常用公文与事务文书写作

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上编专题讲座

第四讲常用公文与事务文书写作

第一节公文基础知识 (1)

一、公文概述 (1)

（一）公文的概念和特点 (1)

（二）公文的作用 (3)

（三）公文的种类 (3)

二、公文的格式 (6)

（一）秘密等级和保密期限 (6)

（二）紧急程度 (6)

（三）发文机关标识 (7)

（四）发文字号 (7)

（五）签发人、会签人 (7)

（六）标题 (7)

（七）主送机关 (8)

（八）正文 (8)

（九）附件说明 (9)

（十）印章 (10)

（十一）成文时间 (10)

（十二）附注 (10)

（十三）主题词 (10)

（十四）抄送机关 (10)

（十五）印发机关 (11)

（十六）印发时间 (11)

三、公文的行文规则 (11)

（一）确有必要原则 (11)

（二）不得越级原则 (12)

（三）部门不得向下一级政府和部门内设机构不得对外正式行文原则 (12)

（四）联合行文的原则 (13)

（五）发文不升级原则 (13)

（六）主送机关不升级的原则 (14)

（七）发文协商一致原则 (14)

（八）重要下行文抄送直接上级机关的原则 (14)

（九）请示一文一事原则和报告与请示分开原则 (15)

（十）不直送的原则 (15)

（十一）双重抄送原则 (16)

四、公文的写作要求 (16)

（一）依法拟文 (16)

（二）遵命写作 (16)

（三）材料真实 (17)

（四）主旨明确 (17)

（五）内容单一 (17)

（六）数词的使用 (18)

（七）引文的处理 (18)

（八）简称的使用 (18)

第二节常用公文的写作 (19)

一、通知 (19)

（一）通知的适用范围和特点 (19)

（二）通知的分类及其写法 (20)

（三）通知与相近文种的区别 (25)

二、报告 (27)

（一）报告的适用范围和特点 (27)

（二）报告的写法 (28)

（三）报告行文应该注意的事项 (32)

三、请示 (34)

（一）请示的适用范围 (34)

（二）请示的特点 (34)

（三）请示的写法 (35)

（四）请示与报告的区别 (36)

四、批复 (38)

（一）批复的适用范围 (38)

（二）批复的特点 (38)

（三）批复的结构和写法 (39)

（四）批复写作注意事项 (40)

五、函 (41)

（一）函的适用范围 (41)

（二）函的特点 (42)

（三）函的种类和写法 (42)

第三节银行常用事务文书 (45)

一、计划 (45)

（一）计划的概述 (45)

（二）计划的结构与写法 (47)

（三）制定计划的注意事项 (48)

二、总结 (51)

（一）总结的概述 (51)

（二）总结的结构和写法 (53)

（三）总结的写作要求 (56)

三、调查报告 (59)

（一）调查报告的概述 (59)

（二）调查报告的写作 (62)

（三）总结写作的注意事项 (65)

四、会议记录 (67)

（一）会议记录概述 (67)

（二）会议记录的写法 (68)

（三）记录的方法 (69)

（四）注意事项 (70)

第四讲常用公文与事务文书写作教学目的：了解公文的种类和基本特点，掌握银行常用事务文书的写作方法。

第一节公文基础知识

一、公文概述

（一）公文的概念和特点

1．公文的概念

公文是公务文书的统称，它是党政机关、司法机关和企事业单位、群团组织写作和使用的处理公务的文书，也叫文件。

国务院在《国家行政机关公文处理办法》（国务院2000年8月24日发布，以下简称《办法》）中对公文的定义为“行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书”。

这个定义专指行政机关的公文。但是，因为司法机关，企事业单位和群团组织也要按照《办法》中的规定来办理，所以，我们将公文的定义确定为以上的表述。

我们这里所讲的公文是指法定的公文。法定的公文有党务公文和行政公文的区别。我们学习的主要内容是国务院《办法》）中规定的公文，即行政机关使用的公文。党务性公文中共中央办公厅另有规定。党务性公文因为我们使用频率不高和与行政机关公文有许多共同之处，所以不作专门介绍。

