竣工文件编制及档案整理办法

哈尔滨农村公路建设

竣工文件编制及档案整理办法

哈尔滨农村公路建设领导小组办公室

二○○七年一月二十六日

哈尔滨市农村公路竣工文件

编制及档案整理办法

为统一哈尔滨市农村公路建设项目竣工文件的编制，规范项目档案的整理，根据交通部交公路发[2004]446号《关于贯彻执行公路工程竣交工验收办法有关事宜的通知》、交办发[2001]390号文件《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》、省交通厅黑交发[2001]347号《黑龙江省交通厅公路工程交工竣工文件材料立卷归档管理实施细则》及国家有关规定，结合哈尔滨市农村公路工程实际情况，特制定本办法如下：

第一章组织与职责

各区、县（市）农村公路建设指挥部是竣工文件编制及档案整理的责任单位。

根据附件一，凡是由省、市农路办、建设单位、使用单位（接养单位）存档的竣工文件其编制、归档工作必须遵照此办法执行。

由当地档案部门存档的竣工文件其编制、归档工作可参照此办法执行，同时需在当地档案行政管理部门指导下进行。

各区、县（市）农村公路工程建设指挥部应当将农村公路工程的竣工（交工）文件材料立卷归档工作纳入农村公路建设项目的管理工作中，做到档案管理工作与工程建设同步。建立档案工作管理体系，建立公路工程文件材料管理领导人责任制、档案人员岗位责任制、建立档案管理制度，确保农村公路工程建设竣工（交工）文件材料的完整、准确与系统。

第二章文件材料的收集与分工

一、凡是反映与农村公路工程有关的重要活动、具有查考利用价值的各种载体的文件材料，都应收集齐全，归入哈尔滨市农村公路工程成套档案。其具体范围按附件一执行。

二、本工程各文件材料按下列分工收集

1、公路工程在项目准备阶段和工程竣工（交工）验收阶段形成的文件材

料及工程管理性文件材料，由建设单位负责收集。

2、公路工程可行性研究阶段形成的文件材料及勘察设计文件由建设单位

组织勘察设计单位收集。

3、公路工程施工阶段形成的文件材料，由监理单位和各施工承包单位负

责收集。

4、公路工程监理文件由监理单位负责收集。

其具体分工，按附件一执行。

三、本工程文件材料必须按其形成的先后顺序或公路工程完成进展情况，及时收集整理。平时形成文件材料，要按照本办法所规定的档案套数形成文件材料份数。

第三章公路工程竣工（交工）文件材料的整理及归档

一、公路工程文件材料由建设单位组织勘察设计、施工、监理等单位按本条款下文规定的竣工（交工）文件编制的具体分工，分别整理组卷，并由建设单位统一全线立卷归档工作:

1、农村公路工程征地拆迁文件、招标文件、投标文件及评标文件、承包合同、合同谈判和工程竣工（交工）验收阶段形成的竣工（交工）验收文件、工程决算及审计报告等有关文件材料由建设单位根据文件材料形成的阶段、性质、内容分类整理组卷。

2、公路工程设计文件材料如可行性研究报告及批复、项目评估、地质勘察资料、初步设计、施工图设计、工程概预算等由建设单位委托设计单位按项目、阶段、单位工程、专业分别整理组卷。

3、公路工程施工阶段形成的施工文件材料分别按合同段，结合单位工程（含分部、分项）及不同专业整理组卷。

4、公路工程监理工作形成的监理文件材料，由监理单位按阶段问题分类整理组卷。

其具体分工按附件一执行。

二、各分工部门应按附件一规定的文件材料保管期限将所收集的材料按永久、长期两种期限分别整理立卷。

三、组卷应遵循公路工程文件材料形成规律和成套性原则，分类科学，便于查找利用。

四、卷内文件材料按以下要求进行排列：

1、管理性文件按问题或重要程度或法定地位的次序排列；

2、技术文件材料可结合单位工程（含分部、分项）及不同专业排序；

3、竣工图按里程、专业、图号排列；

4、卷内文件材料一般文字材料在前，图样在后。

其具体组卷、分册及卷内文件的排列顺序详见附件一。

五、竣工（交工）文件编制和档案整理时间要求：

项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交要与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行。完整、准确、系统的项目档案是建设项目竣工验收重要的必备条件。

