第四届中国商业地产招商大会

第四届中国商业地产招商大会

学生姓名：学号：

指导教师：职称：

专业：系（部）：

2010年12月5日

目录

一、设计说明 (2)

二、会议背景 (2)

三、会前准备 (2)

(1)确定会议议题 (2)

(2)会议日程表 (3)

(3)编制会议预算表 (3)

(4)参会人员名单 (4)

(5)布置会场及安排座次 (4)

(6)文件资料准备 (5)

(7)发布会议通知 (5)

四、会议流程安排 (6)

(1)接待安排 (6)

(2)食宿安排 (6)

(3)签到 (6)

(4)会场服务 (6)

(5)会议记录 (7)

(6)会间其他活动安排 (7)

五、会后清理工作 (7)

(1)引导离场 (7)

(2)清理会场 (7)

(3)整理会议记录 (7)

(4)会后跟踪 (7)

(5)会议文件立卷归档 (8)

(6)秘书部总结 (8)

六、设计总结 (8)

附件一会议日程表 (10)

附件二会议须知 (11)

附件三开幕词 (12)

附件四闭幕词 (13)

附件五邀请函 (14)

第四届中国地产商业招商会议策划

姓名

（学院，省份城市邮编）

设计说明:现如今，生产企业需要招商，营销企业也需要招商。可以说，招商是企业营销过程中的关键环节之一，是企业将产品推向市场的必由之路。而招商会是一种具有特别意义的营销公关工作，也是展示公司组织、控制、管理、产品等基本素质的活动，关系着公司整体招商活动的成败及区域营销运作工作的顺利展开。此次的毕业设计，我选择的就是地产商业招商大会流程策划，一个会议从筹备到结束都必须有全面、周密的组织工作。会务工作就是会议组织策划工作，在会议活动中，会务工作的组织，占有十分重要的地位。会议的成功与否，与会议的组织策划工作密切相关，它直接影响会议的质量和效果。同时是通过策划关于房地产招商的洽谈会的这个过程之中，使自己三年所学的秘书、应用文等方面的专业知识更加牢固，同时也是测试自己三年来所学的成果，以便于在以后的工作学习中能够把知识运用得更加得心应手。

一、会议背景

中国商业地产招商大会已经成功举办三届，现已发展成为全国地产商业招商的品牌大会。本届大会吸取了以往各界的经验，本届大会在专业程度、规模控制、会议效果均将全面超越往届，第四届将是尊定招商大会模式，真正发展成熟的一届大会。本届招商大会定位于高端精品会议，务实有效为本次会议唯一宗旨和最大特点，会前工作人员会逐个访谈，了解参会项目的详细情况和需求，便于做出最佳的安排；会中，开发商不但能和主流商户充分交流，而且通过丰富的会议议程能和主流拓展精英建立亲切的私人友谊；会后，会议组织将继续保持回访，进一步提供技术援助，努力促成交易。

大会主办方：郑州市政府、中国商业联合会、国内外商业联盟

二、会前准备

会前准备是整个会务工作的首要环节。会前准备工作做得好坏，对会议的顺利进行有直接的关系。扎实的准备工作，是会议得以顺利召开，圆满成功的基本保证。秘书人员在会前必须做的准备工作如下几点：

（一）确定会议议题

议题是指会议要讨论的问题和要议定的事项。它是会议总体目标的具体展现，决定

此次会议为封闭式会议、高层次洽谈，拟邀请150家国内最主流最新颖的品牌商家，75家所在城市最主流商业地产项目开发商，推荐会为招商的最有效方式。主要目的是为了以下几方面：

1．迅速积累资源，迅速建立业界关系网，积累重要人脉资源。

2．建立合作关系，与开发商、品牌商家、以及设计、策划公司建立广泛的合作关系。

3．商家为你定位，150家主力品牌商家为你奠定招商基础。

4．现场隆重推荐，为项目量身订做现场推荐，与目标商户达成全面意向乃至签约。

5．宣传覆盖全国，《中国商业地产》杂志、中国商业地产总网、易铺网、中华商铺网等将项目迅速推广给全国业界。

根据主办方研究决定，将会议主题定为：加强企业文化交流，融合经验、共谋发展。

（二）会议日程表（附件1）

会议日程就是根据议程逐日作出的具体安排，以天为单位，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。

（三）编制会议费用预算

通过编制会议费用预算，对于所需的总费用有一个大致的估算，并可有计划地分配会议的各项费用，防止超支和浪费。招商会议的费用通常包括场地租金、设计费用、工作人员费用、联络及交际费用、差旅费、住宿费、宣传费用、器材租金、运输和保险费用等，要根据会议所要达到的效果来考虑这些费用的标准。