2．公文的特点

公文是应用文的一个重要组成部分，它除了具备应用文的一般特点外，还具有自己独自的特点。

（1）政策性

公文的政策性是由其反映的内容决定的。党和国家制定的路线、方针、政策都是以公文的形式直接下达，而国家各级行政机关、团体、企事业单位都负有传达、贯彻、执行的责任。因此，国家各级行政机关、团体、企事业单位制定的公文，必须符合党和国家的方针政策，不能具有随意性。

（2）权威性

公文代表着制发机关的法定权威，它的内容体现了某一国家，或某一机关，或某一单位、团体的意志，在它所辖的范围内，具有法定的权威性和行政约束力。这个特点是其他任何文体的文章都无法比拟的。

公文的权威性还体现在国家从法律上和行政措施上对公文的权威性给予了可靠的保证。《办法》中明确规定：“行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”公文要求受文者的思想、行为必须接受文件的约束和规范。

（3）特定性

公文的特定性主要是指作者和读者是特定的、法定的。

公文的作者就是发文机关，而不象文学作品那样，作者是个人。行政机关的公文多是以机关的名义发布的，以机关首长或领导人个人名义发布的公文，那也是依据法律规定，以它所在机关法定领导人身份行使职权，并不是以私人身份行事。至于机关内部某一公文的起草者，不能视为公文的法定作者。这一点与在报刊杂志上发表个人署名文章相比较，作者的概念是不同的。

作者的特定性还体现在，甲机关职权范围内的事务，必须由甲机关来行文，其他机关不能越俎代庖。如果和其他机关有关系，可以联合行文。

读者的特定性是指受文者是明确的、专指的。受文者有义务有责任必须认真阅读，不能象对待文学作品和广告一样，想看就看，不看也没人追究。上行文的受文者必须认真阅读文件，或作出决断，或了解下情；下行文的受文者必须认真领会文件精神，认真贯彻落实；平行文的受文者，也必须深入了解文件意图，在工作中积极配合。否则，贻误工作都要相应承担责任，受到追究。

（4）规范性

公文的严格规范性是其他文章，包括其他应用性文章都无法比拟的。公文是否需要行文，以什么名义行文，使用什么公文种类行文，格式如何安排都有明确的要求，任何机关、单位或团体都不能标新立异，自搞一套。随着科技的发展和办公自动化的普及，公文的标准化和公文处理的现代化水平也日益提高。工商银行继出台了《中国工商银行公文处理办法》（工银发[2001]291号，以下简称《工行办法》）后，又出台了《工商银行电子公文处理办法》，还专门对有关人员进行了培训。为了适应电子化的发展和提高工作效率，对公文的规范化要求也会越来越严格。

（二）公文的作用

公文除具有一般应用文的作用外，还具有更加直接的功用。

1．领导作用

下行文主要是宣传、贯彻党和国家的路线、方针、政策以及政府制订的法规、条例等，它要求下级机关和人民群众落实和执行。

2．指导作用

各级党政机关下发的文件，有些仅要求下级单位结合本地区、本单位具体情况参照执行。这样的公文具有指导作用。

3．沟通信息作用

上下级之间，通知有关事项，答复询问，呈送请示、报告，平级和不相隶属的机关之间，利用公文相互联系工作，交流信息，沟通情况，商量问题都具有联系的性质。公文如同沟通上下，联系左右的渠道和桥梁。通过这个渠道和桥梁的联系，达到上下一致，左右协调的目的。

4．宣传教育作用

公文通过明确的政治观点和主张，并通过阐述为什么要实行这样的主张，提出这样的观点，来使群众了解方针政策，提高人们的思想认识，调动人民群众的积极性，推动各项工作的向前发展。

5．约束惩戒作用

通报、通告等公文和司法机关的公文以及通过公文转发的章程、条例、规则、办法等，都是法律、法令的具体化，一经发布，在其规定的范围内，人人必须遵守，否则，或受到批评教育，或被绳之以法。

6．凭证及备考作用

公文不仅作为收文机关开展工作的依据，而且也是事后来证实发文机关意图的凭据。另外，任何工作都有连续性，原来的公文可以作为以后党政机关研究历史状况资料和制定新的方针政策的依据。

