应付模块操作手册

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第四章应付模块 (3)

第一节职责菜单 (3)

应付会计 (3)

应付管理员 (3)

第二节供应商 (4)

供应商基本信息的输入 (4)

员工基本信息的输入 (6)

调整供应商 (7)

标识重复的供应商 (7)

供应商合并 (8)

第三节发票 (9)

输入发票批 (9)

输入基本发票 (10)

输入发票分配 (11)

预付款的输入及使用方法 (12)

用发票核销预付款 (13)

输入贷项/借项通知单 (14)

发票与采购订单匹配 (15)

调整或取销发票 (17)

预付款收回或员工交回余款 (17)

计算/查询供应商余额 (18)

第四节付款 (19)

从发票工作台支付 (19)

用现款支付应付款 (20)

用银行承兑汇票支付应付款 (21)

撤消付款 (21)

付款查询 (22)

第五节过帐及提交请求 (23)

核算并过帐 (23)

过帐 (24)

提交报表 (25)

第六节打开或关闭会计期间 (26)

第四章应付模块第一节职责菜单

应付会计

应付管理员

第二节供应商

供应商基本信息的输入

操作说明：

本操作说明在系统内增加新的供应商的基本方法。

操作路径：供应商\录入

操作过程：

图4.1

1.打开供应商窗口，首先在“一般”明细窗口中输入要求是唯一的供应商名称

与供应商编号。

?父供应商指父供应商可以为子供应商的采购付款；客户编号是由供应商提

供的，指公司如果又作为供应商客户在该供应商中的编号，此编号将显示

在采购管理系统的标准采购订单中。我公司一般不输入。

?完成上述输入后点击“地点（S）”键，进入供应商的地址窗口，尽可能详

细地输入各种资料。

2.在“分类”明细窗口选择供应商类型包括国内、国外、虚拟，员工等，其它

内容可按实际情况选择填入。

3.在“会计”明细窗口，将“GL帐户”栏中的“预付货款”子段修改为“117101”，

其它保持不变。

4.在“控制”明细窗口，将发票匹配选定为“采购定单”，以下其他项目一般

不输入。

?发票限额：是限制单张发票的最大金额。

?挂起所有付款：可以防止供应商地点被选定用于在付款批付款或快速付款。

注意：如果在供应商地点启用“挂起所有付款

?挂起未匹配发票：系统将对“项目”类型分配未匹配采购订单的发票应用“要

求匹配”挂起，系统将在“审批”期间对发票应用挂起。不能在释放挂起之前支付发票。

?挂起未批准发票：对未审核的发票进行挂起。

5.在“付款”明细窗口一般为系统默认值，条件栏选“立即付款”、付款优先

级选“99”、条件日期基准选“发票”、支付日期基准选“折扣”、付款方法选“支票”、币种根据供应商性质选定。其他内容都选定“否”。其付款优先级选“99”始终提取折扣：选定“否”

6.“银行帐户”和“EDI”明细窗口一般不输入。

7.“发票税”明细窗口设定如下不输入，即计算层为“行”、允许改写计算层

为“是”、舍入规则位“四舍五入”、分配额含税为“是”。

8.“预扣税”、“纳税申报”、“采购”明细窗口现在不使用。

9.“接收”明细窗口由系统提供的默认值，一般不需要改变。即：强制接收地

点为“无”、接受方式为“要求检验”、强迫发运目的地为“警告”；匹配审批层：选定“三向”、具体要求为：已开单数量<=已订货数量、已开单数量<=收到的数量、已开单数量<=已验收数量；接收数量的允差：最大可接受的多收容限百分比。接收数量例外信息：选定“警告”。允许提前/延迟接收提前：接收的最大可接受天数。允许接收替代项目：接收者可以接收代替已订货项目的替代项目。允许接收未订购的项目：接收者可以接收未订货的项目。接收日期例外信息：选定“警告”。

