采购专项审计通用方案

采购专项审计通用方案
采购专项审计通用方案

采购专项审计通用方案

目录

一、审计方案

二、审计程序

三、审计分工和日程安排

四、审计所需资料清单

一、通用采购专项审计方案

1)、审计目的:

根据公司的采购管理制度,对采购部门现阶段的采购管理工作及内部控制状况进行审计检查和内控评估,揭示其中存在的控制风险,并提出可行的建议和改善措施。

2)、审计内容:

1、采购管理制度是否有效和完善。

2、采购计划、采购预算、实际采购是否得到良好的遵循。

3、公司对采购主要业务环节(供应商资质的审核确认、标书制作、招标、评标、询价、比价、

议价、合同管理、验收、退货、款项支付等)的管理、控制是否完善。

4、对本年度审计问题进行后续追踪审计

3)、审计范围:

20XX年X月-20XX年X月期间的采购管理工作。

4)、审计人员:

5)、审计时间:

二、审计程序

编制:审核:批准:

【抄送】

编制:审核:批准:【抄送】

编制:审核:批准:【抄送】

编制:审核:批准:【抄送】

编制:审核:批准:【抄送】

审计工作分工与计划

【审计分工】

XXX:负责采购管理制度的评价、需招投标的物资的标书制作、招标、评标、合同管理、验收、财务支付等审计

XXX:负责供应商资质、不需招投标物资及紧急采购物资的议价、比价、合同管理、验收、财务支付款工作的审计。

XXXX:负责本期问题的汇总并编制审计报告以及问题追踪审计

【审计计划】

1)审计准备工作:

1、收集、分析、评价采购管理制度。

2、财务系统内导出截至查核日的采购费用明细账。

3、了解公司本年采购预算、实际采购情况以及两者的差异。

4、了解公司的招投标管理现状,包括:招投标方式、评标方式。

5、了解非招投标物资采购的现状:询价、议价、比价。

6、查阅前期审计报告得出前期已经存在的审计问题,汇总本期审计发现,分析、判断审计对象

目前比较突出和急需解决的问题。

成果要求-----

1、工作过程需编制底稿记录。

2、完成审计准备分析报告,确定审计抽样的具体对象和现场审计重点。

2)现场审计工作:

根据审计分工和审计程序要求完成现场审计工作。

1、审计抽样内容:

2、基本时间预算:

(1)首次进场会议------

(2)制度评估-----

(3)采购、合同管理、验收、付款审计测试------

(4)现场沟通会议------

(5)审计问题的改善后续追踪审计-----

(6)出具本年度审计管理建议书----

成果要求-----

1、工作过程需编制底稿记录,关键证据需复印。

编制:审核:批准:

【抄送】

2、完成审计报告。

四、采购审计所需资料清单

1)前期资料

1、物资采购目标和计划;

2、前期物资采购审计工作底稿;

3、公司资料,例如公司结构图和工作说明、政策和程序手册以及重大的公司系统变化等;

4、财务会计资料;

5、相关制度规定,例如采购政策、采购程序制度、授权审批制度、供货商管理制度、财产接触

制度、合同或协议签定制度、凭证管理制度和定价策略等;

6、外部信息资料,例如同行业相关资料、物价水平和变化幅度、技术变化程度和供货商资料等;

7、法律性文件。

2)采购申请和审批阶段:

1、采购政策

2、采购计划

3、储备定额补库计划

4、销售计划

5、产品产量计划

6、技术措施计划

7、生产作业计划

8、在制品期初存量和期末预计存量

9、新产品试制计划

10、物资工艺消耗定额

11、生产设备大中小修理计划

12、技术改造计划和物资价格供应状况等。

3)合同管理阶段

1、合同法

2、公司内部有关合同制度

3、合同正文和副本以及供货商资料

4)验收入库阶段:

1、物资采购申请单

2、采购计划

3、采购合同

4、价格申报审批单

5、采购发票

6、运费单

7、检验报告单

8、入库单

9、退货单、

10、付款凭单

11、转账凭证

编制:审核:批准:

【抄送】

12、应付账款明细账

13、材料采购明细账

14、对账单

5)物资采购后续审计:

1、审计报告

2、审计回复

3、定点供货目录

4、价格申报审批单

5、采购计划

6、物资质量标准

编制:审核:批准:【抄送】

医院采购项目审计办法

医院采购项目审计办法 第一章总则 第一条为加强医院各类采购项目的审计监督和管理,提高采购项目质量,降低采购费用,维护医院的合法权益,根据《中华人民共和国审计法》、《中华人民共和国政府采购法》、《江西省省直单位政府采购管理实施办法》等有关法律法规和制度,结合医院实际,制定本办法。 第二条本办法中的采购项目内部审计是指审计科依据有关法律、法规、政策及相关标准,按照一定的程序和方法,对医院采购各部门和环节的经营活动和内部控制等所进行的独立监督和评价活动。 第三条本规定所称采购,是指医院在运行过程中以合同或其他方式有偿取得货物、工程和服务的行为,包括购买、租赁、委托、雇用等。采购项目分为单项采购项目和复合采购项目,单项采购项目是指单个采购品目或预算专项;复合采购项目是指一个采购项目中既含有货物又含有工程或服务的采购项目,按照采购资金比重最大的项目确定其属性。 第四条本办法中所称货物,是指各种形态和种类的物品,包括仪器设备、医用耗材、车辆、实验器材、药品、试剂、家俱用俱、办公用品、水电材料、维修配件、教材图书资料等;所称工程,是指建设工程,包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮、绿化等;所称服务,是指除货物和工程以外

的其他采购对象,包括印刷、会议、保险、安保、物业管理、设备及车辆维修保养等。 第五条采购项目内部审计的主要内容包括审计采购项目内部控制、采购计划、采购合同、采购招标、供应商选择、采购数量、采购价格、采购质量、物资验收、结算付款以及物资采购期后事项等。 审计科负责采购项目内部审计。开展专业技术性较强的采购项目审计,审计科可聘请外部专家参与。 第六条采购项目审计模式主要以过程参与式审计为主,必要时可采用项目管理式审计对特定采购部门、环节或采购品种进行审计。 第七条负责采购工作的相关部门和人员,应积极支持、配合审计工作,自觉接收监督,为全面顺利开展审计监督工作提供便利。 第二章审计职责与权限 第八条对采购归口管理部门、采购单位及有关人员执行采购相关法律、法规和制度的情况进行审计监督。 第九条对医院的采购政策、制度的制定提出建议、意见。 第十条对采购工作过程中出现的违规、违纪行为有权提请采购归口部门予以制止和纠正。 第十一条对采购工作过程中发现的采购方式等方面的不足或不合理情况,提出合理化建议,必要时提出管理建议书。