（三）公文的种类

2002年8月24日，国务院《办法》中规定了13种公文为国家法定公文。分别是：1．命令（令）

适用于依照有关法律发布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

2．决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。

3．公告

适用于向国内外宣布重要事项或者法定行动。

4．通告

适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

5．通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

6．通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

7．议案

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议议案。

8．报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

9．请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

10．批复

适用于答复下级机关的请示事项。

11．意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

12．函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

13．会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

工商银行总行在《中国工商银行公文处理办法》（以下简称《工行办法》）中将工商银行主要使用的公文文种界定为11种，即排除了命令和议案。

以上13种公文按照不同的标准可以区分为不同的种类。

1．按照行文方向，可以分为：

（1）上行文：指下级机关向上级机关发送的公文。如请示、报告。意见有时也作为上行文使用。

（2）下行文：指上级机关向下级机关发送的公文。如命令、决定、公告、通告、通知、通报、批复、会议纪要等。意见有时也可以作为下行文使用。

（3）平行文。平行文主要是函和议案。通知和意见在有的时候也可以作为平行文使用。

2．按照办理的时限要求，可以分为：

（1）特急公文

（2）紧急公文

（3）常规公文

特急和紧急公文，由发文单位根据事情的紧急程度来合理确定。当急则急，当缓则缓。如果一味地强调紧急，那么受文单位不知所措，就都成为常规文件了。如果确实紧急，应该标明办理完成的时限。受文方的公文处理部门应该跟踪催办。负责办理的部门应该按照规定的时限完成。确实有困难需要延时的，要向上级说明情况，请求批准。

3．按照机密程度，可分为：

（1）绝密公文

（2）机密公文

（3）秘密公文

（4）普通公文

为了保守国家机密，发文单位要根据文件的内容合理确定密级。过宽容易泄密，过严不利于办理，影响公文的办理速度和工作效率。

《工行办法》中按照发文机关的标准将公文种类区分为：

（1）行发文和行党委发文

总行行发文主要有工银报、工银发、工银任免、工银函、工银复、工银电等公文字号。中共中国工商银行委员会发文的公文字号为工银党。

（2）办公室和党委办公室发文

办公室发文和党委办公室发文是行发文和党委发文的补充形式。总行办公室发文主要有工银办发、工银办函等公文字号。总行党委办公室发文的字号为工银党办。

（3）部门发文

部门发文指内设部门在业务职权范围内行文。它行文原则上只编一种发文代字，并由

本级行办公室统一规范。

各一级分行、直属分行及其以下机构的各类公文字号应比照总行相应的公文字号具体确定。公文字号一经确定，不要更换，以保持公文字号的稳定性和连续性。

二、公文的格式

公文共由十六个部分组成。分别是：秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期。

（一）秘密等级和保密期限

涉及国家秘密的公文应当标明秘密等级和保密期限。其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。凡未标明或未通知保密期限的，《国务院办公厅关于实施<国家行政机关公文处理办法>涉及的几个具体问题的处理意见》中规定“按照绝密级事项三十年，机密级事项二十年，秘密级事项十年认定”。

《工行办法》根据《办法》，对工商银行公文的秘密等级做了进一步的规定。“涉及国家秘密和工商银行商业秘密的公文，应当根据《中国工商银行秘密事项一览表》、《中国工商银行商业秘密保护办法》的有关规定，分别标明‘绝密’、‘机密’、‘秘密’，或‘商密一级’、‘商密二级’、‘商密三级’及保密期限。其中‘商密一级’公文还应当和‘绝密’、‘机密’公文一样，标明份数序号。”

商密一级、商密二级、商密三级的使用范围是行内发的涉及工商银行商业秘密的文件。标注商密级次的，就不要再标注绝密、机密、秘密的级次。但是对行外发文或党委发文，还是要标注绝密、机密、秘密的级次。

《工行办法》还规定，“公文密级的确定由主办部门提出意见，办公室审核确定。”

（二）紧急程度

紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

2000年的《办法》比以前的办法将电报的紧急程度增加了“特提”一级。特提即是“特急提前”的意思。

《总行办法》规定：公文紧急程度的确定由主办部门提出意见（“特提”、“急件”公文，应注明原因），办公室审核确定。

（三）发文机关标识

发文机关标识即发文机关的名称后加“文件”二字。正式发文时套红色印刷。这就是人们通常所说的“红头”。发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。