10.上述录入完毕后做保存处理。

员工基本信息的输入

操作说明：

本操作说明在系统内增加新借款的员工的基本方法。

操作路径：

第一步为：员工\录入\员工。

第二步为：供应商\录入。

操作过程：

图4.2

1.按第一步操作路径在输入员工明细窗口中输入以下员工的基本信息。

?必须输入资料有员工的姓氏、名字；称谓选择：先生、女士等；员工编

号要求唯一，即为公司的考勤卡编号。

?其余信息可根据实际情况维护，并做保存处理。“其它（M）--（B）”键

面一般不输入。

2.按第二步操作路径进入供应商明细窗口，在各明细窗口中同上述供应商的输

入方法输入完成输入。具体区别如下：

?在“一般”窗口要输入员工的姓名、编号。

?在“分类”窗口也要查出员工的姓名、编号。

?在“会计”窗口的将“GL帐户”栏中的“预付货款”子段修改为“119101”，

其它保持不变。

3.保存所做的工作。

调整供应商

操作说明：

本操作适用于调整供应商。

操作路径：供应商\查询\查找

操作过程：

1.更新供应商及供应商地点默认值：

?查找供应商。

?在供应商或供应商地点窗口中，对相应的字段进行更改。

?保存所做的工作。

注意，更改的内容仅会被随后输入或创建的新单据所默认。

2.添加新供应商地点：

?查找供应商。

?在供应商窗口中选择打开以定位至供应商地点窗口。

?在供应商地点窗口的“地点”区域中，选择“新建”以定位至供应商地点窗

口。

?输入供应商名称和地址信息。尽量选用默认值。这些有关区域的详情，请

参阅第一节内容

?保存所做的工作。

标识重复的供应商

操作说明：

本操作介绍查询是否有重复供应商的方法。

操作路径：其它\请求\运行

操作过程：

1.定位至提交请求窗口，在值列表中选取“供应商报表”，可列出系统内供应商

的详细资料。

2.定位至请求窗口，选定请求。报表提交完成后选择“查看输出”，凭此报表可

检查供应商是否重复。

3.建议：要避免在系统中输入重复的供应商，最好使用供应商的标准名称，并

设专人编号维护。

供应商合并

操作说明：

本操作适用于合并供应商。

操作路径：供应商\供应商合并

操作过程：

图4.3

1．在供应商合并窗口中：

?发票选“全部”、将所有采购订单从老供应商传送给新供应商要同时选

“PO”。

?输入老供应商和新供应商的名称和地点，如果新供应商的地点与老供应

商地点完全一致，选择“复制地点”即可不必输入。如在“地点”字段输入

新供应商的现有地点之一。系统将输入合并日期来作为老供应商地点的

失效日期并将选定的所有信息与新供应商地点信息合并。

2．点击按键“合并（M）”。系统将提交并发请求以运行供应商合并程序，此程

序会将信息从老供应商传送给新供应商，并同时运行采购订单页眉更新报表

和供应商合并报表。

3．请求完成之后复核日志文件和报表。

第三节发票

输入发票批

操作说明：

本操作适用于以批的方式录入发票。

操作路径：发票\录入\发票批

操作过程：

1.在批名窗口中输入唯一批名，建议每月按固定模式建一个批名。“控制数量”