采购合同审核

篇一:采购合同审查注意事项 采购合同审查注意事项 采购人员作为公司采购合同制订、审查、管理的负责人,如果合同出现问题,采购人员难辞其咎。虽然是这样,但是公司的采购合同里面很多的仪器、模具、数据等,如果不是专业人员根本就不知道我们要签订的合同的标的是什么模样,不可能在合同里写出这些设备的质量要求或验收标准了,所以采购合同的采购部门要与法律顾问密切配合共同担当起抵制采购合同风险的责任。 一般合同主要包含以下要素:1、主体,2、标的,3、数量,4、质量,5、价款,6、履行期限、地点和方式,7、合同解除、中止、终止,8、违约责任,9、争议解决方法。而法律顾问主要的审查任务应该是:1、主体,2、合同解除、中止、终止,3、违约责任,4、争议解决方法,以及合同其它风险的防范如所有权转移的时间、标的物灭失风险问题。像标的、数量、质量等一般应属采购所要审查事项,因为标的的规格、数量是比较专业和细致的,法律顾问接触的机会少,不够专业,如果由法律顾问来审查的话,可以说是外行人审查内行人的东西,吃亏的可能性极大。由公司采购审查对方的货物,则有利于工作效能的提高,有利于降低公司交易风险。 审查合同的一些技术: 一、合同主体 关于合同主体是个很关键的部分。一个公司的法定代表人来签合同的话是最好的,省了很多步骤,而如果是代理人来签合同的话,那就要看代理人的代理权限、行为能力、是否是表见代理。其他问题一般只要注意是否合法就行,主要的营业执照是否通过年审。 二、合同标的 合同标的要合法,如一般的公司交易不能进行黄金交易。还有就是要注意对方对标的所有权。 三、数量 只有公司同意,买多少对我们法律顾问来说都没什么关系。 四、质量 质量是我最关心的问题,也是采购合同出现问题最多的地方。我审核合同时,关注最多的地方也就是质量问题。因为公司采购部门一般是独立的(即先由申请部门向上一级申请采购,待批下来后由采购部门统一采购)因此采购部门给过来的合同对标的质量只是一笔带过,而且连验收标准也是模糊不清。 对于采购合同来说,一般都应该由申请采购部门提出质量要求以及详细的验收标准。 五、价款 价款并不是法律顾问应该关心的问题,但是合同上我们应该记得价款得大写。 六、履行期限、地点和方式 这部分只要注意到合约里面有规定就可以了,一般采购部门会提供。 七、合同解除、中止、终止 这里面主要是注意在什么情况下公司可以单方解除合同、以及双方在什么情况下可以中止或终止合同。 八、违约责任采购合同里的违约责任作为双方无法履行合同时的赔偿方案,最主要的就是违约责任必须清楚,可操作性强。如对方没有在规定的时间里完成送货就得赔偿总货款的1%,违约责任里面最怕的就是写上一句“如果没有在合同规定的时间里送货,所有责任由对方承担”这样虽然规定了违约责任,但是没有一个具体可行的方案,万一以后合同出事,还得找很多的证据证明自己的损失,操作性太差。 九、争议解决方法 这里面只要注意管辖法院,采购合约,如果是采购方一般都会要求在自己公司所在地法院管

内控内审关键点-采购流程

采购流程主要存在以下关键节点:BOM确认(很容易被内审遗忘的关键点)、寻源、标书制作、邀标、供应商投标、评标委员会评标、定标、供应商切换、供应商评价、供应商淘汰。内审过程中发现的采购类问题也主要分为制度缺陷(内控漏洞)、执行缺陷(不按制度执行)、舞弊。下面按节点来梳理: 一、BOM确认:BOM即物料清单,是生产1单位的产品所需原材料的数量的清单,这个清单最初由设计或研发部门制定,只要产品不发生变化,这个清单是不会变的。现在企业一般都上了ERP,这个清单会设置在系统中,生产计划录入后,系统会自动算出需要投入的原材料数量,采购部门依据此数量进行采购。那么BOM的维护权限设置就是一个内控点,企业应该把维护的权限配给设计、研发或其他制定BOM的部门,并设置审批流,避免一人就可以操作变更维护。实务中往往还会忽略一个人,就是系统后台工程师,这个人可以从后台直接更改数据,如果这个人跟采购串通就可以做到修改BOM中投料比例,多采购入库,吃供应商回扣,再串通仓库保管员把囤积的多采购的货物拉出场外变现,这就是舞弊事件。所以在做采购专项审计的时候可以从系统导出BOM维护记录,关注哪里做了变更,变更的依据是否充分。 二、寻源:即寻找合适的供应商,并引入企业的供应商库,有的会签订战略框架协议,在需要的时候邀请其参与投标或直接下订单供货。寻源这个节点有些公司有,有些公司跟邀标会结合在一起做。这个节点需要制定寻源标准,寻找优质的供应商,那么这个优质就需要有个标准,企业需要找什么样的供应商需要制定一个标准,比如需要有什么资质、规模多大、行业排名等等,制定了这样一个标准之后就会在一定程度上减少寻源人员随意发挥或引入一些亲戚公司,也减少了贿赂发生的几率,采购人员可以拿出公司制度也抵御那些蠢蠢欲动的小供应商。当然这个标准也不能制定的过于严苛,导致只有一家或两家符合要求,这样招标的时候供应商的竞争就不充分,也拿不到最优惠的价格,一般一个品类的产品的供应商库起码要有3家及以上的供应商。 接下来就是招标,从标书制作开始。当然有的材料企业是不招标的,所以审计前要获取采购方式划分制度和材料采购方式清单,制度要明确规定哪些材料或者达到何种条件不招标(比如有战略供应商的可以直接按战略价下订单、或金额低于XX的可以直接授权采购)、然后核对不采用招标方式采购的材料是否属于制度规定的范畴,这个环节可以筛查出一些违规指定供应商的行为。 招标又分为商务标和技术标:一般市场上通用的标准件只进行商务标就可以,即只比价、付款方式、付款周期;技术要求较高的核心件、定制件还需要进行技术标,比方案、比技术。 三、标书制作:商务标书,一般由采购部门根据生产部门的要求制作,包括供货地点、供货数量、供货期、付款方式、付款周期、对供应商资质的要求等,其中供应商的资质要求是个内控点,在寻源的时候已经有了标准,制作标书的时候可以把寻源的标准加上,或者把研发及生产部门对此批次材料供应商的特殊要求加上,这个节点就存在采购人员通过设定条件圈定供应商的风险,比如所在地、获奖情况、向某某大企业供过货等特定条件,变相指定供应商;技术标书,一般由设计或研发部门(如果是采购设备还需要设备部门参与)出具,包括原材料的规格、型号、功能等。 四、发标、邀标:标书制作完成后就是发标和邀标了,分为在供应商库内招标和公开招标