（四）发文字号

发文字号应当包括机关代字、年份、序号。

机关代字即发文机关的代表文字。机关代字应当准确，尽量减少字数。一旦确定，即约定俗成，不能轻易更换，以免造成混乱。如“国发[2003]3号”。国发，即表示国务院发文，2003是表示哪年发的文，要写全称，“2003”不能写成“03”。年份要用方括号括上，不能用圆括号。序号是发文的流水号，以年为单位编写。序号不编虚位（如“3”不能编为“003”），不加“第”字。

联合行文，只标明主办机关发文字号。联合行文的几个部门，原则上只标明主办部门或排列在前部门的发文字号。也可以协商确定。如办公室和信贷管理部、住房信贷部联合发文，一般只标明办公室的发文字号即可。如果是信贷管理部和住房信贷部、公司业务部联合行文，那么谁是主办部门就标明谁的发文字号。

《工行办法》具体规定：

1．行发文、党委发文、办公室发文、党委办公室发文由办公室统一编号。部门发文由主办部门参照行发文编号方式或经本级行办公室已经规范了的字号自行编号。

2．各级行公文的发文代字应将“工银”排在前，本行简称排在后。如“工银京发”、“工银吉函”等。

（五）签发人、会签人

上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

《办法》中增加了上行文应注明会签人姓名的要求。会签人包括联合上行文的各部门的签发人和会签部门签发公文的负责人。

请示后附的“联系人”，应当是熟悉文稿内容的具体负责人。以总行向国务院报送“请示”为例，联系人应当是总行办公室负责审核的负责人。

（六）标题

公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。

发文机关的名称、主要内容、文种，这是公文标题的三要素。下行文的标题，三要素缺一不可。但是，体现在具体的程式化的正规文件上，因为公文的标题和发文机关标识同处一页，所以标题只包括两个内容，即事项（主要内容）和文种即可。

标题回行时要注意做到词意完整，排列对称，间距恰当。以阿拉伯书写的数字、年份不能回行中断。

公文的标题一般不用标点。如果标题中包含法规、条例的名称，则必须用书名号将法规、条例的名称括起来。如：××省人民政府关于提请审议《××省母亲和婴幼儿保健条例（草案）》的议案。

另外，如果标题中有不加标点符号就会造成理解不便或产生歧义时，则要加标点符号。如《国务院关于“九五”期间深化科学技术体制改革的决定》，其中的“九五”如果不加引号，会引起理解上的不便。

（七）主送机关

主送机关指公文的受理机关，即负责处理或执行公文的机关，应当使用全称或者规范化的简称、统称。

上行文的主送机关只有一个。如果需要其他上级机关知晓，应该用抄送的形式，而不能多头主送。

下行文一般是普发文，因此主送机关一般使用规范的、大家认可的简称。如总行对下行文的主送机关的为：“各一级分行、直属分行、直属学院：”。

（八）正文

正文是公文的主体。

在公文中，正文是公文的核心。其他15个公文的组成部分，一般都是固定的、程式化的。只要掌握了，熟悉了，就能办好。而正文部分则是变化的、动态的，因为每份公文所要反映的事件，所要解决的问题都是不一样的。即使是同一个事件，不同时间行文，因其事件的变化而公文的内容也不会相同。一篇公文的质量高低，效用大小，公文的正文起着决定性的作用。因此，必须高度重视正文的写作。

正文一般分为事由、事项、结尾三个部分。事由和事项又是正文的主体部分。

事由也称原由、缘由，指发布文件的起因。事由部分主要解决的是“为什么”的问题。也就是为什么发文或为什么提出公文里所表述的事项。写作“事由”必须有理有据，简明扼要。

事由部分可以写发文的目的，也可以交代事项的背景。

事项指文件要求执行或说明清楚、请求批复的事情。事项部分主要解决“怎么办的”或“要干什么”的问题。所以，“事项”要写得十分明确，要做什么，怎么做，写的清清楚楚。事项部分可用序号标明分项来写，也可以按照事件的内在逻辑关系分部分来写。

