《办公室实务》课程综述

《办公室实务》课程综述

前言

办公室实务，就是指办公室的工作事务和操作实务。办公室工作人员以文员和秘书人员为主，所以办公室实务通常又被称为文秘工作或秘书工作。随着我国社会经济不断迈进，与办公室实务有关的法律法规也逐渐健全；而计算机信息技术的迅速发展，互联网的广泛应用，对文秘人员在电子化环境下的“办公办会办事”能力也提出了更高的要求。

办公室即政府机关、企事业单位内的文员、秘书人员、机要员、打字员、接待员等文职人员的办公场所。

办公室工作具有两大职能：政务（或业务）服务和事务管理。事务管理就是为确保有效、快捷的政务服务（业务）而开展的辅助性工作，它是办公室工作体系中不可缺少的重要组成部分。事务管理做得好，将会对政务（业务）工作和组织整体功能起到推动作用。事务管理具有以下特征：服务性、分散性、专业性、主动性、繁杂性。

一.办公室实务的主要内容

办公室实务第一章讲述了办公室实务的含义，并简单概述了办公室实务的具体内容。办公室实务，就是指办公室的工作事务和操作实务。事务管理作为办公室工作重要组成部分，是否做好对政务（业务）工作和组织整体功能起到推动作用，具有服务性、分散性、专业性、主动性和繁杂性的特点。第二章主要介绍了办公室文员工作实务，其指导思想是“计划—实施—检查”，并按照“优先顺序”处理工作。另介绍了多种文员管理时间、费用和具体办公室实务工作方法。第三章介绍办公室实务中电话、电子通讯。传统办公室实务对电话的依赖性很高，使用电话要注意三点：正确、有效、礼貌；介绍了新型电子媒体和新型电子工具的运用。第四章介绍了普通邮件和电子邮件的处理实务。第五章介绍办公室文员接待实务，文员接待工作一般是指在公司内迎接、招待来访的客人。从接待时的心理准备、礼仪环节两方面分别对接待平时来访者和接待计划中来宾实务进行论述。来访者若经由文员的接待和服务，不但有助于建立彼此的良好人际关系，而且足以显示公司的形象与业绩。第六章介绍信访工作实务，是人民群众以写信（包括书信、电子邮件、传真）、访问、电话等形式向党和政府机关、企事业单位反映情况、申述困难或冤屈、提出批评或建议，检举或控告等，而对方的文秘人员予以受理、调查、处理、答复等的一系列工作实务。信访工作是党政机关、企事业单位与职工群众保持密切联系的重要渠道，是接受群众监督，保证从业清廉的必要形式，也是我党坚持不懈地走群众路线的具体工作方法之一。认真做好信访实务，对于维护社会稳定，密切党群干群关系，增强企业凝聚力具有重要作用。文秘人员应遵从以下原则做好信访工作，即：方便信访人；属地管理、分级负责，谁主管、谁负责；依法、及时、就地解决问题与疏导教育相结合；治标与治本相结合；加强信访工作的责任。第七章介绍会议及会谈实务，会议作为沟通的主要方式，也是企业进行工作的重要活动。文秘人员与会议及会谈联系紧密，在会议及会谈中，文秘人员扮演参加者、组织者、协调者、某个会议的与会者或主持者的助手，或充当会议记录员。另分别就会议、会见和会谈的基本实务、编写会议简报和会议纪要和如何提高会议效率等几方面进行论述。第八章主要介绍了日程安排的相关知识。日程安排概括地说，是指“文秘人员为使管理者（上司）能够有效发挥其功能所作的辅佐活动”。文秘人员作为辅佐管理者活动、增加管理者管理能力的关键人，其所对日程安排计划的制作、管理的优劣影响着管理者有限时间的合理分配及使用，与企业的业绩和发展等密切相关。文秘人员的工作包括把会议或访问等编入日程计划中，以及执行、变更和必要的联系、调整。同时也要求文秘人员具备良好的判断能力和敏捷的行动能力。第九章主要介绍了差旅事宜的相关知识。企业管理人员进行商务旅行，常常需要文秘人员帮助上司作出旅行安排，做好出席会议和与别人见面的准备。其主要职责包括准备旅行计划和旅馆信息，制定约会计划，为商务洽谈收集资料，决定旅行用品等。企业管理人员差旅按目的地可分为国（境）内差旅和