采购合同审计

篇一:采购合同审计报告 关于采购合同的内部审计报告 一、引言: 按照公司2011年度内部审计的计划安排,审计室对公司采购合同的签署、审批、履行等主要业务环节的内部控制情况进行审查,审计过程中我们实施了合适的、必要的审计程序,按照既定的审计方案,结合其实际情况,对2011年1月1 日-2011 年8月31日期间的重大采购合同进行了审计。 二、审计方式说明: 抽取固定资产、原主料、办公用品的采购合同各2份,检查其起草、审核、管理层审批、档案管理等工作流程是否符合公司要求。审计资料搜集方法采用直接观察法、采访法,资料搜集形式有抽样调查、重点调查。 三、审计发现与建议: 审计发现:2011年1月购入的文件柜等办公用品,供应商为成都市青羊区亚华仪表配件厂,所属期为2010年订单,生管部门未对订单档案进行整理归档。 建议:于2011年1月份起制定的办公用品订单,整理后按顺序编号,并建档,以便于核查。 四、审计总结: 本次审计方案得到了各相关部门的大力支持和配合。 1、检查所抽取合同内容的合理性: (1)对所抽取的固定资产、原主料、办公用品的采购合同,进行内容上的审查,发现采购合同的起草、审核以及审批都有权限范围内的签字盖章,格式合同的版本与公司要求基本相符。(2)对所抽取的采购合同的主要条款进行审查,各类条款约定都基于公平公正的原则,且同时维护了公司利益,不存在差异情况。 2、检查合同的实际执行情况: (1)根据公司业务进展情况,经审计,合同中采购、验收等环节都得以较好的执行。 (2)采购合同付款台账,基本做到了清晰完整,不存在超出合同约定的款项支付和未经审核的合同。 3、检查合同存档情况: (1)合同保管按照公司要求,按顺序进行了编号,便于核查。 综上所述,对于采购合同的管理,具有较为完备的规范流程,合同的签署、审批、履行等完全符合公司对于合同管理的规定要求。对供应商评价、付款审批等环节的实务操作有适当控制,采购部门相关岗位工作人员对采购管理流程和岗位职责都较为熟悉。 五、后续审计跟踪: 1、根据报告中审计发现与建议的内容,与业务部门达成共识,将立即进行整改,我们将在2011年11月实施后续跟踪。 2、2011年5月购入的固定资产密闭式混料机,正在验收,设备(固定资产)申购、审批、验收流程单尚未建立,故本次未经审计,计划11月份再对此进行后续审计。篇二:采购合同专项审计方案 **年采购合同专项审计方案 一、审计依据: 公司现行的《采购控制管理程序》、《合同评审程序》、《合同管理规定》。 二、审计目的: 对采购合同的签署、审批、履行等主要业务环节的内部控制情况进行审查,并做出客观评价,提出建议,揭示其中存在的控制风险,并提出可行的建议和改善措施。 三、审计内容:

采购审计方案

辅料采购— Abc ltd 审计策略 概述 辅料采购程序主要包括辅料的计划、请购、供应商选择、下订单、收货、付款等步骤。关键控制点主要涉及:①各环节涉及的不相容职位是否分开,以便每一步骤的工作都会有下一步骤的环节进行复核,以保证各操作的正确性和数据的准确性;②各环节的授权审批是否得以有效实施,是否能最大限度的防止舞弊的发生;③各环节是否以公司利益为中心,是否进行有效的成本控制和成本降低程序;④各环节的数据及资料是否得以有效保管以保证数据和资料的安全完整。 由于本次审计是首次对辅料采购程序的审计,我们主要侧重对各程序环节的整体系统运行的有效性、执行的严谨性及系统漏洞进行审计,同时以不符事项及舞弊可能性作为重要的审计实施领域。 主要控制点: 1)采购需求—月度物料需求计划及计划外需求 月度物料需求计划是否按照规定的程序编制?是否按制度要求经有权人审批? 月度需求计划是否有效考虑到仓库库存?如何考虑的? 计划外请购是否经合理审批程序? 计划外请购单是否连续编号?计划外请购是否有合理的统计和控制? 所有物料需求资料(含计划外)是否准确提交给相应的采购人员以保证及时下单? 新的物料需求是否有合理的提醒及详细的规格、型号、质量要求,以确保采购物料符合生产需要? 采购人员是否及时处理所有的物料需求资料,是否有程序保证不会被遗漏? 2)供应商管理—包括新供应商选择、合格供应商列表内的选择及供应商考核 新供应商的选择是否按照制度的规定进行供应商评估等系列程序,是否有合理的供应商数量以供比较,以保证所选供应商的供货符合产品质量、价格的 需要并保证选择程序的公正性? 是否合理使用招投标程序以控制成本? 合格供应商价格变动时是否从新启动供应商选择程序并得到相应的审核批准? 下单前是否就所购物料在合格供应商列表内的供应商及进行询价、比价,以选择更优的供应商? 供应商供货情况是否有连续有效的记录,以便进行定期的供应商评估从而对供应商进行优胜劣汰以优化供应商的质量? 3)订单(合同)管理

企业采购合同的审计审签及其应注意的问题(一)