在实际写作中，事由和事项不是平分笔墨的。有的公文事由详写而事项简写；有的公文事由简写而事项详写，这要看具体文种或行文的需要来定。以请示和报告为例，一般说来，请示的事由部分需要详写，占的篇幅较大，事项部分则很简练，把请求办理的问题写清楚就可以了。而报告则和请示相反。报告的事由部分一般比较简练，而在事项部分则比较详尽。

正文的结尾要根据不同的文种来确定。结尾的总的要求是完整、明白、简洁。

完整是说有了结尾之后，文章就不再残缺任何部件，让受文者感到首尾呼应，结构完美。

明白就是让受文者通过公文的结尾对文章的内容、意图清楚明白，了然于心。

简练是指结尾的文字要干净利落，戛然而止，不拖泥带水。

结尾一般可分三种类型：

1．在长期的实践中，不同的文种形成了不同的惯用尾语。如请示的结尾“妥否，请批示”之类。

2．提出要求，展望未来性的结尾。

3．很多时候，正文写完即结束，没有一个专门的结尾语或结尾段。随着文风的不断改进，这种情况也越来越多。

是否需要加上一个专门的结尾部分，不能一概而论，要视其行文的具体需要来定。

写作正文时，一般还应注意行文语气合乎文种要求。文种不同，行文方式不同，行文语气是有差别的。如上行文多用恳请，尊重的语气；平行文多用协商、谦和的语气；下行文多用严肃、平和的语气。

（九）附件说明

公文如有附件，应当标明附件顺序和名称。并将附件附于正文的后面。具体位置是位于正文的结尾后，在发文日期前。与结尾文字空一行。

附件是公文的附属材料。有的附件是一些文字材料，有的附件是实物，如照片、图表等。一般的说，附件是为了避免正文过长和内容的割裂而附的，对正文起说明、补充、证明和参考作用。但是，在有的公文里，附件却是公文的主要内容，正文仅起批准、发布和按语的作用。许多法规性的文件就是如此。

附件不是每份公文都有的。公文如有附件，要写明顺序号（如“附件1”“附件2”等）、名称、件数和页数，这些说明要和文后所附材料一致。不能只是笼统的说一句“附件如文”。

（十）印章

公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。无印章的公文不生效。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应该加盖印章。

加盖印章，印章要上不压正文，下沿要骑盖成文时间，不要盖在空白处。

（十一）成文时间

成文时间就是公文的法定生效日期。公文中明确说明生效日期的除外。

成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。

成文时间用汉字书写。具体位置是在正文右下方，右空两个字。

（十二）附注

附注就是附带的注释，一般有下列几种情况：一是可在此处注明公文的传达、适用范围，如“此件可公开发布”；二是可在此处注明有关引文的来源和出处；三是对出现在文件中的有关名词、术语进行解释；四是提出要求。如“此件不得翻印”等。另外，联系人的姓名和电话也标于此处。

公文正文中如有附注（需要说明的其他事项），应当加圆括号标注。具体位置是成文日期后面下两行，居左空两字。

（十三）主题词

公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求和主题词表标注主题词，下行文按本级机关的主题词表和要求标注主题词

工商银行总行虽然目前没有明确要求公文必须标注主题词，但是将来肯定也要按照国家要求标注，所以，这方面知识还是有必要掌握。

所谓主题词，就是能够反映公文主要内容和类属的、规范化的名词或词组。标注主题词便于公文检索和查询，是公文部门和档案部门相互衔接的一项工作。

（十四）抄送机关

抄送机关指除主送机关外还需要执行或知晓公文的其他机关。应当使用全称或规范化简称、统称。

抄送的受文单位一般不直接负责办理或执行公文的内容。公文需要抄送的条件是协调工作。虽然抄送的受文单位一般不直接负责办理或执行公文内容，但是，因为工作关系，

它对所抄送的公文的内容应该了解，从而在必要时协调或配合工作。

原公文办法中，在这一项下有“抄报”、“抄送”两个概念。现在“抄报”已经废止，需要时，无论是对上级机关、平级机关还是下级机关，一律用“抄送”。

《工行办法》规定增加了一条“内部发送”。“内部发送”是指将文件发送给本级行需要执行或知晓公文的有关内设部门，一般排列顺序为：办公室、主办部门、会签部门及其他部门。