六、竣工（交工）文件质量要求：

1、字迹清楚，图样清晰。

2、图表整洁，签字完备。

3、归档文件，齐全完整。

4、题名确切，容易查找。

5、图表折叠，符合要求。

6、卷内排列，系统条理。

7、案卷装订，整齐美观。

8、卷皮书写，整洁规范。

此外，凡永久、长期保存的文件不得用易褪色的书写材料书写、绘制。凡由易褪色书写材料形成的、需要永久和长期保存的文件，应附一份复印件。

第四章项目竣工图的编制

竣工图应能全面、准确反映竣工路线、路基、路面、桥梁、涵洞、防护、立交工程、安全设施等的全部施工实际造型和特征，是项目建成后投产运行、维护、保养必备的凭证和依据。各建设项目必须编制竣工图。公路工程竣工图归档应符合下列要求：

一、凡按批复施工图施工没有变动的，在施工图空白处加盖竣工图章。

二、凡有一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更的，凡一般性图纸变更，可在原图（新图）上修改，加盖设计单位图章及竣工图章。

利用施工图更改，必须注明更改依据和更改日期。

更改一般是划改，局部圈出更改部位，在原图空白地重新绘制。

图样上各种引出说明应与图框平行，引出线不相互交叉。

更改时只能使用黑色墨水或碳素笔。

三、凡结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积超过35%的，应重新绘制竣工图。重绘图按原图编号，末尾加注“竣”字，或在新图图标内注明“竣工阶段”，同时加盖设计单位图章及竣工图章。

四、重复使用的标准图、通用图可不编入竣工图中，但必须在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明。

五、图纸可以按297mm×210mm或297mm×420mm折叠，内折式，外翻图标。

六、编制竣工图目录及总说明，叙述竣工图编制原则及编制情况。

七、竣工图应为新图。

八、竣工图应准确、真实地反映工程竣工验收时的真实情况。

九、竣工图章的式样及使用

1、竣工图章尺寸为90 mm ×70 mm。内容有：编制单位名称、编制人、技术负责人和编制日期；监理单位、监理单位负责人。（式样见下图）

2、所有竣工图加盖竣工图章。签字要求齐全，不得代签。

3、竣工图章盖在图标上方空白处或折叠后外翻图标上方。

第五章工程总结

各单位要加强对工程总结工作的组织领导，提高对工程总结工作重要性的认识，认真搞好工程总结工作。工程总结的编写格式、内容和范围按省、市农路办的有关规定填写。

第六章案卷组成

一、案卷应由案卷封面和卷脊、卷内目录、卷内文件及备考表组成。

二、案卷封面由下列项目组成：

1、案卷题名，应包括公路工程建设项目的名称、起讫里程，单位工程（含分部、分项）名称及文件名称，如属独立桥梁等工程项目，还应同时标明结构、部位的名称，案卷题名应能准确反映出案卷的基本内容；

2、编制单位，是指案卷形成单位（全称）；

3、编制日期，是指案卷形成日期；

4、保管期限，填写其划定的保管期限；

5、密级，依据保密规定填写（由档案保管部门填写）；

6、档号，填写档案分类号和案卷顺序号。卷脊需填写案卷题名和档号。档号由档案分类号和案卷顺序号组成。分类号编制方法是以单项工程为单位，按照《交通部科学技术档案分类编号办法》中所确定的公路工程三级