和“控制金额”栏是为控制所建批允许的发票数量及金额，可不输入。

2.点击“发票”按键定位到发票窗口，然后输入发票。（详见以下输入基本发票

章节）

3.保存所做的工作。

图4.3

输入基本发票

操作说明：

本操作说明输入基本发票的方法。

操作路径：发票\录入\发票批\B发票

操作过程：

1.在发票窗口中类型栏选择“标准”。

2.输入供应商或供应商编号。

3.选出供应商地点。

4.通过选择[TAB]输入发票日期。

5.输入发票的“发票编号”，要尽量按按固定模式编号，发票编号不允许重复。

6.选择发票币种，如不选择币种系统则默认为RMB，币种如果是外币，系统

将自动带出汇率。

7.输入发票额。

8.输入发票的说明，即原记帐凭证的摘要。

9.付款条件选择“立即付款”。

10.可以输入条件日期、收到发票的日期、收到货物的日期，以作为计算帐龄的

参考日期。（可不输入）

图4.4

输入发票分配

操作说明：

本操作说明输入发票分配（行）的方法。

操作路径：发票\录入\发票批\B发票\B分配

操作过程：

输入发票分配的方法有二种：人工输入和将发票与采购订单匹配（详见第节“采

购订单匹配”）。现介绍人工输入的过程：

1.在发票窗口完成基本发票输入后，点“分配”键定位至分配窗口。

2.选择分配类型为“项”，如为进项税则选择“税”。

3.输入“金额”，币种将默认发票的币种。

4.根据业务性质选择GL帐户科目及相关会计科目的段值，费用科目必须按要

求选定责任中心，不选择产品型号；产品外委加工要选定产品型号，不选择

责任中心。

5.进项税要选择税率，税率选定后自动带出帐户科目。系统所提供该供应商地

点的默认税率，可改写或删除。

6.以相同方式输入其它附加的分配。注意：如果分配总额不等于发票总额，系

统会在发票“审批”过程中将发票标记为“分配差异”挂起。

7.切换到发票窗口，点击“1”按键，选中“审批”、然后再“创建会计科目”。

8.保存所做的工作。

图4.5

预付款的输入及使用方法

操作说明：

本操作说明输入预付款发票的方法及使用范围。

操作路径：发票\录入\发票批\B发票

操作过程：

1.在发票窗口的类型栏选择“预付款”。

2.按基本发票的输入方法完成其它内容的输入。

3.在分配窗口将自动带出预付款的GL帐户科目，供应商业务为“117101”、员

工业务为“119101”。

4.切换到发票窗口，点击“1”按键，选中“审批”、然后再“创建会计科目。

5.保存所做的工作。

6.预付款的支付详见以后的从发票工作台付款章节。

使用范围：

1.员工借款、或对供应商预付货款。

2.退还员工余款、或支付供应商应付帐款。

图4.6

用发票核销预付款

操作说明：

本操作说明发票核销预付款的方法，反之用预付款核削发票也成立。

操作路径：发票\录入\发票批\B发票\M查找

操作过程：

1.找到需要核销的供应商发票，点击“1”按键，选中“核销/不核销预付款”，

点击“确定”切换到核销预付款窗口。

2.选定所要核销的预付款。

3.点击“核销/撤消核销(A)”按键，以对发票核销预付款金额

4.存所做的工作。

注意事项：

1.预付款状态是可用的预付款。

2.被核销的发票的“状态”是“从未审批”的或“入帐”是“部分”的，对被

核销的发票还需要“审批”与“创建会计科目”。

3.如果发票的入帐时间在前而预付款的支付时间在后，对被核销的发票还需要

重新“审批”并“创建会计科目”。

4.如果要撤销已核销的预付款，在核销预付款窗口选定“撤销核销”，并将“GL

日期”改为撤销时的日期，点击“核销/撤消核销(A)”按键，保存即可完成。

图4.7

输入贷项/借项通知单

操作说明：

本操作说明输入贷项/借项通知单的方法。贷项/借项通知单都是冲减供应商的应

付款。他们的区别在于：贷项通知单是我公司冲减对供应商的应付帐款，如因质

量或数量等原因对供应商扣款。借项通知单是供应商主动要求冲减应付帐款。

操作路径：发票\录入\发票批\B发票

操作过程：

1．发票窗口中的“类型”栏选择“贷项通知单”或“借项通知单”的发票类型。

2．输入负数发票额和所有基本发票信息和分配。

3．通过与原始发票进行匹配来自动输入分配，即选定发票后点击“匹配”按键，输入需要冲减的供应商发票编号，点击“查找”切换到与采购订单匹配窗口，

选中“匹配”栏，输入金额后点击“匹配”按键。

4．对所做的业务进行审批与创建会计科目。

5．保存所做的工作。

发票与采购订单匹配

操作说明：

本操作说明发票与采购订单匹配的方法。

操作路径：发票\录入\发票批\B发票\

操作过程：

图4.8

1.在发票窗口中的类型选择“标准”、并参考“输入基本发票”章节输入发票的

其它信息。但不可以人工输入分配。

2.点击“匹配(M)”-----“采购定单”按键，切换到查找要匹配的采购订单窗口。

3.在采购订单编号栏选出与其相匹配的采购订单。

4.点击“查找”按键以定位至“与PO匹配”窗口。

5.在与PO匹配窗口中复核采购订单付款条件，并可在发票窗口中更改发票付

款条件。

6.通过与采购订单匹配以创建发票分配。对于要匹配的每个采购物料，请选择

装运数量并输入以下内容中的两项：已开票数量、单价（或匹配金额）。提示：如果输入了一个字段，系统将自动计算剩余字段（已开票数量×单价=匹配金额），此时根据发票的单价更改订单的价格，将产生发票价差即IPV差异。

7.点击“匹配(M)”按键以保存所做的匹配。

8.完善发票分配项，使各分配项总额等于发票额。

9.对此发票进行“审批”并“创建会计科目”。

10.保存所做的工作。

注意事项：

1．发票与采购订单匹配时要注意“装运数量”栏，其各窗口分别表示：订单数量、已匹配数量、库房接收数量、外验验收数量，“分配”表示。

2．对于经外验检验方可入库的产品用材料，要求匹配数量〈=“已接受”数量。3．非产品用材料如“低值易耗品”和“设备配件”等，由于不需要外验检验即可入库，其“已接受”栏显示为“N/A”，要求匹配数量〈=“已接收”数量。4．如果发票与错误的采购订单（或其它原因）匹配分配，可以冲销错误的匹配分配，再重新匹配创建新的分配。操作方法为：在发票“分配”窗口，光标选定要冲销的分配后点击“冲销(R)1”按键，保存即可。