“抄送机关”标注在主题词下一行，在抄送机关上下各画一条互相平行的横线。“抄送”两个字居左空一个格，“抄送”后标冒号，再排印抄送机关名称；抄送机关名称回行时与上一行抄送机关名称对齐，右侧空一个格；各抄送机关名称之间用逗号或顿号隔开，最后一个抄送机关名称后用句号。

（十五）印发机关

印发机关是指发文机关负责制发公文的部门，即发文机关的办公厅（室）或下设的秘书处（科）。一般写全称。标明印发机关以示对公文的外在质量负责。

（十六）印发时间

印发时间指公文印刷装订完成并发出的时间。

印发机关和印发时间置于抄送机关之下，可在一行中写明，先左空一格写印发机关名称，然后空一格写印发日期。

公文格式中还需说明的是：

1．文字从左至右横写、横排。

2．公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。

该标准已由国家质量监督局于1999年12月发布施行。目前尚属推荐国家标准（不是强制国家标准）。所以《办法》规定参照执行。

3．公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

三、公文的行文规则

所谓行文规则，是各行政机关之间行文时所应遵循的原则。公文的行文原则实际上是处理工作和处理上下左右关系的原则，必须掌握。

公文的行文原则有：

（一）确有必要原则

行文应当确有必要，注重实效。这是行文规则的根本规则，是总的原则。公文是依法

行政和进行公务活动的工具，有必要的必须发文，以利工作。但是过多过滥，使人应接不暇，反倒贻误工作。所以，可发可不发的公文应当坚决不发。要坚持不懈的反对和克服官僚主义、形式主义和文牍主义。

（二）不得越级原则

行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示或报告。

一个机关的行文关系是根据该机关的隶属关系和职权范围确定的。行文关系是各级行政机关相互之间的组织关系和业务关系在公文运行中的体现。每个机关各自都有一定的职权范围，各处于一个组织系统之中，从而构成了相互之间的不同的组织关系。例如：领导与被领导的上下级关系；指导与被指导的上下级关系；同级别的平行关系；有业务往来而不相隶属的关系。这种组织关系及各机关的职权范围决定各机关的行文关系。而行文规则是根据行文关系确定的，反转过来又规范着行文关系。

请示和报告只能向有上下级隶属关系的上一级机关行文，不得越过自己的直接上级机关请示和报告工作。这是指“一般”的情况下。遇有紧急重大情况，可以越级报告。《国务院办公厅关于切实加强紧急重大情况报告工作的通知》（国办发[2000]27号）中规定：“特别紧急情况下，地方各级政府、部门和单位的值班人员，可在向本地区、本部门负责同志报告的同时，直接报告国务院”。

特殊情况需要越级请示或报告工作时，要抄送越过的机关。

（三）部门不得向下一级政府和部门内设机构不得对外正式行文原则

政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅（室）以外，不得对外正式行文。

这实际规定了两个行文原则，一是部门一般不得向下一级政府正式行文的原则。如果需要行文，应报经本级政府批转或由本级政府办公厅（室）转发。因特殊情况确需向下一级政府行文的，应当报经本级政府批准，并在文中注明经政府同意。以银行为例，总行的各个部室一般不能向一级分行、直属分行行文，但是，它可以对一级分行、直属分行内设的相关部门行文。二是部门内设机构不得对外正式行文的原则。部门内设机构除办公厅（室）外，不得对外正式行文的含义是：部门内设机构不得向本部门机关以外的其他机关（包括本系统）制发政策性和规范性的文件，不得代替部门审批下达应当有部门审批下达的事项；与相应的其他机关进行工作联系确需行文时，只能以函的形式行文。

“函的形式”是指公文格式中区别于“文件格式”的“信函格式”。以“函的形式”行

文应当注意选择使用与行文方向一致的、与公文内容相符的文种。这一规定，有利于提高公文质量和效能，避免公文“打架”，有利于从源头上治理文山，控制发文总量，使精简文件的工作落到实处。