类目（即GL5．1）进行分类。档号由建设单位统一编写。

三、卷内目录由下列项目组成：

1、顺序号，填写文件排列的顺序号，用阿拉伯数字从1起依次标注；

2、文件编号或图样图号，填写文件材料的原始编号或图号；

3、责任者，填写文件材料的直接形成部门或主要责任者，可采取通用的标准简称；

4、文件题名，应填写文件材料标题的全称，没有标题或标题不能说明文件材料内容的，应自拟标题；

5、日期，是指文件材料的形成日期；

6、页次，填写每份文件首页上标注的页号，最终件注起止号（首页页号/尾页页号）。有书写内容的页面均需编写页号。页号的编号方法是在有文字或图样材料正面的右下角、反面的左下角填写页号。如所归档文件属符合档案保管要求的成本成册的材料，已编有页号的只需在卷内文件目录页次中填写册数。图纸的页号编写在右下角或标题栏右上角。

7、卷内目录必须用A4纸按同一格式进行打印一式二份。一份卷内目录排列在卷内文件材料的首页之前，另一份须装订成册移交给建设单位。

卷内目录具体表式见附件二。

三、备考表:

备考表排列在卷内文件材料的尾页之后。其内容应标明卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。立卷人、检查人、监理工程师须对案卷编制进行确认和评价。

备考表具体表式见附件三。

第七章案卷装订、装盒及案卷题名

卷内材料视原始资料的具体情况，分两类方式进行装订及装盒。案卷题名应简明、准确揭示卷内文件的内容。

一、原始资料为非正规出版物时：

1、卷内资料案卷装订，每盒内资料厚度控制在 3.0cm以内。盒内资料厚度超过3.0cm时，需分盒存档。每盒资料的页码皆从1开始。每盒资料的首页之前，都必须有卷内目录。

2、卷内资料页面尺寸大于A4纸幅面时，需统一折叠成210mm×297mm面幅，内折式，外翻页号。

3、卷内资料页面尺寸小于A4纸幅面时，需根据存档资料的性质和内容，或用A4纸复印，或粘贴在A4纸之上。

4、长期及永久保存的资料，装订时必须去掉金属物。

5、案卷采用指挥部统一规定的式样。

6、案卷装订时，卷内资料必须墩齐，装订线控制在案卷封皮装订线以左2—5mm范围内。

7、公路工程归文字材料采用三孔一线方法装订，装订时靠装订边和下边取齐。对批语、签注意见位于文件装订线上的，应予以粘贴补宽。

二、对于原始资料为正规出版物的竣工（交工）资料可直接装盒存档，且每盒厚度视原始出版物的具体厚度或盒内具体存档文件而定。

第八章工程档案的移交

一、建设单位各承办机构和公路工程的承包单位在项目完成时，向建设单位移交经系统整理过的全部文件材料。

二、公路工程建设单位在公路工程建设项目通过竣工验收3个月内向使用单位及其他有关单位办理移交手续。

三、建设单位负责按照立项审批、设计、施工、竣工、监理等不同阶段或性质，对移交的全部案卷进行系统整理和排列。其中施工阶段形成的案卷依路线进行方向，按照路基、路面、桥梁、涵洞、交叉工程、沿线设施及监理工作的顺序分别进行排列。

四、建设单位须编写科技档案总目录, 用A3纸按同一格式打印一式二份。

五、建设单位和使用单位对接受的全部档案编制档号，并填写在卷面和卷脊上。档号由档案分类号和案卷顺序号组成。

六、收尾工程和后评价形成的文件按本办法有关规定整理归档。

本办法凡与上级或档案部门规范等发生冲突之处，按上级及档案部门规范等要求办理。

后附：

附件一、《哈尔滨市农村公路工程竣工文件材料归档范围及编制整理一览表》

附件二、《卷内目录表式》

附件三、《卷内备考表式》

附件四、《档案部门科学技术档案总目录样式》

哈尔滨市农村公路建设领导小组办公室

二○○七年一月二十六日

附件二：

科技档案卷内目录

附件三：

卷内备考表

附件四：(采用A3页面打印)

档案部门科学技术档案总目录单位名称：

注：档号填写档案的分类号和案卷顺序号。