人员，应填写《产品售后服务反馈表》。（五）差旅费

1、出差人员在出差前需填写《出差申请单》，由部门经理、分管副总经理审批，交人力资源部门备案。报销时将审批后的《出差申请单》复印件和《出差报告》附在报销单上，由部门经理、分管副总经理审批。乘坐飞机、软卧、自驾车等均需事先经总经理在《出差申请单》上审批同意。

2、为体现国内消费水平的地区差异，现确定北京、上海、深圳、广州为一级消费城市，除省会城市之外国内其他城市为普通城市。出差期间各项费用报销及补贴标准如下：

3、开具住宿发票时，需让开票单位填上住宿天数，住宿起止日期、住宿单价，定额住宿发票在发票后注明，如不写清不得报销。交通费写上明细（日期、起止地点、事由）。机场到市中心的机场大巴费可以据实报销。酒店消费需附明细清单。出差人员报销时由上级主管、财务经理、总经理审批。

4、参加CSST总部培训期间不得报销伙食补贴。

（六）招待费以及礼品费

1、申请人员根据需要在预算范围内办理业务招待或礼品馈赠。发生业务招待及礼品赠送前需填写《业务招待及礼品申请表》，经部门经理、办事处经理、事业部经理、分管副总及总经理审批后在财务部备案，未提前备案的费用将不予报销。费用报销时将招待明细写在相应的发票后，经部门经理、办事处经理、事业部经理、分管副总、财务经理、总经理审批。招待费及礼品费计入各部门费用。

2、单次消费金额800元及以上的，必须附有商家的消费明细清单或POS刷卡单。当次消费提供的手撕发票，面额一样的发票必须连号，当次消费的发票必须是同一个商家的发票。

2、公司为全体员工（包括试用期员工）给予餐费补贴，标准为：10元/天，200元封顶。根据人事部门的统计表凭餐饮类发票报销，每月按部门填写一张费用报销单，当月餐费次月15日报销，餐费补贴计入各部门费用。

（七）市场推广费

综合服务部根据公司年度规划及预算安排签订市场推广合同，组织合同评审，由部门经理、分管副总、财务经理、总经理审签，再与广告商签订合同，并将合同复印件交至财务部存档。综合服务部经理每季度编制市场推广费投放计划表，报分管副总审批，交至财务部。费用报销时，需分管副总、财务经理、总经理审批。广告宣传费、展会费报销之前必须填写签呈，并且经过总经理/总裁审批。

（八）物流费用

1、供应链部发生的常规物流费，需经合同评审后与物流公司签订运输合同，确定价格。报销时，需在报销单后附上物流公司提供的、由本公司物流人员签字确认的原始运输单以及由供应链部经理、分管副总签批的运输清单。

2、其他部门发生的运费报销时按审批流程审批，运输单附在报销单后，运输单上必须清楚显示物品名称及对方公司名称。原则上不允许到付快递，如遇特殊情况的到付快递请在运输单后注明原因。

3、特殊情况下如需要采取租车等形式送货的，需要事先申请，由部门负责人、分管副总经理、总经理审批。

4、办事处寄总部文件每月二次集中邮递,应尽量随货邮寄。

五、员工借款管理

（一）部门或办事处日常备用金、公司活动、员工出差可申请借款，其他事项不予借款。差旅费借款：由经办人根据《出差申请单》上批准的借款金额，填写《借款单》，履行审批后予以借款。各级别员工借款最高额度如下：

（二）办事处经理、部门经理（含）以上级别员工出差，不予借款。

（三）员工借款，须凭出差申请单办理，经部门经理、会计、财务经理、总经理审批后办理，试用期员工不允许借款，如有特殊情况要按公司流程提前报批。

（四）员工借款必须根据工作实际需要借支，不得将公款挪私用，同时，坚持“前账不清，后债不借”的原则。

（五）每月终了10个工作日内，会计将有欠款的员工个人借款清单发送欠款人核对、催收，并将个人欠款明细情况报财务经理、总经理。

六、附则

本制度由财务部负责解释、修订。