管理信息系统规划分析报告

“淘干货”管理信息系统规划报告

一、系统调查和可行性分析 (2)

1.1 项目背景 (2)

1.2企业现状 (2)

1.3开发原因 (2)

1.4系统目标 (2)

1.5系统构成 (3)

1.6可行性分析 (3)

二、管理信息系统的分析 (4)

2.1管理信息系统的调查 (4)

2.1.1组织结构调查 (4)

2.1.2管理功能调查 (5)

2.1.3业务流程调查 (5)

2.2管理信息系统的分析 (6)

2.3管理信息系统的数据流程图 (7)

2.4数据字典 (8)

1. 数据项描述 (9)

2、数据结构定义 (10)

3、数据流定义 (11)

4、处理逻辑定义 (11)

5、数据存储定义 (12)

6、外部实体定义 (13)

7、系统的逻辑结构 (13)

三、管理信息系统的设计 (14)

3.1系统设计目标 (14)

3.2新系统的功能设计结构 (14)

3.3系统代码设计 (15)

3.4系统物理配置方案 (17)

3.5数据库结构设计 (17)

3.6输入设计 (18)

3.7输出设计 (19)

3.8程序模块设计说明 (19)

四、管理信息系统的实施 (19)

一、系统调查和可行性分析

1.1 项目背景

企本业是一家内部分工简单，业务流程较短的小企业。主营干货食品，销售干果、干蔬、杂粮、药膳、果脯等产品。在信息技术高速发展的现在，传统的管理方法存在越来越多的弊端，已经不适用，一套好的信息管理工具可以实现对信息实时的监控和管理，让信息的传递更加高速准确，结合软件的使用，为企业带来更多的价值。因此，开发一款信息系统管理软件是很有必要的。通过对各种管理信息系统成功应用案例的考察，本企业管理层决定开发一套适合自己企业的管理信息系统，改善企业的管理现状，使得企业更好的发展。

1.2企业现状

据初步了解，企业采用的是直线制的组织结构。目前企业拥有少量计算机，工作人员也不多，没有采用管理信息系统，所以企业现状需要一套适合自己的管理信息系统，减少文字录入等繁琐、重复性大的工作，通过计算机的使用，实现信息的及时共享，应用到各部门。同时，可以让企业各流程环节减少数据的输入，较少差错率，提高工作效率。业务员不需要靠单据在各个部门间奔波，这样也提高了办事效率和顾客满意度。另外，这样也可以实现各个部门职责职权明确化，使得整个业务流程明晰化，可以及时向高层管理者及时传递市场信息，有利于决策者进行准确判断并作出决策。

1.3开发原因

在信息技术的的快速发展条件下，企业想要快速成长，迅速占领市场份额，就需要及时，高效的获取到信息，因此，企业需要一套管理信息系统，使工作人员从繁复的工作中解脱出来，有更多的时间去分析解读市场讯息，改善了企业内部组织的管理，使企业内部信息流畅通无阻，提高工作效益和经济效益，促进企业的快速发展。

1.4系统目标

管理信息系统是为了适应企业综合管理的要求，加速企业管理的自动化，标准化和现代化而建立的一个整体性的信息系统。它可以为各管理层提供可靠的信息，为提高企业各方面的效益服务。系统的总目标是：采用先进的计算机技术、网络技术、数据库技术，实现各部门与部门之间，前台与后台之间，企业与供应商之间信息的共享和交换。