企业采购合同的审计审签及其应注意的问题(一) 采购合同审计审签是指由内部审计部门或审计人员对涉及物资、工程、服务等采购活动所签订合同的全过程,包括对合同的签订、履行过程和结果进行的审计监督、检查、评价和咨询活动。其主要目的是通过对采购合同的审签,加强对采购活动的审计监督,把采购过程隐蔽的权力公开化,集中的权力分散化,使企业各职能部门相互协调,相互监督,共同致力于成本费用的控制,最大限度地堵塞采购过程中的漏洞,实现企业效益最大化。采购合同审计审签一般分为对合同文本的审查、合同产生过程的审查和合同履行情况的审查三个环节。 一、合同条款的审查 对合同条款的审查,即对合同草本主要条款的完整性、严密性、合法性的审查。需要注意的是,合同一经当事方签字盖章,一般就产生法律效力,难以更改,因此,审计机构或审计人员对合同的审计审签,必须在合同产生法律效力前进行。在审签时,要根据招议标的结果或当事人约定的具体合同内容进行审计,最终使合同的条款齐备、准确、严密、合法,促使合同成立、生效及顺利地履行,实现订立合同的目的。其内容主要包括: (一)当事人的名称或者姓名和住所审查。当事人是合同的主体,审查时要看合同中是否将当事人都规定到合同中去,而且准确、清楚地规定各方当事人名称或者姓名和住所;合同载明住所的意义在于,决定债务履行地、诉讼管辖、涉外法律适用的准据法、法律文书送达的

处所等。 (二)标的及其数量、质量的审查。标的的审查要根据标的物的不同加以区分确定,以物为标的的,要审查合同中的出卖物;以工程为标的的,要审查建设合同中的工程或者劳务;另外,还要审查标的名称是否规范、准确,注意不同地区、国家和方言对同一标的的不同称谓。在审查标的物数量时,以物为标的的要审查其长度、体积或者重量的约定;以工程或服务为标的的要审查其工作量的约定。对标的物质量的审查,应向签订合同对方索要相关的国家认可的质量标准;如果是当事人双方约定的质量标准或技术要求,要审查其性能、效用、工艺等。 (三)价款或者报酬的审查。对于有政府定价和政府指导价的,要看合同价款的约定是否按规定执行;如果是当事人双方约定的,要看合同中是否清楚地规定计算价款或者报酬的方法。 (四)履行的期限、地点和方式的审查。审查时,要看期限的约定是以天计、月计、季计,还是以年计;是即时履行、定时履行、还是分期履行。而履行地点有时是标的验收地点、明确运费由谁负担、风险由谁承担以及所有权转移的依据。合同中应明确、具体地规定履行的期限和地点。对履行方式审查时,要看合同规定是否具体约定采用何种方式,包括交货方式、实施行为方式、验收方式、付款方式、结算方式等。 (五)违约责任与争议解决方式的审查。审查违约责任时,要看其是

采购合同审计方案

编号:_______________本资料为word版本,可以直接编辑和打印,感谢您的下载 采购合同审计方案 甲方:___________________ 乙方:___________________ 日期:___________________

一、审计依据: 公司现行的《采购控制管理程序》、《合同评审程序》、《合同管理规定》。 二、审计目的: 对采购合同的签署、审批、履行等主要业务环节的内部控制情况进行审查,并做出客观评价,提出建议,揭小其中存在的控制风险,并提出可行的建议和改善措施。 三、审计内容: 1、与采购合同管理相关的制度是否有效和完善。 2、抽样审计采购合同,确定采购计划、实际采购是否得到良好的遵循,采购合同管理是否得到有效控制。 3、结合合同履行情况,审计采购合同审批的真实合理性。 4、对本次采购合同审计发现的问题进行后续追踪审计。 四、审计程序: (一)审计准备工作: 1、与生管部门相关人员沟通,了解情况。 2、梳理公司合同管理(包括审批、存档、台帐管理等)的流程、实际操作管理模式,判断其与公司现行的制度规范是否一致,以及差异合理性。 (二)现场审计工作: 1、采购合同内容抽样审计 (1)抽取固定资产、原主料、办公用品的采购合同各2份,检查其起草、审核、管理层审批、档案管理等工作流程是否符合公司要求。 (2)检查所抽取合同内容的合理性 确认合同关键条款是否与实际采购一致,如存在差异,差异是否合理;检查格式合同的版本、内容与公司合同要求是否相符。通过检查审核章或者审批记录。 (3)检查合同主要条款是否存在约定不足、不详、条款缺陷、不妥或不具操作性,能否在维护公司利益的基础上力求公平、公正。 2、检查合同的实际执行情况:

采购合同审计报告

关于采购合同的内部审计报告 一、引言: 按照公司2011年度内部审计的计划安排,审计室对公司采购合同的签署、审批、履行等主要业务环节的内部控制情况进行审查,审计过程中我们实施了合适的、必要的审计程序,按照既定的审计方案,结合其实际情况,对2011年1月1 日-2011 年8月31日期间的重大采购合同进行了审计。 二、审计方式说明: 抽取固定资产、原主料、办公用品的采购合同各2份,检查其起草、审核、管理层审批、档案管理等工作流程是否符合公司要求。审计资料搜集方法采用直接观察法、采访法,资料搜集形式有抽样调查、重点调查。 三、审计发现与建议: 审计发现:2011年1月购入的文件柜等办公用品,供应商为成都市青羊区亚华仪表配件厂,所属期为2010年订单,生管部门未对订单档案进行整理归档。 建议:于2011年1月份起制定的办公用品订单,整理后按顺序编号,并建档,以便于核查。 四、审计总结: 本次审计方案得到了各相关部门的大力支持和配合。 1、检查所抽取合同内容的合理性: (1)对所抽取的固定资产、原主料、办公用品的采购合同,进行内容上的审查,发现采购合同的起草、审核以及审批都有权限范围内的签字盖

章,格式合同的版本与公司要求基本相符。 (2)对所抽取的采购合同的主要条款进行审查,各类条款约定都基于公平公正的原则,且同时维护了公司利益,不存在差异情况。 2、检查合同的实际执行情况: (1)根据公司业务进展情况,经审计,合同中采购、验收等环节都得以较好的执行。 (2)采购合同付款台账,基本做到了清晰完整,不存在超出合同约定的款项支付和未经审核的合同。 3、检查合同存档情况: (1)合同保管按照公司要求,按顺序进行了编号,便于核查。 综上所述,对于采购合同的管理,具有较为完备的规范流程,合同的签署、审批、履行等完全符合公司对于合同管理的规定要求。对供应商评价、付款审批等环节的实务操作有适当控制,采购部门相关岗位工作人员对采购管理流程和岗位职责都较为熟悉。 五、后续审计跟踪: 1、根据报告中审计发现与建议的内容,与业务部门达成共识,将立即进行整改,我们将在2011年11月实施后续跟踪。