会务组统计会议所需物品之后交给会计部门负责做出预算，下面为预算表：

项目规格/数量费用（元）

会议准备阶段会议厅租用鑫源礼堂二楼大厅（包括内置

影音设备、投影仪等）

5000 请柬二百份300 彩虹门租用三个300 红地毯 1.5m*50m一条150 横幅0.5m*3.5m六条300 背景墙6m*4m一个200 氢气球2m两个100

会议资料五百份100 黑色油性笔五百支300 农夫山泉矿泉水二十箱500

会议接待阶段捷达小轿车六辆2400 签到卡五百张1000 工作人员二十五名7500 礼仪小姐六名1800 绶带六条300 手捧花六束300 节目门票五百张8000 餐费5000 住宿费两晚20000

突发事件应急款项3000

合计:57350元

表1：会议预算表

（四）参会人员名单

参会人员是参加会议的正式成员，是与会议直接有关的人员，包括主持人及有权了解会情、提出意见、表示态度作出决定的人，能够有助于会议达到预期效果的人，必须具备有合法身份和法定的资格。

会议的主持人，作为会议的灵魂人物，必须在会议召开过程中，起到"起""承""转""合"的作用，因而必须对招商业务有足够的了解，具有较强的语言表达能力、思辨能力、组织驾驭能力以及良好的修养和礼仪知识，故通常应由招商品牌负责人或骨干，人员担任。

主持人：赵昱（中国商业联会会长）

列席人：周勇、赵华强、李丽华

出席人：张明（万达集团总经理）、蔡国文（恒隆地产公司总经理）、马泽斌（凯德置地公司总经理）、方孔（明发集团总经理）、廖志斌（中瑞地产公司总经

理）……商家：李奇（银泰百货部门经理）、张茆（百盛百货经理）、钱宁

（百佳超市经历）、杨凌（国美电器经理）、李世恩（背景华联超市经理）、

（五）布置会场和安排座次

会务工作小组应在当地代理商或办事机构的大力协助下，组织好会场的布置工作，包括展牌的布置，主席台、宾客席、接待处、签约席的布置，横幅、照明、空调、录音辅助器材、视听设备、等设施的设置和测试。

会议讨论形式为各个宣讲，由各商业地产开发商向商业品牌介绍自己项目的所在区域、业态规划、发展前景。根据会议讨论形式来布置会场、安排座次；会场整体布局要庄重，体现会议主题和气氛。具体布置安排如下：

1．会场形式为山字形，给人正规严肃之感，与会议主题讨论相统一。

2．排列座次：将会场划分为若干部分，中间第一排由主要来宾和主持人就座，其他与会人员以企业综合资质排名安排座位，与会人员由会议秘书引导就座。

发言台

来宾席主要来宾席来宾席

图1：会场座位图

3．视听设备检查：（1）屏幕：会议室屏幕位置、角度要合适，使演讲人的头不用离开讲桌的麦克风便能看见屏幕。（2）灯光：灯光亮度稍稍调暗，以便屏幕上的画面清晰，但不能太暗，影响与会人员记笔记。（3）音响：检查线路，保证所有工作人员听清楚；检查麦克风，是否需要更换电池。（4）会议开始前，提前十五分钟调好空调温度。（5）文具准备充足。

（六）文件资料准备

1．服务性文书资料（会议须知）（附件2）

2．开幕词（附件3）

3．闭幕词（附件4）

1．通过电话和邮件通知参会人员。

2．邀请函（附件5）

三、会议流程安排

(一)接待工作

秘书应组织或担任接待工作，熟记与会者的姓名、身份、单位以及住房号码，以便快捷地把他们带进会场就座，会后及时向他们指示住房去处。外地的与会者，秘书人员要了解他们的自然情况和赴会所乘航班、车次及时间，以便接站和接待，如果与会者要求帮助购买返程车、机票的，要核实清楚，以争取工作的主动性，并作出统筹安排。

