ISO14001-2015文件管理程序
文件管理程序
（ISO14001：2015）
1、目的
为确保公司质量/环境管理体系文件的编制、审批﹑修订﹑废止﹑发行﹑保存管理能有一致性，确保各部门使用的文件为有效版本，且按规定有效执行。
2、适用范围
适用于与质量/环境管理体系有关的管理手册﹑程序文件﹑工艺文件（卡片）、作业指导书﹑检验规范、管理体系记录、及产品标准和管理体系所必须的相关法律法规等外来文件等的控制。
3、职责
3.1、总经理负责管理手册和程序文件的批准、发布。
3.2、管理者代表负责管理手册、程序文件、三阶管理性文件的编写、审核，负责组织有关人员对现有文件进行评审。
3.3、生产副总/工艺组负责工艺文件（卡片）、作业指导书﹑检验规范等技术性文件的收集、编制、审核、批准发布。
3.4、综合办负责管理性文件、认证证书、产品技术标准的收集、管控、发放、回收、销毁和保存。
3.5、各部门负责相关文件的编制和使用保管，部门负责人负责相关文件的批准。
4、作业程序
4.1、文件的编号
4.1.1、管理者代表根据《文件编号、部门代码编码规定》对管理手册、程序文件进行编号。
4.1.2、其他文件由文件编制人员从部门文件管理员处取得文件号，文件取号参照《文件编号、部门代码编码规定》。
4.1.3、取号时应填写“工作联系单”记录文件名称及文件号。
4.2、文件的编写
4.2.1、编制准备
(1) 确定编写文件的合适人员；
收集与编写文件有关的文件资料，通过分析、整理，选出有效适用部分；(1) 通过调查现状、确定问题点及原因，把解决措施列入编制文件的考虑条款。
4.2.2、管理手册由管理者代表组织编写，程序文件由各部门组织编写；其他文件由相关部门负责组织编写；
4.2.3、文件由各职能部门负责编写完成，经管理者代表审核后组织相关职能部门会签评审，提出修改意见，讨论修改，最终定稿。
4.2.4、同一类文件刊头、刊尾、封面的编写格式要统一，内容不作统一要求。
4.3、文件的审批
4.3.1、管理手册和程序文件由管理者代表审核，总经理批准；
4.3.2、技术性文件、检验规范及作业指导书由生产副总/工艺组审核，总经理批准；
4.3.3、其他管理性文件，相关部门负责人会签审核，管理者代表批准；
4.3.4、公司级管理文件由总经理批准；
4.3.5、文件在送审的同时应确定分发部门，组织分发到相关部门。
4.4、文件的发放
4.4.1、受控文件原稿在提交给综合办前，送交人应对文件进行以下确认：
a、是否进行有效的批准；
b、标题、文件号、版本号、页数是否完整。如有不完整的情况时，退回编写人进行修正；
4.4.2、将文件连同分发要求提交综合办，综合办将收到的文件原稿做好编目登记，填写“有效文件控制一览表”。
4.4.3、综合办根据分发要求的总份数进行复印，并在复印件右上角上加盖“受控文件”印章。
4.4.4、文员把文件分发给相关部门，并要求文件领用人在“文件发放/回收记录”上签收。
文件管理控制程序
文件管理控制程序 Document number：NOCG-YUNOO-BUYTT-UU986-1986UT
1目的 为了规范品质体系文件，使供方及客户之资料，以及其它外部文件得到有效控制，防止使用失效和作废的各类文件，以保证在需要的场合能及时获得最新最正确的文件。 2适用范围 质量体系文件的编制、管制方法。 供方及客户文件（如技术图纸、测试报告、使用说明书等）的控制方法。其它外来文件（如适用的法律、法规、行业标准等）。 确保对质量体系策划和运行所必要的外来文件得到识别，并控制其分发。3定义注释 受控文件：凡是直接影响产品质量的文件、资料、程序文件。 非受控文件：不直接影响产品质量的文件或资料，如各类参考资料。 体系文件： 。 内容。 4职责 总经理或董事长：批准工厂的质量方针/目标、质量手册、程序文件。 管理者代表：负责制定质量手册及相关程序文件。 各职能部门：负责编写相应的程序文件及作业指导书，及时签收和保存受控文件，并将已失效的受控文件退回综合办。 综合办：负责本工厂受控文件的整体控制，即受控文件的打印、分发、原版文件的保存等。
5文件格式及文字要求 公司所有体系文件必需加页眉，格式如下。四级表单可不加页眉但必须加 文件字体：公司所有文件一律为宋体黑色字，文件名称为二号字，正文内容序号题目为粗体四号字，正文内容为四号字，表单内容可根据需要采用四号或五号字。 文件文件签批格式，在文件末页按以下方式 编制：审核：批准： 日期：日期：日期： 6作业程序 编码原则： 公司名称 文件级别 部门类别 流水号 注释： 部门类别：总经理∕管理者代表GM；行政人事部：HR；财务部FD；生产部 PM；销售部SD；品质部QC；技术部TD；采购部 PD；仓库STD。 文件级别：一级文件01；二级文件02；三级文件03；四级文件04；五级05 流水号：字母+001～999，各部门应对本部门的文件进行分类识别，对记录表单的流水码进行识别、汇总,汇编成《记录清单》 各部门文件编号应按以上要求执行，不得有重复或误用的情形。 外来文件的编码以外单位编码为准。 以此类推 受控文件控制的一般要求
电子文件控制程序
电子文件控制程序 1．0目的 为使公司的电脑软件以及电子文件的管理规范化，保障文件使用完整性。 2．0范围 在本公司和产品及服务的电子形式存在的软件、资料与电子记录的资料。 3．0管理权责 管理部电脑工程师负责定时对各作业部门的邮件和流动的电子技术资料进行归档到公司网盘中，并及时维护网络和网盘的有效性，各电子文件流向的关注；文控中心负责受控发行文件电子档和法律法规电子档的归档和保管。 4．0定义 4．1电子资料：指电脑程序运行所产生的资料，如：图纸、数模、技术文件等，无论是否以报表列印或复制等作业的结果。 4．2电子记录：指用户将文件内容通过电脑作业方式，将其存储在电脑媒体，并且可供查询，列印处理的电子资料。 4．3电脑用户：以下简釈［用户］，为透过公司系统网或使用其它应用软件执行相关作业人员、使用者 4．4一般公用型的应用软件（软件）：指一般的文字处理软件（例如：Ofce中的Word、Excel等），不限制使用权限，由网络管理员安装或授权安装使用。
