电子表格制作简易教程

电子表格制作简易教程

考虑到咱们部门大多数人没有使用Excel 的相关经验，我在此写一点基础性的做表方法和心得，做表老手就不用看了。

Excel 其软件

现在的Excel 软件分为微软旗下的“office Excel ”和中国国产的“WPS 表格”。两者大同小异，且在我看来，WPS 系列软件是office 系列软件的山寨版。不过，我们也不得不承认，WPS 这个山寨货比office 好用。由于本人使用的是WPS 的版本，所以接下来的内容都是以WPS 表格制作为例的。

秘书处所做表的类型

秘书处的电子表只是运用了Excel 软件中非常基础的部分，因此个人认为是非常容易学习的。我们所做的电子表和常见的数据类电子表不同，我们的多是信息类的表，例如“秘书处联系表”这种。这样以来，电子表的整个“函数”部分我们都不需要接触了，即

基本概念

1.单元格：打开Excel 软件，入眼的一个个格状物，便是一个一个的单元格。从一定的程度上来讲，每个单元格都是可以看作是一个迷你的文档。

2.先选定后操作：微软几乎所有的软件都是“先选定，后操作”，例如，你要先选择你要修改的文字，然后才能进行字体大小等等的调整。这一点看起来很傻很基础，但却非常非常重要，很多常做表的人都没有注意到这一点，使得操作更加复杂。

工具栏里的常用按键

①字体，不解释。

②字号，即字的大小。

③字体加粗，多用在标题上。

④居中，为了表格的美观，我们会让单元格内的内容放在整个单元格的正中间。不过这个按键往往只能做到“水平居中”而不能“垂直居中”。垂直居中后面再讲。 ⑤自动换行，如图1-1，右边的“性别”二字使用了“自动换行”。在一个单元格里，按“回车”键是没有换行效果的。很多新手会使用空格达到换行的

目的，这样会使表难以修改。

⑥合并单元格，这是秘书处的电子表中最最常用的按键。用

法是拖黑多个单元格（即选定），然后点击此按钮（即操作）。如

图1-2，左边的“副部长”使用了“合并单元格”。灵活运用合并

单元格功能是使电子表排版美观的关键。

⑦边框，后面再着重讲。 ⑧填充颜色，自行尝试。不太常用

⑨字体颜色，不解释。

① ② ③ ④ ⑤ ⑥ ⑦ ⑧ ⑨ 1-1 1-2

鼠标右键里的内容

①、②、③是整个计算机里的基本操作，不会的同学可以自行查阅资料，或者单独来问我。在此就不多解释了。

④插入，即在当前选定行（或列）的上面（或左面）插入一行（或一列）单元格，通常插入单元格的方式是，把鼠标放到左边的数字（或上面的字母）上，单击右键，点插入即可。

⑤删除，即将当前选定内容删除。这与键盘上的“退格键”和“Delete ”键是不太一样的。退格键个删除光标前（即闪动的那个竖线）的内容，Delete 是删除光标后的内容，而这里的删除是将这个单元格的内容及其格式（如边框）完全删掉。

⑥设置单元格格式是整个电子表里最最重要的部分，是区分老手和新手的一个重要标志。因此接下来我特设一个分标题来讲。

设置单元格格式

1、数字

大家尝试一下，在一个单元格里

输入18位身份证号会发生什么。

我们只需要将该单元格选定，然

后打开“设置单元格格式”，在“数字”

选项卡中，将“常规”改为“文本”

即可。

在输入电话号码和身份证时会用

到这种做法。

至于其他的分类，咱们的表里不

多用，有兴趣的同学可以自行尝试。

①

②

③ ④ ⑤ ⑥

2、对齐

上面所提到的“居中”按键，只

能做到水平居中，无法做到垂直居中。

那么这里的“文本对齐方式”就可以

解决这一问题了。选定单元格后，单

击右键，在“设置单元格”里调试即

可。

这里的自动换行和上面所提到的

自动换行按键是一样的。不过自动换

行按键只在国产WPS里有，微软的

office里想自动换行就只能调试“单元

格格式”了。

另外，“方向”里的“文本”按键，

可以把横排的文字变成竖排，美观用

的。

3.、边框

打开Excel软件，入眼所见的格

子，在打印的时候是不会出现的。只

有通过这里，把边框加进去以后才会

有网格线。

大家多试试“边框”选项卡里的

按键分别有什么用。

4、其它

“字体”和菜单栏里的字体设置是一样的，就不多加赘述了。“图案”和“保护”很少用到，略过不提。

其它常用按键和工具

1、行高（或列宽）

将鼠标移至左边数字处（或上面字母处），待鼠标变成一个箭头后，单击右键，会出现行高（或列宽）选项。这样一来可以手动输入所需要的数值。可以选定多行（或多列）后更改行高（或列宽），这样选定的行（或列）就一样高（或宽）了。

2-1 2、数据→排序

菜单栏里，数据下拉菜单里的排序按

钮。顾名思义，即对已输入的数据进行排

序。需要先选定排序范围，然后点击排序，

即会弹出此菜单。

具体如何排序请大家自行尝试。

3、数据→筛选

菜单栏里，数据下拉菜单里的筛选按钮。用于内容冗杂信息量大的电子表里。在秘书处的表里不多见，但是非常重要。有兴趣的同学可以自行尝试。

4、打印预览

表格基本完成后，需要通过“打印预览”来查看排版是否正确，在打印预览里看到的，即是咱们做的表将打出来的样子。微软所谓的“所见即所得”就是指这个。

细节

1、Ctrl 键和Shift 键

按住Ctrl 键不放，再用鼠标分别单击不同的单元格（或行、列），可以同时选定不同的且不连续的单元格（或行、列）。

按住Shift 键不放，再用鼠标分别单击两个不同的单元格（或行、列），可以选定从第一个选定单元格（或行、列）到第二个选定单元格之间所有连续的单元格（或行、列）。

2、自动编号

如图2-1，选定单元格后，单元格右下角的

那个小方形叫做句柄，我们在第一个单元格里输

入“1”，然后鼠标按住句柄不放，向下拖曳，就

可以自动编号了。

同理，汉字“一、二、三……”和日期等等

都可以这么自动编号。大家可以自行尝试。

2-2 那么我们想要达到2-2的效果又该如何

呢？我们只需要在拖曳句柄的同时，按住Ctrl 键不放就可以了。

需要注意的是，如果单元格内输入的是文

字而不是数字或者日期，那么不按住Ctrl 键，直接拖曳句柄，也可以达到复制的效果。

快捷键操作（进阶）

以下是我常用的快捷键，推荐给学有余力的同学使用。 Ctrl+X ：剪切

Ctrl+C ：复制

Ctrl+V ：粘贴

Ctrl+S ：保存

Ctrl+Z ：撤销（即回到上一步）

Ctrl+A ：全选

Ctrl+F ：查找

Ctrl+P ：打印