在选择会议接待人员时，要求仪表端庄，善于交际，品牌业务知识丰富，同时需加强以下四个方面的训练:

(1)有关会议中心内容、展示内容的基本专业知识。

(2)公关方面的常识，接待和礼仪方面的训练。

(3)会议当地风俗习惯和概况的了解。

(4)各自的职责和对种种可能发生的突发性事件的处理程序和准则等。

（二）安排食宿

在安排住处时，要考虑与会人员的地域、民族、职务、年龄等特点，还要考虑是否有抽烟、打呼噜的习惯，尽量把志趣、习惯一致的人，安排在一起住，免得相处不和谐。对年老体弱的要给予照顾，安排在较好、较方便的房间。特别是就餐，如果安排不好就会影响与会者的心情，根据民族等方面的不同分别安排，把伙食办得即富有营养又经济实惠。

（三）签到——使用电脑签到

电脑签到既方便又快捷，可以节省时间，不必使与会人员在签到上浪费时间，也可以节省人力物力。与会者只要手持大会发给的签到卡，在进入会场时在会场门口的签到机上刷一下，与会人员的资料将自动保存至电脑。签到完毕，秘书应立即将出席情况报告给会议主持人，以便介绍有关领导和人员。

（四）会场服务

1．秘书部负责分配三个工作人员引导来宾就座。既方便与会者，又维持了会开场秩序，保证会议效果。

2．分发会议文件材料。由会议秘书人员在会场入口处分发给每位与会者。

启下、左右联系、互相沟通、平衡协调等工作。

4．维持好场内秩序，劝阻来回走动的宾客，及时做好加水、更换茶水等服务工作。

5．杜绝中途退场的客户，可安排其在中场休息时离场。

6．处理临时交办事项，会议过程中，有可能发生一些意想不到的临时变动，会议秘书人员应及时向领导请示，并对领导指示采取应急措施，妥善处理。

（五）会议记录。

会议记录可以作为会议情况和会议内容的原始凭证。时过境迁，有关会议的内容和情况可能无法在记忆中复现了，甚至当时作出的重要决定可能也记不清了，这时就不妨查查会议记录。会议记录还可以成为一个部门和单位的历史资料，若干年后，通过大量会议记录可以了解这个单位的历史进程和发展状况。

2．会议记录要求：记录真实、准确，全面完整。

3．由主任秘书杨素华、李锦负责记录工作。（1）会前准备足够的钢笔、铅笔、笔记本和记录用纸。准备好录音机和录音笔补充手工记录。（2）开会之前提前到达会场，安排好做会议记录的地方。（3）利用录音机的同时，必须手工记录。这样可防止录音机中途出故障而漏掉内容。