企业管理采购循环内部审计方案

采购循环内部审计 序号常见之错误或舞弊行为可能的形成原因必要的控制程序可能之控制测试备注 1 采购和厂商勾结,高价 采购,索取部分回扣 采购过程未进行 询价、比价及议 价之过程进行 采购应经适当核 决权限人员之核 准 采购人员未定期 轮调 采购应依询价、 比价及议价之过 程进行 采购人员应进行 定期之工作轮调 采购人员之录用 应以品性为第一 优先考量 注意采购人员之 生活方式及财产 是否有大幅改变 2 采购和厂商勾结,虚 假采购 采购和验收由 同一人担任 采购未定期轮调 采购及验收未经 适当之核准 采购与验收工 作,应由不同人 员担任 采购人员应定期 轮调 不定期由独立人 员寄发应付账款 对账单 检视验收单、发 票、送货单之一 致性 观察询问验收程 序 不定期由独立人 员寄发应付账款 对账单 不定期由独立人 员盘点存货 3采购和厂商勾结,溢量 采购(或未经核准之采 购),索取回扣 采购未经适当之 核准,以紧急采 购为先斩后奏 采购和验收由同 一人员担任 未订立溢量采购 之处理程序 送货单数量与采 购单数量不同 时,应予拒收或 经适当之核准 采购人员应定期 轮调 采购和验收应由 不同人员担任 核对采购单与验 收单之数量 核对溢收数量之 适当核准 4溢付采购款 请款未经采购之 核准,或会计勾 结采购 采购之请款作业, 未经采购之核准 采购请款,应同时 附不请购单、采购 观察请款之程序 不定期由独立人 员函证厂商款项【Word版,可自由编辑!】

清款相关单据,未交出纳做最后复核单,验收单、厂商 送货单及发票,并 复核一致后,始可 付款 金额 重复请款付款 原先请款之进货发票,于付款后,未盖付讫章 请款未经采购之核准,或会计勾结采购 采购之请款作业,未经采购之核准 采购请款,应同时附不请购单、采购单,验收单、厂商送货单及发票,并复核一致后,始可付款 付款后。应由出纳于原始凭证盖付讫章 不定期由独立人员函证厂商应付款项金额 观察请款之程序 6 无适当之合法凭证,给予付款 浮报费用,饱入私囊 清款或付款人员无正确观念以为凭证是会计人员的事 请款程序先经出纳付款再请会计催收凭证 明确定义合法凭证(含外来凭证及内部凭证) 请款程序应是由需求单位请款,经会计复核,再经出纳付款 检视请款程序 抽核凭证 7 验收单常不遗失,致厂商请款时有纠纷 验收单未事前连续编号或未使用自制之验收单 验收单未由验收人员直接输入电脑 使用自制之验收单,并连续编号之 由验收人员验收相关资料 观察验收单使用情形 8 账列库存与实际库存不符,不是太多,就是太少

物资采购内部审计实施办法

物资采购内部审计实施办法 第一章总则 第一条为充分发挥内部审计的评价、服务、控制和监督职能,提高采购质量和资金使用效益,结合市局(公司)系统实际情况,制订本办法。 第二条本办法所称物资采购审计,是指内部审计部门依据有关法律、法规,实施适当的审计程序,从项目立项开始,至验收入库及货款结算等环节进行全过程管理的服务和控制,对采购全部经济活动的真实性、合法性、合规性、完整性及效益性进行的评价和监督。 本办法所称物资采购项目(以下简称项目)是指企业生产经营和企业管理等经济业务相关的烟用物资和非烟用物资等采购业务。 第二章审计职责与权限 第三条审计部门按照“起点介入、过程监督、重点突出”的原则,对采购业务必须开展程序性审计,年度累计预算金额5万元以上的采购项目开展全过程跟踪审计,单次5000元以上实施价格报审,根据采购性质可选择开展实质性抽查审计。 程序性审计是指审计部门通过调查了解内控制度、实地观察、穿行测试等审计方法,对采购业务的相关内部控制的健全性和有效性进行评价;

全过程跟踪审计是指审计部门根据重要性原则对采购预算审批、采购方式、供应商资质认证、价格确定、合同管理和验收付款等业务流程的合规性进行监督; 价格报审是指各采购部门在计划、预算范围内自行组织的在招投标以外的采购价格确定的审计监督,是对采购关键环节的审计。 实质性抽查审计是指审计部门根据审计计划,按照重要性原则抽取一定比例的采购业务,对其管理制度的完善性、决策程序的合规性和实施程序的规范性进行审计。 第四条相关业务部门要建立报审制,积极配合审计工作并对所提供资料的真实性、合法性、完整性负责,不得以任何理由拒绝提供资料,限制审计范围;相关业务部门对审计部门出具的审计意见、建议,要在规定的期限内向审计部门反馈落实情况。 第五条审计报告包括但不限于以下内容:对全年采购情况进行概述;对内部控制的有效性、过程管理及效果进行评价;审计发现的问题和建议等。 第三章程序性审计 第六条业务流程和内控制度的健全性评价。取得或编制采购业务流程图并通过观察和询问,了解梳理采购的业务流程,对企业建立的资质认证、供应商管理、预算及计划管理、采购方式、招标管理、合同管理、质量管理等方面的制度流程健全性进行评价。

