关于编配公文“主题词”的几个问题

关于编配公文“主题词”的几个问题

[ 左河水]

这里所说的公文主题词，是指行政机关、企业、事业单位公文中代表其内容特征的、最能说明问题的、起关键作用的中心词。根据《国家行政机关公文处理办法》各级行政机关、企事业单位在起草公文时，应按照上级的要求和自身的公文《主题词表》的内容与规定，认真标注好公文的主题词。对公文的主题词，撰稿人在发文稿纸的“主题词”栏中填写，打印红头文件时置于“抄送栏”之上，文件落款之下。编配和使用公文的主题词，应处理好以下几方面的问题：

1、编好用好主题词表。任何行文单位都要根据自己的实际需要编制好公文的《主题词表》。各单位在上报公文时，要按照上级机关的主题词表来进行标注，不可使用上级公文主题词表中没有罗列的或者废止的类别、类属词。

如果是下发公文，可选用自定的公文主题词表中的类别词、类属词。县级以下无条件的单位，下行的公文，也可以不使用主题词。

2、公文主题词在公文上的置放要求及用词量。公文的“主题词”居左顶格标识，用3号“黑体字”，后面加冒号。词目用宋体字，一组主题词的各词目之间空1个字的位置，最末一个词后无标点符号。主题词置于文件末页的最下边。主题标引时应有效把握主题词的标引数量，除类别词和类型词外，一般一个文件即一个主题词组可标注3～4个词。

3、公文主题词的词语排列顺序。即一组主题词的各个词汇的排列顺序，一般按照概念大小从小到大排列，或者说是：先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。或者说，词首的词意要包含后面一词的内容，前面一词的词意要包含后面一词的内容，词尾是体现文种的词则除外。

如《国务院关于加强水土保持工作的通知》，先标类别词“农业”，再标类属词“水土保持”，其最后标上文种词“通知”（主题词：农业水土保持通知）。如果文件具有表示空间和时间的辅助因素，应标注在类属词后，公文类型词即文种词（如通知、决定、报告等）之前。

4、公文主题词的分类、分层设置。我们以《国务院公文主题词表》为例，选用主题词的原则和方法是：从“类别词”到“类属词”，从内容到形式。它把词表分为以下三个层次：

第一层划分有：综合经济、财政、金融，工交、能源、邮电，旅游、城乡建设、环保、农业、林业、水利、气象等13类。

第二层是：对13类中每一类的具体分类。

我们要给自己撰拟的公文标引主题词，首先就要找到公文所在第一层中的“行业”主题词。然后找到它的“类属词”。最后便是此公文的“文种词”。

如，某市妇联撰拟一份通报标注主题词。首先，就要在主题词表中找到第一层分类“党派团体”。这就是“类别词”，也是我们在这份公文中要标注的第一个主题词。接着，我们在“党派团体”下找出与公文主题相符的“妇女”、“儿童”，这就是“类属词”，也是我们在这份公文中要标注的第二个主题词汇。类属词一般就在类别词（第二层）下。它是能够概括反映公文主题概念的词。最后一个词（词尾）即为公文的文种词：“通报”。

如《国务院关于发布＜国家行政机关公文处理办法＞的通知》，标注的第二个主题词是“公文”。这个主题词就在“文秘工作”下附的主题词表内。最后一个词（词尾）即为公文的文种类型词：“通知”。

类属词也可以在其他类别词下选用或“根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引”。如《国务院关于加强水土保持工作的通知》，标引的类别词是“农业”，类属词却是在“水利”这个类别词下选用的。《国务院关于“九五”期间深化科技技术体制改革的决定》，类别词是“科技”，但类属词“体制”却在“民政、劳动人事”下的“机构”这个类别词下面，“改革”在“综合经济”下的“经济管理”这个类别词下面。

5、一份文件有两个主题时的处理。如果一份文件有两个以上的主题内容，可先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主体内容进行标引。

如《国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知》，便先标了反映第一个主题内容的类别词“经济管理”，再在这个类别词下找到类属词“企业”、“破产”；然后标了反映第二个主题内容的类别词“劳动”，再在“劳动”这个类别词后找到“就业”这个类属词。

当词表找不出准确反映文件主题内容的类属词时，可以在类别词中选择适当的词标引。同时将能够准确反映文件内容的词标在类别词的后面，并在该词后面加“△”以便区别。

相对来说，标注类属词难度最大。它首先要求标注者必须了解公文的主题内容，确定主题概念。其次还要熟悉主题词表的内容并通过查阅主题词表，将词表中能够准确反映主题概念的主题词挑选出来进行标注。

6、第三层：最后一个表示文种的主题词语。公文中标注的最后一个主题词最简单。因为它就是该公文的文种，一般就是公文的标题最后两字。

如《国务院关于成立国务院西部地区开发领导小组的决定》，标题中的“决定”，既是该公文的文种，也是该公文要标注的最后一个主题词。

值得注意的是，在批转、转发、发布文件时，主题词中的文种，是标批转、转发、发布文件的文种，还是标被批转、转发、发布文件的文种呢？

如果只选择一个主题词来标文种，可选择被批转、转发、发布文件的文种。

如：《国务院关于发布＜国家行政机关公文处理办法＞的通知》，其主题词是“文秘工作公文办法”，标注的就是被发布文件的文种“办法”，而不是发布文件的文种“通知”。如果想要完整反映文件的形式，也可将前后两个文种同时标注；但如果是用“通知”转发“通知”，为避免文种上的重叠，只标一个“通知”即可。

7、必要时将不同类的主题词进行组配标引。如《国务院关于加强农业生产资料价格以及对其主要品种实行最高限价的通知》，先标引类别词“农业”，但在序号为“04A农业”类别中找不到“资料、物价、管理”方面的词，这时可使用序号为“01 经济管理”类别中的“资料、物价、管理”类属词进行组配。

8、一般单位的《公文主题词表》编制。一般单位的《公文主题词表》编制比较简单，我有一个最简单，又方便文件管理归档的办法：

第一层的词，或者叫类别词、词首。可以按照本单位所设置的职能部门的性质名称进行综合考虑编制。这样，其类别词（词首）往往为：计划、财会、审计、后勤、工会、文秘、人事、纪检监察等等。

第二层的词，或者叫类属词。即反映公文的主题内容和公文主题概念的词汇。比如：“计划”词之下有各种工作类别，“财会”词之下有财务大检查、财务计划等工作，“工会”词之下有书画比赛、音乐、舞蹈、象棋等等。第二层的词可以是一个，也可以二、三个。

第三层的词，或者叫词尾词、文种词。如：决定、报告、请示、通知、函等等。

我认为，转发文件的“转发”一词，放置于第二层的词中较好，使发文单位的文种词有固定的位置，便于归档文件的检索。