关于这一条，《总行办法》进一步明确为：

1．各级行可在职权范围内向相应的政府部门行文。除以函的形式商洽工作、询问和答复问题外，不应向下一级地方政府政府正式行文。

2．各级行的内设部门发文仅限于上下级相关部门和本级行各部门之间，在其职权范围内布置事务性工作、明确本专业一般性的具体操作方法、询问和答复问题及联系其他事项。不得用部门公文印发政策性、规范性文件和审批下达应该由本级行审批下达的事项，对涉及其他部门的有关事项未经协商一致，不得各自向下行文。

3．除办公室以外，各级行内设机构不得以部门名义对外正式行文。与其他单位内设机构进行工作联系确需行文时，只能以函的形式行文。

4．各部门发文时应同时抄送本级行办公室。对越权擅自行文的，办公室应责令纠正或撤消发文。

（四）联合行文的原则

同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下级政府可以联合行文。政府与同级党委、军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。

联合行文的情况是经常发生的，因为在公务活动中，有不少事项必须由两个或更多的单位（部门）协调一致才能解决。这一条原则就说明和规范了联合行文的几种情况：行政机关与党委机关联合行文，党委机关排列在前；行政机关与军队机关联合行文，行政机关排列在前；行政机关与人民团体或具有行政职能的事业单位联合行文，行政机关排列在前；行政机关内部联合行文，主办单位排列在前。

《工行办法》中明确：各级行可以与同级党政机关、政府部门、社团组织、企事业单位联合行文。

（五）发文不升级原则

属于部门职权范围内的事务应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办单位。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。

这条规定一是有利于加强部门的职能作用，二是避免造成办公部门压力过大。

在银行实际工作中，为了强调本部门的地位和作用，在发文上也存在着两种倾向，一

是不深入基层，不做深入细致的调查研究，靠发文件指导工作，造成文件泛滥；另一种倾向是不靠扎实的工作、正确的决策指导下级工作来树立部门的权威，而是靠以机关名义发布文件来提高自己的影响，有些部门甚至把以机关名义发布了多少本部门的事务的文件当成政绩的大小来炫耀，这种认识是不对的。部门职权范围内的事务，不要升级由机关行文。其实，有些须经机关审批的事项，也可以由部门行文，但须经机关同意，并在文中注明经机关同意。

部门向下一级机关行文，应用“函的形式”。标题可写成“关于××问题的复函”，而不应写成“关于××问题的批复”。部门之间请求批准和答复审批事项，应用“函”，不可用“请示”和“批复”。部门联合行文应当明确主办部门，明确的方法是主办部门排列在前，只编主办部门的发文字号，联合上行文只盖主办部门印章。

（六）主送机关不升级的原则

属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。

这条原则也是强调职能部门的作用，要求下级政府和部门不要事无巨细，请求批准的事项都一律报政府，属于部门职权范围的事项，应以函的形式报送主管部门，不必再经政府办公部门转办，造成公文旅行。

目前在实际执行中，有些一级分行没有执行这一条。无论哪个专业的，无论什么事项，都经过办公室主送总行，由总行办公室批转给有关部门。这样，势必给本级办公室和总行办公室造成了办文压力，无谓地增加了两级办公室的办文工作量，更重要的是造成了公文旅行，很容易贻误商机。

（七）发文协商一致原则

部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自对下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤消。

这一条规定了部门不得超越职权，凡涉及其他部门职权的事项，均要与相关部门会签，未经协商一致，不得擅自行文。

（八）重要下行文抄送直接上级机关的原则

向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。一级分行重要的下行文应当抄送总行，二级行的重要下行文应当抄送一级分行。

这一条也必须加以注意和执行。所谓重要下行文，是指本级机关虽有权处理，但是牵涉到上级的工作联系或法规、政策等性质的问题，需要上级有所了解或把关定向一类的公文。报载湖南省某县政府发文征收事业费用，导致了严重的社会后果而原县长被撤职，就

是典型的例子。如果按照这条规定办理，该县政府在实施该文的具体事项前，将文件抄送上级市人民政府，在市政府的把关下，就有可能避免这种重大的差错。

（九）请示一文一事原则和报告与请示分开原则

“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式。但不得抄送其下级机关，“报告”不得夹带请示事项。

这条规定实际上规定了两条原则：请示一文一事原则和报告与请示分开原则。

请示一文一事原则。就是在一个请示中，只能讲一件事，不能一文数事。在我国的公文史上，历代王朝都提出一文一事制度。其好处是可以使公文内容集中，篇幅简短；便于公文办理，有利于提高工作效率；方便公文立卷归档。