政府采购与合同审计

政府采购与合同审计 一、审计重点与方法 (一)政府采购审计 政府采购是指各级国家机关、事业单位和团体组织,使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。政府采购项目审计是指对物资采购部门获取货物、工程、服务的采购活动的真实性、合法性、效益性进行审查和评价。重点关注项目建设的各风险点和与造价相关的各个环节。一般情况下分为:预算审计、招标文件审计、待签合同审计、结算审计、内控制度审计等。审计方式主要是委托社会中介、聘请专家参与或自行组织人员开展。其审计重点和方法有: 1.政府采购的内部控制情况审计 (1)审查单位是否建立健全政府采购预算与计划管理、政府采购活动管理、验收管理等政府采购内部管理制度。 (2)审查单位政府采购管理是否明确相关岗位(部门)的职责权限,以确保政府采购需求制定与内部审批、招标文件编制与审核、合同审核、签订与验收、验收与保管、使用等不相容岗位相互分离。 (3)审查单位对政府采购活动是否实施归口管理,在政府采购活动中是否建立政府采购、资产管理、财会、内部审计、纪检监察等部门或岗位相互协调、相互制约的机制。 (4)检查单位对政府采购申请的内部审核、采购文件内部审核、采购组织管理情况,选择政府采购方式、发布政府采购信息是否按规定执行,招标文件是否存在排他性、指向性等不公平不公正行为,采购组织是否公开、公平、公正、客观,开评标过程有无串标、围标嫌疑等。对政府采购进口产品、变更政府采购方式等事项是否严格履行审批手续。 (5)审查单位对政府采购项目实施、验收的管理情况。在建设中是否坚持货物到货签收、安装调试时是否按规定流程组织、变更时是否按规定签证或报批;是否根据规定的验收制度、合同和政府招投标文件,由指定部门或专门机构组织专家或相关部门人员对所购物品的品种、规格、数量、质量、工期和其他相关内

公司采购内部审计计划4.doc

公司采购内部审计方案4 XX有限责任公司 采购流程审计方案 一、审计目的: 根据集团公司的采购管理制度,对现阶段公司有限责任公司(以下简称“公司”)采购部门的采购管理工作及内部控制状况进行审计检查,做出客观评价,揭示其中存在的控制风险,并提出可行的建议和改善措施。 二、审计内容: 1、采购管理制度是否有效和完善。 2、采购计划、采购预算、实际采购是否得到良好的遵循。 3、公司对采购主要业务环节(采购预算、供应商的选择、合同的签订、请购与订单、货物验收、货物仓储、付款等)的管理、控制是否完善。 4、对本次审计发现的问题继续后续追踪审计。 三、审计范围: 20XX年X月——20XX年X月期间的采购管理工作。 四、审计人员及配合部门: 审计人员:集团监审部(董飞、杨杉)

配合部门:生产部、采购部、财务部、行政部 五、审计时间: 六、审计重点与程序: (一)采购预算(计划)业务 获取采购政策、采购预算、生产预算、销售预算 1、预算编制的审计: (1)采购预算的编制是否与生产预算、销售预算、资金预算等相协调;是否考虑存货政策和采购政策;是否考虑存量管理制度,并制定安全存量、最低最高存量及请购点,经济批量等因素。 (2)预算编制是否分类分品种规格列明数量、金额、单位及供应商等资料。 2、采购预算是否按审批流程审批,是否经董事会授权。 3、实际请购是否与采购预算相配合,并严格控制;是否机动配合生产和管理制度及库存而作出适当调整。 4、实际采购与预算产生的量差和价差有误查明原因,并作出适当的记录和调整。 (二)供应商的选择 获取《合格供应商名录》,采购招投标管理办法,招标过程有关文件1、供应商管理审计:

内部审计实务指南第2号——物资采购审计

内部审计实务指南第2号――物资采购审计 第一章总则 第一条为了规范物资采购审计的内容、程序与方法,根据《内部审计基本准则》及内部审计具体准则制定本指南。 第二条本指南所称物资采购审计是指组织内部审计机构及人员依据有关法律、法规、政策及相关标准,按照一定的程序和方法,对物资采购各部门和环节的经营活动和内部控制等所进行的独立监督和评价活动。本指南所称“物资”是指组织在产品生产、基本建设和专项工程中所使用的主要原材料、辅助材料、燃料、动力、工具、配件和设备等。 第三条本指南适用于各类组织的内部审计机构、内部审计人员及其从事的内部审计活动。 第四条物资采购审计的目的是改善物资采购质量,降低采购费用,维护组织的合法权益,促进组织价值的增加及目标的实现。 第五条物资采购审计是对物资采购全过程实施的监督和评价,是财务审计与管理审计的融合。物资采购审计的主要内容包括审计物资采购内部控制、采购计划、采购合同、采购招标、供货商选择、采购数量、采购价格、采购质量、物资保管、结算付款以及物资采购期后事项等。 第六条根据组织的管理模式和要求、物资采购业务量的大小、内部审计机构资源等的不同,物资采购审计可以采取项目管理式审计和过程参与式审计两种模式。 (一)项目管理式审计是有重点、有目的地将某物资采购部门、环节或物资品种纳入年度审计计划,形成为特定审计项目,并实施相应审计程序的审计模式。大、中型规模的组织适合采用该模式。 (二)过程参与式审计是由专职内部审计人员参与监督物资采购的全过程或者部分重要过程,实现物资采购审计的日常化。小规模组织可以采用该模式。 第七条内部审计人员有责任警示被审计单位关注物资采购的现有和潜在风险。 第八条内部审计人员应具有物资采购管理的相关专业知识,熟悉相关法律、法规、政策和组织内部有关规定,掌握物资采购内部控制原理,了解组织物资采购现状和外部环境的变化。开展专业技术性较强的物资采购审计,内部审计机构可聘请外部专家参与。 第二章物资采购前期审计 第九条物资采购前期审计是从制定年度审计计划开始到具体实施物资采购审计程序之前对各项审计工作作出的安排。其基本过程包括: (一)编制年度审计计划,确定审计对象。内部审计人员应综合考虑以下各种因素:1.重要性。选择采购数量较大、采购次数频繁、采购价格较高、采购价格变化频繁、质量问题突出、长期积压或短缺、在ABC分类管理法下的A类和B类物资、群众反映普遍、领导关注、内部控制薄弱和出现错弊概率较高的部门、环节或物资类别等。 2.物资采购方案、内部控制的重大变化。内部审计应根据外部环境和内部条件的变化,适时审查新的物资采购方案和内部控制的适当性、合法性和有效性,将其列入审计计划。