4．会议记录内容：（1）会议类型、时间、日期、地点。（2）参会主持人、主要领导。（3）会议议题、会议发言、会议结果等。

（六）会间其他活动安排

根据会议日程，可适当安排参观、访问、观看演出等一些联谊活动，以增进了解，加深感情，并活跃会议气氛。

四、会后落实工作

（一）引导离场

会议一结束，会务人员要引导与会者有秩序地离开会场，并且要尽快组织车辆有序的开出，以免造成交通不便。

（二）清理会场

1．会议结束，与会人员全部离场之后，秘书带领工作人员将资料收集整理好，认真检查现场设备有无损坏，与会人员有无文件或物品遗忘。

2．及时清洁会议大厅，投影仪、麦克风等设备整理关闭好，关上空调、门窗。

(三)整理会议记录

集整理，分类归卷，保存起来。

（四）会后跟踪

1、媒体：应及时提供宣传用的新闻通稿、视频片断，并督促其尽快发布。

2、签约客户：下一步的货品上柜、店面开张、人员培训等相关工作。

3、其他客户：加强联系，了解其未签约的真正原因，有的放矢的展开市场拓展工作。

(五)会议文件立卷归档

会议文件资料的立卷归档，就是把有保存价值的全部会议资料进行分类整理，有秩序、有系统地加以编排，完整地保存下来。

1．收集整理好领导讲话稿，会议文件资料，会议记录，会议录音，参加会议人员名单，参加会议的书面通知等材料。

2．将收集的材料进行分类、组卷、编目、填写卷内文件资料备考表、拟定案卷标题、填写案卷封面、编写案卷目录。

3．保存。及时销毁不再利用的纸张。

（六）秘书部总结

会议是否达到了预期的目的，与会务组织和服务工作的水平有着直接的关系。所以会后秘书部应召集全体会务工作人员，对整个会议的组织与服务工作进行全面总结，积累经验，找出优点与不足，肯定优点，对于不足的地方认真学习改正，完善会议筹备工作，以利于今后把会务工作搞得更好。

五、设计总结

这次论文设计使我深刻体会到了知识积累的重要性，也充分认识到了自己的不足之处，不管平时自我感觉多么的良好，还是要到关键时刻能轻松运用的才是自己的知识。本次设计同时涉及了了秘书实务学、应用写作、档案管理等三年来所学的综合秘书知识，加强了自己理论联系实际的能力，懂得了办会的准备工作必须考虑全面，大家分工合作共同商讨才能够更好的提高工作效率。不管会前的准备、会中的服务、会后的跟踪总结等方面的工作，都不可马虎，要有细致的想法与安排，并对一些突发事件做好预防和救急措施。

这次毕业设计使我三年来所学的专业知识更加牢固，也对日后的工作学习有很大的帮助。并感谢指导老师的认真阅读与细心批改，才能使我在预期之内完成设计，在老

参考文献：

[1]郭东.秘书写作[M].北京：高等教育出版社，2008年

[2]赵映诚.秘书实务[M].北京：高等教育出版社，2001年

[3]朱迪·艾伦.活动策划全攻略[M].北京：旅游教育出版社，2010年

[4]丁萍萍.会展实务[M].北京：高等教育出版社，2009

[5]http://shop_https://www.360docs.net/doc/282373108.html,

会议日程表

第四届中国地产商业招商大会

时间：2011年3月10日/11日地点：鑫源大礼堂参加人员：150家品牌商家及75家主流

开发商

10日上午8：30安排人员接待外省来宾至酒店预定好的房间内

休息。备注

下午1:30招商大会在鑫源礼堂举行，由秘书组负责将来宾

送至会议地点。

如有商家代表发

言，要提前向大会

主办方提出申请。

11日上午9:30至华天歌剧院观看大型歌舞剧《少林风采》节目

演出。

下午1:30继续进行洽谈，第一天洽谈有结果的可先签订合

作意向。

7:30由主办方邀请大会来宾至郑州大酒店参加晚宴，

以庆贺大会与满成功。

会议须知

1．请参会人员提前十五分钟到场。

2．会议期间请自觉关闭通讯工具。

3．参加大会时，签到入场。

4．入场后由引导人员引导入座，请勿在会场内走动和大声喧哗。

5．入会期间请勿吸烟。

6．请遵守宾馆有关规定，保管好自己的贵重物品，并请注意退房时间。7．不离席、不退场，以免妨碍大家。

8．请报告人提前把报告讲稿拷贝到共用计算机中，以节约时间。

9．就餐时请出示餐票，并请妥善保管，遗失不补。

10．需要定回返车、机票的，请及时与会务组联系。

第四届中国地产商业招商大会开幕词

各位来宾、各位朋友：

大家好！

首先我代表中国商业联会对大家的到来表示热烈的欢迎！

众所周知，地产业是我国改革开放以来发展十分迅猛的产业之一，对于国民经济的增长，人民生活质量的提高，城市面貌的改观都起到了很大的作用。随着中国商业零售业2004年12月11日彻底对外开放，中国商业市场正在吸引着越来越多国内外商家的关注，寻找适合商家发展的商业地产项目，是众多国内外商家扩张规模，占领市场的基础。但是中国商业地产开发商对国内外商家对商业地产项目的需求缺乏足够的了解和认识，阻碍了各大商家的发展，也加大了商业地产项目招商困难所带来的开发风险。