图4.9

调整或取销发票

操作说明：

本操作说明调整或取销发票的方法。

操作路径：发票\录入\发票批\B发票\

操作过程：

1.发票在未“入帐”或未“支付”前，可以更改发票的信息。

2.调整发票之后，必须提交“审批”并“创建会计科目”，然后才能支付发票。

3.有些发票值，如GL日期等，在创建新发票分配时将用作默认值。如果更改

发票的GL日期，并不影响发票分配的现有GL日期。如果要更改发票分配

的GL日期，必须在“分配”窗口中进行。

4.如果发票没有支付，则可以将其取消。即在发票窗口点击“1”键，然后选择

“取消发票”，并重新提交“审批”及“创建会计科目”。但是，取消发票之

后则不能对其更改。

5.如果发票已经支付，要先取消付款（详见付款章节）才能取消发票。

6.如果发票已经核销预付款，要先撤消核销预付款（详见发票核销预付款章节）

才能取消发票。

7.注意：要谨慎使用对已付发票的调整功能。

预付款收回或员工交回余款

操作说明：

本操作说明供应商退回预付款或员工将剩余借款交回的方法。

操作路径：发票\录入\发票批\B发票\

操作过程：分两步完成。

1．先以收款金额做一笔标准发票。输入方法同基本发票一样，但所分配的帐户要选择“应收应付中转”，此发票经“审批”并“创建会计科目”后要核销相

应的预付款或员工借款。

2．再以相同的负数金额做一笔贷项通知单。该贷项通知单所分配的帐户也选“应

收应付中转”，经“审批”并“创建会计科目”后再进行“完全支付”，在付

款窗口根据收款情况选择银行名称或现金，其它操作同发票付款一样。

3．对以上所做的发票进行“审批”并“创建会计科目”。

计算/查询供应商余额

操作说明：

本操作说明计算/查询供应商余额或发票的方法。

操作路径：发票\录入\发票批\B发票\

操作过程：

图4.10

1．在查找供应商及发票窗口，输入供应商编号或选出供应商名称。

2．先点击“计算欠款余额(B)”按键，定位至计算欠款余额窗口。

3．点击“计算(C)”按键，系统计算并显示此时的预付款总额和未付发票总额。

如再点击“发票(A)”即可查出具体发票。

4．在查找供应商及发票窗口，输入已知的供应商编号、发票类型、入帐情况、发票状态等其它要求，可查询出要求的各种信息资料。

第四节付款

从发票工作台支付

操作说明：

本操作适用于从发票工作台对所做的标准或预付款发票直接全额支付，付款类型

为“快速”。

操作路径：发票\录入\发票批

操作过程：

1．付款前发票必须是已审批、未取消且无挂起的。

2．查找到需要支付的预付款发票或标准发票，点击按键“1”定位到发票活动窗口。

3．在发票活动窗口选中“完全支付—(P)”，再点击“确定”按键定位到付款窗口。

4．在付款窗口中选择付款银行（或现金）、日期，并自动带出付款金额和系统默认的币种、汇率。如果用银行承兑汇票支付预付款，选择付款银行分两种情

况：公司从银行开出票据支付选择应付票据银行，用收到的票据背书转让选

择应收票据银行。

5．点击“活动(T)—1(B)”按键，选中“创建会计科目”。

6．保存所做的工作（系统将记录付款，并将发票更新为已付发票）。

图4.11

用现款支付应付款

操作说明：

本操作适用于用现款对已挂帐的发票进行部分支付，即支付应付帐款，类型为“人

工”。

操作路径：付款\录入\付款

操作过程：

1．在付款窗口的类型栏选择“人工”。

2．选择用于付款的银行帐户（或现金）。

3．依次输入付款单据编号（自动带出）、日期、付款金额。

4．输入供应商名称、编号、地点，以及其它信息。

5．支付外币要输入汇率。

6．点击“输入/调整发票”按键定位到选择发票窗口，选择要支付的发票。

7．确认要支付的金额，选中的发票付款“合计”必须等于“付款额”。

8．保存所做的工作。

9．将窗口切换到付款窗口，点击“1”按键进行“审批”并“创建会计科目”。