4．5专用软件：指本公司所辖范围内使用的企业集成管理系统，本项目由管理部依其职责限定用户的［使用权限J（CAD／SPC／ProE）5．0使用权限 5．1每一个用户都由网管建立唯一识别码。 5．2每一个用户须设立密码，作为通行或进入［企业集成管理系巯］的验证。 （1）对各电脑用户依其职责限使用作业范围。 （2）作业范围包含： 1）资料输入、新增作业及保管。 2）资料删除和保存审批作业。 3）查询资料作业 4）资料修改或変更作业。 5）索引作业 6）其他电脑维护作业。 7）档案异动复制、删除、移动）作业 6.流程 6．1电脑软件管理流程： 流程权责单位相关说明使用表单退软件新增修改申请［软件新增与修改各电用户各软件新增与修改内容记录件申请表］M 核各部门长各部门长审核是否执行 Y
技术文件审批管理制度
技术文件审批管理制度 1、目的 为进一步规范公司技术文件审批流程，建立系统的文件管理制度，特制定本规定。 2、适用范围 适用于公司各类技术文件，包括工艺文件、质量检验文件、无损检验文件等。 3、控制程序 3.1工艺文件的审批 3.1.1工艺人员负责按照规定及生产实际所需，按相关标准要求作出工艺评定，由工艺科长审核，技术部经理批准。 3.1.2 每种工艺文件由工艺科保存一套完整的工艺文件，要加上封面和目录，并建立台帐。 3.1.3各种工艺文件规定的生产工艺和需要的检查要求，做到要求明确，满足现行标准的要求。 3.1.4各种工艺文件的要做好分类，由各工艺师或主任工艺师负责编制，工艺科长校对，技术部经理审核，总工程师批准。 3.2质量检验文件的审批 3.2.1检查员对于大型、复杂、重要产品，以及产品质量计划规定要求编制检验大纲（计划），质检科科长校对，技术部经理审核，报总工程师批准后实施。 3.2.2日常质量检验文件由检查员负责编制，质检科科长审核，技术部经理批准。
3.2.3产品竣工后，检查员组织按统一格式填写产品质量证明书，质检科科长负责对资料的完整性和数据的正确性进行校对。取得产品监检证书后，由企业法人和质量保证工程师共同签发质量证明书，检验负责人签发《产品合格证》并盖上质量检验专用章。 3.3无损检测文件的审批 3.3.1无损检测工艺卡应由无损检测人员编写，由Ⅱ级或Ⅱ级以上人员审核。 3.3.2无损检测工艺规程由Ⅱ级人员或Ⅲ级人员编制修订，无损检测责任人员审核，应符合现行规范的要求，经总工程师审批后颁布执行。 3.3.3进行MT、PT、UT的，无损检测员整理记录，发出合格或不合格的报告，探伤室主任审核后交产品检查员。 3.3.4产品规定的无损检测全部合格后，由资料员整理产品合格证用的无损检测报告，一式三份，经无损检测负责人审核合格并盖章后二份交给最终检验责任人，其中一份作为产品合格证的一部分，一份质检科保存，另一份探伤室自存，RT底片保存在无损检测资料档案室。 3.3.5外协的无损检测，由评定合格的外协单位有资格的人员来公司现场进行检测，合格后提供相应的检测报告，报告应经无损检测责任人审核合格后签字保存。 质量考核点： 1、建立工艺文件台账 2、各类工艺文件作出分类，签字齐全，保存完整 3、各类检验文件作出分类，签字齐全，保存完整
工程项目文件管理制度
某工程项目资料治理制度 为加强本项目施工技术治理,完善工程质量技术资料的收集、存档工作，保证工程竣工结算及工程交工验收的顺利进行，依照《××市建设工程文件材料整理和档案移交工作方法》,及公司有关文件资料档案工作的有关规定，特制定本方法。望项目各有关人员紧密配合，共同遵照执行。 一、工程技术资料填写的要求 1、相关文件 《建筑工程竣工验收统一用表填表讲明》（××市档案馆）《建筑工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001） 2、资料填写内容必须真实可靠、数据准确、资料的形成与工程形象进度同步。资料所记载的内容必须与实际图物相符，并按规定已通过了一定的审批、检查、验收程序，负有责任的各方在资料指定位置上签署意见，签名或盖章并注明时刻。 3、作为工程档案，必须用黑色签字笔或碳素钢笔及单面黑色复写纸书写，要求字体端正、清晰易辨、严禁涂改。 二、要紧工程技术资料填写要求及责任人 1、工程基线复核单、单位工程座标定位测量记录、垂直度
观测记录、建筑物沉降观测记录，由测量人员按单位工程分层数填写，交项目总工核定。要求所填数字准确无误，所绘简图上各测点应编号，表中应有测量者、校核者签名。由测量员交项目资料员一式四份（含原件二份）。 2、质量、安全整改通知单由质量安全组填写，令工长限期整改，复检无误后，将结果记录在上。由质量员、安全员交项目资料员一式三份（含原件一份）。 3、隐蔽工程验收记录，由负责所办隐蔽工程内容的工长在下一道工序施工前办理。隐蔽记录上应有施工部位及隐蔽项目，重点写出施工及修改依据、质量情况，必要时绘出简图。并须报质检员验收签字、经项目自检合格后，由各相关工长向监理公司工地代表签字及盖章认可。资料填报及所有签字盖章完毕后交项目资料员一式四份（含原件二份）。 4、检验批验收记录，由各主管工长负责填写，要求填写规范，签字盖章齐全，由各主管工长向监理公司工地代表签字及盖章认可。资料填报及所有签字盖章完毕后交项目资料员一式四份（含原件二份）。 5、各分项工程施工安全质量技术交底卡，由负责施工的工长填写。要紧是对施工工艺、质量标准、技术安全措施、施工规
文件管理控制程序之令狐文艳创作