请示只能写一个主送机关，即主管机关，不得多头主送，对协管机关可以抄送，但不可抄送下级机关。（请示的代拟部门不应视为不可抄送的下级机关）

报告与请示分开原则。这是因为报告的职能是汇报工作，反映情况，答复上级询问。2000年这次修改的《办法》将报告可以提出意见和建议的职能也删去了。这种修改的目的就是为了严格限制报告的功能，便于公文的办理，提高工作效率。报告是阅件，不需要上级批复，因此，在报告中夹带请示事项，很容易误事。

在实际工作中，确实存在着报告和请示不分的现象。主要表现在：请示与报告的文种概念不清，相互混淆。我们经常可以看到这样的公文“关于××××的请示报告”。另一种情况是，在遇到既要向上级汇报工作、反映情况，又需要请求上级机关指示或批准的事项时，不能正确的选用文种，该用请示而用报告。例如，地方发生了重大灾情，地方政府既要向上级报告灾情，又要向上级请求解决救灾物资或资金。在这种情况下，应该用请示，而不用报告。如发生严重旱灾需报告灾情和申请救灾资金，上报公文的标题可写成：关于我省遭受严重旱灾急需抗旱资金的请示。

（十）不直送的原则

除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

这条原则要求一是不得将上报公文的主送机关写成上级领导人的姓名或姓名加职务；二是不能越过办公厅（室）将上报上级机关的公文直接送给领导同志个人。

这里顺便还要说明的是，向上级机关报送“请示”、“报告”、“意见”，一般应以机关名义，不要以机关领导人的名义，因为在公文格式中已经规定了上行文应注明签发人。更不要以机关领导人的名义向上级机关领导人个人行文。

（十一）双重抄送原则

受双重领导的机关向上级行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时要抄送另一上级机关。

这一条主要规定受双重领导的机关向上行文和上级机关向受双重领导的机关行文的注意事项。

四、公文的写作要求

（一）依法拟文

公文是依法行政和进行公务活动的重要工具，因此公文的内容必须符合党和国家的法律、政策的要求。《办法》第二十五条规定：“草拟公文应该做到：（一）符合国家法律、法规及其他有关规定，如果提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。”拟写公文以国家法律、法规和方针政策为依据，实质上是依法行政的的体现。在我国法制日益健全，人民群众法律意识不断加强的今天，尤其要特别注意依法拟文，保证公文内容符合国家法律、法规。任何一份公文中，任何一条事项，都不能和国家的法律、法规相冲突。坚决杜绝以往由于我国法律、法规不健全而存在的机关公文说了算的现象。如果公文存在着与国家法律、法规相冲突的情况，那么在法律、法规修改之前，这样的公文是没有法律效力的。强制执行，必然造成严重的社会后果，给国家带来不应有的损失。

要保证公文符合国家的法律、法规，拟写公文的人员不仅要具备较高的写作能力，还必须具备较高的政策和理论水平，熟悉国家相关的法律、法规和方针、政策。另外，机关领导在签批时要认真审核，严格把关。更重要的是机关领导要成为熟悉国家法律法规的专家和模范遵守、执行国家法律、法规的模范，不能主观臆断，把个人的意愿凌驾于国家的法律、法规之上。

（二）遵命写作

公文内容是领导机关意志的体现，是领导机关处理公务、解决问题的工具，因此必须按照领导机关的意图撰写。不能象其他文体一样可以根据个人意愿随意发挥。另外，在某种意义上讲，领导机关的意图实际上是领导机关负责人依法行政，根据国家法律、法规和方针、政策创造性的处理公务的体现。因此，这条注意事项还要求拟写公文的人员在写作中，必须认真领会领导的意图，把领导交代的各项事项务必写清楚，不要走样。如果觉得领导的意图有不合适之处，也只能是向领导提出建议，供领导参考，而不能直接按照自己的意思拟文。如果建议不被采纳，只要领导的意见不违背国家的法律、法规和方针、政策，就要按领导的意图拟文。