企业物资采购合同审计方法

企业物资采购合同审计方法 在企业物资采购活动中,合同欺诈行为及合同条款不完善给企业造成经济损失的现象时有发生。为了保障企业的合法权益及合同条款的完善明确,确保双方当事人按合同办事,部审计部门开展物资采购合同审计具有重要意义。物资采购费用支出是单位成本费用的重要组成部分,加大对物资采购合同的部审计力度,完善物资采购合同管理,是有效降低采购成本,提高经济效益的重要手段。烟草机械(简称烟机公司)自1989年开展合同审计以来,通过多年的探索、实践,积累了较丰富的经验,取得了一定的成效。现结合审计实践,就企业部如何抓住合同审计的重要环节,强化合同管理,规避交易风险,提高经济效益,谈些浅见。 一、健全制度,规操作为加强合同管理,维护公司合法权益,树立企业诚实守信的良好形象,公司制定实施了《烟机公司合同管理办法》并不断修订完善。对合同的审核和管理进行了详细的规定,确保合同的规性、合法性和科学性。 根据《烟机公司物资采购招标管理办法》规定,在签合同前,对采购物资进行招标。与中标单位拟订合同后,由采购部门填写“合同审签表”,并由公司主管领导和总经理审签。“合同审签表”与合同一起送审计部门审核,未经审计的合同不得加盖合同章,合同不生效,财务部门不予结算和付款。健全的合同审计制度,规的操作,不仅使审计人员在开展合同审计时有章可循,审计工作程序更加合理,而且大大提升了审计工作质量。 二、对合同主体进行审计合同主体的合法性,是确保合同法律效力的前提。为保证合同的有效性、合法性,避免因签订无效合同造成企业经济损失,必须对合同主体资格、经营围、履约能力等进行审计。 审查签订合同的主体。重点审查合同主体是否是依法登记的企业法人,或依法产生、存在的组织。不与不能独立享有经济权利和承担义务的、不具备法定条件的经济组织(如部车间、分厂等)签订合同。 审查合同对方经营围。重点审查其经营围是否包括合同标的,是否超出了在工商行政管理部门登记注册的围,是否无照经营。 审查合同对方主体有无履约能力。对对方的资质等进行调查,不与无履约能力的主体签订合同。 审查授权委托代理人的代理资格是否合法。经公司法人授权后的委托代理人方可代表本公司对外签订合同。委托代理人必须按照《合同法》及其他有关法规的规定,本着公平互利的原则,在委托权限及其期限围,依法签订合同。 三、合同签订前进行招标比价审计1、注重对价格信息的收集。根据物资采购合同审计的合法性、公平性原则及“货比三家、比质比价”的原则,物资采购合同审计的重点之一就是价格审计。 建立合同审计台账,进行整理归档,对材料及产品价格、供应商信息进行跟踪管理。 做好市场调查,通过报纸、互联网了解价格信息的变动情况,及时掌握第一手资料,防止物资采购中的“暗箱操作”。 2、注重对信息化管理手段的运用。为使合同价格审计更便捷、更规,公司信息管理中心的计算机专业人员,为我们在ERP管理软件上建立了专门的“合同审计管理系统”及“物资采购招标系统”。事先将历次采购物资的价格、数量、供应商、合同订单号等情况按物料编码存入系统,形成采购情况分析曲线图。每次审计合同时,把需要采购的物料编码输入,该物料以前已采购批次的采购日期、价格、供应商、订单号及审核日期、审核人情况就被自动显示出来,如价格比原购入价格高,系统会自动提示,以便再次核实该物料价格。如价格

合同审核流程与审核表

企业合同审核流程 为规范签约、履约行为,提高合同管理,防范合同风险,维护企业合法利益,结合公司实际情况,现将企业合同审核流程要求如下: 1、凡属公司生产经营合同(除当期一次性消耗低值易耗品的零星采购业务外),一律采取书面形式签订合同,严禁口头协议和非正式书面协议,杜绝合同履行在先、签订在后的行为。 2、合同分类:(1)投资合同、融资合同(2)施工合同(3)分包合同(4)采购合同(5)租赁合同(6)内部承包合同(7)其他合同 3、公司必须组织合同评审,经过洽谈、修改、完善,努力改善合同条件。要求各部门参加、主管领导审核、法律顾问评审、公司总经理审批。 4、合同评审程序 拟定合同要点并交底—>公司(分公司)公司(分公司)各部门评审(—>分公司将合同及评审意见报公司—>公司各部门评审)—>主管副经理评审—>公司法律顾问评审—>公司整理评审意见—>评审意见反馈—>公司(分公司)修改合同—>合同洽谈—>洽谈情况及时反馈公司—>最终合同报公司签署意见—>主管副总经理审核/总经理审批。

5、禁止未经公司进行合同要点审查、交底自行与业主洽谈合同形成正式合同文件后报公司评审的行为;禁止未按公司要求评审合同擅自签订合同的行为,否则由当事人承担习惯经济、法律责任。 6、以公司名义对外发出的经济类函件需经公司审核批准后,方可对外发出。 7、合同评审的基础资料 根据项目的具体情况提供以下基础资料:发包人基本情况、项目基本情况说明;分包或供方签订合同的主体资格证明资料;招投标文件及询标、评标资料、往来函件等相关资料;成本及效益分析;资金计划及筹措说明(垫资及资金投入较大时需提供此说明);中标通知书;合同;分公司或项目经理部评审意见。 8、一般情况下,合同评审时间为自收到评审文件起72小时内完成,加急合同评审时间不少于24小时;合同评审人员必须签署明确意见,不得以口头代替或只签名不表意见。

物资采购审计6大要素,55个核心关注点

物资采购审计6大要素 (1)审“该不该买”,即对采购计划的审查。要审查采购计划是否进行可行性论证(特别是金额较大的采购项目),采购计划不合理,会影响企业的预期效益,甚至会造成资源浪费。另外还要审查采购计划是否履行了相关审批手续,资金是否落实,有没有对采购价格进行过市场调研等。对那些通过市场调研无法获得价格信息的,则应根据采购物的成本组成内容,采取一定的方法进行合理测算,作为确定采购价格的依据。 (2)审“何时买”,即对采购时间的审查。要充分发挥规模采购的优势,对有关部门提出的采购计划,进行合并、分类,能集中采购的绝不零星采购。另外,如果采购时间选择不当,将会影响企业的生产经营或增加企业的仓储成本。 (3)审“怎么买”,即对采购方式的审查。采购方式可以采取公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等,每种方式各有特点,采取哪种方式要根据具体情况灵活掌握,以获得合理的采购价格。这就需要在审计时,较多地运用经验、知识来具体分析判断,避