1、目的 令狐文艳 通过对质量管理体系文件的控制管理，确保本公司质量管理体系符合ISO9001:2015&ISO13485:2016、GMP、QS标准及符合中国法规、美国、欧盟国家、加拿大和其它产品输出目的国要求，确保质量管理体系文件的分类编号﹑编制﹑审批﹑发放管理﹑有效性控制﹑保管和更改等活动在受控状态下进行；并保证各文件使用场所的受控文件为最新有效版本； 2、范围 适用于公司所有质量管理体系文件的管理与控制。 3、定义 3.1 受控文件：供公司内外部使用的，受更改、标识、版本、版序、格式、字体等控制的文件； 3.2 DCC: Document Controlling Center 文件控制中心； 3.3 外来文件：指从外部获取并由本公司直接引用的文件，如国家﹑行业﹑地方标准﹑法律法规和客户提供的文件﹑资料及供货商提供的产品标准/检验报告等； 3.4 外发文件：提供给供方、顾客、检测机构、第三方审核机构、中国各级监管机构（食品药品监督管理局、质量技术监督局、工商局、知识产权局等）、其它国家监管机构等的质量管理体系文件或企业资质证书等文件； 3.5 认证证书：企业资质证书、产品证书、人员培训类证书（外训）等； 3.6 DMR:是指包括医疗器械成品的程序和规范的完整记录；3.6.1每个产品的DMR应包括以下信息或指明所在位置; 器械规范包括相应的图纸、组成、配方、组件规范和软件规
范； 生产加工规范包括相应的设备规范、生产方法、生产程序、生产环境规范； 品质保证程序和规范，包括接收标准和使用的质量保证设备；包装和标记规范，包括使用和处理方法，以及安装、维护和服务的程序及方法; 4、职责 4.1 文控中心负责公司质量管理体系文件的管理与控制，并对文件的编号、公布、发行及有效性负责。 4.2 各部门负责对其使用的受控文件进行控制； 4.3 文控中心负责质量管理体系文的回收、保存和销毁的归口管理； 4.4 文控中心负责外发文件的回收（必要时）、登记、发放进行控制； 4.5 管理者代表（后简称管代）或其转授权人负责外发文件的审批； 5、程序 5.1文件的分类 公司将管理体系的文件（以下简称文件）分为以下5类 1）质量手册（一级文件） 2）程序文件（二级文件） 3）作业指导书、管理办法、品质与生产的规范文件（三级文件）4）表格类（四级文件） 5）外来文件 5.2 质量管理体系文件的编制﹑审批； 5.2.1 文件审批权一览表
技术文件管理制度
技术文件管理制度
技术文件管理制度 一、目的 为保持已有技术工艺文件的完整性，统一技术文件的管理标准，确保所编制和管理的技术文件是正确、有效和一致的；有效控制技术文件，使之能完全指导生产，以保证质量和生产正常进行，避免混乱，为使公司的技术文件得到有效的控制，确保生产现场所用的技术文件为最新有效版本。根据公司的实际情况，特制定本制度。 二、适用范围 本制度适用于公司所涉及到的所有技术文件，包括：设计文件、产品图样、工艺图样和工艺文件等技术文件，也包括一定范围的外来标准和客户提供的图样等。 三、职权和职责 1.技术研发中心技术部是技术文件的归口管理部门，负责技术文件的编制、审核，并负责所有技术文件编号、发放、回收、归档，以及文件更改、作废的处理。 2.技术文件的编制和管理；技术研发中心技术部负责人负责编制，技术研发中心总监审核，由总经理批准。 3.生产用工艺文件，如工艺路线单、工序卡、过程卡、工艺图纸、作业指导书，由制造中心各生产部专人编制，完成后送技术研发中心技术部负责人审核，由技术研发中心总监批准。 4.外来图样、标准由负责人识别、核对，经技术研发中心总监审核报总经理批准。 四、管理标准和管理要求 1.技术文件是公司的核心机密，是公司进行生产和管理工作共同的依据，是公司在同行中保持一定竞争力的有力保障。公司的技术文件属于公司所有，每一位员工都有义务和责任保证技术文件的完整性、一致性以及保密性。 2.技术文件的定义 技术文件是指公司的产品设计图纸、工艺文件，操作规范、客户提供的图纸图样、各种技术标准、技术通知以及技术培训资料等。 3.技术文件包括：设计文件、结构：或生产；图纸、产品图样、工艺文件、技术标准、外来标准和图样，生产设备操作规程等。 4.技术文件管理包括：技术文件发放、复制借阅、修改、重新发放、收回、作废、外来文件的识别和使用等。 5.技术文件的分类
某工程建设项目文件管理办法
某工程建设项目文件管理办法 第一章总则 第一条为了规范某工程技术资料管理，畅通技术信息流程，确保某工程建设有关各方意见及时有效沟通；设计图纸及其他技术资料有效及时传递，以便某工程建设各有关各方、各个场所都能及时使用有效文件，防止误用失效、作废文件；及时、完整、准确、系统的整理、归档文件，特制定本办法。 第二条本办法适用于广东省水利电力职业技术学院某工程建设项目办公室所有有关文件、技术资料管理。 第三条本办法所称信息，是指有意义的数据。 本办法所称文件是指信息及其承载媒体，包括如下几类： ⑴．有关的国家、地方法令、法规； ⑵．上级政府、主管部门、工程所在地方的与某工程建设有关批文； ⑶．国家、行业、地方的规范和技术标准； ⑷．合同文件。含图纸及合同履行中发包人承包人有关工程的洽商、变更等书面协议或文件；与监理、施工单位等往来函件、会议纪要； ⑸．学院下发建设办公室文件、建设办公室内部文件、管理制 度等。 ⑹．工地现场检查记录、会审记录、会议纪要、建设办公室阶段 工作总结、监理周报、月报等。 第二章职责划分 第四条某工程建设项目办公室所有有关文件、技术资料管理归总工程师负责，建设办公室任何部门收到的文件、技术资料均要在指定时间内送
达总工程师。总工程师在指定时间内审阅签署处理意见后交办。 第五条总工程师办公室（或某工程建设项目办公室）设信息资料管理员岗位，对某工程建设项目办公室所有有关文件、技术资料统一编码、收转、跟踪催办、保管归档工作。 第六条设计图纸由建设办技术部按工程进度与合同要求向设计院催要，在指定时间内审核并由技术部部长签署意见转建设办资料管理员。 第七条监理机构和施工单位的往来函件、工地建设有关工程质量、进度、材料检验信息，设计错误、施工环境变化、以及监理机构和施工单位提出的其他问题由工程部负责收集，在指定时间内审核并签署意见后交建设办资料管理员。 第八条某工程建设项目办公室各部门对外沟通文件由部门负责起草，部门负责人签字后报建设办公室资料员，经总工程师审核,经建设办公室主管审批后发放。 第九条建设办公室所有成员有义务将从其他渠道获得的本办法第三条规定的文件，与自己承办的事务文件性成果及时交建设办公室资料员归档。 第三章文件控制 第十条工作程序 ⑴．自编文件程序步骤 ⑵．外来文件处置程序 第十一条需控制的文件和资料形式包括：
电子文件归档与管理规范GBT18894-2002