具体如下

1.建立计算机操作系统，做到快捷，高效率。企业各部门业务，如采购、销售、发

货、库存等实现自动化管理。

2.企业在本系统的支持下，能够达到合理进货、及时销售、库存量小、减少积压的

目的，降低企业的运作成本，提高工作效率，实现收益更大化。

3.通过业务的整合，提高数据的准确性，避免逻辑错误和认为的疏忽错误，提高数

据可信度。

4.通过管理信息系统的使用，借住计算机，较少文件传递所消耗时间，提高工作实

效和针对性，有助于提高领导决策，减少失误。

1.5系统构成

为实现上述目标，将系统划分为6个功能模块：用户管理模块、产品管理模块、订单管理模块、结算管理模块、仓储管理模块、物流信息管理模块。

1.用户管理模块：分为顾客信息管理模块和供应商信息管理模块。

2.产品管理模块：实现对产品信息的管理，如产品名称、产品价格、库存数量、产

品图片，是否在售等。

3.订单管理模块：分为销售订单管理和采购订单管理。

销售订单管理：实现对产品销售订单的管理，如顾客名称、顾客地址、所买产品名称和数量等。

采购订单管理：根据仓储部门传送的采购订单及时向供应商发出采购请求，包括产品名称和数量。

4.结算管理模块：操作者根据销售订单把订单分类并打印出来，同时根据销售订单

进行结算并编制销售账表。

5.仓储管理模块：根据销售订单填写出库单，登记库存变化并形成库存帐，月末产

生库存报表。同时，在库存预警时及时通知采购部门采购产品。

6.物流信息管理模块：可以实现对销售和采购订单物流的实时查询。

1.6可行性分析

1.技术可行性：

企业现在拥有的计算机、打印机和复印机已经满足系统应用的需求。同时，本企业员工对计算机都有良好的操作能力，已经有相关的管理信息系统操作经验，能够对日常的工作业务进行良好的操作，并能自行排除日常工作中可能遇到的计算机故障。

该系统对软件没有太大要求，市场上存在的系统软件可以满足系统各方面的要求。该系统的开发主要交付给专业的公司开发，保证了技术可行性。

2.经济可行性

企业现在要开发的管理信息系统是比较简单的系统，开发和维护费用都不算高，企业现有的设备已能满足系统需要，企业所投资额在企业可接受范围内。

系统投入运行后，一方面解决了手工操作带来的工作效率低，容易出错等问题，为企业在业务上缩短了时间，增加了市场竞争力。另一方面，使得信息流动更快，能为各层管理者提供高质量的信息，使得管理者有更多的时间和信息为企业未来发展做准备。

3.环境可行性

近年来，信息技术产业高速发展，软件和信息技术在国民经济和社会各领域得

到了广泛应用，成为推动产业结构调整和产业技术改造的重要基础与支撑，极大的推进了我国信息化建设进程，各个行业目前正处于信息化处理的应用时期，有关政策法规对企业信息化都给予了一个宽松的环境和平台。企业结合自身企业规模壮大的需要。、采用信息化的处理方式，来提高企业的工作效率，从而在市场竞争中处于有利地位。信息化的处理使企业及时有效的获取信息，作出适合自身发展需要的策略。

企业领导已意识到信息系统应用的重要性，对系统的开发是大力支持的，认为这样有助于企业长期健康持续稳定的发展。

4.可行性结论

综上所述，企业现在很有必要开发一套适合本企业使用的系统。

二、管理信息系统的分析

2.1管理信息系统的调查

2.1.1组织结构调查

根据系统的目标和对企业的分析，由于企业是个贸易公司，销售是企业最重要的部分，所以，为了使得销售工作更好的开展，使得部门分工明确，得到本企业的组织结构设置为：总经理下设销售部、采购部、仓管部、财务部、销售部又分为售前和售后。下图为该企业的组织结构情况。

各部门主要功能职责如下：

1.总经理：主要负责公司所有销售计划的制定和计划的落实。他需要实时了解的掌握公司的销售情况，为指导销售工作和制定新的销售计划提供依据。

2.采购部：主要负责公司货物的采购业务。保证日常库存量满足顾客需求，以及应付某些意外情况，及时补货，进行货物入库的处理。部门人员需要实时了解库存情况，为制定采购计划做准备。

3.仓管部：主要负责公司产品的入库和出库管理。当采购部的货物到达时做好安排货物入库和登记账薄的工作，当销售部拿来销售订单时安排出库并登记入账。并实时掌握货物库存变化，为采购部提供信息。