免在选择采购方式过程中受人情关系、私心杂念影响。采购方式选择得当,不但可以加快采购速度,而且还可以节约投资,减少不必要的人力和物力消耗。 (4)审“买谁的”,即对供应商和开标过程的审查。在对供应商进行考查了解的基础上,对供应商的选择要制定一个严格的标准,将那些信誉好、实力强的供应商招进来,将不符合我们要求的剔出去,以保证支付合理价格的同时,获得较好的质量,要特别注意不要让一些人情关系左右审查标准。对开标过程进行审查主要是为了禁止开标过程中的“暗箱”操作,以维护公开、公平、公正竞争原则。审计监督时,应特别注意对招标文件和评议标准的审查,看有无漏项问题,有无表达不清和不合理的问题,有无责任不清问题,有无与国家法规、政策不一致的问题,还应该注意有无招标者内定中标者或向投标者泄露标底,评标过程中有无不公平、不公正、不合理问题等违规行为。开标过程中存在的问题将会改变招标采购的意义,应予以高度重视。 (5)审“合同”,即在正式签订合同前,对采购合同草本的合法性、严密性进行审查,它是内部审计的重要的环节。合同是获得合理采购价格的法律保障,对其审查的主要内容有:审查采购合同标的物是否明确,内容是否合法,是否符合国家有关政策法规;审查采购合同的各种数量标准,控制采购合同供货数与期限,减少货物库存量和资金占用额,以加速资金周转;明确双方的违约责任,提高采购合同的约束力和严肃性,以保证及提

公司关于采购合同的内部审计报告(初稿)1.doc

公司关于采购合同的内部审计报告(初稿)1 **公司关于采购合同的内部审计报告(初稿) 一、引言: 按照公司2011年度内部审计的计划安排,审计室对公司采购合同的签署、审批、履行等主要业务环节的内部控制情况进行审查,审计过程中我们实施了合适的、必要的审计程序,按照既定的审计方案,结合其实际情况,对2011年1月1 日-2011 年8月31日期间的重大采购合同进行了审计。 二、审计方式说明: 抽取固定资产、原主料、办公用品的采购合同各2份,检查其起草、审核、管理层审批、档案管理等工作流程是否符合公司要求。审计资料搜集方法采用直接观察法、采访法,资料搜集形式有抽样调查、重点调查。 三、审计发现与建议: 审计发现:2011年1月购入的文件柜等办公用品,供应商为成都市青羊区亚华仪表配件厂,所属期为2010年订单,生管部门未对订单档案进行整理归档。 建议:于2011年1月份起制定的办公用品订单,整理后按顺序编号,并建档,以便于核查。 四、审计总结: 本次审计方案得到了各相关部门的大力支持和配合。

1、检查所抽取合同内容的合理性: (1)对所抽取的固定资产、原主料、办公用品的采购合同,进行内容上的审查,发现采购合同的起草、审核以及审批都有权限范围内的签字盖章,格式合同的版本与公司要求基本相符。 (2)对所抽取的采购合同的主要条款进行审查,各类条款约定都基于公平公正的原则,且同时维护了公司利益,不存在差异情况。 2、检查合同的实际执行情况: (1)根据公司业务进展情况,经审计,合同中采购、验收等环节都得以较好的执行。 (2)采购合同付款台账,基本做到了清晰完整,不存在超出合同约定的款项支付和未经审核的合同。 3、检查合同存档情况: (1)合同保管按照公司要求,按顺序进行了编号,便于核查。 综上所述,对于采购合同的管理,具有较为完备的规范流程,合同的签署、审批、履行等完全符合公司对于合同管理的规定要求。对供应商评价、付款审批等环节的实务操作有适当控制,采购部门相关岗位工作人员对采购管理流程和岗位职责都较为熟悉。 五、后续审计跟踪:

企业管理采购循环内部审计方案

【Word版,可自由编辑!】

原先请款之进货发票,于付款后,未盖付讫章 请款未经采购之核准,或会计勾结采购 采购之请款作业,未经采购之核准 采购请款,应同时附不请购单、采购单,验收单、厂商送货单及发票,并复核一致后,始可付款 付款后。应由出纳于原始凭证盖付讫章 不定期由独立人员函证厂商应付款项金额 观察请款之程序 6 无适当之合法凭证,给予付款 浮报费用,饱入私囊 清款或付款人员无正确观念以为凭证是会计人员的事 请款程序先经出纳付款再请会计催收凭证 明确定义合法凭证(含外来凭证及内部凭证) 请款程序应是由需求单位请款,经会计复核,再经出纳付款 检视请款程序 抽核凭证 7 验收单常不遗失,致厂商请款时有纠纷 验收单未事前连续编号或未使用自制之验收单 验收单未由验收人员直接输入电脑

使用自制之验收单,并连续编号之 由验收人员验收相关资料 观察验收单使用情形 8 账列库存与实际库存不符,不是太多,就是太少 采购验收入库,未立即填单入账 现埸领料,未即填单领料出账 仓库货品进出,均应不单据管制进出账(包括验收入库、进货退回出库、领料出库、领料出库、退料入库等) 观察作业流程 不定期盘点库存数与账列数比较 9 所取得之发票与实际进货厂商不同,可能违反营业税法 所取得之发票非实际进货对象,供应商跳开发票 保留进货之送货单托运单等,付款并以记名抬头禁背书支票方式支付之设立子公司 透过竞争优势,要求供应商配合 若厂商采客票付款,该客票应经厂商背书 比较发票与支票、送货单等之一致性 10 未订立各项核决权限,致主管疲于奔命,或时而会有缺料状况。 高阶人员未能充份授权,或不知充份授权之重要性。 订立各项核决权限(包括采购额、售价、折让、进出货之核准、人事、固定资产采购等)。 观察核决权限 11 资料输入常有错误 资料输入后,未经复核,且电脑未设定自动检测功能。 由非现场人员记录或输入采购验收、货品出库等资料。 资料输入后,应至少经一人之复核,并于电脑设定自动检测功能。 由现场助理人员负责资料输入。 观察职能分工情形 12 成本会计记录,错误频出,且结账速度慢。 成本会计人员由蜚现场人员担任,而将相关资料交由总公司记录。 部分价格或损益资料,不希望让现场人员知道。 成本会计人员应长驻工厂,以能正确迅速处理各种帐务 观察职能分工

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