电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002） 作者：档案馆文章来源：本站原创点击数：7082 更新时间：2009-12-21 1、范围 本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。 本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。 2、规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 DA/T18 档案著录规则 DA/T22 归档文件整理规则 3、术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 3.1电子文件electronic records 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 3.2归档电子文件archival electronic records 指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件（3.1） 3.3背景信息context 指描述生成电子文件（3.1）的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。 3.4元数据metadata
指描述电子文件（3.1）数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。 3.5逻辑归档logical filing 指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件（3.1）的管理权限向档案部门移交的过程。 3.6物理归档physical filing 指把电子文件（3.1）集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 3.7真实性authenticity 指对电子文件（3.1）的内容、结构和背景信息（3.3）进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 3.8完整性integrity 指电子文件（3.1）内容、结构、背景信息（3.3）和元数据（3.4）等无缺损。 3.9有效性utility 指电子文件（3.1）应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 3.10捕获capture 指对电子文件（3.1）进行实时收集和存储的方法与过程。 3.11迁移migration 指将源系统中的电子文件（3.1）向目的系统进行转移存储的方法与过程。 4、总则 4.1 电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。 4.2 应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。
《文件和控制程序》
1.目的 为了对公司各类文件和资料进行有效管制，统一文件格式，规范文件的制定、修改、发放、废止等管理，确保文件正确、完整、有效，特制定本程序。2.适用范围 适用于公司行政发文、程序文件、作业指导书，各类规章制度、各类检验标准、工作指引、记录表单及外来文件的管理等。 3.定义 文件分类： 红头文件：包括公司组织机构、人事任免、重大决策及重要管理事项等。 一级文件（A）：公司章程、体系手册等公司纲领性文件。 二级文件（B）：管理控制程序、业务流程性文件。 三级文件（C）：管理规章制度、操作规程、作业指导书。 （D）：检验标准、产品规范。 四级文件（管理表单）：用来记录管理过程的表单，作为QEO管理的追踪和检索的工具。 临时性文件（E）：包括通知、通告、暂行办法、暂行规定、部门沟通联络文件等。 外来文件（F）：包括地方政府、主管部门、行业管理相关文件，顾客或供应商提供的资料、图纸及有关的行业标准等。 文件分为受控文件及非受控文件： 受控文件:即要求文件的分发、修订或更改均须按书面规定程序进行控制,保证文件始终反映现行要求,受控文件须加盖“受控文件”印章，且经相关人员会
签。包括:管理手册、程序文件、作业指导书、MSDS文件、职务说明书、经识别的外来文件、记录表单类文件等。 非受控文件:若有新的版本发出，旧的版本文件无需更新，被列为非受控文件，且禁止作为产品生产、开发及经营之用。 4.工作职责 文件的审查、批准权限为： 文件的发布、回收、作废、销毁及控制,由文控中心负责。 文件使用管理：各部门主管负责管理本部门现场使用的文件和资料，确保文件及记录的正确、完整及安全性。
电子文件管理课程作业
电子文件管理课程作业 一、单选题（共 6 小题，每题5 分） 1、《电子文件管理暂行办法》第八条规定：“需要永久和长期保存的电子公文，应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的（）。” A、操作日志 B、机读目录 C、浏览软件 D、驱动程序 2、（）是解决电子文件管理的重要工具。 A、元数据 B、著录数据 C、背景信息 D、结构信息 3、（）是指描述电子文件数据属性的数据。 A、背景信息 B、属性信息 C、元数据 D、环境数据 3、（）利用兼有文本和图像文件的优点，且文件中的文字信息可供检索、利用。 A、版式文件 B、音频文件 C、视频文件 D、数据库文件 4、对磁性载体上的归档电子文件，应每（）年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。 A、1 B、2 C、3 D、4 6、对磁性载体上的归档电子文件，应每4 年转存一次。原载体同时保留时间不少于（）年。 A、1 B、2 C、3 D、4 5、（）是扫描仪最主要的技术指标。