4.财务部：主要负责公司的财务工作，部门人员需要实时掌握采购部、销售部、仓管部的各种产品订单及产品出入库情况，并登记入账，月末时准确、及时的结账，并作出财务报表上交总经理。

5.销售部：售前组：负责接待顾客，促成订单，并把销售订单交付给售后组，售后组接到销售订单后通知仓管部门安排产品出库、及时发出货物并做好相关登记工作。同时还要负责顾客的退换货或纠纷处理。

2.1.2管理功能调查

由上对企业组织结构的分析，了解到各个部门都是为了实现企业的销售目标，完成相应的管理工作而设定的，由此可以得到各个部门的管理功能，如下表所示：

公司是贸易型企业，主要业务就是围绕产品进行的销售。

主要业务流程为：顾客下单后，售前部门将销售订单整理后交付给售后部门，售后部门查阅库存帐，若有货，将根据销售订单交仓管部门安排发货，仓管部门接到订单后安排产品出库和发货，并登记库存帐，打印两份出库单，一份给顾客，一份交财务部门，财务部门每日核对产品出库单，若无误便进行记账管理。有误则通知相关部门进行处理，处理后登记入账。若没货，售后部门通知顾客产品缺货，取消订单或者延长发货时间，并通知采购部门及时进行采购补货。

同时，仓管部门若发现产品库存过低，应及时通知采购部门进行采购，采购部门发出采购订单后，将采购订单交付给财务部门登记入账，产品入库时采购部通知仓管部门安排产品入库并登记库存帐，同时进行收货确认，通知财务部门登记相关财务帐。

如果出现退换货情况，售后部门根据实际情况通知仓管部门进行退换货，退回来的货物视情况处理。

财务部门定时将各种报表汇总处理并进行分析生成财务报表和财务分析报告交付给总经理，总经理据此制定销售计划，交付给销售部门。业务流程图如下：

2.2管理信息系统的分析

随着企业业务规模的扩大，手工操作的系统和业务流程已经不能满足业务流量的需求，

将会严重影响企业提高效益，其存在问题主要表现在如下方面：

服务方面：企业的顾客分布在全国各地，在这个快速消费的时代，为了满足顾客要求，必须提高业务处理速度，提高顾客满意度。

效率方面：手工操作流程环境下，信息不能在各部门之间快速传递，导致业务处理速度变慢，职工职权也容易出现分配不明确的情况，出现意外情况，比如缺货也不能及时通知到顾客。

决策方面：手工操作流程下，报表制作费时费力，降低了时效性，且容易出现人为错误，同时人工对资料统计分析难度较大，准确率不高，将会严重影响领导层作出决策。

市场方面：综合上述几个问题，这将会影响顾客满意度，在面对越来越大的市场时，企业内部可能会出现效率严重降低的情况，不利于企业扩大市场份额，也影响了企业整体的经济效益。