国（境）外差旅；文秘人员是否随同前往目的地也可分为管理人员单独差旅和文秘人员与上司一起旅行两种。差旅的预定工作和结束后的工作同样重要。第十章介绍了文秘人员照料上司身边琐事的相关知识。文秘人员业务突显从属性质，照料上司身边琐事不仅足以使上司专心工作，节省时间，也可以减轻上司的精神负担，使身为管理者的上司可以有效率地完成工作。文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括提神醒脑的服务，私事方面的协助、财务管理和其他公务活动。第十一章介绍了公务活动中交际与礼仪，日常公务活动中，良好的交际与礼仪技巧不仅能给对方留下良好的印象，从而增加对公司的信赖度，而且还是处理好人际关系，培养个人修养和魅力的先决条件。（本章部分内容可与第五章接待的礼节互相参照学习）第十二章主要介绍了怎样在办公室环境中运动正确的交际用语。办公室用语可具体分为口语、敬语、接待用语等几种，良好的说话、听话和社交话题的选择对于形成良好的人际关系起到了非常重要的作用。第十三章内容主要介绍了印信和值班工作。印信工作是指对本单位印章和介绍信的管理和使用工作。文员作为办公室事务的主体，必须对印章的制发和使用有深刻的认识和准确的掌握，才能与办公室其他人员密切配合，起到应有的积极作用。随着信息化时代的到来，电子签名和电子印章逐渐被应用到现代办公室事务当中来，对文秘人员的工作也提出了更高的要求。同时，本章简单介绍了保密工作的内容，而印信工作自身也决定了保密工作不能懈怠，必须把保密工作做到实处；另值班工作的任务包括信息沟通和通讯联络，办理来访接待，处理突发事件，确保安全和承办领导交办事项等内容。值班工作的组织形式包括办公室值班、值班室和总值班室和首长电话值班室。值班工作的制度与要求包含岗位责任制度、交接班制度、请示报告制度和安全、保密制度。第十四章介绍了文书与档案实务。公文是公务文书的总称，是指政府机关、社会团体、企事业单位从事公务交往活动的文书；档案是指使用过的、具有保存和查考价值的文书，把它们挑选出来按照一定的规则重新整理、立卷、编排。文书和档案实务是文员和秘书重要的、基本的工作任务，作为办公室实务中的主体，文秘人员必须掌握并能够熟练操作。公务文书具有法定性、时效性、权威性和规范性等特点。具体分为命令（令）、决定、公告等13类共14种。档案是文书实务的后续工作，起到了保存、完善工作具有积极意义。档案实务可以包括档案收集、立卷归档和档案保管等几方面。面对大量运用计算机操作和管理文档的现实，传统的文档整理归档工作也应与时俱进，进行必要的改革。文书归档新规则的主要内容包括整理单位，以“件”取代“卷”，保管单位，以“案盒”取代“案卷”，分类方式，以“年度、机构（问题）、保管期限”取代“六个特征”。新规则下文书归档的基本程序和方法包括编制分类方案类目，平时归整，系统整理，移交归档。第十五章介绍了电子文档实务的具体知识。电子文档主要包括电子文件盒电子档案两大类，而具有档案保存价值的电子文件进行归档保护就被称为电子档案，而由电子计算机产生和传递的公文、图书、图像、文献资料、商业信息等被统称为电子文件。文秘人员的一项重要任务是公文写作和公文处理工作，而公文管理的电子化是用计算机来代替人工处理某些环节，如公文的分发、传递和归档等，但无论是传统做法还是电子化方法，公文处理的程序依然应该严格按照国家和组织的有关规定进行。电子文档具有以下特征：不可识别性和非直读性，对机器设备和标准的依赖性，物理结构、逻辑结构的复杂性，对元数据、背景信息的依赖性，载体的多样性和信息存储的高密度性，信息与载体之间的可分离性和文档信息的共享性。电子文件的类型主要分为文本文件、图形文件、图像文件、视频文件和声音文件等多种。本章最后又分别从电子文件的收集和积累、电子文件的传输、电子文件的整理和著录、电子文件的存储、电子文件的归档、电子文件的利用和管理等几方面进行了论述。