B、像素 C、分辨率 D、色彩位数 6、（）格式不支持在一个文件中存储多幅图像。 A、TIFF B、CEB C、PDF D、JPEG 2、（）即可扩展标记语言.是当前处理结构化文档信息的有力工具。 A、XML B、HTML C、WPS D、PDF 4、（）指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。 A、逻辑归档√ B、物理归档 C、在线归档 D、离线归档 二、多选题（共 6 小题，每题5 分） 1、《电子文件归档与管理规范》规定保存图像型电子文件以（）为通用格式。 A、JPEG B、TIFF C、BMP D、GIF 1、常见的音频格式有（）。 A、MP3 B、RA C、MOV D、WAV 2、常见的检索方式有（）。 A、精确检索 B、模糊检索 C、多条件检索 D、反向检索 3、常见的操作系统有（）。 A、Windows
技术文件管理制度(最新版)
产品图样技术文件管理制度 1. 主题内容与适用范围 本标准规定了产品图样及技术文件的版本及文件编制、会签、归档、保存、发放、更改、收回等管理要求。 目的是对文件和资料进行有效的控制。 本标准适用于本公司产品研制、生产过程中产品图样、技术文件和资料的版本、形成、归档、保管、使用和借阅。 2. 引用文件 SJ/T 207.1～3－1999 《设计文件的管理制度第1～3部分》 SJ/T 207.4－1999 《设计文件管理制度第4部分：设计文件的分类编号》 QB/YT KF 7.7.9-2009 《更改控制程序》 QB/YT KF 7.03-2009 《项目（设计/开发）控制程序》 GB/T 19017-2008 质量管理体系技术状态管理指南 Q/YTD 1002-2011 《企业档案分类编号及标识》 3. 产品图样及技术文件的编制要求 3.1 产品图样及技术文件所包含的信息构成了产品技术状态基线。必须以产品为单位，提出明确的产品技术状 态信息。它包括产品的定义和使用信息，即:要求/规范（技术指标）、设计图样、零件清单、软件清单、模型、试验规范、维护和操作手册及文件版本号。 3.2 在产品实现过程中的关键件、重要件，应在文件中进行标识，确保关键件、重要件的可追溯性。对静电敏 感器件、湿度敏感器件等，应予以标识，以便加强防护。 3.3产品图样及技术文件应以产品或整件为单位成套，归档图样文件需会签完整。其编制要求和填写格式及十 进分类编号、名称必须符合SJ 207的规定。产品成套设计文件、工艺文件资料的编制明细要求见附录A。 3.4 产品定型鉴定文件的编制要求（见附录B）。 4. 各部门职责 技术开发部：负责产品研制过程中的产品实现策划，设计、工艺图纸文件及定型文件、资料的拟制、审核、齐套、会签及更改，并对产品图样的正确性、现行有效性负责。对应用软件工具，研 发过程中的电子文件及其修改状态、文件的版本、流转进行掌控，对电子文件的质量负责。 生产管理部及车间：负责产品在试制、生产过程中形成的文件、记录、资料的收集、整理，对所领用的产品图样完整、安全和回收负责； 质量控制部：负责产品在试制、生产过程中形成的有关质量文件、记录资料的收集、整理。 销售服务部：负责收集、整理、提供有关产品销售合同、技术协议、来自顾客的产品图样和技术文件。 技术管理部：负责收集、整理有关产品研制合同、技术协议、设计任务书、设计评审、验证、确认、定型鉴定文件。负责产品图样、技术文件资料的归档、分类保管和借阅、发放、登记、控制。5. 会签 5.1 会签的产品图样由设计师负责提供，未经会签的图样不得归档和投入生产。 5.2 会签路线 产品图样按下列规定逐级会签： 拟制→审核→工艺（需要时）→标准化→批准
项目部文件管理制度
项目部文件管理制度 为了规范施工项目部文件管理，理顺各类文件的收集、整理和归档职责，做到文件往来清晰有据、检索方便、可追朔性强，特制订项目部文件管理制度。 一、项目文件分类及收集归档分工 二、项目文件分类说明 1、总承包人项目规划文件。包括：项目管理实施规划、项目协调程序、质量计划、安全/HSE管理规划、进度控制规定等。这类文件由项目部各职能组或
专业技术人员根据项目情况编制，内部审核后报业主确认，作为项目指导控制类文件。 2、合同协议类文件。包括：总承包合同、分包施工合同、补充协议、纪要。 3、总分包资质备案文件。包括：分包资格报审、现场管理体系核查。该类文件需要向业主/监理报审。 4、计划进展类文件。包括： （1）、开工报告。包括总承包商向业主/监理提交的开工报告及分包商向总承包商提交的开工报告。开工报告是确定工期、合同履行的重要依据。 （2）、施工总进度计划，季、月计划和三周滚动进度计划，上述进度计划报审表。 （3）、工程暂停/复工令，工程延期审批。 （4）、项目施工（月）进展报告。 5、工程施工日志。工程施工日志由各职能组负责人组织每日编写，施工经理负责督促检查，按月汇集成册后交项目秘书归档。工程施工日志表格使用项目所在地规定的通用表格。 6、会议纪要。按照管理关系和形成纪要方可按以下分别存放、归档。 业主/总包会议纪要，纪要由业主方形成；总包/业主会议纪要，纪要由总包方形成；监理/总包会议纪要，纪要由监理方形成；总包/分包会议纪要，纪要由总包方形成；其他，纪要由组织方形成。纪要应由现场负责人统一签发，项目秘书收集保管。 7、申请/报告类文件。主要是对业主、监理、质量监督站、检测机构等形成的文件。跟踪该类文件的审批、回复，文件存放需要闭合。 8、工作联系单/工程备忘录类文件。按照管理关系和形成文件方，可按以下分别存放、归档。跟踪该类文件的审批、回复，文件存放需要闭合。 （1）、总包/业主工作联系单/工程备忘录，文件由总包方形成。 （2）、总包/分包工作联系单/工程备忘录，文件由总包方形成。 （3）、总包与其他相关方的工作联系单/工程备忘录，文件由总包方形成。 （4）、分包/总包工作联系单/工程备忘录，文件由分包方形成。 9、总包通知。对施工分包商/设备材料供应商的指令性管理文件，由项目经
技术文件管理制度
技术文件管理制度 编制： 审核：