2.3管理信息系统的数据流程图

根据分析得出的系统业务流程图，分层绘制出新系统的数据流程图。如下图所示：

系统的顶层数据流程图：

系统的第一层数据流程图

系统的第二次层数据流程图—P1

1.数据项描述

数据项编号：DI0001

数据项名称：顾客号

别名：顾客代码

简述：某一顾客的代码

类型及宽度：字符型，9位

取值范围：000000000-999999999

数据项编号：DI0002

数据项名称：商品代码

别名：商品编码

简述：某种商品的代码

类型及宽度：字符型，15位

取值范围：000000000000000-999999999999999

数据项编号：DI0003

数据项名称：供应商

别名：供应商代码

简述：某供应商的代码

类型及宽度：字符型，9位

取值范围：000000000-999999999

数据项编号：DI0004

数据项名称：银行账号

别名：银行账号

简述：用于公司与顾客用于进行非现金结算，提供的代表本公司在银行收支情况的代码

类型及宽度：字符型，18位

取值范围：xxxxxxx00000000000-xxxxxxx00000000000

数据项编号：DI0005

数据项名称：采购单编号

别名：采购单编码

简述：采购员进行采购时为采购单进行的编号

类型及宽度：字符型，4位

取值范围：0001-9999

数据项编号：DI0006

数据项名称：销售单编号

别名：销售单编码

简述：销售员进行销售时为销售单进行的编号

类型及宽度：字符型，4位

取值范围：0001-9999

2、数据结构定义

数据结构编号：DS0001

数据结构名称：报价单

简述：向顾客提供的产品价格相关的信息

数据结构组成：商品代码+商品名称+规格+单价+产地

数据结构编号：DS0002

数据结构名称：购货单

简述：顾客所填顾客情况及购货信息等

数据结构组成：销售单编号+用户信息+商品情况

数据结构编号：DS0003

数据结构名称：采购单

简述：所需采购商品及相关信息

数据结构组成：商品代码+商品名称+规格+单价+数量+金额+备注

数据结构编号：DS0004

数据结构名称：换货单

简述：顾客换货时的换货信息

数据结构组成：日期+用户情况+退回商品情况+换货商品情况+备注

数据结构编号：DS0005

数据结构名称：提货单

简述：供应商向采购员发出的货物到货信息

数据结构组成：供货日期+供货地点+商品名称+商品规格+采购数量

3、数据流定义

数据流编号：DF0001

数据流名称：购货单

简述：用户已经付款的订货单

数据流来源：订货处理

数据流去向：发货处理

数据流组成：日期+顾客代码+商品代码+商品名称+商品单价+销售数量

数据流量：约20次/日

高峰流量：约28次/日

数据流编号：DF0002

数据流名称：入库单

简述：仓管员把购买来的商品入库时所填写的单据

数据流来源：订货处理

数据流去向：入库处理

数据流组成：入库单编号+入库日期+商品代码+商品名称+商品单价+入库数量数据流量：约3次/月

高峰流量：约5次/月

数据流编号：DF0003

数据流名称：出库单

简述：发货员把商品发出时交付给顾客所填写的单据，表示货物已出库

数据流来源：发货处理

数据流去向：出库处理

数据流组成：出库单编号+出库日期+商品代码+商品名称+商品单价+销售数量数据流量：约20次/月

高峰流量：约28次/月

4、处理逻辑定义

处理逻辑编号：P1

处理逻辑名称：销售管理

简述：商品的销售和售后服务

输入的数据流：购货通知、换货通知

处理描述：接收客户传递的购货通知单，或者换货单，并汇总传递给下一个处理逻辑

输出的数据流：待发货单

处理频率：1次/日

处理逻辑编号：P2

处理逻辑名称：采购管理

简述：缺货商品的采购

输入的数据流：暂缺货单、库存预警单

处理描述：根据暂缺货单和库存预警单，开出采购单通知单供应商发货

输出的数据流：采购单

处理频率：2~3次次/月

处理逻辑编号：P3

处理逻辑名称：仓库管理

简述：商品的收发和计量

输入的数据流：提货单、待发货单、换货单

处理描述：收到待发货单后按单据发货并登记库存帐；接收到提货单后安排产品入库并登记库存帐；收到换货单后按单据内容发货

输出的数据流：出库单、入库单、退货单、库存预警单

处理频率：1次/日

处理逻辑编号：P4

处理逻辑名称：财务管理

简述：报表的统计和输出

输入的数据流：出库单、入库单、退货单、采购单、付款单

处理描述：接收各个部门的传递的单据，据此制作财务报表，每月结一次账，并送交领导

输出的数据流：财务报表

处理频率：1次/月

5、数据存储定义

数据存储编号：DB1

数据存储名称：待发货账表

简述：根据每日的销售情况，汇总编制的待发货账表

数据存储组成：日期+商品代码+商品名称+商品单价+销售数量+销售金额+销售对象关键字：日期+商品代码