为推动国内外品牌商家与中国商业地产企业之间有效的信息互通，提供直接互动的交流机会，由郑州市政府、中国商业联合会、国内外商业联盟联合举办的“中国地产商业招商大会”在郑州隆重开幕了。

为促进行业发展，中国商业联盟将提供更多品牌商家与商业地产开发商的交流机会，为中国商业地产开发商提供增值服务，并以专业商业地产服务机构为纽带，实现国内外品牌商家与中国商业地产开发商的直接对接，推动国内外品牌商家与中国商业地产商实现共赢。本次大会共有国内150家国内最主流最新颖的品牌商家，75家所在城市最主流商业地产项目开发商代表到会，通过这一平台实现了国内品牌商家和商业地产商期待已久的招商对接。

希望通过这次大会，使中国商业地产商们能够互相交流、互通消息，增加相互的了解，使我们地产商业能够蒸蒸日上。最后，预祝我们第四届地产商业招商大会圆满成功！

谢谢大家！

附件4

第四届中国地产商业招商大会闭幕词

各位来宾、各位朋友：

大家好！

历时2天的第四届中国地产商业招商大会即将胜利闭幕，它是各承办部门的精心组织、各招商单位的热情投入，以及相关部门、新闻媒体大力支持的结果，在这里，我谨代表大会主办方感谢参加本届大会的招商单位及品牌商家，并已经进一步洽谈并签约的商家表示热烈的祝贺！向为此次盛会的成功举办出色工作的筹备者、后勤人员、工作人员表示衷心的感谢！

各知名商家、各开发商和商业地产、顾问公司精英们通过项目推荐、专业交流、业务合作，使这个行业盛会得以实现，人脉资源获得空前提升，中国商业地产招商大会以发展成为全国招商的品牌大会。

本届大会无论在行家数量、嘉宾阵容、还是会议内容，在为各类参会商提供的商业机会上都更胜一筹，本届招商大会是一场行业突破性的大会。大会还在模式上全面创新，邀请全国各地大量的优质项目参会，吸引更多的品牌商参加，这样循环互动，使得大会具备自我壮大的内在机理，为以后的地产商业招商大会尊定了基础。

我们要以第四届中国地产商业招商大会为起点，继往开来，开拓创新，始终不渝的坚持我们的目标，获得更广阔的发展空间，以出色的业绩赢得政府和各界朋友的支持，推进地产业更好更快的发展，为我国的经济发展做出更多的贡献。

最后，衷心的祝愿各位领导、嘉宾身体健康，事业进步，合家欢乐！祝愿各企业单位合作愉快！

谢谢大家！

附件5

第四届中国地产商业招商大会邀请函

尊敬的企业领导：

2011年3月10日，第四届中国地产商业招商大会将在郑州举行。为了更多的知名商业品牌理性高效地选址发展，同时推进中国商业地产行业在各城市的健康发展，促进商业品牌选址和商业项目招商的全面对接，增进开发商与商业品牌拓展开店之间的交流与合作，我们将结合企业、政府的实际情况，认真的进行会前的调查工作，确保会前准备充分，会中能有针对地一对一洽谈，会后将跟踪服务，努力争取每一位商家都有所收获，真正达到双方共赢的目的。

因此本届中国地产商业招商大会将竭尽多能给予与会者更多、更好、更完善的服务。

如蒙应允，请将回执单填写完整发至我们的邮箱，以便安排接待事宜。

联系人：赵敏芝女士（中国商业联会秘书）联系电话：158********

邮箱：zgsylhh163@.com地址：河南省郑州市滨河路33号郑州市政府（盖章）中国商业联合会（盖章）国内外商业联盟（盖章）

二〇一一年二月二十五日回执单

位名称法人代表

通讯地址联系人

邮政编码电话传真

网址E-mail

姓名性别职务电话（手机）到郑州日期预订客房（间）

参会代表

登记

如是商家是否加入固定列席商家活或招商大会咨询委员会委员

□同意成为固定列席商家□同意成为招商大会咨询委员会委员

公司（或

项目）

简介