批准： 技术文件管理制度 一、目的 为保持已有技术工艺文件的完整性，统一技术文件的管理标准，确保所编制和管理的技术文件是正确、有效和一致的；有效控制技术文件，使之能完全指导生产，以保证质量和生产正常进行，避免混乱，为使公司的技术文件得到有效的控制，确保生产现场所用的技术文件为最新有效版本。根据公司的实际情况，特制定本制度。 二、适用范围 本制度适用于公司所涉及到的所有技术文件，包括：设计文件、产品图样、工艺图样和工艺文件等技术文件，也包括一定范围的外来标准和客户提供的图样等。 三、职权和职责 1.技术部是技术文件的归口管理部门，负责技术文件的编制、审核，并负责所有技术文件编号、发放、回收、归档，以及文件更改、作废的处理。 2.技术文件的编制和管理；技术部项目负责人负责编制，技术部审核，由技术副总经理批准。 3.生产用工艺文件，如工艺路线单、工序卡、过程卡、工艺图纸、作业指导书，由制造中心各生产部专人编制，完成后送技术副总经理审核，由技术总监批准。 4.外来图样、标准由负责人识别、核对，经技术部总监审核报总经理批准。 四、管理标准和管理要求
1.技术文件是公司的核心机密，是公司进行生产和管理工作共同的依据，是公司在同行中保持一定竞争力的有力保障。公司的技术文件属于公司所有，每一位员工都有义务和责任保证技术文件的完整性、一致性以及保密性。 2.技术文件的定义 技术文件是指公司的产品设计图纸、工艺文件，操作规范、客户提供的图纸图样、各种技术标准、技术通知以及技术培训资料等。 3.技术文件包括：设计文件、结构：或生产；图纸、产品图样、工艺文件、技术标准、外来标准和图样，生产设备操作规程等。 4.技术文件管理包括：技术文件发放、复制借阅、修改、重新发放、收回、作废、外来文件的识别和使用等。 5.技术文件的分类 1）法律法规及标准性文件： a.相关的法律法规； b.国家规定的产品标准及有关管理标准； c.相关的质量标准； 2）作业类文件： a.图纸及各业工艺规程、工艺卡片、作业指导书； b.工序制量表及制量控制点一览表； c.产品使用说明书； d.公司内所有设备使用说明书； e.各种明细表； 3）管理类文件； 公司日常制定的有关技术要求的通知及计划及规定等。
施工文件及信息管理要点
施工文件及信息管理要点 4.12.1 信息管理的任务 项目部的信息管理任务，主要包括：建立信息管理部门、编制信息管理手册、建立信息处理平台、制定工作流程及相关管理制度、开展日常管理工作等。 4.12.2 信息管理的原则 1、及时、准确和全面提供信息。 2、用定量的方法分析数据和定性的方法归纳知识。 3、适应不同管理层次的不同要求。 4、尽可能高效、低耗地处理信息。 4.12.3施工项目信息管理的基本要求 1、项目经理部建立项目信息管理系统，优化信息结构，对项目实施全方位、全过程 的信息化管理。 2、项目经理部可以在各部门中设信息管理员或兼职信息管理人员，也可以单独设置 信息管理人员或信息管理部门。 3、项目经理部应负责收集、整理、管理本项目范围内的信息。 4、项目经理部应及时收集信息，并将信息准确、完整、及时地传递给使用单位和人 员。 5、项目信息收集工作应随工程的进展进行，保证真实、准确，按照项目信息管理要 求及时进行整理，经有关负责人审核签字，及时存入计算机中，纳入项目管理信息系统。 4.12.4 施工项目信息的分类与内容 一、施工项目信息分类 基本信息主要有： 1、公共信息。包括法规和部门规章制度、市场信息、自然条件信息等。 2、单位工程信息。包括工程概况信息、施工纪录信息、施工技术资料信息、工程协 调信息、过程进度计划及资源计划信息、成本信息、商务信息、质量检查信息、安全文明施
工及行政管理信息、交工验收信息等。 项目信息有不同的分类方法，如表 4.12.4-1所示。 不同分类方法的项目信息种类表4.12.4-1 分类方法 二、施工项目信息结构 为了便于利用计算机管理项目信息。 三、施工项目信息的内容 施工项目常用信息内容： 1、法规和部门规章信息 2、市场信息 3、自然条件信息 4、工程概况信息 5、施工纪录信息 6、施工技术资料信息
档案职称考试练习题中级《档案工作实务》“电子文件管理”
《档案工作实务》“电子文件管理” 1、下列属于记录电子文件载体的是：（ABCD） A 磁盘 B 优盘 C 光盘 D 磁带 2、构成电子文件的三大基本要素中，结构信息是电子文件的核心要素。（） 3、电子文件可以再不同载体上同时存在和互相转化.（） 4、电子文件和纸质文件一样可以长久存储和读取。（） 5、按信息格式划分，电子文件包括哪些种类。（） A、文本文件 B、数字化文件 C、命令文件 D 、支持性文件 6、下列属于文本型文件的是：（） A、TXT文件 B、PDF文件 C、TIFF文件 D、WAV文件 7、对电子文件而言，没有主文件，支持性、辅助性、工具性文件就不能行使文件的功能。（） 8、按文件的生成方式分，下列属于数字化文件的是：（） A、语音录入文件 B、 OCR识别文件 C、扫描缩微胶卷 D、传感设备自动采集文件 9、电子文件管理的原则有：（） A 全程管理原则 B 前端控制原则 C 风险管理原则 D 技术与管理手段结合原则 10、机构内部电子文件管理模式主要有：（） A、分散式管理 B、集中式管理 C、分布式管理 D、文档一体化管理
11、世界上第一个采用分布式保管方案的国家是：（） A、美国 B、澳大利亚 C、法国 D、英国 12、电子文件法规由______或______按照一定的_____制定并依靠______保证实施的关于电子文件及其管理活动的行为规范。 A、行政机关 B、国家最高权力机关 C、国家强制力 D、立法程序 13、电子文件涉及的法律问题主要有：（） A 电子文件管理与知识产权保护问题 B 电子文件的易传播性问题 C 电子文件的法律证据效力问题D电子文件管理与隐私权保护问题 14、以下不是电子文件法规特点是：（） A、完整性 B、分散性 C、配套性 D、模糊性 15、世界上第一个文件管理国际标准是：（） A 、ISO15489 B、AS4390 C、ISO14721 D、ISO23081 16、数字信息资源长久保存领域最重要的标准是：（） A、开放档案信息系统参考模型 B 、《电子图像信息电子化存储的真实性和可靠性建议技术报告》 C、《电子图像：扫描文件图像的压缩方法选择指南》 D、《基于电子文档信息的长久保存》 17、我国电子文件管理标准中属于电子科技文件标准的有：（） A 《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》 B CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理》 C 《建设电子文件与电子档案管理规范》 D 《信息技术文件描述和处理语言超文本置标语言（HTML）》 18、电子文件政策偏向于微观、以操作层面内容为主，指南则偏向于宏观，在实践中往往
