物业公司办公区管理标准作业规程

办公区管理标准作业规程

1.0 目的

规范办公区的管理工作，维护公司良好形象。

2.0 适用范围

适用于公司本部及各分公司、客户服务中心办公区的日常管理工作。

3.0 职责

3.1 行政部经理负责公司本部办公区的日常管理监督工作；

3.2 客户服务中心主任负责客户服务中心办公区的日常管理监督工作；

3.3 行政部前台负责公司本部办公区的日常管理工作；

3.4 客户服务中心内务负责客户服务中心办公区的日常管理工作；

3.5 各岗位工作人员负责本岗位的日常管理工作。

4.0 程序要点

4.1 基本准则

4.1.1 不得嬉笑打闹、乱开玩笑、不得使用侮辱性语言，不得高声播放音乐或歌曲影响他人工作；

4.1.2 禁止长时间或大声谈论与工作无关的事及对公司内部和外部人员发表直接或间接的评论或牢骚；

4.1.3 保持办公区域环境清洁：不得在办公区域吸烟，不得在办公区域内堆放纸箱或其他杂物，不乱扔杂物、随地吐痰，工作时间不得在办公区域内用餐或吃零食，保持电话、电脑等办公设备清洁，不得在办公室摆放与工作无关的物品，下班前保持桌面整洁，座椅归位；4.1.4 不得在公司的电脑上玩游戏（包括下班后），不得在工作时间进行与工作无关的网上聊天或浏览、下载与工作无关的内容，不得利用公司网络资源转发任何形式的垃圾邮件；4.1.5 未经许可，不得随意翻动、阅览他人办公桌上的文件；废弃的文件应及时销毁，机要传真内容不得随便传阅；

4.1.6 工作期间私人手机提倡调整为振动或无声，禁止使用内容不雅、音量过大、音调过高的铃声；在办公区接打私人电话不得超过3分钟或影响他人，在非办公区接打私人电话不得超过10分钟，不准利用公司电话接打私人电话，禁止使用免提功能接打电话；

4.1.7 叫餐时间为自下班前半小时起，就餐时间为12：00-13:30；外卖送到时，一律到前台付款领取，不允许不相干人员进入办公区内；自备食物的同事在下班休息时间按先后顺序使用微波炉进行加热，热好自己的后把下一份食物放入微波炉内并通知其主人，最后一位使

用微波炉者须关闭电源；

4.1.8 不得利用工作时间/公司设备干私事，未办理相关手续，不得将公司财产、记录或其他物品带出；

4.1.9 不能自行安装或乱拉电线（含插线板），禁止私自增加功率大于0.5KW的用电器，禁止在办公用具上乱张贴（含贴画等）；

4.1.10 下班后，最后离开工作区的同事负责检查并关闭电源（电灯、电脑、打印机、复印机等设施），关好门窗；

4.1.11 来客、来访的接待必须在办公时间内进行，未经特许，非办公时间不得带外人进入办公室。

4.2 物品摆放

4.2.1 办公区的桌、台、椅、凳均须按规定位置放置，不得随意调整。

4.2.2 各岗位员工上班前需检查所属物品是否丢失及损坏，发现丢失或损坏的应及时向部门负责人报告，并采取相应的补救措施。

4.2.3 上班时应保持桌面整洁、有序，不允许摆放与工作无关的其他用品。

4.2.4 下班前应将桌面清理干净，办公椅放在办公桌的恰当位置。

4.3 常用办公设备的使用

常用办公设备包括：电脑、打印机、复印机、传真机、电话及其他设备。

4.3.1 电脑：

a）启动与关闭的一般程序：

——启动电源插座开关；

——启动电脑主机开关；

——启动显示器开关（电脑开始正常操作）；

——关闭电脑程序：首先在“开始”栏选择“关闭计算机”对话框，用鼠标点击“关闭计算机”，然后点击“确定”，再按开启程序的反方向操作。

b）电脑应避免频繁的开关程序，暂时不用时，最将电脑转换为休眠状态或锁定状态； c）正确使用电脑的详细程序按有关电脑操作工具书的指导进行操作。

4.3.2 打印机：

a）联机。一般情况下，打印机与电脑连通之后，无须再进行联机；

b）打印机启动与关闭的一般程序：

——启动打印机开关；

——放好所需打印的纸张；

——在电脑对话框进行打印操作；

——关闭程序按启动程序的反方向操作。

c）打印机应避免频繁的开关机操作。

d）正确使用打印机的详细程序按有关打印机操作说明书的指导进行操作；

e）打印出的文稿应进行校对。一般情况下由发稿部门/人校对，然后将校对好的文稿进行编辑打印；

f）为节约纸张及墨，文稿未进行校对之前，打印时应使用可以使用的旧纸张或旧文稿的背面进行打印。

4.3.3 复印机：

a）复印机管理人员应在开始上班时接通复印机插座电源；

——开启复印机开关，复印机需自动预热；

——检查复印纸是否放好（可以开始工作）；

——复印机管理人员下午下班时关闭复印机开关；

——关闭复印机电源插座；

——正确使用复印机的程序按复印机有关操作说明书进行操作。

b）复印程序：

复印人员以调定复印纸规格及复印的深浅度后，选定复印份数按“开始”键复印； c）复印机一般情况下每天开机、关机各一次，尽量避免频繁开关；

d）为节约纸张，不重要的复印件应使用可以复印的废纸张背面复印。

4.3.4 传真机：传真机一般情况下保持 24 小时开机。正确使用传真机的程序按传真机有关操作说明书进行操作。

a）接收传真：

——应注意检查传真纸是否用完及传真机信号是否稳定；

——检查收到的传真文件是否清晰完整；

b）发送传真：

——先放好传真件并拨通对方传真号码将传真件发送过去；

——传真发送后在 3 分钟之内致电对方确认是否收到传真件，传真内容是否清晰，直到对方确认为止。

c）传真机的正确使用程序按传真机有关操作说明书进行操作。

4.3.5 电话：正确使用电话机的程序按电话机有关操作说明书进行操作。

a）除总经理批准的电话外，其他电话均须取消长途直拔功能；

b）公司所有电话均应取消声讯电话功能；

c）上班期间禁止使用公司话机拨打私人电话，特殊情况须经部门负责人审批后方可操作，电话费从工资中扣除。

4.3.6 常用办公设备的维护保养与维修：

a）常用办公设备应进行以下日常维护，维护办法参照各设备有关维护操作说明书：——防尘；

——防晒；

——防潮；

——防腐蚀；

——其他需要预防的事项。

4.4 环境管理

卫生：公司办公区卫生由行政部负责，客户服务中心办公区卫生由客户服务中心负责，办公区各岗位人员监督管理。发现问题，应由行政部人员或客户服务中心管理人员处理。

a）行政部人员或客户服务中心管理员应于每天上班前检查办公区公共区域的卫生状况，要求墙壁无灰尘、污迹、地面无垃圾、烟头和痰迹、窗明几净，空气无异味；

b）各岗位员工应于每天上班时检查本岗位辖区桌面清洁状况，办公用品是否摆放整齐，文件资料是否排列有序。

4.5 安全管理

4.5.1 各岗位员工应加强安全防范意识，下班时应将重要资料放入安全地点，锁好抽屉，关好电源及门窗。

4.5.2 下班前最后离开办公区人员应检查是否关好门窗和必要电源，检查无误后方可离开办公区。

5. 记录

6. 相关支持文件

6.1 《巡逻标准作业规程》

6.2 《文书处理标准作业规程》

6.3 《档案管理标准作业规程》

6.4 《员工服务管理标准作业规程》