文件管理控制程序文件
XXXX 文件管理控制程序
文件修订履历 变化状态：新建，增加，修改,删除
目录 1目的 (4) 2适用范围 (4) 3职责 (4) 4术语和定义 (4) 4.1文件编写 (5) 4.2文件审批 (5) 4.3文件发放 (5) 4.4文件检查 (5) 4.5文件更改 (5) 4.6文件作废 (5) 5内容 (6) 5.1文件编码 (6) 5.2文件版本 (6) 5.3文件格式 (7) 6附则 (7) 7附录 (8) 附录 1 ISMS 文件清单 (8) 附录 2 文件更改记录 (11) 附录 3 文件签阅表 (13)
XXXX 文件管理控制程序 1目的 对信息安全管理体系文件的编制、审批、发放、检查、更改、废除等过程实施控制，保持体系运行各环节相关文件的有效性。 2适用范围 适用于XXXX的文件的编写、审批、颁发、版本升级以及失效文件的回收、留用和报废处理过程。 3职责 1、所有信息安全管理体系文件由信息安全管理委员会负责控制。 2、程序文件和记录文件由使用部门进行调用。 3、各部门负责管理本部门体系运行相关文件。 4术语和定义 1、单位内部文件：由单位内部（包括单位级、各部门和各项目组）编写、审批、颁发、版本更新和做失效处理的文件。 2、外来文件：来自于单位外部的文件，包括： 国家或行业的法令、法规； 从客户处正式收到的需求文件、设计书、开发规范和行业标准等； 设计所需的手册、技术资料或由合作伙伴提供的与单位业务相关的文件等。 3、受控文件：按照已批准的颁发范围颁发的文件。这些文件需要按照文件的编写、审批、标识、颁发、版本更新等过程管理规定进行控制和管理。 4、参考文件：为了研修、市场或者商务合作的需要，发放给颁发范围以外的人的文件。在版本更新时，通常不会通知这些文件的使用者。 5、失效文件：文件版本更新后不再使用的旧版文件。 6、废止文件：由于单位规章、规定的变更和调整而被废弃不用的文件。 7、基线化：基线是文档的一个稳定版本。它是进一步开发的基础。之后执行管理体系时将按照基线化的文档规定进行，如果文档需要变动，通过评审后需要重新基线，后续执行按照新的基线进行。 8、记录：日常工作中由于业务、行政、管理产生的包含某种结果或其他输出的文档。
电子文件管理作业指导
文件分发部门：( )
文件变更历史： History of docume nt cha nging:
1. 目的Aim 规范电子文件的管理程序。 To standardizes the procedure of electronic document management. 2. 范围Scope 本SOP适用于本公司所有的电子版本的GMP文件。 This SOP applies to all our company Selectronic GMP documents. 3. 职责Duty 3.1 QA部负责建立和更新本SOP QA department is responsible to establish and update this SOP. 3.2各部门和车间负责本部门电子文件的管理。 The departments and workshops are responsible to manage their electronic documents. 3.3 QA负责监督全公司电子文件的管理。 QA department is responsible to supervise the electronic document management of entire company. 4. 内容Content 4.1. 制定原则Principle 4.1.1. 所有文件必须同时具有电子版本，电子版本文件的内容和格式必须同纸质版本一致；附属的记录，与源文件放置在同一个文件夹里。Electronic version of each document should be available and consistent with the paper version; subsidiary records should be placed in the same folder together with source document. 4.1.2. 电子版本文件的名称须与文件名称一致，由文件名称和文件编号组成，比如：“文件的分类 与编码SOP ”。 The name of electronic version must be consistent with the paper version, including title and code, for example: “SOP - Taxonomy and code of GMP documents ” . 4.1.3. 电子版本由文件起草人负责，在文件批准后，将最终版本递交给文件管理QA。 After a document approved, the document drafter submits the final electronic version to document administrative QA. 4.1.4. 未递交电子版本的文件，QA部不予发放文件。 QA department shall not dispense a document until the electronic version has been received by QA department.
IATF16949技术文件控制程序
技术文件控制程序 （IATF16949-2016/ISO9001-2015） 1.0目的 保证质量体系运行起重要作用的各个场所，使用正确、完整、适用、有效的技术文件和作业标准。 2.0适用范围 适用于本公司质量体系运行中所有技术文件(含外来文件)、电子图档的控制。 3.0职责 3.1技术开发部负责所有技术文件的归口管理。 3.2 APQP项目小组负责新产品生产定型前的技术文件管理，并负责成套文件的整理及归档。 3.3技术开发部档案员负责技术文件的档案管理，负责技术文件的复制、分发、回收、作废、销毁失效文件的管理，确保现场使用有效、正确的技术文件。 3.4各部门资料管理员负责本部门所使用技术文件的管理和保存。 4.0定义 4.1顾客提供的技术文件：包括引进产品的产品图、顾客提供或确认的产品图、产品有关的传真文件、设计变更通知书、技术商谈会议纪要和电子档等。 4.2供应商提供的技术文件：由外协厂家根据我公司的要求而提供的产品设计图、技术条件、性能参数指标、质量保证计划等。 4.3技术协议：和产品有关的协议，包括试制、正式加工、产品设计变更的协议。 5.0工作程序
5.1公司内文件的管理(自行编制和批准) 5.1.1技术文件编制 技术文件按《技术文件完整性》要求进行编制，技术文件编号、格式和填写方法严格按照《技术文件编号方法》和《技术图样和文件格式及其填写方法》要求执行。 5.1.2审核和批准 技术文件的审核和批准由文件设计/编制人员组织进行，严格按《技术文件审批权限规定》执行。在审批技术文件时，同一人员不允许履行两种审批职责。新产品定型前使用的技术文件的审批，至少应进行编制和审核。 5.1.3归档 5.1.3.1技术文件归档登记，应同时填写“技术文件归档登记表”和更新电子档汇总帐，以利检索。 5.1.3.2审批合格的技术文件应由该产品主管人员及时负责收集、整理，并归档。归档时，由技术开发部档案员办理归档登记。 5.1.3.3档案员对接收的技术文件，按产品类型/日期进行分类记帐，并更新电子档汇总帐；按方便取阅和检索的原则进行存放。 5.1.4发放 5.1.4.1确定发放范围 技术文件的设计/编制人员按生产经营活动的需要于每一份技术文件的尾页编写“文件发放控制页”，“文件发放控制页”应履行审批手续，并与技术文件一并归档（“文件发放控制页”不随技术文件发放，不计入技术文件页数）。 临时性用途技术文件的发放，由需用部门/个人填写“技术文件领用申请单”，
工程项目文件及信息管理要点
工程项目文件及信息管理要点 一、信息管理的任务项目部的信息管理任务，主要包括：建立信息管理部门、编制信息管理手册、建立信息处理平台、制定工作流程及相关管理制度、开展日常管理工作等。 二、信息管理的原则 1、及时、准确和全面提供信息。 2，用定量的方法分析数据和定性的方法归纳知识。 3、适应不同管理层次的不同要求。 4、尽可能高效、低耗地处理信息。 三、施工项目信息管理的基本要求 1、项目经理部建立项目信息管理系统，优化信息结构，对项目实施全方位、全过程的信息化管理。 2、项目经理部可以在各部门中设信息管理员或兼职信息管理人员，也可以单独设置信息管理人员或信息管理部门。 3、项目经理部应负责收集、整理、管理本项目范围内的信息。 4、项目经理部应及时收集信息，并将信息准确、完整、及时地传递给使用单位和人员。 5、项目信息收集工作应随工程的进展进行，保证真实、准确，按照项目信息管理要求及时进行整理，经有关负责人审核签字，及时存入计算机中，纳入项目管理信息系统。
四、施工项目信息的分类与内容 1、施工项目信息分类 基本信息主要有： （l）公共信息。包括法规和部门规章制度、市场信息、自然条件信息等。 （2）单位工程信息。包括工程概况信息、施工纪录信息、施工技术资料信息、工程协调信息、过程进度计划及资源计划信息、成本信息、商务信息、质量检查信息、安全文明施工及行政管理信息、交工验收信息等。 五、施工项目信息结构 为了便于利用计算机管理项目信息，可采用信息目录结构。 六、施工项目信息的内容 施工项目常用信息内容： 1、法规和部门规章信息 2、市场信息 3、自然条件信息 4、工程概况信息 5、施工纪录信息 6、施工技术资料信息目 7、施工计划表、工程统计表、材料消耗表和现金 8、进度控制信息 9、成本信息